JOB ANALYSIS

Un’analisi del lavoro è una specifica passo-passo dei requisiti, delle funzioni e delle procedure di una posizione lavorativa. Proprio come un seme non può sbocciare in un fiore a meno che il terreno non sia adeguatamente preparato, molte pratiche di gestione delle risorse umane (HRM) non possono sbocciare in un vantaggio competitivo a meno che non siano fondate su un’adeguata analisi del lavoro.

Le pratiche HRM di successo possono portare a risultati che creano un vantaggio competitivo. Le analisi di lavoro, eseguite correttamente, migliorano il successo di queste pratiche HRM gettando le basi. Le informazioni sull’analisi del lavoro possono essere applicate a una varietà di pratiche HRM. Ora diamo una breve occhiata ad alcuni di loro.

STABILIRE PRATICHE DI ASSUNZIONE EQUE ED EFFICACI

Le pratiche di reclutamento e selezione di un datore di lavoro cercano di identificare e assumere i candidati più adatti. Le informazioni sull’analisi del lavoro aiutano i datori di lavoro a raggiungere questo obiettivo identificando i criteri di selezione, come le conoscenze, le abilità e le abilità (KSA) necessarie per svolgere un lavoro con successo. I manager di un’azienda e i professionisti delle risorse umane (HR) possono quindi utilizzare queste informazioni per scegliere o sviluppare i dispositivi di selezione appropriati (ad esempio, domande di intervista, test). Questo approccio alla selezione è obbligatorio per legge.

Un datore di lavoro che deve affrontare accuse di discriminazione deve dimostrare ai tribunali che i suoi criteri di selezione sono legati al lavoro. Per sostenere questo tipo di rivendicazione, un’impresa deve dimostrare che la pratica di selezione contestata è stata sviluppata sulla base di informazioni sull’analisi del lavoro. Come ha osservato un giudice durante un’udienza sulla discriminazione, senza un’analisi del lavoro su cui basare le pratiche di selezione, un datore di lavoro “mira al buio e può solo sperare di raggiungere la relazione lavorativa con la fortuna cieca.”

Negli 1990, la necessità per le imprese di basare i criteri di selezione sulle informazioni sull’analisi del lavoro è diventata ancora più importante a causa del passaggio dell’Americans with Disabilities Act. Questa legge stabilisce che le decisioni occupazionali riguardanti i candidati disabili devono essere basate sulla loro capacità di svolgere le funzioni essenziali del lavoro. Ad esempio, se la lettura dei rapporti fosse una funzione lavorativa essenziale, ai candidati la cui disabilità impediva loro di leggere potrebbe essere legalmente negato l’impiego (supponendo che non vi fosse alcun modo per accoglierli). Se, tuttavia, la lettura del rapporto non fosse una funzione essenziale, l’incapacità di leggere non potrebbe legittimamente servire come base per la negazione. La determinazione di quali funzioni di lavoro sono essenziali viene effettuata durante un’analisi del lavoro.

SVILUPPO DI PROGRAMMI DI FORMAZIONE E VALUTAZIONE

Le aziende possono anche utilizzare le informazioni sull’analisi del lavoro per valutare le esigenze di formazione e per sviluppare e valutare programmi di formazione. Le analisi dei lavori possono identificare le attività che un lavoratore deve eseguire. Quindi, attraverso il processo di valutazione delle prestazioni, i supervisori possono identificare quali attività vengono eseguite correttamente o in modo improprio. Il supervisore può quindi determinare se il lavoro eseguito in modo improprio può essere corretto attraverso la formazione.

I professionisti HR utilizzano anche le informazioni sull’analisi del lavoro per sviluppare programmi di formazione pertinenti. L’analisi del lavoro specifica come ogni lavoro viene eseguito, passo dopo passo, consentendo ai professionisti delle risorse umane di sviluppare materiali di formazione per insegnare ai tirocinanti come eseguire ogni attività. Per valutare l’efficacia di un programma di formazione, l’organizzazione deve prima specificare gli obiettivi di formazione o il livello di prestazioni previsto dai tirocinanti al termine del programma. Il successo di un programma di formazione è giudicato sulla base della misura in cui tali livelli di prestazioni sono stati raggiunti. I livelli di prestazioni previsti vengono spesso specificati durante un’analisi del lavoro.

