tiimityö tekee unelmatyöstä suositun sanonnan. Mutta se on tunne, joka on usein helpommin sanottu kuin tehty, varsinkin kun se tulee rajat joukkue yhteistyötä.
kun tiimit työskentelevät eri toimintojen välillä tai yhteistyökumppaneiden tai asiakkaiden kanssa, on tavallista tiimisi ulkopuolisten ihmisten kanssa toimiminen entistä monimutkaisempaa. Ristikkäisessä yhteistyössä on usein ristiriitaisia toimintatapoja ja erilaisia osaamistasoja. Nämä testaavat nopeasti tiimisi sisällä käytettävien vakiomuotoisten yhteistyövälineiden ja-prosessien rajoja.
niin, miten joukkueiden välistä yhteistyötä parannetaan? Otimme yhteyttä useisiin eri alojen yhteistyöasiantuntijoihin vastataksemme tähän polttavaan kysymykseen. Lue lisää mielenkiintoisia vinkkejä he jakoivat aiheesta.
- työryhmien välisen yhteistyön parantaminen: asiantuntijoiden neuvot
- luovat Keskeiset suoritusindikaattorit.
- perustaa keskitetyn viestintämenetelmän.
- on selvää, mitkä tehtävät vaativat yhteistyötä (ja mitkä eivät).
- Bring technology into the picture.
- ei tunnu saavan tiimejään synkkiin? Varmista, että heillä on keskitetty keskus kaikille Yhteistyötoiminnoilleen Glasscubesin kanssa, kattava pienille ja keskisuurille yrityksille räätälöity SaaS-ratkaisu.
- Create a team charter.
- informoi tiimiä, kun työ on valmis.
- tiimiläiset kertovat työstään.
- keskity positiiviseen konfliktin aikana.
- Jaa edistystä sidosryhmien kanssa.
- varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet tietävät, miten ja mihin he sopivat.
- antakaa joukkueille aikaa ja resursseja ideoida, kokeilla ja epäonnistua.
- käyttävät tiiminrakennustoimintaa yhtenäisyyden rakentamiseen.
- 3 tapaa parantaa yhteistyötä verkkotyökaluilla
- Sisällytä työkalut työnkulkuusi.
- kannusta käyttämään käyttöön ottamiasi verkkotyökaluja.
- käytä yhteistyövälineitä hauskanpitoon.
- mahdollistavat osastojen, tiimien ja muiden sidosryhmien välisen ristiyhteistyön Lasikuutioiden kanssa.
työryhmien välisen yhteistyön parantaminen: asiantuntijoiden neuvot
luovat Keskeiset suoritusindikaattorit.
”markkinointijohtajana tunsin kerran olevani osasyyllinen siihen, miten myyntitiimi pudotti liidit, joita autoin luomaan. Strategia olla rakentavampi ongelma osoittautui joitakin selkeitä KPI, tai keskeisiä suorituskykymittareita, että molemmat joukkueet voisivat olla samaa mieltä, että piti meidät molemmat vastuussa ” meidän puolella katua.”
” näin joka kuukausi molemmat joukkueet kirjautuivat sisään ja raportoivat kourallisen numeroita, joista he vastasivat. Joskus meidän oli tunnustettava meidän numerot eivät olleet niin suuri, ja joskus he joutuivat tunnustamaan omansa eivät olleet. selkeys noin kuka on vastuussa mistä, selkeä check-in kertaa, ja erityisiä tavoitteita, cross-team yhteistyö on paljon tuottavampia.”
Tim Brown, Hook Agencyn markkinointijohtaja
Follow @timbrownmpls
perustaa keskitetyn viestintämenetelmän.
