Liiketoimintakertomusten tyypit yritysviestinnässä

liiketoimintakertomukset luokitellaan monella perusteella. Tällaisia liiketoimintakertomuksia selitetään lyhyesti.

Raportointityypit yritysviestinnässä

kuva: Raportointityypit yritysviestinnässä

raportit tärkeyden tai esiintymistiheyden perusteella

raportit luokitellaan kahteen tyyppiin. Ne ovat tavallisia tai rutiiniraportteja ja erikoisraportteja.

1. Tavallinen tai Rutiiniraportti

tavalliset raportit laaditaan ja esitetään toimitusjohtajalle tietyin väliajoin tai seuraavalle valtuutetulle henkilölle liiketoimintarutiinissa. Raportit on toimitettava joko päivittäin, viikoittain, kahdesti viikossa, kuukausittain, neljännesvuosittain, joka toinen vuosi tai vuosittain. Tämänkaltainen raportti sisältää pelkkiä faktatietoja yksityiskohtaisesti ilman toimittajan mielipidettä tai suositusta.

esimerkkejä rutiinikertomuksista ovat hallituksen toimintakertomus yhtiökokoukselle, tilintarkastuskertomus yhtiökokoukselle, Myyntikertomus, Tuotantokertomus ja vastaavat.

2. Erityiskertomus

tämäntyyppinen raportti laaditaan ja esitetään ylimmälle johdolle erityisestä pyynnöstä. Se sisältää yleensä toimittajan mielipiteitä tai suosituksia faktojen ja argumenttien avulla. Esimerkkejä erityiskertomusta varten ovat konttorin avaaminen, uuden tuotteen käyttöönotto, laadun parantaminen tai tuotteen muodon tai koon muuttaminen yms.

oikeudellisten muodollisuuksien perusteella tehdyt raportit

raportit on luokiteltu kahteen tyyppiin. Ne ovat virallinen raportti ja epävirallinen raportti.

1. Virallinen raportti

virallinen raportti laaditaan määrätyssä muodossa ja esitetään toimivaltaiselle viranomaiselle vakiintuneessa menettelyssä. Virkamiesten tai komiteoiden antamat kertomukset (esim. yritykset, osuuskunnat, paikalliset elimet jne.)) ovat yleensä virallinen raportti.

2. Epävirallinen raportti

epävirallinen raportti laaditaan ilmoittajan mukavuusmuodossa ja esitetään suoraan vaaditun henkilön edessä, jos ja kun sitä vaaditaan. Epävirallinen raportti esitetään kirjeenä tai muistiona. Yleensä se tapahtuu henkilön välisen viestinnän muodossa.

viralliset raportit on luokiteltu kahteen tyyppiin. Ne ovat lakisääteinen raportti ja ei-lakisääteinen raportti.

raportit tehtävän perusteella

raportit luokitellaan tehtävän perusteella kahteen tyyppiin. Ne ovat informatiivisia ja tulkinnallisia.

1. Informatiivinen raportti

informatiivinen raportti laaditaan ja esitetään mahdollisimman saatavilla olevan tiedon avulla asiasta tai tilanteesta.

2. Tulkitseva raportti

tulkitseva raportti ei sisällä ainoastaan toimittajien ja muiden faktoja, näkemyksiä ja mielipiteitä, vaan se sisältää myös ongelman tai tapahtuman syyt ja tarvittavat korjaavat toimet suosituksineen.

kokousten perusteella

aina kun jossakin liikejärjestössä järjestetään kokous, sihteeri tai muu henkilö laatii raportin kokouksen kulusta. Tällaiset raportit luokitellaan kahteen tyyppiin. Ne ovat suullinen raportti ja tiivistetty raportti.

1. Sanaraportit

sanaraportti on täydellinen sana sanalta tallenne kaikista kokouksessa käydyistä keskusteluista. Esimerkiksi tilintarkastajan nimittäminen. Kokouksessa hyväksytään päätöslauselma. Samoin johtajat nimitetään ja avainhenkilöiden palkkiot ja luontoisedut vahvistetaan päätöksellä. Tässä tapauksessa laaditaan mietintö, johon sisällytetään annettujen päätöslauselmien sanatarkistukset, joissa mainitaan ehdotuksen esittäjien ja sen lähettäjien nimet, äänestystapa ja tulokset.

suullista selostusta ei kuitenkaan pidä sekoittaa kokouksen pöytäkirjaan, joka on virallinen pöytäkirja asian käsittelystä ja kokouksessa tehdyistä päätöksistä.

2. Tiivistetty raportti

tiivistetty raportti laaditaan kokouksessa käsiteltyjen olennaisten yksityiskohtien pohjalta. Tällainen raportti laaditaan lähetettäväksi lehdistölle tai yhtiön osakkeenomistajille tai laitoksen jäsenille.

käsiteltävän aiheen luonteen perusteella

raporttiin on sisällytetty seuraavat raportit, jotka on luokiteltu käsiteltävän aiheen luonteen perusteella.

