PPM 101: Jak Vytvořit Úspěšnou Práci Sacího Procesu

Práce, Příjem – Přední Dveře

Má vaše organizace „single entry“ pro nový projekt, požadavky? Nebo spíše má vaše organizace přední dveře, boční dveře, zadní dveře a mnoho dalších způsobů, jak přijímat žádosti? Mít více způsobů podávání žádostí je běžným problémem mnoha společností a zdůrazňuje potřebu standardního procesu příjmu práce. Bez společného procesu příjmu práce může být téměř nemožné sledovat veškerou vykonanou práci, protože neexistuje „jediný zdroj pravdy“. Ještě horší je, že v organizaci, která spotřebovává cenné zdroje času z projektů s vyšší prioritou, může probíhat spousta stínové práce.

při zřizování projektových organizací (PMO) je jedním z prvních úkolů objasnit, jak budou nové žádosti o projekt předkládány a přezkoumávány. Příjem práce se týká procesu vytváření návrhů projektů a získání rozhodnutí go / no-go. Tento proces často funguje ve spojení s procesem ideace a plným rámcem rozhodování o portfoliu, ale může být také nezávislý. Příjem práce je kritickou složkou pro definování projektového portfolia, a proto spadá do fáze životního cyklu „definovat Portfolio“. Níže uvedený diagram zdůrazňuje příjem práce v kontextu životního cyklu portfolia.

Výhody Práce Příjem

Existuje několik výhod pro vytvoření práce sacího procesu, jsou shrnuty níže:

• Organizační přehlednost—pomáhá zaměstnancům pochopit, jak projektové návrhy jsou předloženy bude mít za následek vyšší účast z organizace
• Větší účinnost—mít jasnou představu o práci, příjem proces bude mít za následek větší efektivitu při vytváření a schvalování návrhů a zkrátit čas potřebný k vytvoření návrhů.
• vyšší kvalita-objasnění, jaké informace jsou v návrhu potřebné (a proč), povede k kvalitnějším návrhům. Zabrání také lidem ve shromažďování informací, které nebudou použity.
• větší konzistence-společné nástroje a šablony poskytnou konzistentnější návrhy, které usnadní tvůrcům rozhodnutí porovnávat a přezkoumávat návrhy.
• Control work in progress (WIP) – procesy příjmu práce pomáhají PMO a řídícímu týmu kontrolovat množství práce vstupující do portfolia.

pracovní příjem je základní proces PMO/PPM, který organizace musí dokončit co nejdříve. Organizace s dobrými procesy příjmu práce mají přehled o celém svém potrubí a kvalitnějších projektech s vyšší mírou podání.

chcete vlastní demo? Klikněte zde

kroky pro vytvoření procesu příjmu práce

vývoj procesu příjmu kvality vyžaduje trochu úsilí, ale je kritickou součástí pro správu portfolia. Níže jsou uvedeny některé základní kroky pro vytvoření procesu příjmu práce.

1. role a odpovědnosti dokumentů: role a odpovědnosti každého účastníka procesu musí být zdokumentovány a sděleny. Některé otázky, na které je třeba odpovědět, zahrnují: kdo napíše návrh (projektový manažer, obchodní analytik, výkonný sponzor)? Jaké informace jsou potřebné? Jaké šablony je třeba vyplnit? Jaký formát musí být informace předloženy? Kdo návrhy přezkoumá? Jak se bude rozhodovat?
2. Určete prahové hodnoty návrhu projektu: ve většině případů musí organizace začít tím, že se zaměří na požadavky projektu (na rozdíl od všech požadavků na IT, které lze běžně zpracovat standardním systémem it jízdenek). To vyžaduje určitou definici projektu (např. nad prahem dolaru? Nad prahem intenzity zdrojů? Atd.). Vytvoření těchto definic pomůže zajistit, aby všechny požadavky odpovídaly definici projektu.
3. pracovní postup dokumentu: proces příjmu práce nemusí být komplikovaný, ale je třeba definovat standardní proces. Úroveň detailů může zvýšit v průběhu času, ale pomáhá účastníkům pochopit, jak vytvořit návrh, jak podat návrh, a kdo posuzuje návrh (a kdy) jsou všechny důležité procesy musí být zdokumentovány.
4. Určete nástroje pro vytváření návrhů: účastníci potřebují vědět, zda jsou k dispozici šablony (vysoce doporučené) pro vytvoření návrhu. Existují nějaké IT systémy, které je třeba využít? SharePoint, portál, systém správy portfolia)? Specializované systémy, jako je acuity PPM, pomáhají automatizovat proces příjmu práce na projektu.

faktory úspěchu příjmu práce

při zavádění procesu příjmu práce je třeba mít na paměti několik faktorů úspěchu.

• má jediné „přední dveře do organizace“. Jakákoli nejednoznačnost zde podkopá celý proces příjmu práce.
• mají jasné role a odpovědnosti všech účastníků procesu příjmu práce. Přestože proces nemusí být komplikovaný, účastníci musí pochopit svou roli v procesu. Doporučuje se lehký trénink.
• objasněte, jaké informace je třeba předložit. Lidé jsou nadšení svými novými nápady a chtějí udělat vše pro to, aby je viděli schválené, i když to znamená trávit spoustu času shromažďováním informací, které nejsou pro tento proces relevantní. Pomoc účastníkům pochopit, jaké informace potřebují shromažďovat a jak budou použity, zefektivní proces a učiní jej konzistentním.
• vymazat vlastnictví procesu. PMO nebo jiný tým musí tento proces vlastnit, zajistit, aby fungoval, poskytovat školení a zajistit, aby byl správně používán
• jasná komunikace. Tým, který vlastní proces, musí nadměrně komunikovat, jak proces funguje, stejně jako přijatá rozhodnutí, jinak je proces ohrožen selháním. Procesy příjmu práce (stejně jako všechny procesy správy portfolia) vyžadují péči a krmení.
• jasné harmonogramy pro předkládání žádostí a vytváření prezentací. Zde je důležitá konzistence. Existuje den a čas v týdnu, kdy je třeba předložit návrhy k přezkoumání? Existuje stálá hodnotící schůze, na které budou tvůrci rozhodnutí přezkoumávat návrhy? Tyto informace je třeba sdílet, aby byl proces efektivnější.

