Il contratto è stato firmato eoni fa e il processo di pianificazione è stato regolare, ma ora devo firmare un enorme stack di qualcosa chiamato BeOS? Non abbiamo coperto tutto questo nel contratto?
Le risposte sono sì, devi firmare il BeOS e no, non era tutto coperto nel contratto. In termini generali, il contratto che hai firmato contiene lo spazio per te e include tutto il legalese richiesto nei contratti. Non include i dettagli molto specifici su ogni funzione, come il modo in cui la stanza dovrebbe essere impostata (cioè lo stile del teatro, la reception, l’aula, ecc.), il menu esatto che servirai, l’attrezzatura audiovisiva specifica che desideri in una stanza particolare, la richiesta speciale per l’acqua in bottiglia invece di brocche d’acqua in una sala riunioni, ecc. Tutti questi dettagli ultra-specifici sono ora inclusi nell’ordine degli eventi del banchetto (BEO) o talvolta nell’ordine degli eventi, in breve.
Una qualche forma di Ordine BEO o Evento viene utilizzata da tutti gli hotel, ma alcune strutture o luoghi di ristorazione avranno un formato diverso perché funzionano in modo molto diverso rispetto a un hotel. Il tuo BEO dovrebbe includere tutto ciò di cui hai bisogno la struttura per sapere su una particolare funzione, come:
- Nome della stanza, con il canone di noleggio chiaramente indicato (se applicabile)
- Nome della funzione (ad esempio Riunione del comitato esecutivo del cliente)
- Data e ora
- Numero di persone previste e come la stanza dovrebbe essere impostata stile sala riunioni per 20 persone)
- Numero di persone garantita (se questo è un pasto funzione)
- Menu per essere servito, con prezzi chiaramente indicato in
- attrezzatura audiovisiva ordinato, con prezzi chiaramente indicato in
- Particolari richieste (vale a dire, brocca di acqua e vetro in ogni sede)
Le cinque cose che dovete sapere su BEOs sono:
1. Un BEO è un contratto vincolante: esamina attentamente ogni lettera su un BEO per assicurarti di comprendere appieno ciò a cui accetti quando accedi (sia in termini di costi che di esecuzione del servizio).
2. Prestare molta attenzione ai numeri elencati per previsto, set, e garanzia. Il numero previsto è piuttosto semplice; è il numero di persone che ti aspetti di partecipare a una funzione. Il numero impostato indica il numero di sedie o sedili che si desidera fornire una struttura. La garanzia è il numero minimo di persone per le quali si dovrebbe aspettare di pagare.
- Ad esempio, ci si può aspettare 185 persone per il pranzo, si può impostare per 200 persone per fornire un po ‘ di respiro ai tavoli, e si può garantire 180 persone perché in genere hanno un paio di no-show. Alla fine del pranzo, se il tuo conteggio finale era di 176 persone, il tuo conto rifletterà ancora il pranzo per 180 persone perché quella era la tua garanzia. Tuttavia, alla fine del pranzo, se il tuo conteggio finale di persone servite è 200, dovresti aspettarti di pagare per 200 perché questo è il numero di persone che l’hotel/sede ha effettivamente servito, anche se hai garantito solo 180 persone.
3. Il BEO è ciò che il personale dell’hotel/sede vive mentre il vostro evento sta accadendo. È necessario esaminare attentamente (vedere il primo punto sopra) e assicurarsi che l’hotel o la sede ha tradotto tutte le vostre esigenze in modo appropriato. Se ci sono discrepanze, l ‘ sarà risolta in base al (avete indovinato!), il BEO. Assicurati che tutto ciò che il personale dell’hotel deve sapere su ogni funzione sia elencato sul BEO.
4. Per quanto noioso possa sembrare, assicurati di aver programmato il tempo alla tua pre-conferenza per rivedere ogni BEO. Dettagliatamente. Non importa quanto attentamente li hai esaminati, ci sono sempre cambiamenti dell’ultimo minuto che devono essere comunicati. Prendetevi il tempo per rivedere questi con i servizi alberghieri appropriati per garantire tutte le aspettative sono in allineamento.
5. Mentre BeOS sono mini-contratti con l’hotel o sede, non mancano di mettere le cose nel contratto generale che si assume può essere messo nel BEO. I BEOS devono essere utilizzati solo allo scopo di utilizzare lo spazio per riunioni e i servizi per banchetti.
Sì, sappiamo che il file PDF di 220 pagine di BEO è travolgente. Sì, sappiamo che ci vorranno ore per pettinare. Sì, sappiamo che ci vorrà del tempo per richiamare le modifiche che è necessario apportare. La cosa fondamentale da ricordare è che i BeOS sono ciò che renderà il vostro evento effettivamente accadere presso la vostra struttura. Meritano tutto il tempo necessario per farli bene.