het contract werd eonen geleden ondertekend en het planningsproces verliep vlot, maar nu moet ik een enorme stapel van iets tekenen dat BEOs heet? Hebben we dit niet allemaal in het contract opgenomen?
de antwoorden zijn ja, je moet de BEOs ondertekenen en nee, het was niet allemaal gedekt in het contract. In het algemeen, het contract dat u hebt ondertekend houdt de ruimte voor u en omvat alle van de juridische die nodig is in contracten. Het bevat niet de zeer specifieke details over elke functie, zoals hoe de kamer moet worden ingesteld (dwz theater stijl, receptie, klaslokaal, enz.), het exacte menu dat u serveert, de specifieke audiovisuele apparatuur die u wilt in een bepaalde kamer, de speciale aanvraag voor flessenwater in plaats van waterkruik in een vergaderruimte, enz. Al deze ultra-specifieke details zijn nu opgenomen in de Banket Event Order (BEO) of soms Event Order, voor het kort.
een bepaalde vorm van een BEO-of Evenementvolgorde wordt door alle hotels gebruikt, maar sommige cateringfaciliteiten of locaties zullen een ander formaat hebben omdat ze heel anders werken dan een hotel. Uw BEO moet alles bevatten wat de faciliteit moet weten over een bepaalde functie, zoals:
- kamernaam, met huurkosten duidelijk genoteerd (indien van toepassing)
- functienaam (d.w.z. vergadering van de directie van de cliënt)
- datum en tijd
- aantal personen verwacht en hoe de kamer moet worden ingesteld (d.w.z. boardroom stijl voor 20 personen)
- het Aantal mensen gegarandeerd (als dit is een maaltijd functie)
- Menu om gediend te worden, met prijzen duidelijk vermeld
- Audio-visuele apparatuur besteld, met prijzen duidelijk vermeld
- Speciale verzoeken u kan hebben (dat wil zeggen plaats kan water en glazen bij elke stoel)
De vijf belangrijkste dingen die u moet weten over BEOs zijn:
1. Een BEO is een bindend contract-Bekijk elke brief op een BEO zeer zorgvuldig om ervoor te zorgen dat u volledig begrijpt waarmee u akkoord gaat wanneer u zich aanmeldt (zowel in termen van kosten en uitvoering van de dienst).
2. Besteed zeer veel aandacht aan de nummers vermeld voor verwachte, set, en garantie. Het verwachte aantal is vrij eenvoudig; het is het aantal mensen dat je verwacht om een functie bij te wonen. Het ingestelde nummer betekent het aantal stoelen of stoelen dat u wilt dat een faciliteit biedt. De garantie is het minimum aantal mensen voor wie je moet verwachten te betalen.
- u verwacht bijvoorbeeld 185 mensen voor de lunch, U kunt 200 mensen Instellen om wat ademruimte te bieden aan tafels, en u kunt 180 mensen garanderen omdat u meestal een paar no-shows hebt. Aan het einde van de lunch, als je laatste telling 176 mensen was, zal je rekening nog steeds de lunch voor 180 mensen weerspiegelen, want dat was je garantie. Echter, aan het einde van de lunch, als uw laatste telling van de mensen geserveerd is 200, moet u verwachten te betalen voor 200, want dat is het aantal mensen het hotel/locatie daadwerkelijk geserveerd, hoewel u slechts gegarandeerd 180 mensen.
3. De BEO is wat het hotel/venue personeel leeft door terwijl uw evenement gebeurt. U moet zorgvuldig beoordelen (zie de eerste bullet hierboven) en ervoor zorgen dat het hotel of de locatie heeft al uw behoeften correct vertaald. Als er verschillen zijn, zal het worden verrekend op basis van de (je raadt het al!), de BEO. Zorg ervoor dat alles wat het personeel van het hotel moet weten over elke functie is vermeld op de BEO.
4. Hoe vervelend het ook mag lijken, zorg ervoor dat u de geplande tijd op uw pre-conferentie hebt om elke BEO te beoordelen. Gedetailleerd. Het maakt niet uit hoe zorgvuldig je ze hebt beoordeeld, er zijn altijd last-minute wijzigingen die moeten worden gecommuniceerd. Neem de tijd om deze te beoordelen met de juiste hotelafdelingen om ervoor te zorgen dat alle verwachtingen in lijn zijn.
5. Hoewel BEOs zijn mini-contracten met het hotel of de locatie, niet nalaten om dingen in het algemene contract dat u aanneemt kan worden gezet in de BEO. BEOs mogen alleen worden gebruikt voor uw gebruik van vergaderruimtes en banketdiensten.
Ja, we weten dat het 220 pagina ’s tellende PDF-bestand van BEO’ s overweldigend is. Ja, we weten dat je uren nodig hebt om door te kammen. Ja, we weten dat het tijd zal kosten om de veranderingen die u moet maken te noemen. Het belangrijkste om te onthouden is dat de BEOs zijn wat ervoor zorgt dat uw evenement daadwerkelijk gebeurt in uw faciliteit. Ze verdienen alle tijd die nodig is om ze goed te krijgen.