1. Ongelmanratkaisuraportti

ongelma voi syntyä missä tahansa osastossa tai koko organisaatiossa. Siksi ylin johto voi pyytää selvitystä ongelman ratkaisemiseksi. Kun, toimittaja kerää erilaisia tietoja löytää syitä tällaiseen ongelmaan. Lisäksi raportti päättyy keinoihin ratkaista ongelma. Tällaista raporttityyppiä kutsutaan Ongelmanratkaisuraportiksi.

2. Faktantarkistusraportti

kone saattaa hajota tehtaan tiloissa. Joskus näiden kahden työntekijäryhmän välillä voi olla kilpailua. Nyt johto haluaa tietää todellisen syyn koneen hajoamiselle ja työntekijöiden ryhmätaistelulle. Tässä tapauksessa toimittaja analysoi tapausta yksityiskohtaisen tutkinnan kautta ja selvittää totuuden. Lopuksi toimittaja esittelee faktat raporttilomakkeessa ylimmän johdon edessä.

3. Tulosraportti

liikelaitos haluaa tietää kunkin osaston suoriutumisen määräajoin tai toimialan tai vastanimitetyn työntekijän tai olemassa olevien työntekijöiden suoriutumisen ylennyksiä, siirtoja yms.varten. Johto ei voi tehdä päätöstä tuntematta suoritusta. Siksi toimittajaa pyydetään laatimaan tulosraportti kaikista edellä mainituista syistä.

4. Tekninen raportti

tekniikassa on tapahtunut paljon muutoksia. Aina kun yritys aikoo ottaa käyttöön mekaanisen prosessin manuaalisen prosessin sijaan, tarvittavan teknologian taso arvioidaan. Joskus suunnittelu voidaan muuttaa olemassa olevan tuotteen, jos niin, uusin tekniikka olisi otettava käyttöön. Tässä tapauksessa yksityiskohtainen selvitys on välttämätöntä ylimmälle johdolle päätöksentekoa varten. Tällaista raporttia kutsutaan tekniseksi raportiksi.

valiokuntien tai Alivaliokuntien mietinnöt

ylimmän johdon muodostamat valiokunnat tai Alivaliokunnat valmistelevat mietinnön mistä tahansa asiasta. Seuraavat asiat sisältyvät valiokunnan tai alakomitean mietintöihin.

pysyvän komitean raportti
Adhocin komitean raportti
Minority Report
enemmistöraportti

1. Pysyvän komitean raportti

pysyvät komiteat ovat luonteeltaan pysyviä, ja niiden tehtävänä on käsitellä joitakin yritysorganisaation jatkuvia näkökohtia.

esimerkiksi: talous, työntekijöiden suoriutuminen, osastojen suoriutuminen jne. Pysyvä komitea seuraa näitä asioita jatkuvasti, ja se toimittaa kertomuksen säännöllisin väliajoin.

2. Erityis-tai adhoc-komitean raportti

Erityiskomiteat tai adhoc-komiteat nimetään käsittelemään erityistutkintaa, ja ne hajotetaan heti raportin esittämisen jälkeen. Siksi erikoiskomitean elämä on väliaikaista.

esimerkiksi: tehtaan tiloissa sattunut tulipalo tai tapaturma. Tulipalon tai onnettomuuden syyt selvitetään muodostamalla erityiskomitea.

3. Minority Report

komiteat tai alakomiteat nimetään antamaan raportti erityisaiheen tutkimuksen perusteella. Yleensä komiteaan tai alakomiteaan valitaan kolme jäsentä. Yksi jäsen on kyseisen komitean tai alakomitean puheenjohtaja.

jos Jäsenillä on eriäviä mielipiteitä käsiteltävästä asiasta, eriävä jäsen voi liittää eriävän mielipiteen tai antaa siitä erikseen raportin. Tällaista raporttia kutsutaan Minority Reportiksi. Siitä huolimatta eri mieltä olevien jäsenten on allekirjoitettava enemmistön mietintö eriävän mielipiteen kera.

4. Enemmistöraportti

yleensä kaikilla komitean tai alakomitean jäsenillä puheenjohtaja mukaan lukien on yksimielinen mielipide. Jos näin on, asiasta vastaavalle elimelle laaditaan ja esitetään vain yksi kertomus. Jos näin ei ole, valiokunnan tai alakomitean enemmistöjäsenet ovat eri mieltä kuin vähemmistöjäsenet. Tässä tapauksessa enemmistö jäsenistä aikoo antaa asiasta vastaavan elimen käsiteltäväksi kertomuksen. Tällaista mietintöä kutsutaan enemmistön mietinnöksi.