Come creare un manuale dei dipendenti per la tua piccola impresa: The Ultimate Guide

In” Risorse per aiutarti a creare un manuale dei dipendenti efficace”, abbiamo identificato le risorse chiave per aiutarti a creare un manuale dei dipendenti. Ora, copriamo perché ne hai bisogno e come crearlo.

Se la tua piccola impresa ha due dipendenti o 20, avrai sicuramente creato politiche, procedure o aspettative sul posto di lavoro, formalmente o informalmente. È essenziale che i tuoi dipendenti conoscano e comprendano queste politiche, perché gestirai un’organizzazione più efficace se lo fanno e perché non vuoi rischiare che la tua azienda infranga le leggi federali o statali.

Perché hai bisogno di un manuale per i dipendenti?

Un manuale dei dipendenti è una raccolta di tutte le politiche e i protocolli della tua azienda, nonché i diritti e gli obblighi legali dei dipendenti. Avere un manuale dei dipendenti rende facile per voi per comunicare le regole e le responsabilità ai dipendenti, quindi non c’è dubbio su ciò che ci si aspetta da loro — o da voi, come il proprietario di piccola impresa.

Inoltre, un manuale completo per i dipendenti aiuta a proteggere legalmente la tua attività se qualcuno si interroga se hai comunicato chiaramente le tue politiche.

Esempio: se un dipendente ti fa causa, sostenendo di essere stato molestato da un collega, puoi indicare il manuale dei dipendenti come prova che hai chiaramente definito politiche anti-molestie in atto. (Tieni presente che avere l’assicurazione comp del lavoratore è anche importante per proteggere la tua attività nel caso in cui un dipendente o un cliente faccia causa.)

Cosa va in un manuale dei dipendenti?

Come ogni azienda, ogni manuale dei dipendenti è diverso. Non puoi semplicemente fotocopiare il manuale di un’altra azienda e distribuirlo ai tuoi dipendenti. Un buon manuale per i dipendenti definisce le regole e le pratiche di lavoro uniche e dovrebbe essere scritto con una voce che rifletta la tua visione e la cultura che hai costruito o che vuoi costruire.

Detto questo, la maggior parte dei manuali dei dipendenti include argomenti e tipi di informazioni simili. Di seguito è riportato uno sguardo a otto sezioni comuni nei manuali dei dipendenti.

1. Valori aziendali e Mission Statement

Per avere successo, i tuoi dipendenti devono essere in linea con i valori, le missioni e gli obiettivi della tua azienda. Ecco perché è necessario disporre tali obiettivi all’inizio del manuale dei dipendenti. Tutto quello che dovete fare è fornire una dichiarazione che comprende ciò che conta di più per voi come azienda. Ad esempio, il rivenditore di scarpe online di successo Zappos nomina 10 Valori fondamentali della famiglia Zappos a cui si aspetta che i dipendenti aspirino, tra cui “Abbracciare e guidare il cambiamento” e “Essere appassionati e determinati.”

2. Informazioni generali sull’occupazione

Un componente critico del manuale dei dipendenti è l’informazione generale sull’impiego con la tua azienda. Ciò includerà argomenti che i dipendenti si preoccupano, come ad esempio:

• Politiche di assunzione
• Pianificazione dei pagamenti (e metodi di pagamento disponibili)
• A tempo pieno vs. part-time ore
• retribuzione
• Pasti e le pause di riposo
• permessi
• Prestazioni le procedure di revisione
• Sicurezza e le procedure di sicurezza
• Dimissioni e procedure per il licenziamento

Tenete a mente che alcuni di questo materiale, come compenso per il lavoro straordinario regole e di compensazione dei lavoratori di copertura, sono almeno un po ‘ dettata dal federali e statali, o anche le leggi locali.

3. Leggi anti-discriminazione e anti-molestie

È importante elencare tutte le attuali leggi federali, statali e locali pertinenti alla tua forza lavoro. Questi possono includere pari opportunità di lavoro, anti-molestie, e leggi anti-discriminazione.

4. Standard di condotta

Al di là dei requisiti di legge, probabilmente hai le tue aspettative su come i dipendenti si comporteranno sul posto di lavoro e quindi avrai bisogno di politiche orientate a una condotta specifica sul posto di lavoro. Tali politiche possono includere:

• Codice di abbigliamento
• Politica sull’uso di droghe e alcol
• Politiche etiche
• Uso della tecnologia personale
• Politica sui social media
• Dati e privacy dei clienti
• Regole per accettare regali dai clienti
• Politica sulla risoluzione dei conflitti

5. Benefici per i dipendenti

Come non dovrebbe essere una sorpresa per voi, la sezione benefici per i dipendenti è una delle sezioni di riferimento più frequenti del manuale dei dipendenti.

Il tuo manuale probabilmente non descriverà tutte le specifiche del tuo piano di assicurazione sanitaria, in quanto possono essere abbastanza dettagliate (e tali informazioni possono essere fornite separatamente). Ma probabilmente vuoi dare le basi: quando è un dipendente idoneo a iscriversi al piano sanitario aziendale e quante opzioni offri: tipi di piani, copertura familiare? Quando è il periodo annuale di iscrizione aperta?

