JOB ANALYSIS

a job analysis is a step-by-step specification of an employment position ’ s requirements, functions, and procedures. Aivan kuten siemen ei voi kukoistaa kukaksi, ellei maata ole kunnolla valmisteltu, monet henkilöstöhallinnon (HRM) käytännöt eivät voi kukoistaa kilpailueduksi, elleivät ne perustu riittävään työanalyysiin.

onnistuneet HRM-käytännöt voivat johtaa tuloksiin, jotka luovat kilpailuetua. Oikein suoritetut työanalyysit parantavat näiden HRM-käytäntöjen onnistumista luomalla perustan. Työanalyysitietoja voidaan soveltaa erilaisiin HRM-käytäntöihin. Tarkastelemme nyt lyhyesti joitakin niistä.

oikeudenmukaisten ja tehokkaiden PALKKAUSKÄYTÄNTÖJEN luominen

työnantajan rekrytointi-ja valintakäytännöt pyrkivät tunnistamaan ja palkkaamaan sopivimmat hakijat. Työanalyysitieto auttaa työnantajia saavuttamaan tämän tavoitteen tunnistamalla valintakriteerit, kuten tiedot, taidot ja kyvyt (KSAs), joita tarvitaan työn onnistuneeseen suorittamiseen. Yrityksen johtajat ja henkilöstöhallinnon (HR) ammattilaiset voivat sitten käyttää näitä tietoja sopivien valintalaitteiden valintaan tai kehittämiseen (esim.haastattelukysymykset, testit). Tämä lähestymistapa valintaan on lakisääteinen.

syrjintäsyytteen saaneen työnantajan on osoitettava tuomioistuimille, että sen valintaperusteet ovat työhön liittyviä. Tämän tyyppisten väitteiden tueksi yrityksen on osoitettava, että haastettu valintakäytäntö on kehitetty työanalyysitietojen perusteella. Kuten eräs tuomari totesi syrjintäkuulustelussa, työnantaja ”pyrkii pimeään ja voi vain toivoa saavuttavansa työhön liittyvän sidonnaisuuden sokealla tuurilla ilman työpaikkatutkimusta, johon valintakäytännöt perustuvat.”

1990-luvulla yritysten tarve perustaa valintakriteerit työanalyysitietoihin tuli entistä tärkeämmäksi Americans with Disabilities Actin myötä. Lain mukaan vammaisia hakijoita koskevien työllistämispäätösten on perustuttava heidän kykyynsä hoitaa työn olennaisia tehtäviä. Jos esimerkiksi raporttien lukeminen olisi olennainen työtehtävä, niin hakijoilta, joiden vammaisuus esti heitä lukemasta, voitaisiin laillisesti evätä työpaikka (olettaen, ettei ollut mitään keinoa majoittaa heitä). Jos raporttien lukeminen ei kuitenkaan olisi olennainen tehtävä, lukutaidottomuus ei voisi lain mukaan toimia kieltämisen perusteena. Työanalyysin aikana määritetään, mitkä työtehtävät ovat olennaisia.

koulutus-ja arviointiohjelmien kehittäminen

yritykset voivat myös käyttää työanalyysitietoja koulutustarpeiden arviointiin sekä koulutusohjelmien kehittämiseen ja arviointiin. Työanalyyseissä voidaan tunnistaa työtehtävät, jotka työntekijän on tehtävä. Sitten esimiehet voivat suorituksen arviointiprosessin kautta tunnistaa, mitkä tehtävät suoritetaan oikein tai väärin. Esimies voi seuraavaksi selvittää, voiko väärin tehtyä työtä korjata koulutuksen avulla.

