PPM 101: Miten luodaan onnistunut työn imuprosessi

työn saanti – the front door

onko organisaatiollanne ”yksi sisäänpääsy” uusille projektipyynnöille? Vai onko järjestölläsi pikemminkin etuovi, sivuovi, takaovi ja monia muita tapoja vastaanottaa pyyntöjä? Ottaa useita tapoja lähettää pyyntöjä on yleinen ongelma monille yrityksille ja korostaa tarvetta standardin työn saanti prosessi. Ilman yhteistä työn imuprosessia voi olla lähes mahdotonta seurata kaikkea tehtävää työtä, koska ei ole olemassa ”yhtä totuuden lähdettä”. Vielä pahempaa on, että organisaatiossa saattaa olla meneillään paljon varjotyötä, joka kuluttaa arvokkaiden resurssien aikaa korkeamman prioriteetin projekteilta.

kun projektiorganisaatioita (PMOS) perustetaan, yksi ensimmäisistä tehtävistä on selvittää, miten uudet projektipyynnöt lähetetään ja tarkistetaan. Työn imulla tarkoitetaan projektiehdotusten laatimisprosessia ja go/no-go-päätöksen saamista. Tämä prosessi toimii usein ideointiprosessin ja portfoliopäätöskehyksen yhteydessä, mutta voi olla myös itsenäinen. Työn imu on tärkeä osa projektisalkun määrittelyä ja kuuluu näin ollen ”Määrittele salkku” – elinkaarivaiheeseen. Oheinen kaavio korostaa työn imua portfolion elinkaaren yhteydessä.

työn imun hyödyt

työn imuprosessin luomisessa on useita etuja, tiivistettynä alla:

• Organisational clarity—helping employees understanding how project proposals are presented will exhibition in the organization
• efficiency—having a clear understanding of the work intake process will exhibitional efficiency in creating and approvals and Shope the time required to creation proposals.
• laadukkaampi—selventämällä, mitä tietoja ehdotuksessa tarvitaan (ja miksi), saadaan aikaan laadukkaampia ehdotuksia. Se myös estää ihmisiä keräämästä tietoja, joita ei käytetä.
• johdonmukaisempi—yhteiset työkalut ja mallit tarjoavat johdonmukaisempia ehdotuksia, mikä helpottaa päätöksentekijöiden vertailua ja tarkistamista.
• Control work in progress (WIP)—having work image processes auttaa PMO: ta ja hallintoryhmää kontrolloimaan salkkuun tulevan työn määrää.

työn imu on perustava PMO / PPM-prosessi, joka organisaatioiden on saatava päätökseen mahdollisimman pian. Organisaatiot, joilla on hyvä työn imuprosessi, saavat näkyvyyttä koko putkistostaan ja laadukkaammista projekteista, joilla on korkeampi jättöaste.

Haluaisitko muokatun Demon? Klikkaa tästä

vaiheet työn Imuprosessin luomiseksi

laadukkaan imuprosessin kehittäminen vaatii hieman vaivaa, mutta on kriittinen osa salkunhallintaa. Joitakin perusvaiheita luoda työn saanti prosessi on esitetty alla.

1. dokumentoi roolit ja vastuut: kunkin prosessiin osallistujan roolit ja vastuut on dokumentoitava ja niistä on tiedotettava. Joitakin kysymyksiä, joihin on vastattava, ovat: kuka kirjoittaa ehdotuksen (projektipäällikkö, business analyst, executive sponsor)? Mitä tietoja tarvitaan? Mitä malleja on täytettävä? Missä muodossa tiedot on esitettävä? Kuka tarkastelee ehdotuksia? Miten päätöksiä tehdään?
2. Määrittele hanke-ehdotuksen kynnysarvot: useimmissa tapauksissa organisaatioiden on aluksi keskityttävä projektipyyntöihin (toisin kuin kaikkiin IT-pyyntöihin, jotka voidaan yleensä käsitellä tavallisella IT-lipunmyyntijärjestelmällä). Tämä edellyttää jonkin verran hankkeen määrittelyä (esim. yli dollarin kynnysarvon? Yli resurssikynnyksen? Jne.). Näiden määritelmien luominen auttaa varmistamaan, että kaikki pyynnöt vastaavat projektin määritelmää.
3. asiakirjan työnkulku: työn imuprosessin ei tarvitse olla monimutkainen, mutta standardiprosessi on määriteltävä. Yksityiskohtaisuuden taso voi kasvaa ajan myötä, mutta osallistujien auttaminen ymmärtämään, miten ehdotus luodaan, miten ehdotus lähetetään ja kuka arvioi ehdotuksen (ja milloin) ovat kaikki tärkeitä dokumentoitavia prosesseja.
4. tunnista työkalut ehdotusten laatimiseksi: osallistujien on tiedettävä, onko käytettävissä (erittäin suositeltuja) malleja ehdotuksen laatimiseksi. Tarvitseeko tietojärjestelmiä hyödyntää? (esim. SharePoint, portal, portfolio management system)? Dedikoidut järjestelmät, kuten Acuity PPM, auttavat automatisoimaan projektityön imuprosessia.

