Farai errori contabili di volta in volta, quindi sapere come rilevare questi problemi è un’abilità importante da sviluppare indipendentemente da quale applicazione software di contabilità usi nella tua piccola impresa. Sarai in grado di rilevare molti errori rivedendo il bilancio di prova della tua azienda.
Tuttavia, non tutti gli errori contabili influenzano il saldo di prova. Per questo motivo, è importante conoscere questi tipi di errori contabili in modo da poterli trovare e correggere. Si noti che questi tipi di errori sono i più difficili da identificare e risolvere.
Omissione
Un errore di omissione si verifica quando una transazione viene completamente omessa dai libri contabili della tua azienda. Si può dimenticare di inserire una transazione di spesa o inserire la vendita di un prodotto o servizio. Queste transazioni sono difficili da rilevare. Pertanto, è necessario assicurarsi di avere una routine solida per l’inserimento tempestivo di queste transazioni.
Il motivo più comune per cui queste transazioni non vengono inserite è che la documentazione (ad esempio la fattura di un fornitore) viene persa. Hai meno probabilità di perdere o smarrire questi documenti giustificativi se li inserisci tempestivamente nel tuo sistema di software di contabilità il prima possibile.
Storno
Un errore di storno si verifica quando una transazione che avrebbe dovuto essere registrata come debito viene registrata come credito. Ad esempio, è possibile inserire una fattura come pagamento o rimborso. Non si noterà questo errore nel saldo di prova perché il saldo di prova sarà ancora in equilibrio.
Principio
Un errore di principio si verifica quando voi o il vostro contabile applica erroneamente un principio contabile. Si può spendere beni che devono essere registrati come beni. I beni e le spese sono entrambi registrati nei libri come addebiti, quindi questo è un errore tecnico.
Commissione
Si verifica un errore di commissione si immette una transazione nella classe corretta ma nel registro sussidiario errato. Ad esempio, commetterai questo errore se applichi un pagamento alla fattura errata. Il saldo di prova mostrerà l’importo corretto dovuto da un cliente, ma i registri consociati del singolo cliente non saranno corretti.
Voce sussidiaria
Un errore di voce sussidiaria si verifica quando viene commesso un errore durante l’immissione di una transazione. Ad esempio, se si prestito un cliente $5.000 ma inserire solo $500 come un prestito e withdrawal 500 prelievo dal tuo conto in contanti, allora troverete che questo errore viene trasportato al saldo di prova. Il tuo bilancio di prova sarà corretto.
Il metodo più comune per rilevare questi errori consiste nel condurre riconciliazioni contabili. Continuando con l’esempio precedente, è possibile rilevare questo errore durante l’esecuzione delle riconciliazioni bancarie. Si potrebbe trovare che si sarebbe breve $4.500 di contanti nel vostro conto in banca, e quindi sarebbe in grado di correggere l’errore.
Prevenzione
Dovrai sviluppare buoni controlli interni e processi per rilevare gli errori. Ad esempio, si desidera assicurarsi che tutti i moduli siano coerenti in modo che i dipendenti entrino in una routine quando si inseriscono le informazioni nel software di contabilità. Si vuole anche assicurarsi di avere abbastanza personale per essere in grado di gestire il carico di lavoro. La mancanza di personale porterà alla fatica dei dipendenti, che si tradurrà in affaticamento dei lavoratori, lavoro affrettato e più errori contabili.
Rilevamento
Mentre si vuole sviluppare metodi per prevenire gli errori quando possibile, gli errori sopra elencati stanno per accadere di volta in volta. Non è possibile impedire che si verifichino tutti gli errori. Dovresti condurre varie riconciliazioni a fine mese e fine anno per rilevare molti errori in modo che possano essere corretti.
Le riconciliazioni bancarie, ad esempio, devono essere eseguite mensilmente. Le immobilizzazioni possono essere riconciliate solo annualmente in modo da poter garantire di aver prenotato l’importo corretto delle spese di ammortamento.
Troverete che se si cerca modi per prevenire gli errori e hanno una routine di eseguire recensioni e riconciliazioni dei vostri record contabili che il vostro business verrà eseguito senza intoppi e si ridurrà il numero dei vostri errori contabili.