How to Create an Employee Handbook for Your Small Business: the Ultimate Guide

In ”Resources to Help You Create an Effective Employee Handbook” tunnistimme avainresurssit, joiden avulla voit luoda työntekijän käsikirjan. Nyt, me kattaa miksi tarvitset yhden ja miten luoda se.

olipa pienyrityksessä kaksi tai 20 työntekijää, olet varmasti luonut työpaikkapolitiikkoja, – menettelyjä tai-odotuksia joko muodollisesti tai epävirallisesti. On tärkeää, että työntekijät tietävät ja ymmärtävät nämä käytännöt – koska voit ajaa tehokkaampi organisaatio, jos he tekevät ja koska et halua riskeerata ottaa yrityksesi rikkoa liittovaltion tai osavaltion lakeja.

miksi tarvitset työntekijän käsikirjan?

työntekijän käsikirja on kooste kaikista yrityksesi käytännöistä ja protokollista sekä työntekijöiden laillisista oikeuksista ja velvollisuuksista. Työntekijän käsikirjan avulla voit helposti kommunikoida sääntöjä ja velvollisuuksia työntekijöille, joten ei ole epäilystäkään siitä, mitä heiltä odotetaan — tai sinulta, pienyrittäjänä.

lisäksi kattava työntekijän käsikirja auttaa suojaamaan yritystäsi laillisesti, jos joku joskus kyseenalaistaa, oletko ilmoittanut selkeästi toimintatavoistasi.

esimerkki: jos työntekijä haastaa sinut oikeuteen väittäen työkaverinsa ahdistelleen häntä, voit osoittaa työntekijän käsikirjan todisteeksi siitä, että olet selkeästi määritellyt häirinnän vastaiset käytännöt. (Muista, että ottaa työntekijän comp vakuutus on myös tärkeää suojata yrityksesi, jos työntekijä tai asiakas haastaa.)

mitä menee työntekijän käsikirjaan?

kuten jokainen yritys, jokainen työntekijän käsikirja on erilainen. Et voi kopioida toisen yrityksen käsikirjaa ja jakaa sitä työntekijöillesi. Hyvä työntekijän käsikirja määrittelee ainutlaatuiset työpaikkasi säännöt ja käytännöt, ja se tulisi kirjoittaa äänellä, joka kuvastaa näkemystäsi ja kulttuuria, jonka olet rakentanut — tai jonka haluat rakentaa.

että useimmat työntekijöiden käsikirjat sisältävät samankaltaisia aiheita ja tietotyyppejä. Alla on katsaus kahdeksaan yleiseen osioon työntekijöiden käsikirjoissa.

1. Yrityksen arvot ja missio

menestyäkseen työntekijöiden on oltava linjassa yrityksesi arvojen, missioiden ja tavoitteiden kanssa. Siksi sinun täytyy asettaa nämä tavoitteet alussa työntekijän käsikirja. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on antaa lausunto, joka sisältää mikä on tärkeintä sinulle yhtiönä. Esimerkiksi onnistunut online kenkä jälleenmyyjä Zappos nimeää 10 Zappos perheen ydinarvoja, että se odottaa työntekijöiden pyrkiä, mukaan lukien ”omaksua ja ajaa muutos” ja ” olla intohimoinen ja määrätietoinen.”

2. Yleiset työllisyystiedot

työntekijän käsikirjan kriittinen osa on yleiset tiedot yrityksessä työskentelystä. Tämä sisältää aiheita, joista työntekijät välittävät, kuten:

• palkkauskäytännöt
• maksuaikataulu (ja maksutavat käytettävissä)
• kokopäiväinen vs. osa-aikatunnit
• ylityökorvaukset
• ateria-ja lepotauot
• virkavapaat
• Työsuojelumenettelyt
• Työsuojelumenettelyt
• Eroamis-ja irtisanomismenettelyt

pitää mielessä, että osa tästä aineistosta, kuten ylityökorvaussäännöt ja työntekijöiden korvauskattavuus, on ainakin jossain määrin liittovaltion ja osavaltion tai jopa paikallisten lakien sanelemaa.

3. Syrjinnän ja häirinnän vastaiset lait

on tärkeää luetella kaikki nykyiset liittovaltion, osavaltion ja paikalliset lait, jotka koskevat työvoimaasi. Näitä voivat olla yhdenvertaiset työllistymismahdollisuudet, häirinnän vastaiset lait ja syrjinnän vastaiset lait.

