Tipi di rapporti commerciali nella comunicazione aziendale

I rapporti commerciali sono classificati su molte basi. Tali tipi di rapporti commerciali sono brevemente spiegati.

Immagine: Tipi di report nella comunicazione aziendale

Report in base all’Importanza o alla frequenza

I report sono classificati in due tipi. Sono rapporti ordinari o di routine e rapporti speciali.

1. Rapporto ordinario o di routine

I rapporti ordinari sono preparati e presentati prima dell’amministratore delegato a intervalli specifici o alla successiva persona autorizzata nella routine aziendale. Le relazioni sono presentate giornalmente, settimanalmente, quindicinale, mensile, trimestrale, semestrale o annuale. Questo tipo di rapporto contiene mera dichiarazione dei fatti in dettaglio senza alcuna opinione o raccomandazione del reporter.

Esempi di rapporti di routine sono la relazione degli amministratori all’Assemblea generale annuale, la relazione del revisore all’Assemblea generale annuale, la relazione sulle vendite, la relazione sulla produzione e simili.

2. Special Report

Questo tipo di report viene redatto e presentato al top management su specifica richiesta. Di solito contiene le opinioni o le raccomandazioni del giornalista con l’aiuto di fatti e argomenti. Esempi di relazione speciale sono l’apertura del ramo, l’introduzione di un nuovo prodotto, il miglioramento della qualità o la modifica della forma o delle dimensioni del prodotto e simili.

Rapporti sulla base delle formalità legali

I rapporti sono classificati in due tipi. Sono relazione formale e relazione informale.

1. La relazione formale

La relazione formale è redatta nel formato prescritto e presentata all’autorità competente secondo una procedura stabilita. Relazioni presentate da funzionari o comitati di organismi costituiti(esempio: Società, Società cooperative, Enti locali, ecc.) sono di solito rapporto formale.

2. Rapporto informale

Rapporto informale è preparato in un formato di convenienza del reporter e presentato direttamente davanti alla persona richiesta come e quando richiesto. Un rapporto informale è presentato sotto forma di lettera o memorandum. Generalmente, prende la forma di una comunicazione da persona a persona.

I rapporti formali sono classificati in due tipi. Sono rapporto statutario e rapporto non statutario.

Rapporti sulla base della funzione

I rapporti sono classificati sulla base della funzione in due tipi. Sono informativi e interpretativi.

1. Informativa

Una informativa viene redatta e presentata con l’ausilio delle informazioni disponibili al massimo in relazione ad un problema o situazione.

2. Rapporto interpretativo

Un rapporto interpretativo non solo contiene i fatti, le opinioni e le opinioni dei giornalisti e di altri, ma include anche le cause di un problema o di un evento e le azioni correttive necessarie con raccomandazioni.

Rapporti sulla base delle riunioni

Ogni volta che una riunione è organizzata in qualsiasi organizzazione aziendale, viene preparato un rapporto dal segretario o da qualsiasi altro individuo sugli atti della riunione. Tali rapporti sono classificati in due tipi. Sono Relazione di verbazione e relazione riassunta.

1. Report di verbazione

Un report di verbazione è una registrazione completa parola per parola di tutte le discussioni fatte in una riunione. Ad esempio, Nomina di un revisore dei conti. Una risoluzione viene approvata nella riunione. Allo stesso modo, gli amministratori sono nominati e la remunerazione e i requisiti del personale chiave sono fissati mediante delibera. In questo caso, viene preparato un rapporto includendo il verbale delle risoluzioni approvate con i nomi dei proponenti e dei secondi, le modalità di voto e i risultati.

Tuttavia, la relazione di verbazione non deve essere confusa con il verbale della riunione che costituisce la registrazione ufficiale dei procedimenti e delle decisioni pervenute in riunione.

2. Rapporto riassunto

Un rapporto riassunto viene preparato con l’aiuto dei dettagli essenziali discussi nella riunione. Questo tipo di rapporto è preparato per l’invio alla stampa o agli azionisti della società o ai membri dell’istituzione.