HR-ammattilaiset käyttävät myös työanalyysitietoja soveltuvien koulutusohjelmien kehittämiseen. Tehtäväanalyysi määrittää, miten kukin tehtävä suoritetaan, vaihe vaiheelta, jolloin HR-ammattilaiset voivat kehittää koulutusmateriaaleja, joiden avulla harjoittelijat voivat opettaa, miten kukin tehtävä suoritetaan. Arvioidakseen koulutusohjelman tehokkuutta organisaation on ensin määriteltävä koulutustavoitteet tai suoritustaso, jota harjoittelijoilta odotetaan ohjelman päätyttyä. Harjoitusohjelman onnistumista arvioidaan sen perusteella, missä määrin kyseiset suoritustasot on saavutettu. Odotetut suoritustasot määritellään usein työanalyysin aikana.

työanalyysista saatuja tietoja voidaan käyttää suorituksen arviointilomakkeiden laatimiseen. Esimerkki työn analysointiin perustuvasta lomakkeesta olisi sellainen, jossa luetellaan työn tehtävät tai käyttäytyminen ja määritellään kunkin odotettu suoritustaso. Työanalyysin merkitys on tässä ratkaiseva. Ilman työanalyysitietoa organisaatiot käyttävät yleensä yhtä, yleistettyä muotoa, jossa kaikkia työntekijöitä arvioidaan yhteisten ominaisuuksien tai ominaisuuksien perusteella, joita oletetaan tarvittavan kaikissa työpaikoissa (esim.yhteistyö, luotettavuus, johtajuus).

työanalyysiin perustuvat arviointilomakkeet ovat parempia kuin yleistetyt lomakkeet, koska ne viestivät paremmin tulosodotuksista ja koska ne tarjoavat paremman pohjan palautteen antamiselle ja henkilöstöhallinnon päätösten tekemiselle.

useimmat yritykset perustavat palkkansa osittain kunkin työpaikan suhteelliseen arvoon tai merkitykseen organisaatiolle. Työn arvo määritetään tyypillisesti arvioimalla tai luokittelemalla työpaikkoja tärkeiden tekijöiden, kuten taitotason, ponnistelun, vastuullisuuden ja työolojen perusteella. Työanalyysin antamat tiedot toimivat työn arvon arviointien pohjana.

työn analysoinnilla on myös tärkeä rooli tuottavuuden parantamisohjelmien kehittämisessä. Erilaiset palkitsemisohjelmat palkitsevat työntekijöitä, jotka suorittavat työnsä jollakin halutulla tasolla tai sen yläpuolella. Työn analysointia käytetään kyseisen suoritustason tunnistamiseen.

korjaavat käyttötarkoitukset

esimiehet joutuvat joskus kurittamaan työntekijöitä, koska he eivät ole hoitaneet tehtäväänsä asianmukaisesti. Työntekijöitä saatetaan rangaista esimerkiksi siitä, että he kieltäytyvät suorittamasta tehtäviä, joiden he eivät usko kuuluvan heidän työhönsä. Jos työpaikan vastuut ja auktoriteettirajat on määritelty työanalyysissä, näitä tietoja voidaan käyttää tällaisten ongelmien ratkaisemiseen.

työanalyysitiedoista voi olla hyötyä myös turvallisuuden ja terveyden kannalta. Työanalyysia tehdessään työnantaja saattaa paljastaa työpaikan mahdolliset vaarat tai vaarat. Työanalyysissä voidaan myös tunnistaa vaarallisia käytäntöjä, kuten tehtäviä, jotka suoritetaan tavalla, joka voi aiheuttaa vammoja.

kerättävän tiedon tyypin määrittäminen

työanalyysin aikana voidaan kerätä runsaasti tietoa. Työn analysointitiedot voidaan jakaa kolmeen luokkaan: työn sisältö, työn konteksti ja työntekijän vaatimukset. Työn sisältö viittaa työntekijöiden työtoimintaan tai siihen, mitä työntekijät todellisuudessa tekevät työssä. Työympäristöllä tarkoitetaan työn suoritusehtoja ja vaatimuksia, joita tällaiset työt asettavat työntekijälle. Työntekijävaatimuksilla tarkoitetaan työntekijän pätevyyttä, jota työn menestyksellinen suorittaminen edellyttää. Seuraavassa kuvataan kuhunkin luokkaan kuuluvat erityistiedot.

pitoisuus.

kerätessään tietoa tehtävistä työanalyytikko pyrkii selvittämään, mitä työntekijä tekee, toiminnan tarkoituksen sekä prosessissa käytetyt työkalut, laitteet tai koneet. Analyytikko voi myös kerätä lisätietoja tehtävistä, kuten niiden suhteellisesta merkityksestä, odotetuista suoritustasoista ja siitä, millaista koulutusta uusi työntekijä tarvitsee suorittaakseen tehtävät tyydyttävästi. Työn sisältöä voidaan kuvata useilla tavoilla riippuen siitä, kuinka tarkka ihminen haluaa (tai tarvitsee) olla. Työn sisällön eri tyypit on kuvattu näytteessä 1.

konteksti.

