Typy obchodních zpráv v obchodní komunikaci

Druhy Obchodních Zpráv v Obchodní Komunikaci

obchodní zprávy jsou klasifikovány na základě mnoha. Tyto typy obchodních zpráv jsou stručně vysvětleny.

Zprávy na základě Důležitosti nebo Frekvence

zprávy jsou rozděleny do dvou typů. Jsou to běžné nebo rutinní zprávy a zvláštní zprávy.

1. Běžné nebo Rutinní Zpráva

Běžné zprávy jsou připraveny a prezentovány před generální ředitel v určitých intervalech nebo další oprávněné osoby v podnikání běžné. Zprávy se předkládají denně, týdně, čtrnáctidenně, měsíčně, čtvrtletně, dvakrát ročně nebo ročně. Tento typ zprávy obsahuje pouhé podrobné prohlášení o skutečnostech bez jakéhokoli názoru nebo doporučení reportéra.

příklady rutinních zpráv jsou zpráva ředitelů na výroční valné hromadě, Zpráva auditora na výroční valné hromadě, zpráva o prodeji, zpráva o výrobě a podobně.

2. Zvláštní zpráva

tento typ zprávy je připraven a předložen vrcholovému managementu na konkrétní žádost. Obvykle obsahuje názory nebo doporučení reportéra pomocí faktů a argumentů. Příklady pro zvláštní zprávu jsou otevření pobočky, představení nového produktu, zlepšení kvality nebo změna tvaru nebo velikosti produktu a podobně.

reporty na základě právních formalit

reporty jsou rozděleny do dvou typů. Jedná se o formální zprávu a neformální zprávu.

1. Formální zpráva

formální zpráva je připravena v předepsaném formátu a předložena příslušnému orgánu stanoveným postupem. Zprávy předložené úředníky nebo výbory ustavených orgánů (příklad: společnosti, družstevní společnosti, místní orgány atd.) jsou obvykle formální zpráva.

2. Neformální zpráva

Neformální zpráva je připravena ve formátu pohodlí reportéra a předložena přímo před požadovanou osobou podle potřeby. Neformální zpráva je prezentována ve formě dopisu nebo memoranda. Obvykle, má podobu komunikace člověka s člověkem.

formální zprávy jsou rozděleny do dvou typů. Jsou to statutární zprávy a non-statutární zprávy.

reporty na základě funkce

reporty jsou rozděleny na základě funkce do dvou typů. Jsou informativní a interpretační.

1. Informativní Zpráva

informativní zpráva je připraven a předložen s pomocí dostupných informací na maximální s ohledem na problém nebo situaci.

2. Výkladová Zpráva

interpretační zpráva obsahuje nejen fakta, názory a stanoviska novináři a další, ale také zahrnuje příčiny problému, nebo události a požadovaná nápravná opatření a doporučení.

Zprávy na základě schůzek

Kdykoli je organizována setkání v každém podnikání, organizace, zpráva se připravuje tajemník nebo jakékoli jiné osoby, o průběhu zasedání. Takové zprávy jsou rozděleny do dvou typů. Jedná se o Verbační zprávu a souhrnnou zprávu.

1. Slovesné zprávy

slovesná zpráva je úplný záznam všech diskusí provedených na schůzce. Například jmenování auditora. Na schůzi je přijato usnesení. Stejně tak jsou jmenováni ředitelé a odměny a předpoklady klíčových pracovníků jsou stanoveny přijetím usnesení. V tomto případě, zpráva je zpracována včetně verbation záznam o usnesení se jmény navrhovatelů a seconders, způsob hlasování a výsledky.

Nicméně, verbation zpráva by neměla být zaměňována s, zápis ze zasedání, který je oficiální záznam z jednání a rozhodnutí dorazil na setkání.

2. Shrnout Zpráva

souhrnné hlášení je připravena s pomocí základní údaje projednán na zasedání. Tento typ zprávy je připraven k odeslání tisku nebo akcionářům společnosti nebo členům instituce.

