PPM 101: Come Creare Un Lavoro di Successo Processo di Presa in carico

Lavoro Assunzione – La Porta di casa

l’organizzazione dispone di un “unica voce” per un nuovo progetto di richieste? O meglio, la tua organizzazione ha una porta d’ingresso, una porta laterale, una porta sul retro e molti altri modi per ricevere richieste? Avere più modi per inviare richieste è un problema comune per molte aziende e mette in evidenza la necessità di un processo di assunzione di lavoro standard. Senza un processo di assunzione di lavoro comune, può essere quasi impossibile tenere traccia di tutto il lavoro svolto perché non esiste una “singola fonte di verità”. Ancora peggio, un sacco di lavoro ombra può essere in corso nell’organizzazione che consuma risorse preziose tempo da progetti di priorità più alta.

Quando vengono istituite le organizzazioni di progetto (PMO), uno dei primi compiti è chiarire come verranno presentate e riviste le nuove richieste di progetto. L’assunzione di lavoro si riferisce al processo per la creazione di proposte di progetto e ottenere una decisione go/no-go. Questo processo spesso funziona in combinazione con un processo di ideazione e un quadro decisionale completo del portafoglio, ma può anche essere indipendente. L’assunzione di lavoro è una componente fondamentale per la definizione del portafoglio di progetti e pertanto rientra nella fase del ciclo di vita “Definire il portafoglio”. Il diagramma seguente evidenzia l’assunzione di lavoro nel contesto del ciclo di vita del portafoglio.

I vantaggi dell’assunzione di lavoro

Ci sono diversi vantaggi per la creazione di un processo di assunzione di lavoro, riassunti di seguito:

• la chiarezza Organizzativa—aiutare i dipendenti a comprendere come la proposta di progetto è portato avanti si traduce in una maggiore partecipazione da parte dell’organizzazione
• Maggiore efficienza—avere una chiara comprensione di lavoro assunzione processo si tradurrà in una maggiore efficienza nella creazione e approvare le proposte e ridurre il tempo necessario per creare proposte.
• Maggiore qualità—chiarire quali informazioni sono necessarie nella proposta (e perché) si tradurrà in proposte di qualità superiore. Impedirà anche alle persone di raccogliere informazioni che non verranno utilizzate.
• Maggiore coerenza—strumenti e modelli comuni forniranno proposte più coerenti, facilitando il confronto e la revisione delle proposte da parte dei decisori.
• Control work in progress (WIP)—avere processi di assunzione di lavoro aiuta il PMO e il team di governance a controllare la quantità di lavoro che entra nel portafoglio.

L’assunzione di lavoro è un processo fondamentale PMO / PPM che le organizzazioni devono completare il prima possibile. Le organizzazioni con buoni processi di assunzione di lavoro hanno visibilità dell’intera pipeline e progetti di qualità superiore con tassi di invio più elevati.

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Passi per la creazione di un processo di assunzione di lavoro

Lo sviluppo di un processo di assunzione di qualità richiede un piccolo sforzo, ma è un componente critico per la gestione del portafoglio. Alcuni dei passaggi fondamentali per la creazione di un processo di assunzione di lavoro sono descritti di seguito.