Práce Příjem Metriky

Organizace by měly zvážit, zachycující několik klíčových metrik pro práci sacího procesu:

• Kolik projektových žádostí pocházejí z dané organizace (např. Finanční, Operace, Marketing, atd.). Když organizace pochopí, odkud pocházejí její požadavky, může podniknout kroky k lepšímu uspokojení potřeb těchto interních organizací.
• kolik návrhů je neúplných?
• kolik návrhů přijde týdně? Měsíčně? Za čtvrtinu? Tyto informace mohou informovat, jak často se tvůrci rozhodnutí musí setkat a jak dlouho; může také podporovat roční plánovací procesy.

Práce Příjem průběhu Procesu

obrázek níže poukazuje na základní práci sací proces flow diagram s třemi základními kroky:

1. Vytvořit návrh – to jsou kroky, které Projekt Iniciátor trvá na výzkum koncept a kompletní příjem formuláře.
2. zkontrolujte návrh-iniciátor projektu může potřebovat přezkoumat návrh se svým manažerem (pokud je to možné). V opačném případě správce / správce portfolia přezkoumá návrhy, aby zajistil, že odpovídají projektovým pokynům pro proces příjmu. V této době jiné cross-funkční členy týmu může být požádána, aby přezkoumala a komentovat návrhu před tím, než jde do řízení týmu.
3. Rozhodnutí o návrhu – řízení týmu bude návrh přezkoumat a provést jednu ze tří rozhodnutí:
   • Schválit návrh – to se pohybuje návrhu do další fáze životního cyklu projektu
   • Odložit návrh – návrh nepohybuje vpřed, v současné době ale zůstane na seznamu pro případné budoucí realizace.
   * zrušit návrh-návrh se nepohybuje vpřed a již se neprovádí žádná práce.

Všechna rozhodnutí učiněná řízení týmu by měla být sdělena zpět k Projektu Iniciátor a zaznamenané v centrální log nebo správy portfolia software.

vypracování návrhu projektu (formulář pro příjem práce)

je třeba pečlivě zvážit vytvoření dobrého formuláře pro příjem. Pokušení je vyžadovat, aby bylo před přezkoumáním návrhu vyplněno mnoho informací. Každá organizace musí určit minimální množství důležitých informací, aby rozhodnutí, jinak je zbytečné čas může být strávený sběr dat, který není používán. (Pamatujte: informace shromážděné, ale nepoužívané, jsou organizačním odlivem zdrojů). Níže uvedené příklady představují typy informací, které mohou být shromážděny ve formuláři pro příjem práce (pokud to není nutné, neobhajujeme je všechny). Interní projekty mají často požadavek na digitální / it komponentu nebo zlepšení procesu. Příklad informace pro externí čelí projekty jsou produktově orientované.

Příklady Informace Shromažďované pro Interní Projekty

• Iniciátor jméno
• název Sponzora
• Možnost/problém
• Aktuální Stav/pozadí
• Návrh
• Cíle/cíl
• Rizika
• předpokládané náklady a výhody
• Data potřebná
• Vliv zúčastněných stran

Příklady Informací Shromážděných pro Vnější obklad Projektů

• předmět Podnikání
• vymezení Trhu
• trendy na Trhu/postřehy
• Konkurenční prostředí
• Cílový zákazník
• potřeby Zákazníků
• Konkurenční produkty
• popis Produktu
• umístění Produktu
• Zdroje potřebné
• Proveditelnosti/rizika
• Finanční náklady/užitek

Práce Příjem a Agilní

k Dispozici je společný mylná představa, že Agilní postupy nefungují dobře s portfolio management. Náš názor je, že agilní metodika může stále pracovat se standardními procesy správy portfolia. Faktem je, že před zahájením projektové práce by měl tým správy portfolia vyhodnotit požadavky na projekty a schválit projekty, které jsou v souladu se strategickými cíli. Ať už organizace praktikuje vodopád, agilní nebo hybridní, požadavky na projekt by měly být ještě před zahájením práce vyhodnoceny. Agile je jednoduše metodika pro iterativní doručování hodnoty (během realizace projektu); není v rozporu se standardními procesy správy portfolia.

shrnutí

příjem práce je základní proces PMO / PPM, který organizace musí dokončit co nejdříve. Organizace s dobrým procesem schvalování příjmu mají lepší viditelnost celého svého potrubí a kvalitnější projekty s vyšší mírou podání. To vše se promítá do zdravého projektového portfolia, které pak vyžaduje dobré stanovení priorit. Jakmile je tento proces zaveden a funguje dobře, měl by být zvážen úplný rámec správy portfolia. Acuity PPM nabízí modul příjmu práce pro organizace, aby lépe řídily proces příjmu práce.

Máte-li dotazy, jak rozvíjet proces příjmu práce nebo potřebujete odbornou pomoc, kontaktujte nás ještě dnes.