Relazioni sulla base della natura dell’argomento trattato

Le seguenti relazioni sono incluse nella relazione che sono classificate sulla base della natura dell’argomento trattato.

1. Problem Solving Report

Un problema può sorgere in uno qualsiasi dei reparti o in tutta l’organizzazione. Quindi, il top management può cercare un rapporto per risolvere il problema. Quando, il reporter raccoglie varie informazioni per trovare le cause di tale problema. Inoltre, la relazione si conclude con i modi per risolvere il problema. Tale tipo di rapporto è chiamato rapporto di Problem Solving.

2. Rapporto informativo

Una macchina potrebbe essere in avaria nei locali della fabbrica. A volte, ci può essere una rivalità tra i due gruppi di lavoratori. Ora, la direzione vuole conoscere la vera ragione per la rottura della macchina e lo scontro di gruppo tra i lavoratori. In questo caso, il giornalista analizza l’incidente attraverso un’indagine dettagliata e trova la verità. Infine, il giornalista presenta i fatti nel modulo di rapporto prima del top management.

3. Rapporto sulle prestazioni

L’organizzazione aziendale desidera conoscere periodicamente le prestazioni di ciascun reparto o le prestazioni di una filiale o le prestazioni del dipendente appena nominato o le prestazioni dei dipendenti esistenti per la promozione, il trasferimento e simili. La direzione non è in grado di prendere una decisione senza conoscere le prestazioni. Quindi, un reporter viene chiesto di preparare il rapporto sulle prestazioni per uno dei motivi sopra menzionati.

4. Relazione tecnica

Ci sono molte modifiche apportate alla tecnologia. Ogni volta che una società sta per introdurre processo meccanico invece di processo manuale, il livello di tecnologia richiesta valutato. A volte un design può essere modificato nel prodotto esistente, in tal caso, dovrebbe essere adottata la tecnologia più recente. In questo caso, un rapporto dettagliato è essenziale per il top management per prendere una decisione. Tale tipo di rapporto è chiamato Rapporto tecnico.

Relazioni di Comitati o sottocomitati

I comitati o sottocomitati sono formati dal top management per preparare la relazione su uno qualsiasi dei problemi. Le relazioni del comitato o del sottocomitato contengono quanto segue.

Comitato Permanente di Report
ad Hoc Committee Report
minority Report
Rapporto di Maggioranza

1. Rapporto del Comitato permanente

I Comitati permanenti sono di natura permanente e sono incaricati di occuparsi di alcuni aspetti continui dell’organizzazione aziendale.

Ad esempio: Finanza, prestazioni dei dipendenti, prestazioni dei dipartimenti ecc. Queste questioni sono costantemente monitorate dal comitato permanente e presentano la relazione a intervalli frequenti.

2. Rapporto Comitato speciale o ad hoc

I comitati speciali o ad hoc sono nominati per occuparsi di indagini speciali e vengono sciolti non appena la presentazione del rapporto. Quindi, la vita del comitato speciale è temporanea.

Ad esempio: Incendio o Incidente verificatosi all’interno della fabbrica. Le cause di incendio o incidente sono scoprire formando comitato speciale.

3. Minority Report

Comitati o sottocomitati sono nominati per presentare la relazione sulla base delle indagini di materia speciale. Generalmente, tre membri sono selezionati per formare un comitato o sottocomitato. Un membro è il presidente di tale comitato o sottocomitato.

Se i membri hanno opinioni o opinioni diverse sull’argomento trattato, il membro dissenziente può aggiungere le note di dissenso o può presentare una relazione separatamente. Tale rapporto è definito come Minority Report. Anche se, i membri del dissenso devono firmare nella relazione di maggioranza con nota di dissenso.

4. Relazione di maggioranza

Generalmente, tutti i membri del comitato o sottocomitato compreso il presidente hanno un parere unanime tra di loro. In caso affermativo, viene preparata e presentata una sola relazione all’organismo responsabile. In caso contrario, i membri di maggioranza del comitato o sottocomitato hanno opinioni diverse rispetto ai membri di minoranza. In questo caso, i membri della maggioranza presenteranno una relazione all’organo responsabile. Tale relazione è definita come relazione di maggioranza.