Budete dělat účetní chyby čas od času, a tak věděl, jak rozpoznat tyto problémy je důležitá dovednost rozvíjet bez ohledu na to, jaký účetní software aplikace, které používáte ve vaší malé firmy. Budete schopni zjistit mnoho chyb tím, že zkontrolujete zkušební zůstatek vaší společnosti.
zjistíte však, že ne všechny účetní chyby ovlivňují zkušební zůstatek. Z tohoto důvodu je důležité se dozvědět o těchto typech účetních chyb, abyste je mohli najít a opravit. Měli byste si uvědomit, že tyto typy chyb jsou nejobtížnější identifikovat a vyřešit.
chyba opomenutí nastane, když je transakce zcela vynechána z knih vaší společnosti. Můžete zapomenout zadat výdajovou transakci nebo zadat prodej produktu nebo služby. Tyto transakce je obtížné odhalit. Proto se musíte ujistit, že máte solidní rutinu pro včasné zadávání těchto transakcí.
nejčastějším důvodem, proč tyto transakce nejsou zadány, je ztráta dokumentace (například faktura dodavatele). Je méně pravděpodobné, že tyto podpůrné dokumenty ztratíte nebo ztratíte, pokud je zadáte včas do svého účetního softwarového systému co nejdříve.
zvrácení
chyba zvrácení nastane, když transakce, která měla být zaúčtována jako debet, je zaúčtována jako kredit. Můžete například zadat fakturu jako platbu nebo vrácení peněz. Tuto chybu si ve zkušebním zůstatku nevšimnete, protože zkušební zůstatek bude stále v rovnováze.
princip
k chybě principu dochází, když vy nebo váš účetní nesprávně použijete účetní princip. Můžete náklady aktiva, která by měla být zaznamenána jako aktiva. Aktiva i výdaje jsou v účetnictví zaznamenány jako debety, jedná se tedy o technickou chybu.
provize
dojde k chybě provize zadáte transakci do správné třídy, ale nesprávné vedlejší knihy. Tuto chybu se například dopustíte, pokud použijete platbu na nesprávnou fakturu. Váš zkušební zůstatek ukáže správnou částku dlužnou zákazníkem, ale dceřiné účetní knihy vašeho jednotlivého zákazníka budou nesprávné.
Subsidiary Entry
chyba subsidiary entry nastane, když dojde k chybě při zadávání transakce. Pokud například půjčíte zákazníkovi 5 000 USD, ale zadáte pouze 500 USD jako půjčku a 500 USD z vašeho hotovostního účtu, zjistíte, že tato chyba je přenesena na váš zkušební zůstatek. Váš zkušební zůstatek bude správný.
nejběžnější metodou pro detekci těchto chyb je provádění účetních odsouhlasení. V návaznosti na předchozí příklad byste tuto chybu zjistili, když jste provedli odsouhlasení banky. Ty by zjistily, že by bylo krátké $ 4,500 hotovosti na vašem bankovním účtu, a pak by byl schopen opravit chybu.
prevence
budete muset vyvinout dobré vnitřní kontroly a procesy pro detekci chyb. Například se budete chtít ujistit, že všechny vaše formuláře jsou konzistentní, aby se zaměstnanci dostali do rutiny při zadávání informací do vašeho účetního softwaru. Budete také chtít zajistit, že máte dostatek zaměstnanců, aby bylo možné zvládnout pracovní zátěž. Nedostatek zaměstnanců povede k únavě zaměstnanců, což povede k únavě pracovníků, uspěchané práci a dalším účetním chybám.
detekce
i když budete chtít vyvinout metody prevence chyb, kdykoli je to možné, chyby uvedené výše se čas od času stanou. Nemůžete zabránit všem chybám. Na konci měsíce a roku byste měli provádět různá odsouhlasení, abyste zjistili mnoho chyb, aby mohly být opraveny.
bankovní odsouhlasení by například mělo být prováděno měsíčně. Dlouhodobý majetek může být smířen pouze jednou ročně, takže si můžete zajistit, že jste si rezervovali správnou výši odpisových nákladů.
zjistíte, že pokud budete hledat způsoby, aby se zabránilo chybám a mají rutinní provádění recenze a odsouhlasení vaší účetní záznamy, že váš podnik bude probíhat hladce, a budete snížit počet vašich účetních chyb.