Jak Zlepšit Přeshraniční Spolupráci v Týmu: 13 Odborníků Vážit

Týmová práce je sen práci je populární rčení. Ale je to sentiment, který se často snadněji řekne, než udělá, zejména pokud jde o spolupráci mezi týmy.

Když týmy pracují napříč funkcemi nebo s partnery nebo klienty, je to složitější v jednání s lidmi mimo váš běžný tým. Často existují protichůdné způsoby práce a různé úrovně znalostí s křížovou spoluprací. Ty rychle testují limity standardních nástrojů a procesů spolupráce používaných ve vašem týmu.

Jak tedy zlepšujete spolupráci mezi týmy? Oslovili jsme několik odborníků na spolupráci v řadě průmyslových odvětví, abychom odpověděli na tuto palčivou otázku. Čtěte dále a podívejte se na zajímavé tipy, které na toto téma sdíleli.

zlepšení spolupráce mezi týmy: rady odborníků

Vytvořte klíčové ukazatele výkonu.

„Jako marketingový ředitel, jednou jsem se ocitl pocit, jako bych byl částečně zodpovědný za to, jak vede, které jsem pomáhal vytvářet byly stále zastavil prodejní tým. Strategie musí být více konstruktivní o problému se ukázalo být nějaké jasné ukazatele Kpi, nebo klíčové ukazatele výkonnosti, že oba týmy by se mohly dohodnout na tom, že držel nás oba k zodpovědnosti za své straně ulice.‘

“ tímto způsobem se každý měsíc oba týmy přihlásily a informovaly o hrstce čísel, za která byly odpovědné. Někdy jsme museli uznat, náš počet nebyl tak velký, a někdy museli uznat, oni ne. S jasností kolem, kdo je za co zodpovědný, jasný check-in časy a konkrétní cíle, cross-týmová spolupráce je mnohem více produktivní.“

Tim Brown, marketingový ředitel Hook Agency
Follow @timbrownmpls

zavést centralizovanou komunikační metodu.

“ mým tipem číslo jedna pro zlepšení spolupráce mezi týmy je zajistit centralizovaný způsob komunikace týmů. Komunikace je jednou z nejdůležitějších částí jakéhokoli typu interakce mezi týmy. Bez dobré komunikace mezi týmy se spolupráce rozpadá. Například schopnost sdílet aktualizace v reálném čase o postupu týmu je neocenitelná. To v konečném důsledku umožňuje projektům běžet hladce. Software, který umožňuje členům týmu klást otázky a posílat zprávy, je nutností v tomto typu úsilí.“

Andrew Rawson, Chief Learning Officer v Traliant

Být jasné, na úkoly, které vyžadují spolupráci (a které ne).

„Můj tip je jednoduchý a jeden mnoho týmů překvapivě slečna—super jasné, o jaké konkrétní úkoly nebo iniciativy vyžadují týmovou spolupráci. Před všemi budování důvěry a rozhovory o způsobech práce, přesně vědět, kam chcete zaměřit své společné úsilí. A, rozšířením, ujasněte si, které úkoly nevyžadují spolupráci nebo týmovou práci; dejte tyto úkoly do rukou schopných jednotlivců a nechte je pracovat.

“ spolupráce je časově náročnější, nákladnější a chaotičtější než individuální práce. Uložte si to pro práci s nejvyšším pákovým efektem, o které jste si jisti, že bude přínosem pro vás a vaše partnery. Pak, vypracujte podrobnosti o vaší spolupráci-věci jako kdo bude zapojen—jak často se musíte připojit,kdo bude vlastnit, které části úkolu, atd.“

Carlos Valdes-Dapena, Generální Ředitel na Firemní Spolupráce Zdroje

Přinést technologie do obrazu.

„Integrace spolupráce software působit jako centrální uzel v průběhu životního cyklu cross-team projekt je skvělý způsob, jak zlepšit komunikaci a posílit řízení projektů a produktivity. Centralizované informace poskytují projektovým manažerům viditelnost v reálném čase. Umožňuje také sledovat pokrok bez žádosti o aktualizace a umožňuje včasné odhalení problémů. Práce z jednoho systému také zefektivňuje týmy a urychluje výsledky snížením přepracování, odstraněním zbytečných schůzek a zkrácením času plánování.“

Paul Jardine, Technický vedoucí v anglické slepé

zdá se, že vaše týmy nejsou synchronizovány? Ujistěte se, že mají centralizované centrum pro všechny své aktivity spolupráce s Glasscubes, komplexní řešení SaaS přizpůsobené pro malé a střední podniky.