”ykkösvinkkini joukkueiden välisen yhteistyön parantamiseen on varmistaa, että joukkueilla on keskitetty tapa kommunikoida. Viestintä on yksi tärkeimmistä osista kaikenlaisessa tiimirajat ylittävässä vuorovaikutuksessa. Ilman hyvää joukkueiden välistä kommunikaatiota yhteistyö kariutuu. Esimerkiksi mahdollisuus jakaa reaaliaikaisia päivityksiä joukkueen edistymisestä on korvaamatonta. Tämä mahdollistaa lopulta projektien sujuvuuden. Ohjelmisto, jonka avulla tiimin jäsenet voivat esittää kysymyksiä ja lähettää viestejä, on välttämättömyys tämän tyyppisissä pyrkimyksissä.”
Andrew Rawson, Chief Learning Officer at Traliant
on selvää, mitkä tehtävät vaativat yhteistyötä (ja mitkä eivät).
”vinkkini on yksinkertainen ja yksi monelta joukkueelta yllättävänkin ikävä—olla supertietoinen nimenomaan siitä, mitkä tehtävät tai aloitteet vaativat tiimiyhteistyötä. Ennen kaikkea luottamuksen rakentamista ja keskusteluja toimintatavoista, tiedä tarkalleen, mihin haluat keskittää yhteistyösi. Ja, laajemmin, selvittää, mitkä tehtävät eivät vaadi yhteistyötä tai tiimityötä; laita nämä tehtävät käsiin kyvykkäitä yksilöitä ja anna heidän päästä töihin.
”yhteistyö on enemmän aikaa vievää, kallista ja sotkuisempaa kuin yksittäinen työ. Säästä se korkeimman vipuvaikutuksen työ, että olet varma hyödyttää sinua ja kumppaneita. Sitten, selvittää yksityiskohtia yhteistyötä-asioita, kuten kuka on mukana, kuinka usein sinun täytyy yhdistää, kuka omistaa mitkä osat tehtävän, jne.”
Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal at Corporate Collaboration Resources
Bring technology into the picture.
”yhteistyöohjelmistojen integrointi toimimaan keskeisenä solmukohtana tiimirajat ylittävän projektin elinkaaren aikana on erinomainen tapa parantaa viestintää ja parantaa projektinhallintaa ja tuottavuutta. Keskitetty tieto tarjoaa reaaliaikaista näkyvyyttä projektipäälliköille. Se mahdollistaa myös edistymisen seuraamisen pyytämättä päivityksiä ja mahdollistaa ongelmien tunnistamisen varhaisessa vaiheessa. Yhdessä järjestelmässä työskentely myös tehostaa tiimejä ja nopeuttaa tuloksia vähentämällä uudelleentyöskentelyä, poistamalla turhia kokouksia ja lyhentämällä suunnitteluaikaa.”
Paul Jardine, tekninen johtaja Englannin sokkona
ei tunnu saavan tiimejään synkkiin? Varmista, että heillä on keskitetty keskus kaikille Yhteistyötoiminnoilleen Glasscubesin kanssa, kattava pienille ja keskisuurille yrityksille räätälöity SaaS-ratkaisu.
”parantaaksemme yhteistyötämme asiakkaidemme kanssa varmistamme aina, että molemmilla puolilla on vain yksi yhteyshenkilö. Näin vältetään sekaannus eri suuntiin asiakkaan, poistaa päällekkäisiä tehtäviä, ja auttaa hallitsemaan odotuksia. Tietenkin molemmat yhteyshenkilöt odotetaan konsolidoida viestejä niiden järjestöjen tai ryhmien tehdä asennuksen tehokas.”
Jomel Alos, Online PR Lead at Spiralytics
Follow @jomelalos
Create a team charter.
”yksi parhaista vinkeistä tiimirajat ylittävään yhteistyöhön yrityksessäsi on luoda niin sanottu tiimirakennus, joka on pohjimmiltaan suunnitelma siitä, miten tiimi toimii yhdessä tavoitteidensa saavuttamiseksi.
