Come Migliorare la Collaborazione tra i Team: 13 Esperti Pesare

il lavoro di squadra rende il lavoro del sogno è un detto popolare. Ma è un sentimento che è spesso più facile a dirsi che a farsi, specialmente quando si tratta di collaborazione tra team.

Quando i team lavorano tra funzioni, o con partner o clienti, c’è una maggiore complessità nel trattare con persone al di fuori del normale team. Ci sono spesso modi contrastanti di lavorare e diversi livelli di conoscenza con la collaborazione incrociata. Questi test rapidamente i limiti degli strumenti e dei processi di collaborazione standard utilizzati all’interno del tuo team.

Così, come si fa a migliorare la collaborazione tra i team? Abbiamo contattato diversi esperti di collaborazione in diversi settori per rispondere a questa domanda scottante. Continuate a leggere per vedere i suggerimenti interessanti che hanno condiviso sul tema.

Migliorare la collaborazione tra team: consigli di esperti

Creare indicatori chiave di performance.

“Come direttore marketing, una volta mi sono sentito come se fossi in parte responsabile di come i lead che stavo aiutando a generare venivano eliminati dal team di vendita. La strategia per essere più costruttivo circa il problema si è rivelato essere alcuni KPI chiari, o indicatori di performance chiave, che entrambe le squadre potrebbero concordare che ci ha tenuto entrambi responsabili per ‘il nostro lato della strada.’

” In questo modo, ogni mese, entrambe le squadre hanno effettuato il check-in e riferito sulla manciata di numeri di cui erano responsabili. A volte dovevamo riconoscere che i nostri numeri non erano così grandi, e a volte dovevano riconoscere che i loro non lo erano. Con chiarezza su chi è responsabile di cosa, tempi di check-in chiari e obiettivi specifici, la collaborazione tra team è molto più produttiva.”

Tim Brown, Direttore marketing presso Hook Agency
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Stabilire un metodo di comunicazione centralizzato.

“Il mio consiglio numero uno per migliorare la collaborazione tra team è quello di assicurarsi che ci sia un modo centralizzato per i team di comunicare. La comunicazione è una delle parti più importanti di qualsiasi tipo di interazione cross-team. Senza una buona comunicazione cross-team, la collaborazione cade a pezzi. Ad esempio, essere in grado di condividere aggiornamenti in tempo reale sui progressi del team è inestimabile. In definitiva, ciò consente ai progetti di funzionare senza intoppi. Software che consente ai membri del team di porre domande e inviare messaggi è una necessità in questo tipo di sforzo.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer di Traliant

Sii chiaro su quali compiti richiedono collaborazione (e quali no).

“Il mio consiglio è semplice e uno molti team sorprendentemente perdere—essere super chiaro su specificamente quali compiti o iniziative richiedono la collaborazione del team. Prima di tutto la costruzione di fiducia e le conversazioni sui modi di lavorare, sapere esattamente dove si desidera concentrare i vostri sforzi di collaborazione. E, per estensione, chiarisci quali compiti non richiedono collaborazione o lavoro di squadra; metti questi compiti nelle mani di individui capaci e lascia che si mettano al lavoro.

“La collaborazione richiede più tempo, costi e problemi rispetto al lavoro individuale. Salvarlo per i pezzi più alto-leva di lavoro che si è certi andrà a beneficio voi ei vostri partner. Poi, elaborare i dettagli della vostra collaborazione-cose come chi sarà coinvolto, quanto spesso è necessario collegare, chi sarà proprio quali pezzi del compito, eccetera.”

Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal presso Corporate Collaboration Resources

Portare la tecnologia nel quadro.

“Integrare il software di collaborazione per fungere da hub centrale durante il ciclo di vita di un progetto cross-team è un ottimo modo per migliorare la comunicazione e migliorare la gestione del progetto e la produttività. Le informazioni centralizzate forniscono visibilità in tempo reale per i project manager. Consente inoltre di monitorare i progressi senza richiedere aggiornamenti e di identificare i problemi precocemente. Lavorare da un unico sistema rende inoltre i team più efficienti e accelera i risultati riducendo la rilavorazione, eliminando le riunioni non necessarie e riducendo i tempi di pianificazione.”

Paul Jardine, responsabile tecnico di English Blind

Non riesci a sincronizzare le tue squadre? Assicurati di avere un hub centralizzato per tutte le loro attività di collaborazione con Glasscubes, una soluzione SaaS completa su misura per le piccole e medie imprese.

“Per migliorare la nostra collaborazione con i nostri clienti, ci assicuriamo sempre che ci sia una sola persona di contatto da entrambe le parti. Ciò evita la confusione su direzioni diverse dal cliente, elimina la sovrapposizione delle attività e aiuta a gestire le aspettative. Naturalmente, entrambe le persone di contatto sono tenuti a consolidare i messaggi dalle rispettive organizzazioni o team per rendere l’installazione efficace.”

