hoe een exit-interview uit te voeren

iemand die zijn ontslag heeft ingediend. Hoo boy. Hier is hoe je een exit interview dat is nuttig, sierlijk, en openhartig uit te voeren.

” hoe een exit-interview uit te voeren?”Onlangs werd mij dit gevraagd door een executive die een 1:1 leadership coaching klant van mij is. Hij was een maand geleden CEO van zijn bedrijf geworden, en het was de eerste keer dat iemand ontslag had genomen sinds hij zijn nieuwe rol had aangenomen.

“Congrats” was het eerste wat ik hem vertelde. En nee, ik was niet grappig. Terwijl iemand ontslag nemen lijkt misschien niet als een moment waardig van ” congrats,” het is een belangrijke mijlpaal om kennis te nemen van. Wanneer iemand vertrekt, stuur je een bericht over hoe je iedereen in je bedrijf wilt behandelen – niet alleen de mensen die lid worden.

bovendien is een exit interview een unieke kans om uw team en uw bedrijf beter te begrijpen: wie weet beter wat er in uw organisatie verbeterd kan worden, anders dan iemand die ervoor kiest om het te verlaten?

de vraag is: Hoe een exit interview uit te voeren dat daadwerkelijk een openhartig perspectief lokt van de persoon die vertrekt? Een die eigenlijk doordrenkt is van diepe reflectie, en niet voortkomt uit een reactionaire angst om “het verkeerde te zeggen” of bruggen te verbranden.

gebaseerd op gesprekken met honderden managers en leidinggevenden die ik zowel formeel als informeel heb gecoacht, en het onderzoek dat we specifiek hebben gedaan over best practices voor exit-interviews, is hier hoe je een exit-interview kunt uitvoeren.

ken het doel-voor uzelf en voor uw bedrijf.

een exitgesprek is geen verhoor. Het is ook geen ontluchtingssessie. Het is een kans om een nauwkeurig beeld te krijgen van iemands ervaring in uw team – en wat u en het bedrijf beter zou kunnen doen. Het is geen tijd om ze persoonlijk te nemen. Het is een moment van reflectie en inzicht in hoeveel betere dingen kunnen zijn.

Stel het goed in: van tevoren en met duidelijkheid.

als de persoon is afgetreden, laat hem dan weten dat u een exit interview met zoveel tijd van tevoren wilt houden. Leg het doel van tevoren duidelijk uit: De discussie gaat over het leren over hun ervaring in het bedrijf, zodat het bedrijf in de toekomst beter kan worden, voor huidige en toekomstige medewerkers. Deel dat je van plan bent om hun feedback op te nemen in het veranderen van dingen in de toekomst. Benadruk dat je ongelooflijk dankbaar bent dat ze bereid zijn om de tijd te nemen om open met je te zijn en je hun tijd te geven. Ik zou aanraden om minstens een uur en tot 90 minuten opzij te zetten voor het gesprek, zodat het niet overhaast voelt.

houd het exit-interview één op één.

wanneer u overweegt een exit-interview uit te voeren, is het één-op-één vasthouden de sleutel. Hoewel u HR en/of een leiderschapsteam daar wilt hebben, is een exit-interview in panelstijl intimiderend. Bovendien is het ideaal om het exit-interview persoonlijk of telefonisch uit te voeren. Een in-person exit interview zal helpen bij het creëren van verstandhouding, omdat ze je lichaamstaal kunnen zien en je in de ogen kijken. Maar praten via de telefoon kan dingen gemakkelijker te maken voor iemand om eerlijk te zijn en verlichten van de druk van het hebben van een “perfect” antwoord te geven, omdat sommige mensen krijgen meer nerveus met een in-persoon gesprek. Beide zijn factoren om te wegen bij het bepalen van het precieze formaat van de een-op-een.

Kies een persoon die het meest eerlijk en effectief zal zijn om het uit te voeren.

De meeste bedrijven laten hun HR-afdeling het exitgesprek voeren, maar dat geldt meestal voor grotere bedrijven. Voor kleinere bedrijven moet de persoon die het exit-interview uitvoert twee dingen zijn: (1) Ze moeten op dezelfde pagina met u en het leiderschapsteam over wat de doelen van de exit interview zijn, welke vragen te stellen, en de toon vast te stellen tijdens het gesprek. (2) het belangrijkste is dat de persoon die het uitreisgesprek voert, door de persoon die vertrekt, wordt gezien als de meest eerlijke en effectieve persoon om het gesprek uit te voeren. Je probeert eerlijkheid en openhartigheid te maximaliseren – en dat komt alleen als de persoon die het interview uitvoert iemand is die de geïnterviewde vertrouwt, en iemand die je vertrouwt om de informatie goed terug te geven. Hierdoor wil je meestal niet dat de directe supervisor van de persoon het exit-interview uitvoert, maar de persoon die één stap boven zijn directe supervisor staat. Dit geeft de geïnterviewde ruimte om vrijer te spreken over hun relatie met hun leidinggevende. En, het toont ook aan dat je het gesprek serieus neemt en effectief wilt handelen en opvolgen (wat moeilijker te geloven is als de persoon die het exit-interview uitvoert, bijvoorbeeld een mede-individuele medewerker of de directe supervisor van de persoon is).

