PPM101:成功した作業吸気プロセスを作成する方法

仕事の取り込み–フロントドア

あなたの組織は、新しいプロジェクト要求のための”単一のエントリ”を持っていますか？ またはむしろ、あなたの組織は、フロントドア、サイドドア、バックドア、および要求を受信するための他の多くの方法を持っていますか？ 要求を提出する複数の方法を持つことは、多くの企業にとって共通の問題であり、標準的な作業摂取プロセスの必要性を強調しています。 共通の仕事の取入口プロセスなしで、”真実の単一の源”がないのでされる仕事すべてを追跡することはほぼ不可能である場合もある。 さらに悪いことに、多くの影の仕事は、より高い優先度のプロジェクトから貴重なリソースの時間を消費する組織で起こっている可能性があります。

プロジェクト組織（PMOs）が設立されているとき、最初のタスクの一つは、新しいプロジェクト要求が提出され、レビューされる方法を明確にすることです。 仕事の取入口はプロジェクトの提案を作成し、行く/no-go決定を得るためのプロセスを示す。 このプロセスは、多くの場合、ideationプロセスと完全なポートフォリオ意思決定フレームワークと連携して動作しますが、同様に独立することができます。 仕事の取入口はプロジェクトの有価証券を定義するための重大な部品で、従って”有価証券を定義しなさい”ライフサイクルの段階の内に落ちる。 下の図は、ポートフォリオのライフサイクルのコンテキストでの作業摂取量を強調しています。

作業摂取量の利点

作業摂取量プロセスを作成するためのいくつかの:

• 組織の明確さ—従業員がプロジェクト提案がどのように進められているかを理解するのを助けることは、組織からの参加が高くなります
• 効率性が高まります—作業摂取プロセスを明確に理解することは、提案の作成と承認の効率が向上し、提案の作成に必要な時間が短縮されます。
• 高品質—提案に必要な情報（およびその理由）を明確にすると、より高品質の提案が得られます。 それはまた、人々が使用されない情報を収集することを防ぎます。
• 一貫性の向上—一般的なツールとテンプレートは、より一貫性のある提案を提供し、意思決定者が提案を比較してレビューしやすくします。
• 進行中の作業（WIP）を制御する—作業の取り込みプロセスを持つことは、PMOとガバナンスチームがポートフォリオに入る作業量を制御するのに役立ちます。

作業摂取は、組織ができるだけ早く完了する必要がある基礎的なPMO/PPMプロセスです。 良い仕事の摂取プロセスを持つ組織は、より高い提出率で彼らの全体のパイプラインと高品質のプロジェクトの可視性を持っています。h3>

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作業吸気プロセスを作成するための手順

品質吸気プロセスを開発するには少し手間がかかりますが、ポー ワークインテークプロセスを作成するための基本的な手順のいくつかを以下に概説します。

1. ドキュメントの役割と責任: プロセスの各参加者の役割と責任を文書化し、伝達する必要があります。 答えられる必要があるある質問は下記のものを含んでいる:だれが提案を書くか(プロジェクトマネージャー、ビジネス分析者、管理のスポンサー)か。 どのような情報が必要ですか？ どのようなテンプレートを記入する必要がありますか？ どのような形式の情報を提示する必要がありますか？ 誰が提案をレビューしますか？ 決定はどのように行われますか？
2. プロジェクト提案のしきい値を決定する: ほとんどの場合、組織はプロジェクト要求に焦点を当てることから始める必要があります（標準のIT発券システムで一般的に処理できるすべてのIT これには、プロジェクトのいくつかの定義が必要です（例えば、ドルのしきい値を超えていますか？ リソース努力のしきい値を超えていますか？ など。). これらの定義を作成すると、すべての要求がプロジェクトの定義と一致するようになります。
3. ドキュメントワークフロー：作業取り込みプロセスは複雑である必要はありませんが、標準プロセスを定義する必要があります。 詳細レベルは時間の経過とともに増加する可能性がありますが、参加者が提案を作成する方法、提案を提出する方法、提案を誰がレビューするか（いつ）
4. 提案を作成するためのツールを特定する：参加者は、提案を作成するために利用可能なテンプレート（強く推奨）があるかどうかを知る必要があります。 利用する必要があるITシステムはありますか？ （例えばSharePoint、入口、有価証券の管理システム）か。 Acuity PPMなどの専用システムは、プロジェクト作業の取り込みプロセスを自動化するのに役立ちます。