4. Toimintastandardit

lain vaatimusten lisäksi sinulla on todennäköisesti omat odotuksesi siitä, miten työntekijät käyttäytyvät työssä, joten tarvitset politiikkaa, joka on suunnattu erityisesti työpaikalla tapahtuvaan käyttäytymiseen. Tällaisia politiikkoja voivat olla:

• pukeutumiskoodi
• huumeiden ja alkoholin käyttöpolitiikka
• Etiikkapolitiikka
• henkilökohtaisen teknologian käyttö

sosiaalisen median käytäntö

• tietojen ja asiakkaiden yksityisyyden suoja
• säännöt lahjojen vastaanottamisesta asiakkailta
• Konfliktinratkaisupolitiikka

5. Työsuhde-etuudet

koska ei pitäisi olla yllätys sinulle, työsuhde-etuudet-osio on yksi useimmin viitatuista työntekijän käsikirjan osioista.

käsikirjasi ei todennäköisesti kuvaa kaikkia esimerkiksi sairausvakuutussuunnitelmasi yksityiskohtia, koska ne voivat olla melko yksityiskohtaisia (ja tiedot voidaan antaa erikseen). Mutta luultavasti haluat antaa perusasiat: milloin työntekijä on oikeutettu ilmoittautumaan yrityksen terveyssuunnitelmaan ja kuinka monta vaihtoehtoa tarjoat: tyypit suunnitelmat, perheen kattavuus? Milloin on vuosittainen avoin ilmoittautumisjakso?

vastaavasti haluat lyhyesti kertoa muista tarjoamistasi eduista, kuten:

• loma – tai palkallinen vapaa-aika (PTO)
• kaikki tarjoamasi eläkevakuutukset ja vakuutuskelpoiset
• tarjoamasi vakuutusturva, mukaan lukien henkivakuutus ja lyhyt-ja/tai pitkäaikainen työkyvyttömyys
• Koulutusedut, mukaan lukien lukukausimaksukorvaus
• mahdolliset ”pehmeät” edut, olipa kyse joustavasta aikataulusta, paikan päällä järjestettävistä joogatunneista tai ilmaisista lounaista perjantaina

koska työntekijäsi usein viittaavat tähän osioon — kukapa ei haluaisi tietää työeduista? — käytä sitä eduksesi ja auttaa heitä täysin ymmärtämään, mitä he saavat osana työskentelyä yrityksellesi.

6. Salassapitosopimus / salassapitosopimus/eturistiriita

jokainen yritys ei sisällä tätä osiota, mutta yritykset, jotka työskentelevät erittäin kilpailluilla toimialoilla liikesalaisuuksineen ja huolineen siitä, että työntekijät hyppäävät kilpailijan matkaan, saattavat haluta, että työntekijät allekirjoittavat salassapitosopimuksen tai ainakin sisällyttävät eturistiriitapolitiikan työntekijän käsikirjaan.

7. Kurinpitokäytännöt

on tärkeää, että työntekijäsi ymmärtävät riskit, jotka aiheutuvat siitä, että et noudata työntekijän käsikirjassa esitettyjä käytäntöjä, lakeja ja menettelytapoja.

harkitsevat pykälää, jossa kerrotaan, että he joutuvat vastuuseen teoistaan ja käytöksestään. Haluat työntekijöiden näkevän, että he saavat oikeudenmukaisen kohtelun ja että kaikki työntekijät ovat saman kurinpitomenettelyn kohteena.

8. Vastuuvapauslauseke

on tärkeää, että työntekijäsi eivät kohtele käsikirjaasi kuin sinun ja heidän välistä sopimusta — mikä tarkoittaisi, että he voisivat haastaa sinut oikeuteen, jos käsikirjassa olevia käytäntöjä ja menettelyjä ei noudateta. Näin, muista sisällyttää vastuuvapauslauseke, jossa todetaan työntekijän käsikirja ei ole sopimus, suojella sinua tällaisia huolenaiheita.

vetämällä se yhteen

kun alat miettiä ja suunnitella työntekijän käsikirjaasi, saatat huomata, että et ole virallistanut monia toimintatapojasi tai että sinun on vielä mietittävä tarkemmin, mitä joidenkin politiikkojesi pitäisi olla.

