Come condurre un’intervista di uscita

Qualcuno ha messo nel loro avviso di dimissioni. Hoo boy. Ecco come condurre un’intervista di uscita che è utile, aggraziata e candida.

“Come condurre un colloquio di uscita?”Recentemente mi è stato chiesto questo da un dirigente che è un cliente di coaching 1: 1 di mine. Era diventato l’amministratore delegato della sua azienda solo un mese fa, ed era la prima volta che qualcuno si era dimesso da quando aveva assunto il suo nuovo ruolo.

“Congratulazioni” è stata la prima cosa che gli ho detto. E no, non ero faceto. Mentre qualcuno che si dimette potrebbe non sembrare un momento degno di” congratulazioni”, è una pietra miliare importante da prendere nota. Quando qualcuno lascia, si invia un messaggio su come si desidera trattare tutti presso la vostra azienda – non solo le persone che si uniscono.

Inoltre, un colloquio di uscita è una singolare opportunità per capire il tuo team e la tua azienda a un livello più vicino: chi sa meglio cosa può essere migliorato nella tua organizzazione se non una persona che sta scegliendo di lasciarlo?

La domanda è: Come condurre un colloquio di uscita che in realtà suscita una prospettiva candida dalla persona che sta lasciando? Uno che in realtà è immerso in una profonda riflessione, e non viene da una paura reazionaria di “dire la cosa sbagliata” o bruciare ponti.

Sulla base di conversazioni con centinaia di manager e dirigenti che ho allenato sia formalmente che informalmente, e la ricerca che abbiamo fatto specificamente sulle migliori pratiche di exit interview, ecco come condurre un colloquio di uscita.

Conosci lo scopo-per te stesso e per la tua azienda.

Un colloquio di uscita non è un interrogatorio. Né è una sessione di sfiato. È un’opportunità per ottenere un’immagine accurata dell’esperienza di qualcuno nel tuo team e di ciò che tu e l’azienda potreste fare meglio. Non è il momento di portarli via personalmente. È un momento di riflessione e comprensione di quanto potrebbero essere migliori le cose.

Impostalo correttamente: prima del tempo e con chiarezza.

Una volta che la persona si è dimessa, far loro sapere che si desidera tenere un colloquio di uscita con tanto tempo in anticipo. Spiegare lo scopo prima del tempo, chiaramente: La discussione riguarda l’apprendimento della loro esperienza in azienda, in modo che l’azienda possa migliorare in futuro, per i dipendenti attuali e futuri. Condividi che hai intenzione di incorporare il loro feedback nel cambiare le cose in futuro. Sottolinea che sei incredibilmente riconoscente sono disposti a prendere il tempo per essere aperti con te e darti il loro tempo. Consiglierei di mettere da parte almeno un’ora e fino a 90 minuti per la conversazione in modo che non si senta affrettata.

Tenere l’intervista di uscita uno contro uno.

Quando stai considerando come condurre un colloquio di uscita, tenendolo uno contro uno è la chiave. Mentre si consiglia HR e / o un membro del team di leadership lì, un colloquio di uscita in stile panel è intimidatorio. Inoltre, è ideale per condurre il colloquio di uscita di persona o per telefono. Un colloquio di uscita di persona contribuirà a creare un rapporto in quanto possono vedere il linguaggio del corpo e si guarda negli occhi. Ma parlare via telefono può rendere le cose più facili per qualcuno ad essere onesti e alleviare la pressione di dover dare una risposta “perfetta” dal momento che alcune persone diventano più nervoso avere una conversazione di persona. Entrambi sono fattori da pesare quando si decide il formato preciso del one-to-one.

Scegli una persona che sarà più equa ed efficace per condurla.

La maggior parte delle aziende hanno il loro reparto risorse umane condurre il colloquio di uscita, ma che è in genere vero per le aziende più grandi. Per le aziende più piccole, la persona che sta conducendo l’intervista di uscita dovrebbe essere due cose: (1) Dovrebbero essere sulla stessa pagina con te e il team di leadership su quali sono gli obiettivi dell’intervista di uscita, quali domande porre e il tono da stabilire durante la conversazione. (2) La cosa più importante, la persona che conduce l’intervista di uscita dovrebbe essere percepita dalla persona che se ne va come la persona più giusta ed efficace per condurre l’intervista. Stai cercando di massimizzare l’onestà e la franchezza – e questo arriva solo se la persona che sta conducendo l’intervista è qualcuno di cui l’intervistato si fida e qualcuno di cui ti fidi per trasmettere bene le informazioni. Per questo motivo, di solito non si desidera che il supervisore diretto della persona conduca l’intervista di uscita, ma la persona che è un gradino sopra il proprio supervisore diretto. Questo dà un po ‘ di spazio per l’intervistato di parlare più liberamente del loro rapporto con il loro supervisore. E mostra anche che stai prendendo sul serio la conversazione e vuoi agire e seguire in modo efficace (il che è più difficile da credere se la persona che conduce l’intervista di uscita è, ad esempio, un collaboratore individuale o il supervisore diretto della persona).