Zprávy na základě Povahy věci zabýval

následující zprávy jsou zahrnuty v této zprávě, které jsou klasifikovány na základě povahy věci zabýval.

1. Zpráva o řešení problémů

problém může nastat v kterémkoli oddělení nebo v celé organizaci. Vrcholový management proto může požádat o zprávu o řešení problému. Když reportér shromažďuje různé informace, aby našel příčiny takového problému. Zpráva je navíc uzavřena způsoby řešení problému. Takový typ zprávy se nazývá zpráva o řešení problémů.

2. Zpráva o zjištění skutečností

stroj může být v prostorách továrny poškozen. Někdy může dojít k rivalitě mezi oběma skupinami pracovníků. Nyní chce vedení znát skutečný důvod rozpadu stroje a skupinového střetu mezi pracovníky. V tomto případě reportér analyzuje incident podrobným vyšetřováním a najde pravdu. Nakonec reportér předkládá fakta ve formě zprávy před vrcholovým vedením.

3. Zpráva o výkonu

obchodní organizace chce znát výkon jednotlivých oddělení pravidelně nebo výkon pobočku nebo výkon nově jmenovaný zaměstnanec nebo výkonnosti stávajících zaměstnanců pro povýšení, převedení a podobně. Vedení není schopno přijmout rozhodnutí bez znalosti výkonu. Proto je reportér požádán, aby připravil zprávu o výkonu pro kohokoli z výše uvedených důvodů.

4. Technická zpráva

v technologii je provedeno mnoho změn. Kdykoli se společnost chystá zavést mechanický proces namísto ručního procesu, posoudila se požadovaná úroveň technologie. Někdy může být ve stávajícím produktu změněn design, pokud ano, měla by být přijata nejnovější technologie. V tomto případě je pro vrcholový management nezbytná podrobná zpráva pro přijetí rozhodnutí. Takový typ zprávy se nazývá technická zpráva.

Zprávy z Výborů či Podvýborů

Výbory nebo Podvýbory, jsou tvořeny top managementem připravit zprávu o některém z vydání. Následující údaje jsou obsaženy ve zprávách výboru nebo podvýboru.

1. Stálého Výboru Hlásit
2. ad hoc Výboru Zpráva
3. Minority Report
4. Většina Hlásit

1. Stálý Výbor Hlásit

Stálé Výbory jsou trvalé povahy a jsou pověřené řešit některé přetrvávající aspekty podnikání organizace.

například: Finance, výkonnost zaměstnanců, výkonnost oddělení atd. Tyto záležitosti průběžně sleduje Stálý výbor a předkládá zprávu v častých intervalech.

2. Zvláštní nebo adhoc Výbor zpráva

zvláštní nebo adhoc výbory jsou jmenováni zabývat se zvláštním vyšetřování a jsou rozpuštěny, jakmile předložení zprávy. Proto je život zvláštního výboru dočasný.

například: vznik požáru nebo havárie vzniklé v areálu továrny. Příčiny požáru nebo nehody zjišťujeme vytvořením zvláštního výboru.

3. Minority Report

výbory nebo podvýbory jsou jmenovány k předložení zprávy na základě vyšetřování zvláštního subjektu. Obvykle, tři členové jsou vybráni k vytvoření výboru nebo podvýboru. Jeden člen je předsedou tohoto výboru nebo podvýboru.

v Případě, že členové mají jiný názor, nebo výhled na předmět zabýval, nesouhlasící člen může připojit poznámky disentu, nebo může předložit zprávu zvlášť. Taková zpráva se nazývá Minority Report. I když, členové disentu musí podepsat většinovou zprávu s nesouhlasnou poznámkou.

4. Většinová zpráva

obecně mají všichni členové výboru nebo podvýboru včetně předsedy jednomyslný názor. Pokud ano, je připravena a předložena odpovědnému orgánu pouze jedna zpráva. Pokud tomu tak není, většinoví členové výboru nebo podvýboru mají jiný názor než členové menšiny. V tomto případě členové většiny předloží zprávu odpovědnému orgánu. Taková zpráva se nazývá většinová zpráva.