viestintä on yksi tärkeimmistä tekijöistä liiketoiminnan menestykselle. Koosta ja toimialasta riippumatta organisaatiot ovat riippuvaisia tehokkaasta viestinnästä. Vaikka se vaikuttaa yksinkertaiselta, tehokkaan viestinnän helpottaminen voi olla monimutkaista. Koska viestintä edistää parempaa tiimityötä ja yhteistyötä, se edistää monen tyyppisten projektien ja jopa organisaation kokonaistavoitteiden onnistumista.
viestintäprosessin osien määrittely
onnistunut viestintä sisältää useita osia, jotka vievät viestin prosessin läpi alusta loppuun, mukaan lukien seuraavat:
- lähettäjä: tällä tarkoitetaan ihmisiä, joilla on jokin idea, pyyntö tai tieto, jonka he haluavat jakaa. Lähettäjän tehtävä on huomioida yleisö ja valita menetelmä, joka välittää tiedon tehokkaasti.
- vastaanottaja: vastaanottaja on henkilö, jolle viesti on tarkoitettu. Nämä henkilöt ovat vastuussa heille annettujen tietojen ymmärtämisestä ja käsittelystä.
- viesti: tällä tarkoitetaan viestin sisältöä, jonka lähettäjä haluaa vastaanottajan kuulevan.
- välineellä tarkoitetaan laitetta tai olosuhteita, joiden kautta viestejä välitetään. Tämä voi olla matkapuhelin (tekstiviesti) tai tietokone (pikaviestintä).
- palaute: kommunikaatioprosessi päättyy tyypillisesti, kun viesti lähtee yhdeltä henkilöltä ja saavuttaa onnistuneesti toisen yksilön tai ryhmän. Tähän liittyy lähettäminen, vastaanottaminen ja ennen kaikkea ymmärtäminen. Vastaanottajan tulee myös antaa palautetta, joka osoittaa ymmärtämystä vastatessaan viestiin.
- ulkoiset tekijät: kommunikaatioprosessi menee usein pieleen, ja ulkoiset tekijät ovat yleensä syyllisiä. Esimerkkejä ovat” melu”, joka häiritsee lähetystä tai jotain monimutkaisempaa, kuten asiayhteyden puute.
tehokkaat viestintästrategiat työpaikoilla
on olemassa useita tapoja edistää tehokasta viestintää työpaikalla, joista monissa työskennellään ylhäältä alaspäin. Entrepreneur magazine ehdottaa, että yritysjohtajat sisällyttävät strategiat, kuten:
määrittele, mitä asianmukainen viestintä on
ensimmäinen askel parhaiden käytäntöjen luomisessa viestintään on päättää, mikä on ja mikä ei ole hyväksyttävää. Yrittäjä toteaa, että alkuun pääsemiseksi voi kysyä seuraavia kysymyksiä: ”missä määrin viestinnän pitäisi olla muodollista ja milloin? Kannustetaanko ja sallitaanko rentoa viestintää, vai vaaditaanko liiketoimintamallia kautta linjan? Mikä on oikea tapa puhutella esimiehiä, työtovereita ja asiakkaita?”
heikon kielen eliminointi
yksi tärkeimmistä tavoista luoda tehokkaita viestintästrategioita on heikon kielen eliminointi. Yritysjohtajien tulisi pyrkiä varmistamaan, että he välittävät tärkeitä kohtia selkeästi, ja se alkaa itsetuntemuksesta ja hienovaraisten muutosten tekemisestä omiin puhetapoihin. Yksi esimerkki on välttää käyttämästä sanaa ”mutta”, koska ”sen voi tulkita mitätöivän muiden väitteet tai ajatukset”, yrittäjä kertoo.
keskity viestinnän selkeyteen
on myös tärkeää olla tarkka omalla kielellään, aina sanomassa mitä tarkoittaa ja kysymällä vastaanottajalta, onko viestisi selvä. Kun kieli on epäselvä, on vaikea asettaa selkeitä odotuksia ja työskennellä hyvin muiden kanssa projekteissa, esityksissä ja muissa.
olla tarkoituksellinen digitaalisen viestinnän kanssa
kun sähköposti ja pikaviestintä ovat yhä keskeisempiä työpaikkaviestinnässä, johtajien tulisi asettaa odotuksia sen ympärille, miten työntekijät käyttävät näitä työkaluja. Keskustele siitä, millaista viestintää voidaan toteuttaa digitaalisesti, kuten nopeita kysymyksiä tai selvityksiä, ja minkälaiset keskustelut vaativat kasvokkaista vuorovaikutusta.
muita tehokkaita viestintästrategioita ovat:
- rohkaise vastaanottajaa esittämään kysymyksiä. Näin lähettäjä voi varmistua siitä, onko vastaanottaja tulkinnut viestin oikein ja mahdollistaa vaaditut selvitykset.
