sopimus allekirjoitettiin aikoja sitten ja suunnitteluprosessi on sujunut jouhevasti, mutta nyt minun on allekirjoitettava valtava pino jotain nimeltä BEOs? Emmekö sopineet tästä Sopimuksesta?
vastaukset ovat kyllä, pitää allekirjoittaa BEOs ja ei, kaikki ei kuulunut sopimukseen. Yleisesti ottaen allekirjoittamasi sopimus sisältää sinulle tilaa ja sisältää kaikki sopimuksissa vaadittavat lainalaisuudet. Se ei sisällä erityisiä yksityiskohtia kustakin toiminnosta, kuten miten huone tulisi asettaa (esim.teatterityyli, vastaanotto, Luokkahuone jne.), tarkka ruokalista, jota tarjoilet, erityiset audiovisuaaliset laitteet, jotka haluat tiettyyn huoneeseen, erityinen pyyntö pullotetusta vedestä kokoushuoneen kannujen sijaan jne. Kaikki nämä erittäin tarkat yksityiskohdat sisältyvät nyt Banket Event Order (BEO)tai joskus tapahtuma Order, lyhyesti.
kaikki hotellit käyttävät jonkinlaista BEO-tai Tapahtumatilausta, mutta joillakin catering-tiloilla tai tapahtumapaikoilla on eri formaatti, koska ne toimivat hyvin eri tavalla kuin hotellissa. BEO: n tulee sisältää kaikki, mitä tarvitset laitokseen tietääksesi tietystä toiminnosta, kuten:
- huoneen nimi, vuokramaksu selvästi merkitty (soveltuvin osin)
- Tehtävän nimi (eli asiakkaan johtokunnan kokous)
- päivämäärä ja kellonaika
- odotettujen henkilöiden lukumäärä ja miten huone tulisi asettaa (ts. kokoushuonetyyli 20 hengelle)
- taattujen henkilöiden määrä (jos kyseessä on ateriatehtävä)
- tarjottava Menu, jonka hinnoittelu on selvästi merkitty
- tilatut audiovisuaaliset laitteet, hinnoittelu selvästi merkitty
- erityisiä pyyntöjä voi olla (eli aseta kannullinen vettä ja lasia jokaiselle istumapaikalle)
viisi keskeistä asiaa, jotka sinun tulee tietää Beosista ovat:
1. BEO on sitova sopimus-tarkista jokainen Beo: n kirje hyvin huolellisesti varmistaaksesi, että ymmärrät täysin, mihin suostut kirjautuessasi sisään (sekä kustannusten että palvelun toteutuksen osalta).
2. Kiinnitä hyvin tarkasti huomiota odotettuihin, asetettuihin ja takuuseen lueteltuihin numeroihin. Odotettu määrä on melko suoraviivainen; se on määrä ihmisiä odotat osallistua funktio. Asetusnumero tarkoittaa sitä, kuinka monta tuolia tai istuinta haluat laitoksen tarjoavan. Takuu on vähimmäismäärä ihmisiä, joille kannattaa odottaa maksavansa.
- esimerkiksi lounaalle voi odottaa 185 ihmistä, pöytiin voi varata hengähdystilaa 200 hengelle ja 180 hengelle voidaan taata, koska yleensä on muutama ei-tulija. Lounaan lopussa, jos lopullinen laskunne oli 176 ihmistä, laskunne heijastaa edelleen lounasta 180 ihmiselle, koska se oli takuusi. Kuitenkin, lounaan lopussa, jos lopullinen määrä ihmisiä tarjoillaan on 200, sinun pitäisi odottaa maksaa 200, koska se on määrä ihmisiä hotelli/paikka todella tarjoillaan, vaikka takasit vain 180 henkilöä.
3. BEO on mitä hotelli / paikka henkilökunta elää kun tapahtuma tapahtuu. Sinun täytyy tarkistaa huolellisesti (katso ensimmäinen luoti edellä) ja varmistaa, että hotelli tai paikka on kääntänyt kaikki tarpeesi asianmukaisesti. Jos on olemassa ristiriitaisuuksia, ratkaistaan perustuu (arvasit sen!), the BEO. Varmista, että kaikki, mitä hotellin henkilökunnan tulee tietää jokaisesta funktiosta, on listattu BEO: ssa.
4. Niin pitkäveteiseltä kuin se tuntuukin, varmista, että olet varannut aikaa pre-conference tarkistaa jokaisen BEO. Yksityiskohtaisesti. Vaikka niitä olisi kuinka tarkasti tarkistanut, aina tulee viime hetken muutoksia, joista pitää tiedottaa. Varaa aikaa tarkistaa nämä asianmukaiset hotellin osastot varmistaa kaikki odotukset ovat linjassa.
5. Vaikka BEOs ovat mini-sopimuksia hotellin tai paikka, älä jätä laittaa asioita yleiseen sopimukseen, että oletat voidaan laittaa BEO. Beosia saa käyttää vain kokoustilojen ja juhlapalveluiden käyttöön.
kyllä, tiedämme, että BEO: n 220-sivuinen PDF-tiedosto on ylivoimainen. Kyllä, tiedämme, että sen läpikäymiseen menee tunteja. Tiedämme kyllä, että tarvittavien muutosten ilmoittaminen vie aikaa. Tärkeintä on muistaa, että BEOs ovat mitä tekevät tapahtuman todella tapahtua teidän laitos. He ansaitsevat kaiken sen ajan, mitä tarvitaan.