仕事の摂取の成功要因

仕事の摂取プロセスを導入する際に、組織が留意する必要があるいくつかの成功要因があります。

• 単一の”組織への正面玄関”を持っています。 ここでのあいまいさは、作業摂取プロセス全体を損なうことになります。
• 作業摂取プロセスにおけるすべての参加者の明確な役割と責任を持っています。 プロセスは複雑である必要はありませんが、参加者はプロセスにおける彼らの役割を理解する必要があります。 いくつかの軽い訓練が推奨されます。
• どのような情報を提出する必要があるかを明確にします。 人々は彼らの新しい考えについて熱情的で、これがプロセスに関連していない情報を集める多くの時間を使うことを意味してもそれらを承認され 参加者が収集する必要がある情報とその使用方法を理解できるようにすることで、プロセスを合理化し、一貫性を持たせることができます。
• プロセスの所有権をクリアします。 PMOや他のチームは、プロセスを所有し、それが動作することを確認し、トレーニングを提供し、それが適切に使用されていることを確認する必要があります
• プロセスを所有しているチームは、プロセスがどのように機能するかと意思決定を過度に伝達する必要があります。 仕事の取入口プロセスは(ちょうどすべての有価証券管理プロセスのような)心配および供給を必要とする。
• 要求を提出し、プレゼンテーションを行うための明確な時刻表。 ここでは一貫性が重要です。 審査のために提案を提出する必要がある曜日と時間はありますか？ 意思決定者が提案を審査する常任審査会はありますか？ この情報は、プロセスをより効率的にするために共有する必要があります。

作業摂取メトリック

組織は、作業摂取プロセスのためのいくつかの重要なメトリックをキャプチャすることを検討する必要があります。

• 特定の組織から発生するプロジェクト要求の数(財務、運用、マーケティングなど)。). 組織は、要求がどこから来ているのかを理解すると、それらの内部組織のニーズをよりよく満たすための行動を取ることができます。
• どのように多くの提案が不完全ですか？
• 週に何件の提案が入ってきますか？ 月ごとに？ 四半期ごとに？ この情報は、意思決定者が会う必要がある頻度と期間を通知することができます; それはまた年次計画プロセスを支えることができる。

作業吸気プロセスフロー

以下の図は、三つの基本的なステップを持つ基本的な作業吸気プロセスフロー図を強調しています。

1. プロポーザル
2. 提案を確認する–プロジェクトの開始者は、マネージャー（該当する場合）と提案を確認する必要がある場合があります。 それ以外の場合は、ポートフォリオマネージャー/管理者は、彼らが摂取プロセスのためのプロジェクトのガイドラインに適合 この時点で、他の機能横断的なチームメンバーは、ガバナンスチームに行く前に、提案を確認してコメントするよう求められることがあります。
3. 提案の決定–ガバナンスチームが提案を見直し、三つの決定のいずれかを行います。
   •提案を承認する–これは、プロジェクトライフサイクルの次のフェーズに提案を移動します
   •提案を延期する–提案は、現時点では前進しませんが、潜在的な将来の実装のためのウォッチリストに残ります。
   *提案をキャンセルする–提案は前進せず、これ以上の作業は行われません。

ガバナンスチームによって行われたすべての決定は、プロジ

プロジェクト提案（作業摂取フォーム）を開発する

良い摂取フォームを作成するために慎重に考慮する必要があります。 誘惑は提案が見直される前に記入されるべき多くの情報を要求することである。 各組織は、意思決定を行うために重要な情報の最小量を決定する必要がありますそうでなければ、不必要な時間が使用されていないデータの収集に費 (覚えなさい:収集されるが、使用されない情報は資源の組織の下水管である)。 以下の例は、作業摂取フォームで収集される可能性のある情報の種類を表しています（必要な場合を除き、すべてを使用することを推奨していません）。 社内プロジェクトには、多くの場合、デジタル/ITコンポーネントまたはプロセス改善要求があります。 外部向けプロジェクトの例の情報は、製品指向です。

内部プロジェクトのために収集された情報の例

• イニシエータ名
• スポンサー名
• 機会/問題
• 現在の状態/背景
• 提案
• 目標/目標
• リスク
• 推定コストと便益
• 必要な日付
• 影響を受けたステークホルダー

外部直面しているプロジェクトのために収集された情報の例

• ビジネス目標
• 市場定義
• 市場動向/洞察
• 競争力のある風景
• ターゲット顧客
• 顧客ニーズ
• 競合 製品
• 製品の説明
• 製品のポジショニング
• 必要なリソース
• 実現可能性/リスク
• 財務コスト/利益

作業摂取量とアジャイル

アジャイルプ 私たちの意見は、アジャイル方法論はまだ標準的なポートフォリオ管理プロセスで動作することがで 実際には、プロジェクト作業が始まる前に、ポートフォリオガバナンスチームはプロジェクト要求を評価し、戦略的目標に沿ったプロジェクトを承認す 組織がウォーターフォール、アジャイル、ハイブリッドを実践しているかどうかにかかわらず、作業を開始する前にプロジェ アジャイルは、単に（プロジェクトの実行中に）反復的に価値を提供するための方法論であり、標準的なポートフォリオ管理プロセスと競合しません。

要約

作業摂取は、組織ができるだけ早く完了する必要がある基礎的なPMO/PPMプロセスです。 よい取入口の承認プロセスの組織に全体のパイプラインおよびより高い服従率の良質のプロジェクトのよりよい可視性がある。 このすべてが健全なプロジェクトポートフォリオに変換され、適切な優先順位付けが必要になります。 このプロセスが確立され、うまく機能したら、完全なポートフォリオガバナンスの枠組みが考慮されるべきです。 鋭利さPPMはよりよく彼らの仕事の取入口プロセスを管理するために組織のための仕事の取入口モジュールを提供する。

仕事の取入口プロセスを開発するか、または専門家の助けを必要とする方法についての質問があったら私達に今日連絡して下さい。