“ abychom zlepšili naši spolupráci s našimi klienty, vždy zajišťujeme, že na obou stranách je pouze jedna kontaktní osoba. Tím se zabrání nejasnostem v různých směrech od klienta, eliminuje překrývání úkolů a pomáhá při řízení očekávání. Samozřejmě se očekává, že obě kontaktní osoby konsolidují zprávy od svých příslušných organizací nebo týmů, aby bylo nastavení efektivní.“

Jomel Alos, Online PR Lead at Spiralytics
Follow @jomelalos

Vytvořte týmovou chartu.

„Jeden z nejlepších tipů pro zlepšení cross-týmovou spolupráci na vaše podnikání je vytvořit to, co je běžně známý jako tým listiny, což je v podstatě plán pro to, jak bude tým pracovat společně směrem k dosažení jeho cílů.

„kvalitní týmová Charta zahrnuje věci, jako je základní účel formování týmu; jeho cíle, poslání a obecné cíle; a odpovědnosti každého člena týmu. Rovněž uvede očekávání spolupráce mezi týmy, a harmonogram, kdy se týmy setkají. Další výhodou tohoto přístupu je, že vytvoření charty funguje také jako počáteční teambuildingové úsilí.“

Andrew Schrage, generální ředitel společnosti Money Crashers
Follow @MoneyCrashers

informujte tým po dokončení práce.

“ někdy, když spolupracujeme s ostatními, zapomínáme na jednoduché věci, jako je informování ostatních, že jste dokončili svou práci. Zjistit, kdo dělá co dál, se stává komplikovanějším, když si lidé neuvědomují, že předchozí práce byla dokončena.

„Takže ujistěte se, že váš tým ví, že je potřeba předat štafetu—ať už to znamená aktualizaci úkolu v software pro řízení projektů, posílá své spoluhráče, zprávy chatu, nebo poklepáním na rameno. Jednoduchý akt vyprávění spoluhráče „jste na řadě“ podporuje odpovědnost, objasňuje směr, a snižuje stres týmu.“

Lionel Valdellon, manažer marketingu obsahu v CleverTap

nechte členy týmu sdílet svou práci.

“ můžete zlepšit spolupráci mezi týmy tím, že je budete sdílet mezi sebou. Týmy lépe spolupracují, když si rozumějí a mají lepší představu o tom, co vlastně všichni dělají. Všichni máme tendenci podceňovat, kolik úsilí je spojeno s prací mimo naši doménu!

“ skvělý způsob, jak sdílet práci, je zprůhlednit denní seznam akcí každého člena týmu napříč týmy. K dosažení tohoto cíle můžete použít tabuli, chatovací systém nebo určený nástroj produktivity. Pravidelná pracovní setkání jsou také skvělým fórem, kde členové týmu sdílejí svou práci se zbytkem týmu. Když každý vidí, jak ostatní pracují na společném cíli, je mnohem snazší efektivně spolupracovat. To také činí každého člena týmu zodpovědným a motivuje je k tomu, aby se věci udělaly.“

Fiona Adler, zakladatelka Actioned

zaměřte se na pozitivní během konfliktu.

“ konflikt je nevyhnutelný u napříč funkčními projektovými týmy. Lidé jsou zvyklí pracovat ve svých silách a spojení s jinou funkcí může být náročné, zvláště když tyto funkce fungují odlišně. Proto se naše firma neustále zaměřuje na vzájemnou spolupráci.

“ jednou z našich konfliktních strategií je moje metoda 3P-Pauza na otočení k pozitivnímu. Uvědomili jsme si, že trávíme příliš mnoho času a energie soustředěné na negativa situace, což nepomohlo s řešením. Nyní uznáváme, že existuje konflikt a rychle se otočíme k pozitivní možnosti nebo poučení, což nás vrací zpět na trať. Tuto strategii jsme považovali za velmi úspěšnou a implementovali ji také v rámci organizací našich klientů.“

Kerry Wekelo, Generální Ředitel HR & Operace při Realizovat Poradenství
Sledujte @kerrywekelo

pokrok Sdílet se zúčastněnými stranami.

„není nic horšího, než se dostat na konec projektu a nechat klíčové zúčastněné strany říci:“ takhle bych to neudělal! Je to připomínka, že spolupráce musí probíhat nejen se členy týmu, ale také se sponzory týmu a dalšími zúčastněnými stranami.

“ je důležité pravidelně sdílet výsledky mimo hlavní tým, zejména na větších projektech. Když dokončení projektu trvá měsíce, musíte udržet zúčastněné strany ve smyčce a dát jim příležitost zvážit pokrok. Například, zahrnujeme velké, cross-funkční produkty v našich týdenních setkání s vitrínou. Tímto způsobem zajistíme, aby tyto projekty zůstaly uzemněny a byly plně přijaty.“

Jennifer McDermott, Šéf Komunikace na Finder

Zajištění všichni členové týmu vědí, jak a kde se hodí.