geef het 30 of 90 dagen om een eerlijk perspectief te krijgen.

deskundigen gaan heen en weer over wanneer het exit-interview moet worden gehouden. Sommige mensen raden doen het ongeveer een maand of een paar weken voordat de persoon vertrekt, omdat de persoon is nog steeds bezig met hun rol. Ik heb de neiging om het tegenovergestelde te denken (en hebben gevonden met Weten uw team klanten we werken met om het geval te zijn): probeer het houden van de exit interview een maand of zo nadat de persoon de positie heeft verlaten, dus er is minder druk om suiker gecoate reacties te geven. Een maand later, zijn ze meer ontspannen, en ze zijn meer kans om eerlijk tegen je te zijn over waarom ze vertrokken en hoe uw bedrijf kan verbeteren.

stel vragen die verder gaan dan verwacht, “Why did you leave?”

probeer deze vragen te stellen die de meeste managers over het hoofd zien tijdens uw exit interview:

• Wat zou u zeggen dat de grootste reden was dat u het bedrijf verliet?
• terwijl u besloot te blijven of het bedrijf te verlaten, wat waren enkele van de grootste factoren die u in uw beslissing woog?
• Wat waardeerde u het meest tijdens het werken bij het bedrijf?
• Wat waren enkele van uw grootste punten van frustratie toen u in het bedrijf was?
• als je helemaal opnieuw bij het bedrijf begon, wat zou je dan willen dat het bedrijf anders had aangepakt?
• op welke manieren was de relatie met uw manager nuttig?
• op welke manieren was de relatie met uw manager frustrerend of vervelend?
• met wie bent u het meest dankbaar dat u in het bedrijf hebt samengewerkt?
• welk advies zou u geven aan het leiderschapsteam over het verbeteren van het bedrijf?
• Wat was de grootste kloof tussen wat u waarnam was de intentie van het bedrijf, versus wat er in werkelijkheid werd tentoongesteld?
• waar denk je dat het bedrijf de grootste kans heeft om beter te worden?
• Wat moeten we zoeken in de volgende persoon die we inhuren voor uw rol?
• Als nu een “alum” van het bedrijf, wat kan het bedrijf doen – als er iets is-om uw carrière progressie te ondersteunen?
• is er nog iets dat we volgens u moeten weten om het bedrijf te verbeteren voor huidige en toekomstige werknemers?

Kalibreer uw reactie tijdens het exit-interview.

niet verdedigen. Niet afbuigen. Probeer niet om het probleem op te lossen in het moment. Luister, wees dankbaar en bedank ze voor hun openhartigheid. Je doel is om een omgeving te creëren die het zo veilig mogelijk maakt voor hen om eerlijk te zijn. Hoe eerlijker ze zijn, hoe meer je zult leren wat gunstig zal zijn voor het bedrijf.

creëer consistentie.

hoe groter uw team wordt, hoe groter de kans dat exit-interviews zullen plaatsvinden. Het is een natuurlijk bijproduct van schaal. Als gevolg, ik zou aanraden het creëren van een consistent proces voor het uitvoeren van exit interviews. Wanneer u een uniforme reeks vragen te stellen en opzettelijke structuur aan de interviews, als/wanneer iemand weer vertrekt, heb je een soortgelijke set van gegevens om notities te vergelijken met.

natuurlijk is er geen magische “this-works-for-everyone” benadering voor het uitvoeren van een exit interview. In feite, ze kunnen massaal averechts werken als je gewoon zit op de informatie die je van hen ontvangt, of je wordt overdreven defensief tijdens hen. In plaats daarvan, bekijk een exit interview als een hulpmiddel, wanneer goed gebruikt, kan een vreedzame en sierlijke overgang voor zowel u als de persoon die vertrekt markeren.

onthoud: Gefeliciteerd. Iemand die vertrekt is een kans, als je ervoor kiest om het als zodanig te zien.

👋 wilt u een hand met de andere verantwoordelijkheden waar u als manager voor staat? Dan zul je willen controleren weten uw Team. Onze software helpt u nagel de fundamenten van leiderschap: We helpen u om effectieve één-op-één-vergaderingen uit te voeren, eerlijke feedback te krijgen, teamvoortgang te delen en Teamrapport op te bouwen. Probeer je Team gratis te kennen, jezelf, vandaag.

U kunt ook genieten van het lezen…

• 
• 
• 
•