Työkontekstilla tarkoitetaan työn tekemisen ehtoja ja vaatimuksia, joita työ asettaa työntekijöille. Erityisiä työn kontekstitietoja, jotka tyypillisesti tunnistetaan työanalyysin aikana, ovat raportointisuhteet, saatu valvonta, harkinta, auktoriteetti, henkilökohtaiset kontaktit, työolot sekä työntekijään kohdistuvat fyysiset ja henkiset vaatimukset.

vaatimukset.

työntekijän vaatimuksilla tarkoitetaan tietoja, taitoja, kykyjä, henkilökohtaisia ominaisuuksia ja pätevyyttä, joita tarvitaan tehokkaaseen työsuoritukseen. Nämä termit määritellään seuraavasti:

• tieto—tieto, jota tarvitaan työn suorittamiseen.
• taito—kyky suorittaa opittu motorinen tehtävä, kuten trukkien käyttötaidot ja tekstinkäsittelytaidot.
• kyky—kyky, jota tarvitaan ei-motorisen tehtävän suorittamiseen, kuten kommunikaatiokykyyn, matemaattisiin kykyihin sekä päättelykykyyn tai ongelmanratkaisukykyyn.
• henkilökohtaiset ominaisuudet—yksilön ominaisuudet (esim.tahdikkuus, itsevarmuus, huoli toisista, objektiivisuus, työmoraali) tai heidän halukkuutensa/kykynsä sopeutua ympäristön olosuhteisiin (esim. kyky kestää ikävystymistä, halukkuus tehdä ylitöitä, Halukkuus kohdella toisia sydämellisesti).
• valtakirjat-todistus tai dokumentaatio siitä, että henkilöllä on tiettyjä pätevyyksiä, kuten tutkintotodistukset, todistukset ja lisenssit.

pelkkä tiedon määrä, joka voidaan paljastaa työanalyysin aikana, voi olla ylitsepääsemätön, mutta yleensä on tarpeetonta kerätä kaikkea mahdollista tietoa. Tehtäväanalyysin tarkoitus tai käyttötarkoitus määrää kerättävän tiedon. Siksi analyytikon on päätettävä, miten työanalyysia käytetään, ennen kuin päätetään, mitä tietoa haetaan.

esimerkiksi, jos työanalyysia käytettäisiin teknisen koulutusohjelman kehittämiseen uusille työntekijöille, analyytikon olisi keskityttävä tietoihin alatehtävistä (vaiheittainen kuvaus siitä, miten työ suoritetaan) ja niistä erityisistä tiedoista, taidoista ja kyvyistä (KSAs), joita työssä pärjäämiseen tarvitaan. Jos tarkoituksena olisi laatia kirjallinen työllistymiskoe, jolla arvioidaan hakijoiden tietämystä työstä, analyytikon tulisi kohdistaa tiedot työn erityistehtävistä ja kunkin tehtävän suorittamiseen vaadittavasta tiedosta (eli faktoista, teorioista, periaatteista jne., on osattava suorittaa tehtäviä tyydyttävästi).

tiedon keräämisen määrittely

HR-ammattilaiset keräävät usein työanalyysitietoja. Koska näillä henkilöillä ei kuitenkaan ole riittävää asiantuntemusta analysoitavista työpaikoista, heidän on värvättävä varsinaiset vakiintuneet työntekijät ja heidän esimiehensä keräämään ja tulkitsemaan asiaankuuluvia tietoja. Työanalyysitietoa voidaan kerätä haastattelemalla näitä henkilöitä, tarkkailemalla heitä työssä ja / tai antamalla heidän täyttää työanalyysikyselyt. Kunkin lähestymistavan tarkoituksenmukaisuus riippuu osittain siitä, millaista tietoa haetaan.

haastattelut.