Le informazioni ottenute da un’analisi del lavoro possono essere utilizzate per sviluppare moduli di valutazione delle prestazioni. Un esempio di modulo basato sull’analisi del lavoro è quello che elenca le attività o i comportamenti del lavoro e specifica il livello di prestazioni previsto per ciascuno. Il ruolo dell’analisi del lavoro è cruciale qui. Senza informazioni sull’analisi del lavoro, le organizzazioni utilizzano in genere una singola forma generalizzata in cui tutti i lavoratori sono valutati sulla base di un insieme comune di caratteristiche o tratti che si presume siano necessari per tutti i lavori (ad esempio, cooperazione, affidabilità, leadership).

Le forme di valutazione basate sull’analisi del lavoro sono superiori alle forme generalizzate perché svolgono un lavoro migliore nel comunicare le aspettative di prestazione e perché forniscono una base migliore per dare feedback e prendere decisioni HRM.

La maggior parte delle aziende basa i tassi di retribuzione, in parte, sul valore relativo o sull’importanza di ciascun lavoro per l’organizzazione. Il valore del lavoro è in genere determinato valutando o valutando i lavori in base a fattori importanti come il livello di abilità, lo sforzo, la responsabilità e le condizioni di lavoro. Le informazioni fornite da un’analisi del lavoro servono come base per le valutazioni del valore del lavoro.

L’analisi del lavoro svolge anche un ruolo importante nello sviluppo di programmi di miglioramento della produttività. Vari programmi di pay-for-performance forniscono ricompense ai dipendenti che svolgono il loro lavoro a o al di sopra di qualche livello desiderato. L’analisi del lavoro viene utilizzata per identificare quel livello di prestazioni.

USI CORRETTIVI

I manager a volte devono disciplinare i dipendenti per il loro mancato svolgimento corretto delle loro responsabilità lavorative. Ad esempio, i lavoratori possono essere disciplinati per essersi rifiutati di svolgere compiti che ritengono non facciano parte del loro lavoro. Se le responsabilità e i limiti di autorità di un lavoro sono delineati in un’analisi del lavoro, queste informazioni possono essere utilizzate per aiutare a risolvere tali problemi.

Le informazioni sull’analisi del lavoro possono essere utili anche dal punto di vista della sicurezza e della salute. Durante lo svolgimento di un’analisi del lavoro, un datore di lavoro può scoprire potenziali pericoli o pericoli di un lavoro. L’analisi del lavoro può anche identificare pratiche non sicure, come le attività che vengono eseguite in un modo che potrebbe causare lesioni.

DETERMINARE IL TIPO DI INFORMAZIONI DA RACCOGLIERE

Una ricchezza di informazioni può essere raccolto durante un’analisi del lavoro. Le informazioni sull’analisi del lavoro possono essere suddivise in tre categorie: contenuto del lavoro, contesto del lavoro e requisiti del lavoratore. Il contenuto del lavoro si riferisce alle attività lavorative dei lavoratori o a ciò che i lavoratori effettivamente fanno sul posto di lavoro. Il contesto di lavoro si riferisce alle condizioni in cui viene eseguito il lavoro e alle richieste che tali lavori impongono al lavoratore. Requisiti del lavoratore si riferiscono alle qualifiche dei lavoratori necessari per eseguire il lavoro con successo. Le informazioni specifiche che rientrano in ciascuna categoria sono descritte di seguito.

CONTENUTO.

Quando raccoglie informazioni sulle attività, l’analista del lavoro cerca di determinare cosa fa il lavoratore, lo scopo dell’azione e gli strumenti, le attrezzature o i macchinari utilizzati nel processo. L’analista può anche raccogliere informazioni aggiuntive sulle attività, come la loro importanza relativa, i livelli di prestazioni attesi e il tipo di formazione necessaria a un nuovo lavoratore per eseguire le attività in modo soddisfacente. Il contenuto del lavoro può essere descritto in diversi modi, a seconda di quanto specifico si vuole (o ha bisogno) di essere. I diversi tipi di informazioni sul contenuto del lavoro sono descritti nell’allegato 1.

CONTESTO.

Il contesto di lavoro si riferisce alle condizioni in cui viene eseguito il lavoro e alle richieste che tale lavoro impone ai dipendenti. Tipi specifici di informazioni sul contesto di lavoro tipicamente identificati durante un’analisi del lavoro includono relazioni di reporting, supervisione ricevuta, giudizio, autorità, contatti personali, condizioni di lavoro e richieste fisiche e mentali al lavoratore.