“ aby byl jakýkoli projekt nebo program úspěšný, musí každý pochopit, jak jejich úsilí přispívá ke konečnému cíli. Vědět, jak zapadají, umožňuje každému členovi týmu mít jasnou představu o svém individuálním úsilí.

kromě toho by měli cítit důležitost nebo váhu svého úsilí. Někdy si jeden tým nebo funkce, jako je prodej nebo vývoj, myslí, že jejich úsilí je nejdůležitější. Mělo by však být jasné, že veškeré úsilí má dopad na to, zda a jak je cíle dosaženo. Musíte prolomit tyto bariéry ega, aby všechny funkce pochopily jejich jedinečnou hodnotu. Takto navážete nejlepší spolupráci mezi týmy.“

Andrew de Bray, generální ředitel společnosti Factum Ltd.

dejte týmům čas a prostředky k brainstormingu, experimentování a selhání.

“ Křížová spolupráce se často nejlépe provádí s trochou inovací. Členové týmu potřebují čas, aby se jejich nápady slyšel skupinou. Příliš často slyšíme dobrý nápad, soustředíme se na něj a uvedeme ho do hry. Problém je v tom, že mnoho dalších dobrých nápadů – nebo dokonce lepších nápadů-je nevyslovených, protože tým neměl dostatek času na vyjádření a pitvu jiných nápadů. Například, někteří členové týmu jsou tišší než ostatní, a mít více času na spolupráci jim dává čas na prezentaci nápadů, až budou připraveni.

“ týmy mohou také potřebovat zdroje pro experimentování. Tyto zdroje by mohly být více peněz na nákup softwaru, fyzické zdroje, nebo dokonce jídlo a pití pro pohodlnější setkání. Prostředky by mohly být také přístup k zaměstnancům a vedoucí mimo hlavní tým získat poradenství a další zpětnou vazbu z různých úhlů pohledu. Poskytnutí času i zdrojů zajistí, že se členové vašeho týmu budou cítit ceněni a nasloucháni, a umožnit jim lépe se vzájemně spolupracovat.“

Robert Kienzle, Senior konzultant Knowmium

použijte team-buildingové aktivity k budování jednoty.

“ klíčem k skvělé spolupráci je zajistit, aby všichni členové týmu byli jednotní. Teambuildingové aktivity jsou skvělým způsobem, jak tento pocit podpořit; posilují vztah a snižují komunikační bariéry.

“ i když máte vzdálené týmy, můžete provádět virtuální teambuildingové aktivity, abyste udrželi všechny ve spojení. Od Q&a relací až po účast ve hrách pro více hráčů existuje spousta možností,které by mohly pomoci spojit váš tým. Pak můžete těžit z lepší komunikace mezi týmy, lepší produktivita, a více.“

Simon Elkjær, Marketingový ředitel v avXperten

3 Způsoby, jak Zlepšit Spolupráci Pomocí on-Line Nástroje

Technologie je klíčovým prvkem spolupráce v moderní pracoviště. Níže je několik způsobů, jak můžete použít online řešení ke zlepšení praxe.

začleňte nástroje do pracovního postupu.

ještě lépe upravte pracovní postup tak, aby využíval nástroje. Účelem těchto nástrojů je nejen propojit členy týmu, ale také zvýšit jejich produktivitu. Jejich integrace do každodenního pracovního postupu vašeho týmu zajistí, že získáte zamýšlenou hodnotu.

můžete například přinést chatovací nástroj jako Slack pro každodenní komunikaci mezi členy týmu. To by mohlo fungovat jak pro chatování v reálném čase, tak pro asynchronní zprávy, například když dva členové týmu nemají překrývající se pracovní dobu. Nástroj pro videokonference, jako je Zoom, by navíc mohl fungovat pro naplánované schůzky.

Disk Google je populární služba sdílení souborů pro mnoho podniků, malých i velkých. Můžete poskytnout svůj tým a externí strany, různé úrovně přístupu k souborům a složkám, jakož i odkaz přímo na soubory při komunikaci přes Slack. A spolupráce na souborech v disku zajišťuje, že váš tým vždy pracuje na nejnovější verzi.

nástroje pro správu projektů jako Asana a Trello mohou vašemu týmu pomoci udržet projekty na správné cestě. Místo toho, abyste se přihlásili s každým členem týmu, abyste viděli jeho pokrok, můžete pomocí těchto nástrojů místo toho zkontrolovat průběh přiřazených úkolů. To zkracuje dobu podávání zpráv pro vás i váš tým a zajišťuje, že budete vždy informováni. Rychlý pohled na palubní desku vám dá vědět, jaké oblasti projektu mohou vyžadovat vaši pozornost.

můžete se také obrátit na Glasscubes pro all-in-one řešení, které řeší spolupráci více potřeb, včetně komunikace, sdílení souborů a úložiště, a řízení projektu. Je to bezpečný nástroj, který vám dokonce umožní vytvořit neomezený počet přizpůsobených pracovních prostorů pro různá oddělení, jednotlivé projekty nebo libovolný počet případů použití.

