Questo articolo è stato aggiornato il 2 febbraio 2016
Come amministratore, di solito ricade su di te per mantenere l’ufficio in esecuzione nel modo più efficiente possibile. Ma quando si combinano un team di persone con personalità diverse, vari pezzi di apparecchiature per ufficio e strumenti software, e una lista infinita di distrazioni, gestione dell’ufficio può ottenere un po ‘ difficile, a volte. Ma tutto questo caos non dovrebbe fermarti. In realtà, dovrebbe essere la motivazione per ottenere e mantenere il vostro ufficio in forma!
Se vuoi essere un manager di ufficio migliore e sviluppare le tue capacità di gestione e leadership, ecco alcuni suggerimenti per la gestione dell’ufficio per mantenere le cose senza intoppi.
1. Affina le tue capacità di comunicazione. Essere un comunicatore efficace è fondamentale per tutto ciò che fai come assistente e si espande quando entri in un ruolo di gestione. Devi essere in grado di condurre riunioni, intervenire per il vostro manager, e rappresentare il vostro esecutivo a funzioni pubbliche. È inoltre necessario sviluppare e lucidare le vostre abilità di parlare in pubblico. Se non ti senti a tuo agio a fare una di queste cose, rispolvera le tue abilità! Partecipare a eventi di networking, lui o lei accompagnare al loro prossimo impegno di parlare o conferenza, e volontario per presentare qualcosa alla prossima riunione dell’ufficio. Trovare il modo di praticare ogni occasione si ottiene. Tutte queste cose ti aiuteranno a diventare un comunicatore migliore!
2. Lavora sulle tue capacità di gestione delle persone. Imparare a gestire le persone è molto diverso dalla gestione di progetti o attività. Richiede più pazienza e comprensione. E aiuta se si conosce un po ” di tipi di personalità e come hanno un impatto sul modo in cui le persone lavorano e comunicano. Se non sei un networker naturale, fai un punto per imparare una cosa nuova su ogni persona con cui interagisci quotidianamente. Questo ti aiuterà a costruire relazioni e ad acquisire una migliore comprensione delle abilità e dei contributi unici di ogni persona alla squadra.
3. Essere un pensatore innovativo. Essere un responsabile di ufficio efficace richiede un certo pensiero innovativo, soprattutto quando si tratta di problem solving. Come manager, ci saranno situazioni (e alcune volte persone) che non puoi controllare, così come sfide che devi superare. Mentre è facile essere stressati e frustrati in queste situazioni, l’opzione migliore è affrontarli con una mentalità innovativa. Non devi essere un “tipo creativo” per sviluppare le tue capacità di pensiero innovativo. Circondati di pensatori innovativi. Leggi il più possibile – articoli, libri, newsletter! Ascoltare podcast o corsi audio durante il tragitto. Come responsabile dell’ufficio, è importante esporci costantemente a nuove idee, metodi e tendenze del settore se vogliamo eccellere. Le nuove idee e concetti che porti nella tua mente avranno un impatto positivo sul modo in cui fai il tuo lavoro!
4. Sviluppa il tuo senso degli affari. Come un responsabile di ufficio, è vitale che si capisce come ogni aspetto della vostra azienda corre e il vostro ruolo in esso. È necessario capire come la vostra azienda fa i soldi e dove si può avere un impatto la linea di fondo. Essere esperti di business aiuta a migliorare la vostra capacità di fare buoni giudizi e decisioni rapide ogni giorno. Come la persona responsabile per mantenere le operazioni di ufficio che scorre senza intoppi, è il vostro lavoro per mantenere le informazioni che scorre e progetti in movimento in avanti. Quanto più si sa su come funziona un business, e la complessità della vostra azienda, in particolare, più successo sarete nel vostro ruolo!
5. Continua la tua formazione e lo sviluppo professionale. I migliori responsabili di ufficio non smettono mai di imparare, crescere e ampliare la loro base di conoscenze. Rimanere al top della tecnologia. Fai parte dello sviluppo professionale del tuo piano di carriera strategico mensile in modo che sia coerente e programmato con largo anticipo. Ci sono un sacco di cose che si possono fare che sono a pagamento gratuito e basso se si guarda per loro. Continua ad imparare-fa parte della tua responsabilità come manager!
Se sei il responsabile dell’ufficio non ufficiale o fa parte del tuo titolo, lucidare le tue capacità di gestione ti aiuterà ad avere più successo ed efficacia in ogni aspetto della tua carriera di amministratore. I tuoi colleghi lo noteranno. Il tuo dirigente lo apprezzerà. E sarai riconosciuto come il responsabile dell’ufficio a tutto tondo, competente e innovativo che sei!
© 2016 Julie Perrine International, LLC
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Julie Perrine, CAP-OM, è il fondatore e CEO di All Things Admin, fornendo formazione, mentoring e risorse per i professionisti amministrativi in tutto il mondo. Julie applica la sua esperienza amministrativa e la sua passione per l’apprendimento permanente a servire come mentore entusiasta, oratore e autore che educa gli amministratori di tutto il mondo su come essere più efficaci ogni giorno. Scopri di più sui libri di Julie — L’amministratore innovativo: scatena la potenza dell’innovazione nella tua carriera amministrativa e l’amministratore organizzato: sfrutta il tuo stile organizzativo unico per creare sistemi, ridurre la sopraffazione e aumentare la produttività. E richiedere la copia gratuita del nostro rapporto speciale “Da reattivo a proattivo: Creare il piano strategico carriera amministrativa” sul sito www.AllThingsAdmin.com.