REQUISITI.

I requisiti dei lavoratori si riferiscono alle conoscenze, abilità, abilità, caratteristiche personali e credenziali necessarie per prestazioni lavorative efficaci. Questi termini sono definiti come:

• Conoscenza-il corpo di informazioni necessarie per eseguire il lavoro.
• Skill-la capacità di eseguire un’attività motoria appresa, come le capacità operative dei carrelli elevatori e le abilità di elaborazione testi.
• Capacità-la capacità necessaria per eseguire un compito non motorio, come capacità di comunicazione, abilità matematiche e capacità di ragionamento o di problem-solving.
• Caratteristiche personali-i tratti di un individuo (ad esempio, tatto, assertività, preoccupazione per gli altri, obiettività, etica del lavoro) o la loro volontà/capacità di adattarsi alle circostanze dell’ambiente (ad esempio, capacità di resistere alla noia, volontà di fare gli straordinari, volontà di trattare gli altri cordialmente).
• Credenziali-prova o documentazione che un individuo possiede determinate competenze, come diplomi, certificazioni e licenze.

L’enorme quantità di informazioni che possono essere scoperte durante un’analisi del lavoro può essere schiacciante, ma di solito non è necessario raccogliere tutti i dati possibili. Lo scopo o l’uso previsto dell’analisi del lavoro determina le informazioni particolari da raccogliere. Pertanto, l’analista deve decidere come verrà utilizzata l’analisi del lavoro prima di decidere quali informazioni cercare.

Ad esempio, se un’analisi del lavoro dovesse essere utilizzata per sviluppare un programma di formazione tecnica per i nuovi dipendenti, l’analista dovrebbe concentrarsi sulle informazioni sulle attività secondarie (una descrizione passo-passo di come viene svolto il lavoro) e sulle conoscenze, abilità e abilità specifiche (KSA) di cui si avrebbe bisogno per fare bene in quel lavoro. Se lo scopo fosse quello di sviluppare un test di lavoro scritto per valutare la conoscenza dei candidati del lavoro, l’analista dovrebbe indirizzare le informazioni sui compiti specifici del lavoro e le conoscenze necessarie per eseguire ogni compito (cioè, i fatti, teorie, principi, ecc., uno deve sapere per essere capace di compiere compiti soddisfacentemente).

DETERMINARE COME RACCOGLIERE LE INFORMAZIONI

I professionisti delle risorse umane spesso raccolgono informazioni sull’analisi del lavoro. Tuttavia, poiché questi individui non hanno sufficiente esperienza nei lavori analizzati, devono arruolare gli incumbent di lavoro effettivi e i loro supervisori per raccogliere e interpretare le informazioni pertinenti. Le informazioni sull’analisi del lavoro possono essere raccolte intervistando questi individui, osservandoli al lavoro e / o facendoli completare questionari di analisi del lavoro. L’adeguatezza di ciascun approccio dipende in parte dal tipo di informazioni richieste.

INTERVISTE.

Le interviste di analisi del lavoro sono conversazioni strutturate tra l’analista del lavoro e uno o più esperti in materia. Le interviste sono in genere tenute sia con gli incumbent di lavoro che con i loro supervisori. Le interviste con gli incumbent tendono a concentrarsi sul contenuto del lavoro e sulle informazioni sul contesto del lavoro. Cioè, gli operatori storici sono invitati a descrivere quello che fanno, come lo fanno, e le condizioni in cui svolgono il loro lavoro.

Il ruolo tipico del supervisore è quello di rivedere e verificare l’accuratezza delle risposte degli operatori storici e di fornire ulteriori informazioni sull’importanza del compito, sui livelli di prestazione previsti, sulle esigenze di formazione dei nuovi lavoratori e sulle esigenze dei lavoratori.

Come metodo di analisi del lavoro più frequentemente utilizzato, le interviste forniscono una potenziale ricchezza di informazioni. Tuttavia, le interviste one-to-one possono richiedere molto tempo. Un colloquio di solito prende tra uno e otto ore, a seconda della quantità e la profondità delle informazioni ricercate. Pertanto, l’intervista può richiedere molto tempo, specialmente quando l’analista deve intervistare diverse persone. Quando i vincoli di tempo rappresentano un problema, l’alternativa migliore è condurre un’intervista di gruppo, in cui diversi esperti in materia vengono intervistati contemporaneamente.

OSSERVAZIONI.