”laadukas joukkueen peruskirja sisältää muun muassa joukkueen perustarkoituksen, sen tavoitteet, tehtävän ja yleiset tavoitteet sekä jokaisen joukkueen jäsenen vastuut. Siinä kerrotaan myös joukkueiden välisen yhteistyön odotukset ja aikataulu, milloin joukkueet kohtaavat. Tämän lähestymistavan lisäetuna on se, että peruskirjan laatiminen on myös ensimmäinen yhteistyöhanke.”
Money Crashersin toimitusjohtaja Andrew Schrage
Follow @MoneyCrashers
informoi tiimiä, kun työ on valmis.
”joskus kun teemme yhteistyötä muiden kanssa, unohdamme yksinkertaiset asiat, kuten ilmoitamme muille, että olet saanut työsi valmiiksi. Sen selvittäminen, kuka tekee mitä seuraavaksi, vaikeutuu, kun ihmiset eivät tiedä, että edellinen työ on tehty.
”varmista siis, että tiimisi tietää, että heidän on läpäistävä tahtipuikko—olipa se sitten tehtävän päivittäminen projektinhallintaohjelmistossa, chat-viestin lähettäminen joukkuetoverilleen tai naputtelu olalle. Yksinkertainen teko kertoa joukkuetoveri ”olet seuraava” edistää vastuullisuutta, selkeyttää suuntaan, ja vähentää joukkueen stressiä.”
Lionel Valdellon, Clevertapin Sisältömarkkinointipäällikkö
tiimiläiset kertovat työstään.
”tiimien välistä yhteistyötä voi parantaa laittamalla ne jakamaan työtään keskenään. Tiimit tekevät paremmin yhteistyötä, kun he ymmärtävät toisiaan ja heillä on parempi käsitys siitä, mitä kaikki oikeasti tekevät. Meillä kaikilla on taipumus aliarvioida sitä, miten paljon työtä tarvitaan toimialueemme ulkopuolella!
”hyvä tapa jakaa työtä on tehdä jokaisen tiimin jäsenen päivittäisestä tehtävälistasta läpinäkyvä eri tiimeissä. Voit käyttää taulua, chat-järjestelmää tai nimettyä tuottavuustyökalua tämän saavuttamiseksi. Säännölliset työvaihetapaamiset ovat myös hyvä foorumi saada tiimin jäsenet jakamaan työnsä muun tiimin kanssa. Kun kaikki näkevät, miten muut pyrkivät yhteiseen päämäärään, on paljon helpompi tehdä tehokasta yhteistyötä. Tämä tekee myös jokaisen tiimin jäsenen vastuuvelvolliseksi ja motivoi heitä saamaan asioita aikaan.”
Fiona Adler, Actionin perustaja
keskity positiiviseen konfliktin aikana.
”konfliktia ei voi välttää poikkitoiminnallisten projektiryhmien kanssa. Ihmiset ovat tottuneet työskentelemään siiloissaan, ja yhteen tuleminen toisen toiminnon kanssa voi olla haastavaa, varsinkin kun nämä toiminnot toimivat eri tavalla. Siksi firmamme keskittyy jatkuvasti ristiinyhteistyöhön.
”yksi konfliktistrategioistamme on my 3P Method—tauolla kääntymään positiiviseksi. Tajusimme käyttävämme liikaa aikaa ja energiaa keskittyen tilanteen negatiivisiin puoliin, mikä ei auttanut ratkaisussa. Nyt tunnustamme, että konflikti on olemassa ja käännymme nopeasti myönteiseen mahdollisuuteen tai opittuun läksyyn, joka palauttaa meidät takaisin raiteilleen. Olemme pitäneet tätä strategiaa varsin onnistuneena ja toteuttaneet sitä myös asiakkaidemme organisaatioissa.”
Kerry Wekelo, toimitusjohtaja HR & Operations at Actualize Consulting
Follow @kerrywekelo
Jaa edistystä sidosryhmien kanssa.
”ei ole mitään pahempaa kuin päästä projektin loppuun ja saada keskeiset sidosryhmät sanomaan:” en olisi tehnyt sitä niin!”Tämä on muistutus siitä, että yhteistyön on tapahduttava tiimin jäsenten lisäksi myös sponsoreiden ja muiden sidosryhmien kanssa.