Podporovat používání on-line nástrojů nasazení.

nástroj je cenný, pouze pokud je použit. Často, lidé odolávají změnám a rozhodnou se používat nástroje, které znají nejlépe, například e-mail. A i když stále existuje místo pro e-mail, nástroje pro online spolupráci usnadňují život každému členovi týmu, zejména vzdáleným.

navíc se chcete vyhnout problémům, které vás inspirovaly k hledání těchto nástrojů pro spolupráci. Nezapomeňte, že informace se snadno ztratí nebo zapomenou, pokud nejsou uchovávány na centralizovaném místě.

to je důvod, proč je nutné podporovat (nebo dokonce vyžadovat), aby všichni členové týmu používali nástroje, které jste vybrali. Zde je užitečný řádek, který můžete použít k tomu, abyste dostali všechny na palubu: „pamatujte, tým: Informace mimo tyto nástroje neexistují.“

většina nástrojů pro online spolupráci také potřebuje málo nebo žádné školení, což je o jednu menší překážku pro přijetí uživatele. Takže pokud člen týmu je ještě cesty zpět na starší nástroje, zeptejte se jich, co mají potíže s, a buď jim pošlete odkazy na zdroje nápovědy, nebo jim dát jeden-na-jeden opakovací.

použijte nástroje pro spolupráci pro zábavné aktivity.

někdy váš tým potřebuje jen mentální přestávku od vážných věcí. A máte nástroje, aby se to stalo, aniž by museli poslat všechny na dvoutýdenní dovolenou.

zkuste například použít nástroje pro komunikaci, sdílení souborů a správu projektů pro plánování zábavné pracovní události(tj. Pro plně vzdálené týmy, můžete uspořádat setkání.

Pomocí nástroje, které jsme říkali dříve, můžete vytvořit kanál v Slack diskutovat a mluvit o tématické oslavy. Disk Google by mohl udržovat přidružené soubory organizované. A můžete použít asanu nebo Trello k přiřazení úkolů lidem, jako je získávání zásob, objednávání jídla a pití, a výběr místa konání.

přijetí tohoto přístupu má tři výhody:

• dává členům týmu tolik potřebné rozptýlení, aby se soustředili na vážnější pracovní činnosti.
• povzbuzuje tým, aby tyto nástroje využíval pro osobní prospěch (tj. necítí se jako „vynucený“), čímž zvyšuje jejich znalost s nimi.
• podporuje spolupráci směrem k cíli, který je přínosem pro celý tým, který se přenese do dalších aktivit spolupráce.

Povolit přeshraniční spolupráce mezi odděleními, týmy, a dalšími zúčastněnými stranami s Glasscubes.

Glasscubes je robustní cross-týmová spolupráce řešení, které zajišťuje, že vaše celá organizace je informovat o projektu aktualizace, revidované politiky, oznámení společnosti, a cokoli jiného, co považujete za důležité sdílet s vaší pracovní síly.

naše řešení dává týmům, jako je ta vaše, možnost zůstat v obraze o nejnovějších aktualizacích a sdílet to nejdůležitější-to vše při zachování efektivity práce. Od správy úloh přes komunikaci až po sdílení souborů vám naše platforma pomůže zůstat v kontaktu a navíc na jednom místě.

pomocí závitových diskusí udržujte konverzace v kontextu, ať už se diskuse zabývají úkoly klienta nebo důležitými soubory projektu. A když už mluvíme o souborech, sdílejte je s obsahem svého srdce – se členy týmu—vašimi klienty,dodavateli atd.

S Glasscubes, můžete:

• Ukládat a sdílet soubory na bezpečném místě, kompletní s automatickou verzí. Můžete dokonce vytvořit schvalovací pracovní postupy a zobrazit jasné auditní stopy uživatelských akcí.
• přiřadit a spravovat úkoly pro různé členy týmu, a sledovat je k dokončení.
• Vytvořte přizpůsobené pracovní prostory pro každý projektový tým ve vašem portfoliu. Členové týmu mohou sdílet zdroje a komunikovat mezi sebou ve svém konkrétním pracovním prostoru, a můžete k nim přistupovat pro snadný dohled.

Chcete vidět, jak organizace, jako je ta vaše, zlepšily svou vzájemnou spolupráci pomocí našeho řešení? Podívejte se na tyto případové studie Glasscubes.