A volte un analista di lavoro integrerà le interviste con le osservazioni di analisi del lavoro. Come suggerisce il nome, osservazione significa guardare l’incumbent svolgere il lavoro. L’osservazione è più utile quando i lavori sono complessi e difficili da descrivere con precisione. Quando si analizzano tali lavori, l’analista osserva o registra il lavoro e quindi intervista il lavoratore per chiarimenti o spiegazioni. L’osservazione permette all’analista di ottenere una migliore comprensione di come il lavoro è fatto e il KSA necessario per eseguirlo.

Mentre l’osservazione viene solitamente utilizzata come supplemento all’intervista, i professionisti delle risorse umane a volte basano l’analisi del lavoro esclusivamente sull’osservazione. Il fatto che l’osservazione fornisca o meno dati sufficienti per l’analisi dipende dal tipo di informazioni raccolte.

Ad esempio, è un metodo eccellente per identificare sottoattività eseguite in tipi di lavori di routine/ripetitivi, come il lavoro in catena di montaggio. Quando si utilizza questo approccio, tuttavia, gli analisti dovrebbero essere attenti alla possibilità che alcuni lavoratori possano comportarsi atipicamente quando osservati. Per esempio, possono aumentare la loro velocità per impressionare l’osservatore, o rallentare nel tentativo di dimostrare quanto sia difficile il loro lavoro sono.

QUESTIONARI.

I questionari di analisi del lavoro chiedono agli esperti in materia-lavoratori e / o supervisori—di registrare per iscritto le informazioni sul lavoro. I questionari di analisi del lavoro contengono domande aperte o chiuse. Domande a risposta aperta chiedere ai rispondenti di fornire le proprie risposte alle domande. Domande a risposta chiusa chiedere ai rispondenti di selezionare una risposta da un elenco fornito nel questionario. Le domande a risposta chiusa sono più comunemente utilizzate perché forniscono una maggiore uniformità delle risposte e sono più facilmente classificate.

Un questionario di analisi del lavoro contenente solo domande a risposta chiusa è chiamato inventario di analisi del lavoro. Un inventario contenente un elenco di istruzioni attività è chiamato inventario attività; uno che contiene un elenco di requisiti di abilità del lavoratore è chiamato inventario di abilità. Gli inventari di analisi del lavoro chiedono agli intervistati di valutare ogni elemento in termini di importanza per il lavoro. Gli inventari delle attività richiedono anche informazioni sulla frequenza o sul tempo impiegato per eseguire ciascuna attività.

Le aziende utilizzano inventari di analisi del lavoro quando sono necessarie informazioni da più persone (ad esempio, quando molte persone hanno lo stesso titolo di lavoro). Rispetto alle interviste, le informazioni possono essere raccolte molto più rapidamente utilizzando questo approccio. Le aziende utilizzano anche gli inventari come mezzo per raggruppare i posti di lavoro. Il raggruppamento si riferisce alla categorizzazione dei lavori in base alla somiglianza delle attività eseguite o delle competenze necessarie; un gruppo consisterebbe in lavori in cui tutti i lavoratori eseguivano compiti simili o necessitavano di competenze simili.

Una volta stabiliti i gruppi, l’organizzazione può determinare i criteri di selezione, le esigenze di formazione e i criteri di valutazione applicabili a tutti i lavori all’interno di un gruppo. Gli inventari dell’analisi del lavoro vengono utilizzati anche per determinare le esigenze di formazione dei lavoratori. Ai lavoratori viene presentato un elenco di compiti o abilità e viene chiesto di indicare quelli per i quali hanno bisogno di formazione. Una scala di valutazione a cinque punti, che vanno da “grande bisogno” a “non c’è bisogno”, viene in genere utilizzata.

DETERMINARE COME VERRANNO REGISTRATE LE INFORMAZIONI SULL’ANALISI DEL LAVORO

Una volta che i professionisti delle risorse umane hanno raccolto informazioni sull’analisi del lavoro, devono essere registrate in modo sistematico per produrre una descrizione del lavoro (ad esempio, una sintesi dei risultati dell’analisi del lavoro). Il formato delle descrizioni del lavoro può essere di uso generale o di scopo speciale.

DESCRIZIONE GENERALE DEL LAVORO.