työn imun menestystekijät

on olemassa useita menestystekijöitä, jotka organisaatioiden on pidettävä mielessä ottaessaan työn imuprosessin käyttöön.

• , jolla on yksi kappale ”front door to the organization”. Kaikki epäselvyydet heikentävät koko työn imuprosessia.
• kaikilla työn imuprosessiin osallistuvilla on selkeät roolit ja vastuut. Vaikka prosessin ei tarvitse olla monimutkainen, osallistujien on ymmärrettävä roolinsa prosessissa. Kevyttä harjoittelua suositellaan.
• selventää, mitä tietoja on toimitettava. Ihmiset suhtautuvat intohimoisesti uusiin ideoihinsa ja haluavat tehdä kaikkensa, jotta ne hyväksyttäisiin, vaikka se merkitsisi paljon aikaa prosessin kannalta merkityksettömien tietojen keräämiseen. Osallistujien auttaminen ymmärtämään, mitä tietoja heidän on kerättävä ja miten niitä käytetään, sujuvoittaa prosessia ja tekee siitä johdonmukaisen.
• Tyhjennä prosessin omistus. PMO: n tai muun ryhmän on omistettava prosessi, varmistettava, että se toimii, annettava koulutusta ja varmistettava, että sitä käytetään asianmukaisesti
• selkeä viestintä. Prosessin omistavan tiimin on viestittävä liikaa siitä, miten prosessi toimii sekä tehdyistä päätöksistä, muuten prosessi on vaarassa epäonnistua. Työn imuprosessit (kuten kaikki salkunhoitoprosessit) tarvitsevat hoitoa ja syöttämistä.
• selkeät aikataulut pyyntöjen jättämiselle ja esitysten tekemiselle. Johdonmukaisuus on tässä tärkeää. Täytyykö ehdotuksia jättää tarkistettavaksi jonakin päivänä ja kellonaikana viikosta? Järjestetäänkö pysyvä arviointikokous, jossa päättäjät käyvät läpi ehdotuksia? Näitä tietoja on jaettava prosessin tehostamiseksi.

työn Imumittarit

organisaatioiden tulisi harkita muutaman keskeisen mittarin ottamista työn imuprosessiin:

• kuinka monta projektipyyntöä on peräisin tietystä organisaatiosta (esim.rahoitus, toiminta, markkinointi jne.). Kun organisaatio ymmärtää, mistä sen pyynnöt tulevat, se voi ryhtyä toimiin vastatakseen paremmin näiden sisäisten organisaatioiden tarpeisiin.
• kuinka monta ehdotusta on kesken?
• kuinka monta ehdotusta tulee viikossa? Kuukaudessa? Per neljännes? Tämä tieto voi kertoa, kuinka usein päättäjien on tavattava ja kuinka kauan; se voi myös tukea vuosittaisia suunnitteluprosesseja.

työn Imuprosessivirtaus

alla olevassa kaaviossa korostetaan perustyön imuprosessivirtauskaaviota, jossa on kolme perusvaihetta:

1. luo ehdotus – nämä ovat vaiheet, jotka projektin aloittaja tekee tutkiakseen konseptia ja täyttääkseen imulomakkeen.
2. Tarkista ehdotus – hankkeen aloittaja voi joutua käymään ehdotuksen läpi esimiehensä kanssa (tarvittaessa). Muussa tapauksessa salkunhoitaja/hallinnoija tarkastelee ehdotuksia varmistaakseen, että ne sopivat imuprosessin hankeohjeisiin. Tällä hetkellä muita poikkitoiminnallisia työryhmän jäseniä voidaan pyytää tarkastelemaan ja kommentoimaan ehdotusta ennen kuin se menee hallintoryhmään.
3. päätös ehdotuksesta-hallintoryhmä tarkastelee ehdotusta ja tekee yhden kolmesta päätöksestä:
   * hyväksyy ehdotuksen – näin ehdotus siirtyy hankkeen elinkaaren seuraavaan vaiheeseen
   • lykkää ehdotusta-ehdotus ei etene tällä hetkellä, mutta jää tarkkailulistalle mahdollista tulevaa toteutusta varten.
   * Peru ehdotus – ehdotus ei etene eikä työtä enää tehdä.

kaikki hallintoryhmän tekemät päätökset tulee ilmoittaa takaisin hankkeen aloittajalle ja kirjata keskitettyyn lokiin tai salkunhallintaohjelmistoon.