Työanalyysihaastattelut ovat strukturoituja keskusteluja työanalyytikon ja yhden tai useamman oppiaineen asiantuntijan välillä. Haastatteluja tehdään tyypillisesti sekä vakiintuneille työpaikoille että heidän esimiehilleen. Vakiintuneiden toimijoiden haastatteluissa keskitytään yleensä työn sisältöön ja työn kontekstiin. Toisin sanoen vakiintuneita työntekijöitä pyydetään kuvailemaan, mitä he tekevät, miten he tekevät sen ja millaisissa olosuhteissa he suorittavat työnsä.

valvojan tyypillisenä tehtävänä on tarkistaa ja tarkistaa vakiintuneiden toimijoiden vastausten paikkansapitävyys sekä antaa lisätietoja tehtävien tärkeydestä, odotetuista suoritustasoista, uusien työntekijöiden koulutustarpeista ja työntekijöiden vaatimuksista.

useimmin käytettynä työanalyysimenetelmänä haastattelut tarjoavat potentiaalisen runsaasti tietoa. Kahdenkeskiset haastattelut voivat kuitenkin olla varsin aikaa vieviä. Haastattelu kestää yleensä yhdestä kahdeksaan tuntia riippuen siitä, kuinka paljon ja syvällistä tietoa haetaan. Siten haastatteleminen voi viedä paljon aikaa, varsinkin kun analyytikon täytyy haastatella useita ihmisiä. Kun ajanpuutteet aiheuttavat ongelmia, paras vaihtoehto on tehdä ryhmähaastattelu, jossa haastatellaan samanaikaisesti useita aineasiantuntijoita.

havaintoja.

joskus työanalyytikko täydentää haastatteluja työanalyysihavainnoilla. Kuten nimestä voi päätellä, tarkkailu tarkoittaa sitä, että seuraa viranhaltijan suoritusta. Havainnointi on hyödyllisintä silloin, kun työt ovat monimutkaisia ja niitä on vaikea kuvailla tarkasti. Analysoidessaan tällaisia töitä analyytikko tarkkailee tai videoi työtä ja haastattelee sitten työntekijää selvitystä tai selitystä varten. Havainnon avulla analyytikko saa paremman käsityksen siitä, miten työ tehdään ja mitä KSAs tarvitsee sen suorittamiseen.

vaikka havainnointia käytetään yleensä haastattelun lisänä, HR-ammattilaiset perustavat joskus työanalyysin pelkästään havainnointiin. Se, tuottaako havainnointi analyysia varten riittävästi tietoa, riippuu kerättävien tietojen tyypistä.

esimerkiksi se on erinomainen menetelmä rutiininomaisissa / toistuvissa työtehtävissä, kuten liukuhihnatyössä, suoritettujen alatehtävien tunnistamiseen. Kun tätä lähestymistapaa käytetään, analyytikoiden pitäisi kuitenkin olla valppaita sen mahdollisuuden suhteen, että jotkut työntekijät saattavat käyttäytyä epäurheilijamaisesti, kun niitä havaitaan. He voivat esimerkiksi lisätä nopeuttaan tehdäkseen vaikutuksen tarkkailijaan tai hidastaa vauhtiaan osoittaakseen, miten vaikeita heidän työnsä ovat.

kyselylomakkeet.

Job analysis questions pyytää aiheasiantuntijoita-työntekijöitä ja / tai esimiehiä—kirjaamaan työpaikkatietoja kirjallisesti. Työanalyysikyselyt sisältävät joko avoimia tai suljettuja kysymyksiä. Avoimissa kysymyksissä vastaajilta pyydetään omia vastauksia kysymyksiin. Suljetuissa kysymyksissä vastaajia pyydetään valitsemaan vastaus kyselylomakkeessa annetusta listasta. Suljettuja kysymyksiä käytetään yleisemmin, koska ne tarjoavat tasaisempia vastauksia ja ovat helpommin pisteytettävissä.