”tuloksia on tärkeää jakaa säännöllisesti ydinryhmän ulkopuolelle, erityisesti isommissa projekteissa. Kun projektin valmistuminen kestää kuukausia, sidosryhmät on pidettävä ajan tasalla ja heille on annettava mahdollisuus arvioida edistymistä. Otamme esimerkiksi isoja, poikkitoiminnallisia tuotteita mukaan viikkotapaamisiimme, joissa on näyteikkuna. Näin varmistamme, että nämä hankkeet pysyvät maadoitettuina ja hyväksytään täysin.”
Jennifer McDermott, Finderin viestintäpäällikkö
varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet tietävät, miten ja mihin he sopivat.
”jotta mikä tahansa projekti tai ohjelma onnistuisi, jokaisen on ymmärrettävä, miten heidän ponnistelunsa edistävät lopputavoitteen saavuttamista. Kun tiedämme, miten he sopivat joukkoon, jokaisella tiimin jäsenellä on selkeä näkemys omista ponnisteluistaan.
lisäksi heidän tulisi tuntea ponnistelujensa tärkeys tai painoarvo. Joskus yksi tiimi tai toiminto, kuten myynti tai kehitys, pitää ponnistelujaan tärkeimpinä. On kuitenkin tehtävä selväksi, että kaikki toimet vaikuttavat siihen, saavutetaanko tavoite ja miten. Sinun täytyy murtaa nämä Egon esteet, jotta kaikki toiminnot ymmärtävät niiden ainutlaatuisen arvon. Näin luodaan paras cross-team yhteistyö.”
Andrew de Bray, toimitusjohtaja, Factum Ltd.
antakaa joukkueille aikaa ja resursseja ideoida, kokeilla ja epäonnistua.
”Cross-collaboration onnistuu usein parhaiten pienellä innovaatiolla. Tiimin jäsenet tarvitsevat aikaa saadakseen ideansa kuuluviin ryhmässä. Liian usein kuulemme hyvän idean, keskitymme siihen ja panemme sen peliin. Ongelmana tässä on, että monet muut hyvät ideat—tai vielä paremmat ideat-jäävät sanomatta, koska tiimillä ei ollut tarpeeksi aikaa ilmaista ja leikellä muita ideoita. Esimerkiksi jotkut tiimin jäsenet ovat hiljaisempia kuin toiset, ja kun heillä on enemmän aikaa tehdä yhteistyötä, heillä on aikaa esittää ideoita, kun he ovat valmiita.
”tiimit saattavat myös tarvita resursseja kokeiluun. Nämä resurssit voisivat olla enemmän rahaa ostaa ohjelmistoja, fyysisiä resursseja tai jopa ruokaa ja juomaa mukavampiin kokouksiin. Voimavaroja voisi olla myös ydintiimin ulkopuolisen henkilöstön ja johtajien pääsy saamaan neuvoja ja lisäpalautetta eri näkökulmista. Sekä ajan että resurssien tarjoaminen varmistaa, että tiimisi jäsenet tuntevat itsensä arvostetuiksi ja kuunnelluiksi ja auttavat heitä paremmin sitoutumaan toisiinsa.”
Robert Kienzle, Knowmiumin vanhempi konsultti
käyttävät tiiminrakennustoimintaa yhtenäisyyden rakentamiseen.
”suuren yhteistyön avain on varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat yhtenäisiä. Tiimityöskentely on hyvä tapa edistää tätä tunnetta; se edistää lähentymistä ja vähentää viestinnän esteitä.
”vaikka sinulla olisi etäjoukkueita, voit tehdä virtuaalisia tiiminrakennustoimia, jotta kaikki pysyisivät yhteydessä. Alkaen Q&A sessions osallistumiseen moninpeleihin, on olemassa läjäpäin vaihtoehtoja, jotka voisivat auttaa tiimisi yhdistämisessä. Silloin voit hyötyä paremmasta joukkueiden välisestä viestinnästä, paremmasta tuottavuudesta ja muusta.”