Projektiehdotuksen laatiminen (työn Imulomake)

hyvän imulomakkeen laatimista tulisi harkita huolellisesti. Kiusaus on vaatia paljon tietoa täytettäväksi ennen kuin ehdotusta tarkastellaan uudelleen. Kunkin organisaation on määritettävä vähimmäismäärä tärkeää tietoa, jotta päätös muuten tarpeetonta aikaa voidaan käyttää keräämällä tietoja, joita ei käytetä. (Muista: kerätyt tiedot, joita ei käytetä, kuluttavat organisaation resursseja.) Alla olevat esimerkit kuvaavat tietotyyppejä, joita voidaan kerätä työn vastaanottolomakkeella (emme kannata niiden kaikkien käyttöä, ellei se ole välttämätöntä). Sisäisillä projekteilla on usein digitaalinen / IT-komponentti tai prosessin parannuspyyntö. Esimerkkitiedot ulospäin suuntautuvissa hankkeissa ovat tuotelähtöisiä.

esimerkkejä sisäisiin hankkeisiin kerätyistä tiedoista

• aloittajan nimi
• rahoittajan nimi
• mahdollisuus/ongelma
• nykytila/Tausta
• ehdotus
• tavoitteet/tavoite
• riskit
• arvioitu kustannus-ja hyötyarvio
• tarpeellinen

vaikuttanut sidosryhmä

esimerkkejä ulkopuolisia hankkeita varten kerätyistä tiedoista

• liiketoiminnan tavoite
• markkinoiden määritelmä
• markkinatrendit/oivallukset
• kilpailumaisema
• kohdeasiakas
• asiakastarpeet
• kilpailevat tuotteet
• Tuotekuvaus
• tuotteen paikannus
• tarvittavat resurssit
• toteutettavuus/riskit
• taloudelliset kustannukset/hyöty

työn imu ja ketterä

on yleinen harhaluulo, että ketterät käytännöt eivät toimi hyvin salkunhoidossa. Käsityksemme on, että ketterä menetelmä voi edelleen toimia vakiomuotoisten salkunhoitoprosessien kanssa. Tosiasia on, että ennen projektityön aloittamista salkunhallintatiimin olisi arvioitava projektitoiveet ja hyväksyttävä strategisten tavoitteiden mukaiset hankkeet. Olipa organisaatio harjoittaa vesiputous, ketterä, tai hybridi, projektitoiveet on vielä arvioitava ennen töiden aloittamista. Agile on yksinkertaisesti menetelmä iteratiiviseen arvon tuottamiseen (projektin toteutuksen aikana); se ei ole ristiriidassa tavanomaisten salkunhallintaprosessien kanssa.

Yhteenveto

työn saanti on perustava PMO / PPM-prosessi, joka organisaatioiden on saatava päätökseen mahdollisimman pian. Organisaatioilla, joilla on hyvä imun hyväksymisprosessi, on parempi näkyvyys koko putkistostaan ja laadukkaammat projektit, joilla on korkeampi jättöaste. Kaikki tämä johtaa terveeseen projektisalkkuun, joka vaatii hyvää priorisointia. Kun tämä prosessi on käynnistetty ja se toimii hyvin, olisi harkittava kattavaa salkunhallintakehystä. Acuity PPM tarjoaa organisaatioille työn imumoduulin, jonka avulla ne voivat hallita työn imuprosessiaan paremmin.

Jos sinulla on kysyttävää työn Imuprosessin kehittämisestä tai tarvitset asiantuntija-apua, ota yhteyttä jo tänään.

mikä on työn imuprosessi?

mitä hyötyä työn imuprosessista on?

mitä tietoja projektipyynnössä tulee olla?

joitakin erityisiä tietoja, jotka olisi kerättävä uusia tuote – tai markkinointipyyntöjä varten, ovat: Liiketoiminnan tavoite, markkinoiden määrittely, markkinatrendit ja oivallukset, kilpailuympäristö, kohdeasiakas, asiakastarpeet, kilpailevat tuotteet, Tuotekuvaus, Tuotteen sijainti, tarvittavat resurssit, toteutettavuus/riskit sekä taloudelliset kustannukset ja hyödyt.