teet kirjanpitovirheitä aika ajoin, joten näiden ongelmien havaitsemisen osaaminen on tärkeä taito kehittää riippumatta siitä, mitä kirjanpito-ohjelmistosovellusta käytät pienyrityksessä. Voit havaita monia virheitä tarkastelemalla yrityksesi kokeilusaldoa.
kaikki kirjanpitovirheet eivät kuitenkaan vaikuta koesaldoon. Tästä syystä on tärkeää oppia tämäntyyppisiä kirjanpidon virheitä, jotta voit löytää ja korjata ne. Huomaa, että tämäntyyppiset virheet ovat vaikeimpia tunnistaa ja ratkaista.
laiminlyönti
laiminlyönti tapahtuu, kun liiketoimi jätetään kokonaan pois yrityksen kirjanpidosta. Voit unohtaa kirjoittaa kulukorvauksen tai kirjoittaa tuotteen tai palvelun myynnin. Näitä tapahtumia on vaikea havaita. Siksi, sinun täytyy varmistaa, että sinulla on vankka rutiini syöttämällä nämä tapahtumat ajoissa.
yleisin syy siihen, että näitä tapahtumia ei kirjata, on dokumentaation (kuten myyjän laskun) katoaminen. Olet vähemmän todennäköisesti menettää tai hukata nämä tositteet, jos syötät ne ajoissa kirjanpito-ohjelmisto järjestelmään mahdollisimman pian.
peruutus
peruutusvirhe tapahtuu, kun transaktio, joka olisi pitänyt julkaista veloituksena, kirjataan hyvitykseksi. Voit esimerkiksi kirjoittaa laskun maksuksi tai hyvitykseksi. Et huomaa tätä virhettä koetasapainossasi, koska koetasapaino on edelleen tasapainossa.
periaate
periaatteellinen virhe tapahtuu, kun sinä tai kirjanpitäjäsi sovellatte väärin kirjanpitoperiaatetta. Voit käyttää varoja, jotka tulisi kirjata varoiksi. Varat ja kulut kirjataan kirjanpitoon veloituksina, joten kyseessä on tekninen virhe.
komissio
Jos komissiossa tapahtuu virhe, syötät tapahtuman oikeaan luokkaan, mutta väärään tytäryhtiökirjaan. Teet esimerkiksi tämän virheen, jos haet maksun väärälle laskulle. Koesaldosi näyttää oikean summan, jonka asiakas on velkaa, mutta yksittäisen asiakkaasi tytäryhtiön tilikirjat ovat virheellisiä.
tytäryhtiön kirjaus
tytäryhtiön kirjausvirhe tapahtuu, kun virhe tehdään transaktiota syötettäessä. Jos esimerkiksi lainaat asiakkaalle 5000 dollaria, mutta annat vain 500 dollaria lainana ja 500 dollaria nostona käteistililtäsi, huomaat, että tämä virhe viedään kokeilusaldoosi. Koetasapaino on oikea.
yleisin menetelmä näiden virheiden havaitsemiseksi on kirjanpidollisten täsmäytysten tekeminen. Jatkamalla edellisen esimerkin, voit havaita tämän virheen, kun suoritit pankki täsmäytyksiä. Huomaisit, että sinulla olisi vajaat 4500 dollaria käteistä pankkitililläsi, ja sitten voisi korjata virheen.
ennaltaehkäisy
on kehitettävä hyviä sisäisiä kontrolleja ja prosesseja virheiden havaitsemiseksi. Esimerkiksi, haluat varmistaa, että kaikki lomakkeet ovat yhdenmukaisia, jotta työntekijät saavat rutiinia, kun syötät tietoja kirjanpito-ohjelmisto. Haluat myös varmistaa, että sinulla on riittävästi henkilökuntaa, jotta voit hoitaa työmäärän. Alimiehitys johtaa työntekijän väsymykseen, joka johtaa työntekijän väsymykseen, kiireiseen työhön ja kirjanpitovirheiden lisääntymiseen.
havaitseminen
vaikka haluat kehittää menetelmiä virheiden ehkäisemiseksi aina kun mahdollista, edellä lueteltuja virheitä tapahtuu aika ajoin. Et voi estää kaikkia virheitä tapahtumasta. Sinun pitäisi tehdä erilaisia täsmäytyksiä kuukauden ja vuoden lopussa havaita monia virheitä, jotta ne voidaan korjata.
esimerkiksi pankkien täsmäytykset on tehtävä kuukausittain. Käyttöomaisuus voidaan sovittaa yhteen vain vuosittain, jotta voit varmistaa, että olet kirjannut oikean määrän poistoja kustannuksella.
tulet huomaamaan, että jos etsit keinoja virheiden estämiseksi ja sinulla on rutiini kirjanpitotietojesi tarkistamisesta ja yhteensovittamisesta, yrityksesi toimii sujuvasti ja vähennät kirjanpitovirheiden määrää.