Simon Elkjær, Avxpertenin markkinointijohtaja
3 tapaa parantaa yhteistyötä verkkotyökaluilla
teknologia on keskeinen osa yhteistyötä nykyaikaisilla työpaikoilla. Alla on muutamia tapoja, joilla voit käyttää online-ratkaisuja käytännön parantamiseksi.
Sisällytä työkalut työnkulkuusi.
vielä parempi, säädä työnkulkua työkalujen hyödyntämiseksi. Näiden työkalujen tarkoitus ei ole vain yhdistää tiimin jäseniä, vaan myös tehdä heistä tuottavampia. Joten integroimalla ne tiimisi päivittäiseen työnkulkuun varmistat, että saat aiotun arvon.
esimerkiksi Slackin kaltaisen chat-työkalun voisi ottaa mukaan joukkueen jäsenten väliseen arkiseen viestintään. Tämä voisi toimia sekä reaaliaikaiseen chattailuun että asynkronisiin viesteihin, kuten silloin, kun kahdella tiimin jäsenellä ei ole päällekkäisiä työaikoja. Lisäksi Zoomin kaltainen videoneuvottelutyökalu voisi toimia sovittuihin kokouksiin.
Google Drive on suosittu tiedostonjakopalvelu monille yrityksille, niin pienille kuin suurillekin. Voit tarjota tiimillesi ja ulkopuolisille eri tasoilla pääsyn tiedostoihin ja kansioihin sekä linkittää suoraan tiedostoihin, kun kommunikoit Slackin kautta. Ja yhteistyö Driven tiedostojen kanssa varmistaa, että tiimisi työskentelee aina uusimman version parissa.
projektinhallintatyökalut kuten Asana ja Trello voivat auttaa tiimiäsi pitämään projektit raiteillaan. Sen sijaan, että tarkistaisit jokaisen tiimin jäsenen kanssa heidän edistymisensä, voit näiden työkalujen avulla tarkistaa annettujen tehtävien edistymisen. Tämä vähentää raportointiaikaa sekä sinulle että tiimillesi ja varmistaa, että olet aina ajan tasalla. Nopea vilkaisu kojelautaan kertoo, mitkä projektin alueet saattavat vaatia huomiotasi.
voit myös hakea glasscubesilta monitoimiratkaisua, joka vastaa useisiin yhteistyötarpeisiin, kuten viestintään, tiedostojen jakamiseen ja varastointiin sekä projektinhallintaan. Se on turvallinen työkalu, jonka avulla voit jopa luoda rajattoman määrän räätälöityjä työtiloja eri osastoille, yksittäisille projekteille tai mille tahansa käyttötapaukselle.
kannusta käyttämään käyttöön ottamiasi verkkotyökaluja.
työkalu on arvokas vain, jos sitä käytetään. Usein ihmiset vastustavat muutosta ja valitsevat parhaiten tuntemansa työkalut, kuten sähköpostin. Ja vaikka sähköpostille on vielä paikkansa, online-yhteistyötyökalut helpottavat jokaisen tiimin jäsenen, erityisesti etätyön, elämää.
lisäksi halutaan välttää ne ongelmat, jotka ylipäätään innostivat etsimään näitä yhteistyövälineitä. Muista, että tieto katoaa tai unohtuu helposti, kun sitä ei säilytetä keskitetyssä paikassa.
siksi on välttämätöntä, että kannustat (tai jopa vaadit) kaikkia tiimin jäseniä käyttämään valitsemiasi työkaluja. Tässä hyödyllinen repliikki, jolla saat kaikki mukaan: ”muista, tiimi: Näiden työkalujen ulkopuolista tietoa ei ole olemassa.”