1. Ruoli e responsabilità del documento: i ruoli e le responsabilità di ciascun partecipante al processo devono essere documentati e comunicati. Alcune domande a cui è necessario rispondere includono: chi scriverà la proposta (project manager, analista aziendale, sponsor esecutivo)? Quali informazioni sono necessarie? Quali modelli devono essere compilati? Quale formato devono essere presentate le informazioni? Chi esaminerà le proposte? Come saranno prese le decisioni?
2. Determinare le soglie delle proposte di progetto: nella maggior parte dei casi, le organizzazioni devono iniziare concentrandosi sulle richieste di progetto (al contrario di tutte le richieste IT che possono comunemente essere gestite da un sistema di ticketing IT standard). Ciò richiede una certa definizione di un progetto (ad esempio sopra una soglia di dollari? Al di sopra di una soglia di sforzo delle risorse? Ecc.). La creazione di queste definizioni contribuirà a garantire che tutte le richieste corrispondano alla definizione di un progetto.
3. Flusso di lavoro del documento: il processo di assunzione del lavoro non deve essere complicato, ma un processo standard deve essere definito. Il livello di dettaglio può aumentare nel tempo, ma aiutare i partecipanti a capire come creare una proposta, come presentare la proposta e chi rivede la proposta (e quando) sono tutti processi importanti da documentare.
4. Identificare gli strumenti per la creazione di proposte: i partecipanti devono sapere se ci sono modelli disponibili (altamente raccomandato) per la creazione di una proposta. Ci sono dei sistemi IT che devono essere utilizzati? SharePoint, portale, sistema di gestione del portafoglio? Sistemi dedicati come Acuity PPM aiutano ad automatizzare il processo di assunzione del lavoro di progetto.

Fattori di successo dell’assunzione di lavoro

Ci sono diversi fattori di successo che le organizzazioni devono tenere a mente quando introducono un processo di assunzione di lavoro.

• Avere una singola “porta d’ingresso all’organizzazione”. Qualsiasi ambiguità qui minerà l’intero processo di assunzione del lavoro.
• Avere ruoli e responsabilità chiari di tutti i partecipanti al processo di assunzione del lavoro. Sebbene il processo non debba essere complicato, i partecipanti devono capire il loro ruolo nel processo. Si consiglia un allenamento leggero.
• Chiarire quali informazioni devono essere presentate. Le persone sono appassionate delle loro nuove idee e vogliono fare tutto il possibile per vederle approvate, anche se questo significa passare molto tempo a raccogliere informazioni che non sono rilevanti per il processo. Aiutare i partecipanti a capire quali informazioni devono raccogliere e come verranno utilizzate semplificherà il processo e lo renderà coerente.
• Cancella la proprietà del processo. Un PMO o un altro team deve possedere il processo, assicurarsi che funzioni, fornire formazione e assicurarsi che sia usato correttamente
• Comunicazione chiara. Il team che possiede il processo deve comunicare in modo eccessivo il funzionamento del processo e le decisioni prese, altrimenti il processo è a rischio di fallimento. I processi di assunzione del lavoro (proprio come tutti i processi di gestione del portafoglio) necessitano di cure e alimentazione.
• Orari chiari per la presentazione delle richieste e le presentazioni. La coerenza è importante qui. C’è un giorno e l’ora della settimana che le proposte devono essere presentate per la revisione? Esiste una riunione permanente di revisione in cui i decisori esamineranno le proposte? Queste informazioni devono essere condivise al fine di rendere il processo più efficiente.

Metriche di assunzione di lavoro

Le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione l’acquisizione di alcune metriche chiave per il processo di assunzione di lavoro:

• Quante richieste di progetto provengono da una determinata organizzazione (ad esempio Finanza, Operazioni, Marketing, ecc.). Quando l’organizzazione capisce da dove provengono le sue richieste, può agire per soddisfare meglio le esigenze di tali organizzazioni interne.
• Quante proposte sono incomplete?
• Quante proposte arrivano a settimana? Al mese? Per trimestre? Queste informazioni possono informare quanto spesso i decisori devono incontrarsi e per quanto tempo; può anche supportare processi di pianificazione annuali.

Flusso del processo di aspirazione del lavoro

Lo schema seguente evidenzia un diagramma di flusso del processo di aspirazione del lavoro di base con tre passaggi fondamentali:

1. Crea la proposta – questi sono i passaggi che un Iniziatore del progetto prende per ricercare un concetto e completare un modulo di assunzione.
2. Rivedere la proposta-l’iniziatore del progetto potrebbe dover rivedere la proposta con il proprio manager (se applicabile). In caso contrario, un Portfolio Manager/Amministratore esaminerà le proposte per assicurarsi che si adattino alle linee guida del progetto per il processo di assunzione. In questo momento altri membri del team interfunzionali possono essere invitati a rivedere e commentare la proposta prima che vada a un team di governance.
3. Decisione sulla proposta – un team di governance esaminerà la proposta e prenderà una delle tre decisioni:
   • Approvare la proposta – ciò sposta la proposta nella fase successiva del ciclo di vita del progetto
   • Rinviare la proposta – la proposta non va avanti al momento attuale ma rimarrà in una lista di controllo per una potenziale futura attuazione.
   • Annullare la proposta – la proposta non si muove in avanti e non più lavoro viene condotto.