Dare 30 o 90 giorni per ottenere una prospettiva onesta.

Gli esperti vanno avanti e indietro su quando condurre l’intervista di uscita. Alcune persone raccomandano di farlo circa un mese o poche settimane prima che la persona se ne vada perché la persona è ancora impegnata nel loro ruolo. Tendo a pensare il contrario (e ho trovato con Know Your Team clienti con cui lavoriamo per essere il caso): prova a tenere l’intervista di uscita un mese o giù di lì dopo che la persona ha lasciato la posizione, quindi c’è meno pressione per dare risposte rivestite di zucchero. Un mese dopo, sono più rilassati e hanno maggiori probabilità di essere sinceri con te sul perché se ne sono andati e su come la tua azienda può migliorare.

Fai domande oltre il previsto, ” Perché te ne sei andato?”

Prova a porre queste domande che la maggior parte dei manager trascura durante il tuo colloquio di uscita:

• Quale diresti che è stata la ragione principale che ti ha spinto a lasciare l’azienda?
• Mentre stavi decidendo tra rimanere o lasciare l’azienda, quali sono stati alcuni dei maggiori fattori che hai pesato nella tua decisione?
• Cosa hai apprezzato di più mentre lavoravi in azienda?
• Quali sono stati alcuni dei tuoi più grandi punti di frustrazione mentre eri in azienda?
• Se hai iniziato di nuovo in azienda, quale potrebbe essere una cosa che vorresti che l’azienda avrebbe gestito in modo diverso?
• In che modo il rapporto con il tuo manager è stato utile?
• In che modo il rapporto con il tuo manager è stato frustrante o fastidioso?
• Con chi sei più grato di aver lavorato in azienda?
• Che consiglio daresti al team di leadership per migliorare l’azienda?
• Qual è stato il più grande divario tra ciò che hai osservato era l’intenzione dell’azienda, rispetto a ciò che è stato esposto nella realtà?
• Dove pensi che l’azienda abbia la più grande opportunità di migliorare?
• Cosa dovremmo cercare nella prossima persona che assumiamo per il tuo ruolo?
• Come ormai un “allume” dell’azienda, cosa può fare l’azienda – semmai – per sostenere la tua progressione di carriera?
• C’è qualcos’altro che pensi che dovremmo sapere, al fine di migliorare l’azienda per i dipendenti attuali e futuri?

Calibrare la reazione durante il colloquio di uscita.

Non difendere. Non deviare. Non cercare di risolvere il problema nel momento. Ascolta, sii riconoscente e ringraziali per il loro candore. Il vostro obiettivo è quello di creare un ambiente che lo rende il più sicuro possibile per loro di essere onesti. Più onesti sono, più imparerai cosa sarà vantaggioso per l’azienda.

Crea coerenza.

Più grande diventa la tua squadra, più è probabile che si verifichino interviste di uscita. È un sottoprodotto naturale della scala. Di conseguenza, consiglierei di creare un processo coerente su come condurre le interviste di uscita. Quando si dispone di una serie uniforme di domande da porre e deliberata struttura alle interviste, se / quando qualcuno lascia di nuovo, si dispone di un insieme simile di dati per confrontare le note.

Naturalmente, non esiste un approccio magico this-works-for-everyone su come condurre un’intervista di uscita. In realtà, possono ritorcersi massicciamente se ti siedi semplicemente sulle informazioni che ricevi da loro, o diventi eccessivamente difensivo durante di loro. Piuttosto, visualizzare un colloquio di uscita come uno strumento, se utilizzato correttamente, può segnare una transizione pacifica e aggraziata per voi e la persona che lascia.

Ricorda: Congratulazioni. Qualcuno lasciare è un’opportunità, se si sceglie di vederlo come tale.

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