työanalyysikyselyä, joka sisältää vain suljettuja kysymyksiä, kutsutaan työanalyysikyselyksi. Tehtäväluettelon sisältävää inventaariota kutsutaan tehtäväluetteloksi; yhtä, joka sisältää luettelon työntekijöiden kyvykkyysvaatimuksista, kutsutaan kyvykkyysinventaarioksi. Job analysis inventaariot pyytää vastaajia arvostella kunkin kohteen kannalta sen merkitystä työtä. Tehtäväluettelot pyytävät myös tietoja kunkin tehtävän suorittamistiheydestä tai-ajasta.

yritykset käyttävät työanalyysiluetteloita silloin, kun tietoa tarvitaan useilta henkilöiltä (esim.kun monilla on sama työnimike). Haastatteluihin verrattuna tietoa voidaan kerätä paljon nopeammin tämän lähestymistavan avulla. Yritykset käyttävät myös varastoja työpaikkojen ryhmittelykeinona. Ryhmittelyllä tarkoitetaan työpaikkojen luokittelua suoritettujen tehtävien tai tarvittavien taitojen samankaltaisuuden perusteella; ryhmä koostuisi työpaikoista, joissa kaikki työntekijät suorittivat samanlaisia tehtäviä tai tarvitsivat samanlaisia taitoja.

kun ryhmät on perustettu, organisaatio voi määritellä valintakriteerit, koulutustarpeet ja arviointikriteerit, joita sovelletaan kaikkiin ryhmän työtehtäviin. Työanalyysejä käytetään myös työntekijöiden koulutustarpeiden määrittämiseen. Työntekijöille esitetään luettelo tehtävistä tai kyvyistä, ja heitä pyydetään ilmoittamaan ne tehtävät, joihin he tarvitsevat koulutusta. Tyypillisesti käytetään viisipisteistä arvosteluasteikkoa, joka vaihtelee ”suuresta tarpeesta ””ei tarvitse””.

miten TYÖANALYYSI tieto tallennetaan

kun HR-ammattilaiset ovat keränneet työanalyysitietoja, ne on tallennettava jollakin systemaattisella tavalla toimenkuvan (eli yhteenvedon työanalyysin tuloksista) tuottamiseksi. Työnkuvien muoto voi olla yleistarkoitus tai erityistarkoitus.

yleiskäyttöinen toimenkuva.

yleiskäyttöinen toimenkuva on sellainen, joka sisältää erilaisia tietoja, joita voidaan käyttää useisiin tarkoituksiin, kuten työtehtävien vastuiden välittämiseen työntekijöille ja työn vähimmäisvaatimusten määrittämiseen. Esimies vetäisi esimerkiksi työnkuvan, jossa tarkastettaisiin olennaiset toiminnot ja työntekijöiden vaatimukset ennen haastattelukysymysten kehittämistä työnhakijalle.

toimenkuvaan sisältyvät tiedot vaihtelevat yrityksen mieltymysten ja instrumentin käyttötarkoituksen mukaan. Tyypillinen yleiskäyttöinen toimenkuva sisältää seuraavat osat: job identification, job Yhteenveto, olennaiset toiminnot, ja työntekijän vaatimukset.

useimpien yritysten käyttämät Yleiskäyttöiset toimenkuvat tarjoavat vain lyhyen yhteenvedon työanalyysitiedoista, minkä vuoksi ne eivät ole riittävän yksityiskohtaisia joidenkin HRM-sovellusten osalta. Monet eivät esimerkiksi mainitse alatehtäviä, suoritusnormeja ja työyhteyttä. Subtask-tiedot voivat toimia pohjana koulutusohjelmien kehittämiselle; suoritusnormeja voidaan käyttää perustana tietyntyyppisten suorituksen arviointilomakkeiden kehittämiselle, ja työn kontekstitietoja voidaan käyttää perustana laadittaessa työn arviointiluokituksia, joita tarvitaan palkkojen määrittämiseen.

perusteellisempaa tietoa antavaa toimenkuvausmenetelmää kutsutaan monipuoliseksi työn Analysointijärjestelmäksi (Verjas), joka sisältää luettelon tehtävistä, tehtävistä, tehtäväluokituksista tärkeyden ja tarvittavan koulutuksen perusteella, työn kontekstikuvauksista sekä luettelon tehtävään tarvittavista osaajista.