Allo stesso modo, ti consigliamo di tracciare brevemente gli altri vantaggi offerti, come ad esempio:

• una Vacanza o un tempo paid fuori (PTO)
• piani di pensionamento si offrono e chi ammissibili
• copertura Assicurativa si offrono, compreso assicurazione sulla vita e breve e/o di inabilità di lunga durata
• Formazione dei benefici, compreso il rimborso delle tasse
• “soft” benefici che possono fornire, sia che si tratti di pianificazione flessibili, sul sito di lezioni di yoga, o gratuito pranzi venerdì

Perché i dipendenti si fanno spesso riferimento a questa sezione chi non vorrebbe scoprire sul lavoro vantaggi? – usalo a tuo vantaggio e aiutali a comprendere appieno tutto ciò che ottengono come parte del lavoro per la tua azienda.

6. Riservatezza / Accordo di Non Divulgazione / Conflitto di Interessi

Non tutte le società include questa sezione, ma le aziende che lavorano nel altamente competitivo delle industrie di segreti commerciali e la preoccupazione per i dipendenti di saltare nave per un concorrente può desiderare di avere i dipendenti di firmare un accordo di non divulgazione o almeno includono un conflitto di interessi nel manuale degli impiegati.

7. Politiche disciplinari

È importante che i dipendenti comprendano i rischi di non seguire le politiche, le leggi e le procedure descritte nel manuale dei dipendenti.

Considera di avere una sezione che spiega che saranno ritenuti responsabili delle loro azioni e comportamenti. Vuoi che i dipendenti vedano che ricevono un trattamento equo e che tutti i dipendenti sono soggetti allo stesso processo disciplinare.

8. Disclaimer

È importante che i tuoi dipendenti non trattino il tuo manuale dei dipendenti come un accordo contrattuale tra te e loro, il che significherebbe che potrebbero farti causa se le politiche e le procedure all’interno del manuale non vengono rispettate. Quindi, assicurati di includere un disclaimer che afferma che il manuale dei dipendenti non è un contratto, per proteggerti da tali preoccupazioni.

Tirandolo insieme

Quando inizi a pensare e pianificare il tuo manuale dei dipendenti, potresti renderti conto che non hai formalizzato molte delle tue politiche o che devi ancora considerare più attentamente quali dovrebbero essere alcune delle tue politiche.

Non ti preoccupare — questo è completamente naturale. Molte piccole aziende non pensano concretamente alle loro politiche finché non devono spiegarle per iscritto.

Qui ci sono quattro passi si può prendere per iniziare il processo di creazione del manuale dei dipendenti.

1. Inizia con la tua cultura e valori

Un buon punto di partenza quando si pensa alle politiche dei dipendenti, sia specifiche per le regole di partecipazione, il codice di abbigliamento o il processo di revisione delle prestazioni, è pensare alla cultura e ai valori della tua azienda.

Come piccolo imprenditore, pensa ai tuoi valori personali e a ciò che vuoi sottolineare. Considera anche come puoi creare un sistema di valori e una cultura che motiverà i tuoi dipendenti a fare del loro meglio e rimanere con la tua azienda a lungo termine.

La cultura che si desidera creare dovrebbe guidare le politiche e le procedure — quindi ha senso almeno redigere una dichiarazione di missione di base prima di progettare le politiche e le procedure dei dipendenti della vostra azienda.

2. Sviluppa le tue politiche

Con i tuoi valori chiaramente identificati, quindi pensa a creare politiche che i tuoi dipendenti abbracceranno. Ad esempio, le aziende che cercano di attrarre lavoratori più giovani spesso non vogliono dare l’impressione di essere troppo rigide o prepotenti, in quanto potrebbero spegnere i lavoratori millenari alla ricerca di luoghi di lavoro che promuovano flessibilità e apertura.

Detto questo, potresti-per necessità-dover essere rigoroso su determinate politiche. Ad esempio, se si esegue un business come negozio al dettaglio dove mostrando fino a lavorare in tempo è della massima importanza, avrete, naturalmente, necessario specificare le regole di partecipazione e forse il codice di abbigliamento.

Potresti quindi essere in grado di essere più accomodante o generoso in altre parti delle tue pratiche sul posto di lavoro, ad esempio fornendo ai tuoi dipendenti più tempo di vacanza.

3. Conoscere le leggi applicabili

Mentre il manuale dei dipendenti non è un contratto con i dipendenti, lo fa impostare le loro aspettative, quindi è necessario seguire le leggi federali, statali e locali quando si preparano alcune parti del manuale dei dipendenti.

Ad esempio, molti stati hanno approvato “leggi di congedo” che regolano il modo in cui i datori di lavoro devono gestire determinati tipi di congedo, sia che si tratti di assenze per malattia o di doveri di giuria. Essi possono anche avere linguaggio boilerplate che le aziende possono utilizzare per descrivere tali leggi ai loro dipendenti. Dovresti essere in grado di trovare le descrizioni delle leggi del tuo stato online.

Dovresti essere in grado di trovare descrizioni dettagliate delle leggi del tuo stato sul sito web del tuo governo statale. Il manuale di diritto del lavoro del gruppo Lunt fornisce anche collegamenti a un’ampia varietà di risorse legali federali e statali, tra cui una ripartizione stato per stato delle leggi sull’occupazione e sul lavoro.

4. Guarda i manuali dei dipendenti di altre società

Anche se non dovresti copiare le politiche di altre società e i manuali dei dipendenti parola per parola, vale la pena di esaminare alcuni di essi per ispirazione o idee.

Potresti già avere accesso ai manuali di altre società tramite amici o parenti. Approfitta delle opportunità per controllare almeno alcuni altri manuali mentre stai pianificando le tue politiche e procedure. È inoltre possibile trovare manuali dei dipendenti di esempio attraverso una ricerca di base su Google.