Una descrizione del lavoro di uso generale contiene una varietà di informazioni che possono essere utilizzate per diversi scopi, ad esempio comunicare le responsabilità lavorative ai dipendenti e specificare i requisiti minimi di lavoro. Ad esempio, un manager estrarrebbe una descrizione del lavoro per rivedere le funzioni essenziali e i requisiti dei lavoratori prima di sviluppare domande di intervista per un candidato di lavoro.

Le informazioni particolari contenute nella descrizione del lavoro variano a seconda delle preferenze aziendali e dell’uso previsto dello strumento. Una tipica descrizione generale del lavoro contiene le seguenti sezioni: identificazione del lavoro, riepilogo del lavoro, funzioni essenziali e requisiti del lavoratore.

Le descrizioni generali del lavoro utilizzate dalla maggior parte delle aziende forniscono solo un breve riassunto delle informazioni sull’analisi del lavoro e quindi mancano di dettagli sufficienti per alcune applicazioni HRM. Ad esempio, molti non riescono a indicare sottoattività, standard di prestazioni e contesto di lavoro. Informazioni Subtask può servire come base per lo sviluppo di programmi di formazione; gli standard di prestazione possono servire come base per lo sviluppo di determinati tipi di moduli di valutazione delle prestazioni; e le informazioni sul contesto lavorativo possono servire come base per effettuare valutazioni di valutazione del lavoro necessarie per stabilire i tassi di retribuzione.

Un metodo di descrizione del lavoro che fornisce informazioni più approfondite è chiamato Versatile Job Analysis System (VERJAS), che contiene un elenco di compiti, compiti, valutazioni di attività per importanza e formazione necessaria, descrizioni del contesto di lavoro e un elenco di competenze necessarie per il lavoro.

DESCRIZIONI DEI LAVORI PER SCOPI SPECIALI.

Diverse descrizioni di lavoro per scopi speciali sono state sviluppate da una varietà di esperti di HRM negli ultimi 30 anni. Una differenza fondamentale tra le descrizioni di lavoro di scopo generale e speciale risiede nella quantità di dettagli che includono. I formati per scopi speciali coprono meno argomenti, ma gli argomenti trattati vengono analizzati in modo più approfondito. Alcuni degli approcci per scopi speciali più comunemente usati sono descritti di seguito.

Functional Job Analysis (FJA) si concentra principalmente sulla registrazione delle informazioni sul contenuto del lavoro. Ogni attività viene analizzata separatamente in un foglio di lavoro che contiene un’istruzione di attività (specificando cosa fa il lavoratore, come viene fatto e i risultati o il prodotto finale delle azioni del lavoratore), gli standard di prestazioni e le esigenze di formazione associate all’attività e sette scale di valutazione. Tre delle scale sono note come scale di funzione dei lavoratori, che indicano il livello di coinvolgimento dei lavoratori con dati, persone e cose. Le altre quattro scale indicano il livello di abilità necessaria nelle aree di ragionamento, matematica, lingua e seguenti istruzioni.

Un altro metodo speciale di analisi del lavoro è chiamato critical Incident Technique (CIT). Ha avuto origine nell’esercito durante la seconda guerra mondiale ed è stato utilizzato per identificare i fattori critici nelle prestazioni umane in una varietà di situazioni militari. I fattori critici sono quelli che hanno dimostrato di fare la differenza tra successo e fallimento nello svolgimento di un lavoro.

La tecnica degli incidenti critici richiede che l’analista del lavoro raccolga gli incidenti critici da persone che hanno familiarità con il lavoro. Gli incidenti sono di solito raccolti sotto forma di storie o aneddoti che raffigurano comportamenti di lavoro di successo e senza successo. Le storie vengono quindi condensate in un’unica dichiarazione che cattura l’essenza della storia. Il CIT ha diverse applicazioni HRM utili. Ad esempio, è un buon strumento per identificare i criteri di selezione e le esigenze di formazione e per sviluppare moduli di valutazione delle prestazioni.

L’analisi del lavoro è un componente chiave del processo HRM. Mentre le prestazioni di analisi del lavoro completo può essere che richiede tempo, in ultima analisi i datori di lavoro potranno beneficiare dei molti usi che un’analisi approfondita del lavoro in grado di fornire. Dall’assunzione e dalla formazione alla giustificazione salariale agli usi correttivi, l’analisi del lavoro renderà il lavoro del responsabile delle risorse umane più facile, proteggerà un’organizzazione da richieste di discriminazione e può dare all’organizzazione complessiva un vantaggio competitivo.