älä huoli — tämä on täysin luonnollista. Monet pienet yritykset eivät ajattele käytäntöjään konkreettisesti ennen kuin ne joutuvat selittämään ne kirjallisesti.

tässä on neljä vaihetta, joilla voit aloittaa työntekijän käsikirjan luomisen.

1. Aloita Kulttuuristasi ja arvoistasi

hyvä paikka miettiä henkilöstöpolitiikkaasi — olipa kyse sitten osallistumissäännöistä, pukeutumissäännöistä tai suorituksen arviointiprosessista — on miettiä yrityksesi kulttuuria ja arvoja.

pienyrittäjänä mieti omia arvojasi ja sitä, mitä haluat korostaa. Mieti myös, miten voit luoda arvojärjestelmän ja kulttuurin, joka motivoi työntekijöitäsi tekemään parhaansa ja pysymään yrityksessäsi pitkäjänteisesti.

kulttuurin, jonka haluat luoda, tulisi ohjata toimintatapojasi ja toimintatapojasi — joten on järkevää ainakin laatia perustehtävä ennen kuin suunnittelet yrityksesi henkilöstöpolitiikkoja ja-menettelyjä.

2. Kehitä käytäntöjäsi

niin, että arvosi on selkeästi tunnistettu, ja mieti sitten, että luot käytäntöjä, joita työntekijäsi omaksuvat. Esimerkiksi yritykset, jotka haluavat houkutella nuorempia työntekijöitä, eivät useinkaan halua antaa vaikutelmaa liian tiukoista tai määräilevistä — sillä se voi karkottaa ne tuhatvuotiset työntekijät, jotka etsivät joustoa ja avoimuutta edistäviä työpaikkoja.

joka sanoi, että saatat — pakon edessä — joutua olemaan tiukka tiettyjen politiikkojen suhteen. Esimerkiksi, jos pyörität liiketoimintaa, kuten vähittäiskauppa, jossa näy töihin ajoissa on äärimmäisen tärkeää, sinun, tietenkin, täytyy määrittää läsnäolo sääntöjä ja ehkä pukeutumiskoodisi.

silloin voi olla mukautuvampi tai avokätisempi työpaikan muissa käytännöissä, kuten tarjoamalla työntekijöilleen enemmän loma-aikaa.

3. Tunne sovellettavat lait

vaikka työntekijän käsikirja ei ole sopimus työntekijöidesi kanssa, se asettaa heidän odotuksensa, joten sinun on noudatettava liittovaltion, osavaltion ja paikallisia lakeja laatiessasi tiettyjä työntekijän käsikirjan osia.

esimerkiksi monet osavaltiot ovat säätäneet ”lomalakeja”, jotka säätelevät, miten työnantajien on käsiteltävä tietyntyyppisiä lomia, oli kyse sitten sairauslomasta tai valamiehistön velvollisuudesta. Heillä voi olla jopa boilerplate-kieli, jolla yritykset voivat kuvata näitä lakeja työntekijöilleen. Oman osavaltion lakien kuvauksia pitäisi löytyä netistä.

osavaltiosi laeista pitäisi löytyä yksityiskohtaisia kuvauksia osavaltiosi hallituksen verkkosivuilta. Lunt-ryhmän työoikeuden käsikirja tarjoaa myös linkkejä monenlaisiin sekä liittovaltion että osavaltion oikeudellisiin resursseihin, mukaan lukien osavaltiokohtainen erittely työ-ja työlainsäädännöistä.

4. Katso muiden yritysten työntekijöiden käsikirjoja

vaikka sinun ei pitäisi kopioida muiden yritysten käytäntöjä ja työntekijöiden käsikirjoja sanasta sanaan, kannattaa sinun aika käydä läpi joitakin niistä inspiraatiota tai ideoita.

voit jo tutustua muiden yritysten käsikirjoihin ystävien tai sukulaisten kautta. Hyödynnä tilaisuuksia tarkistaa ainakin muutamia muita käsikirjoja, kun olet suunnittelemassa käytäntöjäsi ja menettelyjäsi. Löydät myös esimerkkityöntekijöiden käsikirjoja Google-haun kautta.