Jomel Alos, Lead di PR online a Spiralytics
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Crea un charter di squadra.

“Uno dei migliori consigli per migliorare la collaborazione tra team nella tua azienda è quello di creare quello che è comunemente noto come un team charter, che è fondamentalmente un progetto per come il team lavorerà insieme verso il raggiungimento dei suoi obiettivi.

“Una carta di squadra di alta qualità include cose come lo scopo di base della formazione della squadra; i suoi obiettivi, la missione e gli obiettivi generali; e le responsabilità di ogni membro del team. Sarà anche indicare le aspettative dalla collaborazione cross-team, e un programma per quando le squadre si incontreranno. L’ulteriore vantaggio di questo approccio è che la creazione della carta funge anche da primo sforzo di team building.”

Andrew Schrage, CEO di Money Crashers
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Informa il team quando il lavoro è finito.

“A volte quando collaboriamo con gli altri, dimentichiamo le cose semplici, come informare gli altri che hai completato il tuo lavoro. Capire chi sta facendo ciò che dopo diventa più complicato quando le persone non sono consapevoli che il lavoro precedente è stato completato.

“Quindi assicurati che il tuo team sappia che deve passare il testimone, che ciò significhi aggiornare un’attività nel software di gestione del progetto, inviare un messaggio di chat al compagno di squadra o toccarlo sulla spalla. Il semplice atto di dire a un compagno di squadra ‘Sei il prossimo’ promuove la responsabilità, chiarisce la direzione e riduce lo stress della squadra.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager presso CleverTap

Hanno membri del team condividono il loro lavoro.

“Puoi migliorare la collaborazione tra i team facendoli condividere il loro lavoro l’uno con l’altro. I team collaborano meglio quando si capiscono e hanno un’idea migliore di ciò che tutti stanno effettivamente facendo. Tutti noi abbiamo la tendenza a sottovalutare quanto sforzo è coinvolto con il lavoro al di fuori del nostro dominio!

“Un ottimo modo per condividere il lavoro è quello di rendere l’elenco delle azioni quotidiane di ogni membro del team trasparente tra i team. È possibile utilizzare una lavagna, un sistema di chat o uno strumento di produttività designato per raggiungere questo obiettivo. Incontri regolari work-in-progress sono anche un grande forum per avere i membri del team di condividere il loro lavoro con il resto del team. Quando tutti possono vedere come gli altri stanno lavorando verso un obiettivo condiviso, è molto più facile collaborare in modo efficace. Questo rende anche ogni membro del team responsabile e li motiva a fare le cose.”

Fiona Adler, Fondatrice di Actioned

Concentrati sul positivo durante il conflitto.

“Il conflitto è inevitabile con i team di progetto interfunzionali. Le persone sono abituate a lavorare nei loro silos e unirsi a un’altra funzione può essere difficile, specialmente quando tali funzioni funzionano in modo diverso. Ecco perché la nostra azienda si concentra continuamente sulla collaborazione incrociata.

” Una delle nostre strategie di conflitto è il mio metodo 3P: la pausa per ruotare su un positivo. Ci siamo resi conto che stavamo spendendo troppo tempo ed energie concentrate sui negativi della situazione, il che non ha aiutato con la risoluzione. Ora riconosciamo che esiste un conflitto e rapidamente ruotiamo verso una possibilità positiva o una lezione appresa, che ci rimette in carreggiata. Abbiamo trovato questa strategia abbastanza successo e l’abbiamo anche implementata all’interno delle organizzazioni dei nostri clienti.”

Kerry Wekelo, Amministratore delegato di HR& Operazioni presso Actualize Consulting
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Condividi i progressi con le parti interessate.

“Non c’è niente di peggio che arrivare alla fine di un progetto e avere le parti interessate chiave dire, ‘Non l’avrei fatto in quel modo!”Questo ci ricorda che la collaborazione deve avvenire non solo con i membri del team, ma anche con gli sponsor del team e altre parti interessate.

“È importante condividere regolarmente i risultati al di fuori del core team, specialmente su progetti più grandi. Quando un progetto richiede mesi per essere completato, è necessario mantenere le parti interessate nel ciclo e dare loro l’opportunità di valutare i progressi. Ad esempio, includiamo prodotti di grandi dimensioni e multifunzionali nei nostri incontri settimanali con una vetrina. In questo modo, ci assicuriamo che questi progetti rimangano a terra e siano pienamente accettati.”

Jennifer McDermott, responsabile delle comunicazioni di Finder

Assicurati che tutti i membri del team sappiano come e dove si inseriscono.

