Virginia Wesleyan University

La comunicazione è uno dei fattori più importanti per il successo aziendale. Indipendentemente dalle dimensioni e dal settore, le organizzazioni dipendono da una comunicazione efficace. Tuttavia, mentre sembra semplice, il processo di facilitare una comunicazione efficace può essere complesso. Poiché la comunicazione promuove un migliore lavoro di squadra e collaborazione, contribuisce al completamento di molti tipi di progetti e persino agli obiettivi generali di un’organizzazione.

Definizione dei componenti del processo di comunicazione

La comunicazione di successo coinvolge diversi componenti che prendono un messaggio attraverso il processo dall’inizio alla fine, tra cui i seguenti:

• Il mittente: Questo si riferisce alle persone con un’idea, richiesta o informazioni che vogliono condividere. Spetta al mittente considerare il pubblico e scegliere un metodo che trasmetta le informazioni in modo efficace.
• Il ricevitore: Il ricevitore è la persona a cui è destinato il messaggio. Questi individui sono responsabili della comprensione e dell’elaborazione delle informazioni che vengono fornite.
• Il messaggio: Si riferisce al contenuto del messaggio che il mittente vuole che il destinatario senta.
• Il mezzo: Il mezzo è il dispositivo o le circostanze attraverso le quali vengono trasmessi i messaggi. Questo potrebbe essere un cellulare (messaggio di testo) o un computer (messaggistica istantanea).
• Il feedback: Il processo di comunicazione termina in genere quando il messaggio lascia una persona e raggiunge con successo un altro individuo o gruppo. Ciò comporta la trasmissione, la ricezione e, soprattutto, la comprensione. Il ricevitore dovrebbe anche fornire un feedback che indica la comprensione quando risponde al messaggio.
• I fattori esterni: Il processo di comunicazione spesso va storto, e fattori esterni sono di solito il colpevole. Gli esempi includono “rumore” che interrompe la trasmissione o qualcosa di più complicato, come la mancanza di contesto.

Strategie di comunicazione efficaci sul posto di lavoro

Esistono diversi modi per incoraggiare una comunicazione efficace sul posto di lavoro, molti dei quali comportano il lavoro dall’alto verso il basso. Entrepreneur magazine suggerisce che i leader aziendali incorporano strategie come:

Definire quale comunicazione appropriata è

Il primo passo per stabilire le migliori pratiche per la comunicazione è decidere cosa è e non è accettabile. Imprenditore osserva che è possibile porre le seguenti domande per iniziare: “In che misura la comunicazione dovrebbe essere formale, e quando? È la comunicazione casuale incoraggiato e consentito, o avete bisogno di un approccio business-only su tutta la linea? Qual è il modo corretto di rivolgersi a superiori, collaboratori e clienti?”

Elimina il linguaggio debole

Uno dei modi più importanti per stabilire strategie di comunicazione efficaci è eliminare il linguaggio debole. I dirigenti d’azienda dovrebbero lavorare per garantire che stanno trasmettendo punti importanti con chiarezza, e che inizia con la consapevolezza di sé e fare sottili cambiamenti alle proprie abitudini di parlare. Un esempio è evitare di usare la parola “ma” perché “può essere interpretata per invalidare le affermazioni o le idee degli altri”, spiega l’imprenditore.

Concentrati sulla chiarezza nella comunicazione

È anche importante essere precisi nella tua lingua, dicendo sempre cosa intendi e chiedendo al destinatario se il tuo messaggio è chiaro. Quando la tua lingua è ambigua, è difficile impostare aspettative chiare e lavorare bene con gli altri su progetti, presentazioni e altro ancora.

Sii intenzionale con la comunicazione digitale

Poiché la posta elettronica e la messaggistica istantanea diventano sempre più centrali nella comunicazione sul posto di lavoro, i leader dovrebbero impostare le aspettative su come i dipendenti utilizzano questi strumenti. Discutere quali tipi di comunicazione possono essere effettuate digitalmente, come domande veloci o chiarimenti, e quali tipi di conversazioni richiedono interazione faccia a faccia.

Altre strategie di comunicazione efficaci sono le seguenti:

• Incoraggiare il ricevitore a porre domande. Ciò consentirà al mittente di accertare se il destinatario ha interpretato con precisione il messaggio e consente qualsiasi chiarimento richiesto.
• Scegli il fraseggio non aggressivo. Quando il mittente dà un feedback come, “Non sto comunicando bene,” vs. ” Non capisci quello che sto dicendo,” ci vuole pressione fuori il ricevitore.
• Diventa iper-consapevole di segnali non verbali. Il tono e il linguaggio del corpo possono disturbare il messaggio di un mittente. Prestare attenzione a come il linguaggio del corpo può contribuire a risultati di comunicazione poveri, e lavorare su apparire aperto e vigile.
• Capire il pubblico. La terminologia utilizzata dal mittente dovrebbe dipendere dal pubblico. Un gruppo di commercialisti potrebbe comprendere le proiezioni trimestrali, mentre i team tecnologici hanno un diverso corpo di conoscenze.

Adottare misure come queste per facilitare una comunicazione efficace è fondamentale per una gestione di successo, così come l’avanzamento di carriera. I dirigenti e i manager aziendali hanno bisogno di forti capacità di comunicazione orale e scritta che consentano loro di comunicare sia con i dipendenti che con i superiori.

Insidie di comunicazione

Se strategie come le precedenti non vengono implementate, potrebbero sorgere insidie e blocchi stradali. Un esempio è la diminuzione della produttività, perché una scarsa comunicazione può causare ritardi e lavoro inefficiente. Un’altra conseguenza della scarsa comunicazione è il basso morale. Poiché una buona comunicazione stabilisce chiare aspettative per i dipendenti, una mancanza di it può contribuire a una scarsa qualità del lavoro in quanto i lavoratori non capiscono le loro responsabilità. Può anche causare errori che avrebbero potuto essere facilmente evitati.

Qui ci sono alcune altre comunicazioni insidie guardare per, in base al Business Strategie di Comunicazione:

• le Differenze di prospettiva: il mittente e il destinatario sono diverse le responsabilità di lavoro o obiettivi, che spesso hanno punti di vista differenti. Questo può portare a problemi di comunicazione o feedback negativo.
• Differenze nel livello di conoscenza: i dirigenti e i dirigenti aziendali hanno accesso a informazioni di cui i dipendenti di livello inferiore non sono a conoscenza. In questo caso, è importante condividere tutte le informazioni rilevanti in anticipo, in modo che tutte le parti abbiano un contesto sufficiente per procedere.
• Mancanza di linguaggio comune: se più di un dipartimento sta lavorando insieme su un progetto, possono lavorare all’interno di parametri diversi e utilizzare gergo diverso per trasmettere ciò che significano. Questo è spesso il caso quando si lavora con i team di tecnologia dell’informazione.

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