smlouva byla podepsána před dávnými věky a plánovací proces byl hladký, ale teď musím podepsat hromadu něčeho, co se nazývá BEOs? Nepokryli jsme to všechno ve smlouvě?
odpovědi jsou ano, musíte podepsat BEOs a ne, nebylo to všechno zahrnuto ve smlouvě. Obecně platí, že smlouva, kterou jste podepsali, má prostor pro vás a zahrnuje všechny právní předpisy, které jsou vyžadovány ve smlouvách. To nezahrnuje velmi konkrétní podrobnosti o každé funkci, jak místnost by měla být nastavena (tj. divadelní styl, recepce, učebny, atd.), přesné nabídky vám budou sloužit, zvláštní audio-vizuální vybavení, které chcete v dané místnosti, na zvláštní žádost pro balenou vodu místo džbánů vody v zasedací místnosti, atd. Všechny tyto ultra-specifické detaily jsou nyní zahrnuty v pořadí banketových událostí (BEO) nebo někdy v pořadí událostí.
některé formy objednávky BEO nebo události používají všechny hotely, ale některá stravovací zařízení nebo místa budou mít jiný formát, protože fungují velmi odlišně než hotel. Vaše BEO by měla zahrnovat vše, co potřebujete zařízení vědět o určité funkce, jako je:
- název Místnosti, poplatek za pronájem jasně uvedeno (v případě potřeby)
- název Funkce (tj. Klient Zasedání Výkonné Rady)
- Datum a čas
- Počet lidí očekává a jak místnost by měla být nastavena (tj. zasedací místnosti styl pro 20 lidí)
- Počet lidí, garantované (pokud to je jídlo, funkce)
- Menu se podává, s ceny jasně uvedeno
- Audio-vizuální zařízení objednal, se ceny jasně uvedeno
- Zvláštní požadavky, které budete mít (tj. místo, džbán vody a skla v každé sedadlo)
pět klíčových věcí, které musíte vědět o BEOs jsou:
1. Na BEO je závazné smlouvy – přezkoumat každý dopis na BEO velmi pečlivě, aby zajistily, že jste plně pochopit, co jste souhlasil při přihlášení (a to jak z hlediska nákladů a provedení služby).
2. Věnujte velkou pozornost číslům uvedeným pro očekávané, stanovené a zaručené. Očekávané číslo je docela přímočaré; je to počet lidí, od kterých očekáváte účast na funkci. Nastavené číslo znamená počet židlí nebo sedadel, které chcete zařízení poskytnout. Záruka je minimální počet lidí, pro které byste měli očekávat, že zaplatí.
- například, můžete očekávat 185 lidí na oběd, můžete nastavit pro 200 lidi, aby poskytnout trochu prostoru na stolech, a ty mohou zaručit 180 lidí, protože ti mají obvykle několik ne-ukazuje. Na konci oběda, pokud váš konečný počet byl 176 lidí, váš účet bude stále odrážet oběd pro 180 lidí, protože to bylo zárukou. Nicméně, na konci oběda, pokud váš konečný počet lidí, podává je 200, měli byste očekávat, že zaplatí za 200, protože to je počet lidí hotelu/místo konání vlastně sloužil, i když jsi zaručena pouze 180 lidí.
3. BEO je to, co hotel/Místo konání zaměstnanci žije, zatímco vaše akce se děje. Musíte pečlivě zkontrolovat (viz první odrážka výše) a zajistit, aby hotel nebo místo konání správně přeložil všechny vaše potřeby. Pokud se vyskytnou nějaké nesrovnalosti, budou vypořádány na základě (uhodli jste to!), BEO. Ujistěte se, že vše, co hotelový personál potřebuje vědět o každé funkci, je uvedeno na Beo.
4. Jak únavné, jak se může zdát, ujistěte se, že máte naplánovaný čas na předkonferenci, abyste si mohli prohlédnout každé BEO. Podrobně. Bez ohledu na to, jak pečlivě jste je zkontrolovali, vždy existují změny na poslední chvíli, které je třeba sdělit. Udělejte si čas na jejich přezkoumání s příslušnými hotelovými odděleními, abyste zajistili, že všechna očekávání jsou v souladu.
5. Zatímco BEOs jsou mini-smlouvy s hotelem nebo místem konání, nezapomeňte dát věci do obecné smlouvy, o které předpokládáte, že mohou být vloženy do BEO. BEOs se používají pouze pro účely vašeho využití konferenčních prostor a banketových služeb.
Ano, Víme, že 220 stránkový PDF soubor BEO je ohromující. Ano, Víme, že vám bude trvat hodiny, než se pročesáte. Ano, Víme, že bude nějakou dobu trvat, než zavoláte změny, které musíte provést. Klíčovou věcí k zapamatování je, že BEOs jsou to, co bude vaše událost skutečně stane ve vašem zařízení. Zaslouží si veškerý čas potřebný k tomu, aby je napravili.