“Affinché qualsiasi progetto o programma abbia successo, tutti devono capire come i loro sforzi contribuiscano all’obiettivo finale. Sapere come si inseriscono consente a ciascun membro del team di avere una visione chiara dei propri sforzi individuali.

Inoltre, dovrebbero sentire l’importanza o il peso dei loro sforzi. A volte una squadra o una funzione, come le vendite o lo sviluppo, pensa che i loro sforzi siano i più importanti. Tuttavia, dovrebbe essere chiaro che tutti gli sforzi hanno un impatto se e come l’obiettivo è raggiunto. Devi abbattere queste barriere dell’ego in modo che tutte le funzioni comprendano il loro valore unico. Questo è il modo in cui si stabilisce la migliore collaborazione cross-team.”

Andrew de Bray, Amministratore delegato di Factum Ltd.

Dai alle squadre il tempo e le risorse per fare brainstorming, sperimentare e fallire.

“La collaborazione incrociata è spesso fatta meglio con un po’ di innovazione. I membri del team hanno bisogno di tempo per ottenere le loro idee ascoltate dal gruppo. Troppo spesso sentiamo una buona idea, ci concentriamo su di essa e la mettiamo in gioco. Il problema con questo è che molte altre buone idee—o idee ancora migliori-non sono dette perché la squadra non ha avuto abbastanza tempo per esprimere e sezionare altre idee. Ad esempio, alcuni membri del team sono più silenziosi di altri e avere più tempo per collaborare dà loro il tempo di presentare le idee quando sono pronti.

“I team potrebbero anche aver bisogno di risorse con cui sperimentare. Queste risorse potrebbero essere più soldi per comprare software, risorse fisiche, o anche cibo e bevande per riunioni più confortevoli. Le risorse potrebbero anche essere l’accesso al personale e ai leader al di fuori del core team per ottenere consigli e feedback aggiuntivi da diverse prospettive. Fornire tempo e risorse garantirà che i membri del team si sentano apprezzati e ascoltati e consentano loro di interagire meglio l’uno con l’altro.”

Robert Kienzle, consulente senior di Knowmium

Usa le attività di team building per costruire l’unità.

“La chiave per una grande collaborazione è garantire che tutti i membri del team siano uniti. Le attività di team building sono un ottimo modo per promuovere questa sensazione; aumentano il rapporto e riducono le barriere di comunicazione.

” Anche se disponi di team remoti, puoi svolgere attività di team building virtuali per mantenere tutti connessi. Da Q&A sessioni alla partecipazione a giochi multiplayer, ci sono un sacco di opzioni che potrebbero aiutare a riunire la tua squadra. Quindi puoi beneficiare di una migliore comunicazione cross-team, una maggiore produttività e altro ancora.”

Simon Elkjær, Chief Marketing Officer di avXperten

3 Modi per migliorare la collaborazione utilizzando strumenti online

La tecnologia è una componente chiave della collaborazione nel moderno ambiente di lavoro. Di seguito sono riportati alcuni modi in cui è possibile utilizzare soluzioni online per migliorare la pratica.

Incorporare gli strumenti nel flusso di lavoro.

Meglio ancora, regolare il flusso di lavoro per sfruttare gli strumenti. Questi strumenti hanno lo scopo non solo di collegare i membri del team, ma anche renderli più produttivi. Quindi integrandoli nel flusso di lavoro quotidiano del tuo team ti assicurerai di ottenere il valore previsto.

Ad esempio, potresti inserire uno strumento di chat come Slack per le comunicazioni quotidiane tra i membri del team. Ciò potrebbe funzionare sia per le chat in tempo reale che per i messaggi asincroni, ad esempio quando due membri del team non hanno ore di lavoro sovrapposte. Inoltre, uno strumento di videoconferenza come Zoom potrebbe funzionare per le riunioni programmate.

Google Drive è un popolare servizio di file-sharing per molte aziende, sia piccole che grandi. Potresti fornire al tuo team e alle parti esterne diversi livelli di accesso a file e cartelle, oltre a collegarti direttamente ai file quando comunichi tramite Slack. E la collaborazione sui file in Drive garantisce che il tuo team lavori sempre sulla versione più recente.

Strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello possono aiutare il tuo team a mantenere i progetti in pista. Invece di effettuare il check-in con ogni membro del team per vedere i loro progressi, è possibile utilizzare questi strumenti per verificare lo stato di avanzamento delle attività assegnate, invece. Ciò riduce i tempi di reporting sia per te che per il tuo team e ti assicura di essere sempre aggiornato. Una rapida occhiata alla dashboard ti consente di sapere quali aree del progetto potrebbero richiedere la tua attenzione.