- valitse ei-aggressiivinen fraseeraus. Kun lähettäjä antaa palautetta, kuten ”en kommunikoi hyvin” vs. ”et ymmärrä, mitä sanon”, se ottaa paineita pois vastaanottajalta.
- tulee hypertietoiseksi sanattomista vihjeistä. Sävy ja kehonkieli voivat häiritä lähettäjän viestiä. Kiinnitä huomiota siihen, miten kehonkielesi voi vaikuttaa huonoihin kommunikaatiotuloksiin, ja pyri esiintymään avoimena ja valppaana.
- ymmärrä yleisöäsi. Lähettäjän käyttämän terminologian tulee riippua yleisöstä. Ryhmä kirjanpitäjiä saattaa ymmärtää neljännesvuosittaisia ennusteita, kun taas teknologiatiimeillä on erilainen tietämys.
tällaisten toimenpiteiden toteuttaminen tehokkaan viestinnän helpottamiseksi on ratkaisevan tärkeää onnistuneelle johtamiselle sekä uralla etenemiselle. Yritysjohtajat ja esimiehet tarvitsevat vahvoja suullisia ja kirjallisia viestintätaitoja, joiden avulla he voivat kommunikoida sekä työntekijöiden että esimiesten kanssa.
viestinnän sudenkuopat
Jos edellä mainittujen kaltaisia strategioita ei toteuteta, voi syntyä sudenkuoppia ja tiesulkuja. Yksi esimerkki on alentunut tuottavuus, koska huono viestintä voi aiheuttaa viivästyksiä ja tehotonta työtä. Toinen seuraus huonosta viestinnästä on alhainen moraali. Koska hyvä viestintä asettaa selkeitä odotuksia työntekijöille, sen puute voi edistää huonoa työn laatua, koska työntekijät eivät ymmärrä vastuutaan. Se voi myös aiheuttaa virheitä, jotka olisi voitu helposti välttää.
- näkökulman erot: kun lähettäjällä ja vastaanottajalla on erilaiset työtehtävät tai tavoitteet, heillä on usein eri näkökulmat. Tämä voi johtaa väärinkäsityksiin tai negatiiviseen palautteeseen.
- erot tietotasossa: yritysjohtajilla ja johtajilla on pääsy tietoon, josta alemman tason työntekijät eivät ole tietoisia. Tässä tapauksessa on tärkeää jakaa kaikki asiaankuuluvat tiedot etukäteen,jotta kaikilla osapuolilla on riittävästi asiayhteyttä edetä.
- yhteisen kielen puute: jos useampi kuin yksi osasto työskentelee yhdessä projektissa, ne voivat työskennellä eri parametrien puitteissa ja käyttää eri ammattikieltä välittääkseen, mitä ne tarkoittavat. Näin tapahtuu usein tietotekniikkatiimien kanssa työskennellessä.
Online-MBA, joka valmistaa sinua menestykseen
monille ammattilaisille MBA on ihanteellinen tapa rakentaa taitoja, kuten viestintää, jotka valmistavat heitä jatkuvaan menestykseen yritysmaailmassa. Virginia Wesleyan Universityn online-MBA-ohjelma antaa opiskelijoille käytännön kokemusta edistyneistä liiketoimintakonsepteista, joita he tarvitsevat saadakseen kaiken irti koulutuksestaan, samalla kun rakennetaan pehmeitä taitoja, kuten viestintää ja tiimityötä, jotka ovat elintärkeitä globaalissa liiketoimintaympäristössä. Jos olet innovaattori, joka on valmis kasvamaan ammattimaisesti, VWU: n online MBA voi olla oikea sinulle. Lue lisää siitä, mitä VWU MBA voisi merkitä urallesi.