SPECIAL PURPOSE JOB DESCRIPTIONS.

useat HRM-Asiantuntijat ovat kehittäneet 30 viime vuoden aikana useita erikoiskuvauksia. Keskeinen ero yleis-ja erikoistehtäväkuvausten välillä on niiden sisältämän yksityiskohtaisuuden määrässä. Erikoisformaatit kattavat vähemmän aiheita, mutta käsiteltäviä aiheita analysoidaan syvällisemmin. Seuraavassa on kuvattu joitakin yleisemmin käytettyjä erikoistarkoituksia koskevia lähestymistapoja.

Functional job analysis (FJA) keskittyy ensisijaisesti työn Sisältötietojen tallentamiseen. Jokainen tehtävä analysoidaan erikseen laskentataulukossa, joka sisältää tehtävälausunnon (jossa määritellään, mitä työntekijä tekee, miten se tehdään, ja tulokset tai lopullinen tuote työntekijän toimista), suoritusstandardit ja koulutustarpeet liittyvät tehtävään, ja seitsemän luokitusasteikkoa. Kolme asteikoista tunnetaan työntekijän funktioasteikoina, jotka osoittavat työntekijän osallistumisen tason tietojen, ihmisten ja asioiden kanssa. Neljä muuta asteikkoa osoittavat, kuinka paljon kykyä tarvitaan päättelyssä, matematiikassa, kielessä ja ohjeiden noudattamisessa.

toinen erityinen työanalyysimenetelmä on nimeltään critical incident technique (Cit). Se sai alkunsa armeijassa toisen maailmansodan aikana ja sitä käytettiin tunnistamaan kriittisiä tekijöitä ihmisen suorituskykyyn erilaisissa sotilastilanteissa. Kriittisiä tekijöitä ovat ne, joiden on osoitettu vaikuttavan työn onnistumiseen ja epäonnistumiseen.

kriittisen tapahtuman tekniikka edellyttää, että työanalyytikko kerää kriittiset vaaratilanteet työhön perehtyneiltä ihmisiltä. Tapaukset kerätään yleensä tarinoiden tai anekdoottien muodossa, jotka kuvaavat onnistunutta ja epäonnistunutta työkäyttäytymistä. Tarinat tiivistyvät sitten yhteen lausumaan, joka vangitsee tarinan ytimen. ARVOKULJETUKSESSA on useita hyödyllisiä HRM-sovelluksia. Se on hyvä työkalu esimerkiksi valintakriteerien ja koulutustarpeiden tunnistamiseen sekä suorituksen arviointilomakkeiden kehittämiseen.

työanalyysi on keskeinen osa HRM-prosessia. Vaikka kattavien työanalyysien tekeminen voi olla aikaa vievää, Viime kädessä työnantajat hyötyvät niistä monista käyttötarkoituksista, joita perusteellinen työanalyysi voi tarjota. Palkkaamisesta ja koulutuksesta palkkaperusteluihin korjaaviin käyttötarkoituksiin työn analysointi helpottaa HR-johtajan työtä, suojaa organisaatiota syrjintäväitteiltä ja voi antaa koko organisaatiolle kilpailuedun.

lisätietoja:

Brannick, Michael T. ja Edward. L. Levine. Työanalyysi: Menetelmät, tutkimus ja sovellukset henkilöstöhallinnossa uudella vuosituhannella. Thousand Oaks, CA: Sage Publications, 2002.

Cooper, Kenneth C. Effective Competency Modeling and Reporting: a Step-by-Step Guide for Improving Individual and Organizational Performance. New York, NY: AMACOM, 2000.

Fine, Sidney A. ja Steven F. Cronshaw. Functional Job Analysis: a Foundation for Human Resources Management. Mahwah, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, 1999.

Gatewood, Robert D. ja Hubert S. Field. Henkilöstövalinta. Fort Worth, TX: Harcourt College Publishers, 2001.

Kleiman, Lawrence S. Human Resource Management: a Managerial Tool for Competitive Advantage. Cincinnati, OH: Atomic Dog Publishing, 2004.

Schippmann, Jeffrey S. Strategic Job Modeling: Working at the Core of Integrated Human Resources. Mahwah, NJ: Lawrence Erlbaum Associates, 1999.