Si potrebbe anche rivolgersi a Glasscubes per una soluzione all-in-one che risponde a molteplici esigenze di collaborazione, tra cui la comunicazione, la condivisione di file e di archiviazione, e la gestione dei progetti. È uno strumento sicuro che consente anche di creare un numero illimitato di aree di lavoro personalizzate per diversi reparti, singoli progetti o qualsiasi numero di casi d’uso.

Incoraggia l’utilizzo degli strumenti online che distribuisci.

Uno strumento è prezioso solo se viene utilizzato. Spesso, le persone resistono al cambiamento e scelgono di utilizzare gli strumenti che conoscono meglio, come l’e-mail. E mentre c’è ancora un posto per la posta elettronica, strumenti di collaborazione online rendono la vita più facile per ogni membro del team, soprattutto quelli remoti.

Inoltre, vuoi evitare i problemi che ti hanno ispirato a cercare questi strumenti di collaborazione in primo luogo. Ricorda che le informazioni vengono facilmente perse o dimenticate quando non sono conservate in un luogo centralizzato.

Ecco perché è imperativo incoraggiare (o addirittura richiedere) che tutti i membri del team utilizzano gli strumenti che hai selezionato. Ecco una linea utile che puoi usare per portare tutti a bordo: “Ricorda, squadra: Le informazioni al di fuori di questi strumenti non esistono.”

Inoltre, la maggior parte degli strumenti di collaborazione online richiede poca o nessuna formazione, che è una barriera in meno all’adozione da parte degli utenti. Quindi, se un membro del team sta ancora tornando a strumenti più vecchi, chiedi loro con cosa stanno avendo problemi e invia loro link per aiutare le risorse o dare loro un aggiornamento one-to-one.

Usa i tuoi strumenti di collaborazione per attività divertenti.

A volte la tua squadra ha solo bisogno di una pausa mentale dalle cose serie. E hai gli strumenti per farlo accadere senza dover mandare tutti in vacanza di due settimane.

Ad esempio, prova a utilizzare gli strumenti di comunicazione, condivisione di file e gestione dei progetti per pianificare un evento di lavoro divertente (ad esempio, il “progetto”), ad esempio una festa in ufficio. Per i team completamente remoti, è possibile organizzare un meetup.

Utilizzando gli strumenti che abbiamo chiamato in precedenza, è possibile creare un canale in Slack per brainstorming e parlare di temi di partito. Google Drive potrebbe mantenere i file associati organizzati. E potresti usare Asana o Trello per assegnare compiti alle persone, come ottenere rifornimenti, ordinare cibo e bevande e selezionare un luogo.

Adottare questo approccio ha tre vantaggi:

• Offre ai membri del team una distrazione tanto necessaria per concentrarsi su attività lavorative più serie.
• Incoraggia il team a utilizzare gli strumenti a beneficio personale (cioè, non si sentono “costretti”), aumentando la loro familiarità con loro.
• Promuove la collaborazione verso un obiettivo che avvantaggia l’intero team, che si riporterà in altre attività collaborative.

Abilita la collaborazione incrociata tra reparti, team e altre parti interessate con Glasscubes.

Glasscubes è una solida soluzione di collaborazione tra team che garantisce che l’intera organizzazione sia tenuta al corrente degli aggiornamenti dei progetti, delle politiche riviste, degli annunci aziendali e di qualsiasi altra cosa tu ritenga importante condividere con la tua forza lavoro.

La nostra soluzione offre a team come il tuo la possibilità di rimanere aggiornati sugli ultimi aggiornamenti e condividere ciò che è più importante, mantenendo il lavoro in movimento in modo efficiente. Dalla gestione delle attività alla comunicazione alla condivisione di file, la nostra piattaforma ti aiuta a rimanere in contatto e in cima alle cose in un unico posto.

Utilizzare discussioni filettate per mantenere le conversazioni nel contesto, se le discussioni trattano attività client o file di progetto importanti. E a proposito di file, condividili a tuo piacimento-con i membri del team, i tuoi clienti, i tuoi fornitori e così via.

Con Glasscubes, è possibile:

• Archiviare e condividere file in un luogo sicuro, completo di controllo automatico della versione. È anche possibile creare flussi di lavoro di approvazione e visualizzare percorsi di controllo chiari delle azioni dell’utente.
• Assegnare e gestire le attività per i diversi membri del team, e tenerne traccia fino al completamento.
• Crea spazi di lavoro personalizzati per ogni team di progetto nel tuo portfolio. I membri del team possono condividere le risorse e comunicare tra loro nel loro spazio di lavoro specifico, ed è possibile accedervi tutti per una facile supervisione.

Vuoi vedere come organizzazioni come la tua hanno migliorato la loro collaborazione interfunzionale utilizzando la nostra soluzione? Dai un’occhiata a questi casi di studio Glasscubes.