Tutte le decisioni prese dalla squadra di governo dovrebbe essere comunicate al Promotore del Progetto e registrato in un registro centralizzato o software di gestione del portafoglio.

Sviluppare una proposta di progetto (Modulo di assunzione di lavoro)

Si dovrebbe considerare attentamente la creazione di un buon modulo di assunzione. La tentazione è quella di richiedere molte informazioni da compilare prima che la proposta venga rivista. Ogni organizzazione deve determinare la quantità minima di informazioni importanti al fine di prendere una decisione altrimenti tempo inutile può essere speso la raccolta di dati che non vengono utilizzati. (Ricorda: le informazioni raccolte ma non utilizzate sono un drenaggio organizzativo delle risorse). Gli esempi seguenti rappresentano i tipi di informazioni che possono essere raccolte su un modulo di assunzione di lavoro (non stiamo sostenendo l’utilizzo di tutti se non necessario). I progetti interni hanno spesso un componente digitale / IT o una richiesta di miglioramento del processo. Le informazioni di esempio per i progetti esterni sono orientate al prodotto.

Esempi di Informazioni Raccolte per Progetti Interni

• nome Iniziatore
• nome dello Sponsor
• Opportunità/problema
• Stato Attuale/di sfondo
• Proposta
• Obiettivi/target
• Rischi
• Stima dei costi e dei benefici
• Data di richiesta
• Impatto Stakeholder

Esempi di Informazioni Raccolte per Esterno, di Fronte a Progetti

• obiettivo di Business
• definizione del Mercato
• i trend di Mercato/approfondimenti
• panorama Competitivo
• Target cliente
• esigenze del Cliente
• Concorrenti prodotti
• Descrizione del prodotto
• Posizionamento del prodotto
• Risorse necessarie
• Fattibilità / rischi
• Costi / benefici finanziari

Assunzione di lavoro e Agile

C’è un malinteso comune che le pratiche agili non funzionano bene con la gestione del portafoglio. La nostra opinione è che la metodologia Agile possa ancora funzionare con i processi standard di gestione del portafoglio. Il fatto è che, prima di iniziare il lavoro di progetto, il team di governance del portafoglio dovrebbe valutare le richieste di progetto e approvare progetti in linea con gli obiettivi strategici. Se un’organizzazione pratica waterfall, agile o un ibrido, le richieste di progetto devono ancora essere valutate prima dell’inizio del lavoro. Agile è semplicemente una metodologia per fornire valore iterativamente (durante l’esecuzione del progetto); non è in conflitto con i processi standard di gestione del portafoglio.

Sommario

L’assunzione di lavoro è un processo fondamentale PMO / PPM che le organizzazioni devono completare il prima possibile. Le organizzazioni con un buon processo di approvazione dell’assunzione hanno una migliore visibilità dell’intera pipeline e progetti di qualità superiore con tassi di invio più elevati. Tutto ciò si traduce in un portafoglio di progetti sano, che richiede quindi una buona definizione delle priorità. Una volta che questo processo è stato avviato e ha funzionato bene, dovrebbe essere preso in considerazione un quadro completo di governance del portafoglio. Acuity PPM offre un modulo di assunzione di lavoro per le organizzazioni per gestire meglio il loro processo di assunzione di lavoro.

Se avete domande su come sviluppare un processo di assunzione di lavoro o bisogno di aiuto di un esperto, contattaci oggi.