myös useimmat verkkoyhteistyötyökalut tarvitsevat vähän tai ei lainkaan koulutusta, mikä on yksi este vähemmän käyttäjien hyväksymiselle. Joten jos tiimin jäsen on edelleen siirtymässä takaisin vanhemmat työkalut, kysy heiltä, mitä heillä on ongelmia ja joko lähettää heille linkkejä auttaa resursseja tai antaa heille yksi-on-one kertaus.
käytä yhteistyövälineitä hauskanpitoon.
joskus joukkue tarvitsee vain henkisen irtioton vakavista asioista. Sinulla on välineet tehdä se ilman, että joudut lähettämään kaikki kahden viikon lomalle.
kokeile esimerkiksi viestinnän, tiedostonjaon ja projektinhallinnan työkaluja hauskan työtapahtuman (eli ”projektin”), kuten toimistojuhlien suunnitteluun. Täysin syrjäisille tiimeille voisi järjestää Meetupin.
aiemmin huutamillamme työkaluilla Slackiin voisi luoda kanavan ideoida ja puhua juhlateemoista. Google Drive voisi pitää liittyvät tiedostot järjestyksessä. Ja voit käyttää Asana tai Trello antaa tehtäviä ihmisille, kuten hankkia tarvikkeita, tilata ruokaa ja juomia, ja valitsemalla paikka.
tällä lähestymistavalla on kolme etua:
- se antaa tiimiläisille kaivattua häiriötekijää, johon keskittyä vakavampien työtehtävien lomassa.
- se kannustaa tiimiä käyttämään työkaluja henkilökohtaiseksi hyödyksi (eli he eivät koe itseään ”pakotetuiksi”), mikä lisää heidän perehtyneisyyttään niihin.
- se edistää yhteistyötä kohti koko tiimiä hyödyttävää tavoitetta, joka siirtyy muuhun yhteistoimintaan.
mahdollistavat osastojen, tiimien ja muiden sidosryhmien välisen ristiyhteistyön Lasikuutioiden kanssa.
Glasscubes on vahva tiimienvälinen yhteistyöratkaisu, joka varmistaa, että koko organisaatiosi pysyy ajan tasalla projektien päivityksistä, uudistetuista toimintatavoista, yritysilmoituksista ja kaikesta muusta, mitä pidät tärkeänä jakaa työntekijöillesi.
ratkaisumme antaa kaltaisillesi tiimeille mahdollisuuden pysyä ajan tasalla uusimmista päivityksistä ja jakaa tärkeimmät asiat—kaikki samalla, kun työ etenee tehokkaasti. Tehtävänhallinnasta viestintään ja tiedostojen jakamiseen, alustamme auttaa sinua pitämään yhteyttä ja kaiken päälle yhdessä paikassa.
käytä kierteitettyjä keskusteluja pitääksesi keskustelut kontekstissa, käsittelivätpä keskustelut sitten asiakastehtäviä tai tärkeitä projektitiedostoja. Tiedostoista puheen ollen, jaa ne sydämesi kyllyydestä-tiimin jäsenille, asiakkaillesi, toimittajillesi ja niin edelleen.
Glasscubeilla voi:
- tallentaa ja jakaa tiedostoja turvallisessa paikassa, täydellisenä automaattisella versionhallinnalla. Voit jopa luoda hyväksyntätyövirtoja ja tarkastella selkeitä kirjausketjuja käyttäjän toimista.
- määrää ja hallinnoi tehtäviä tiimin eri jäsenille ja seuraa niitä loppuun asti.
- luo räätälöidyt työtilat jokaiselle portfoliosi projektitiimille. Tiimin jäsenet voivat jakaa resursseja ja kommunikoida keskenään tietyssä työtilassaan, ja voit käyttää niitä kaikkia helpon valvonnan vuoksi.
Haluatko nähdä, miten sinun kaltaisesi organisaatiot ovat parantaneet poikkitoiminnallista yhteistyötään ratkaisumme avulla? Katso näitä Lasikuutioiden tapaustutkimuksia.
