Hoe kan de samenwerking tussen teams worden verbeterd: 13 deskundigen wegen in

Teamwork maakt het droomwerk een populair gezegde. Maar het is een gevoel dat vaak makkelijker gezegd dan gedaan, vooral als het gaat om cross-team samenwerking.

wanneer teams werken tussen functies, of met partners of klanten, is er extra complexiteit in het omgaan met mensen buiten uw normale team. Er zijn vaak tegenstrijdige manieren van werken en verschillende niveaus van kennis met cross collaboration. Deze testen snel de grenzen van standaard collaboration tools en processen die binnen uw team worden gebruikt.

dus, hoe verbeter je de samenwerking tussen teams? We hebben contact opgenomen met verschillende samenwerkingsexperts in een aantal branches om deze brandende vraag te beantwoorden. Lees verder om de interessante tips die ze gedeeld over het onderwerp te zien.

verbetering van Teamoverschrijdende Samenwerking: Advies van deskundigen

creëren van kernprestatie-indicatoren.

” als marketing director voelde ik me een keer dat ik deels verantwoordelijk was voor hoe de leads die ik hielp genereren door het verkoopteam werden gedaald. De strategie om constructiever te zijn over het probleem bleek een aantal duidelijke KPI ‘s, of key performance indicators, waar beide teams het over eens konden zijn dat ons beiden verantwoordelijk hielden voor’ onze kant van de straat.’

“Op die manier, elke maand, beide teams ingecheckt en gerapporteerd over de handvol nummers ze waren verantwoordelijk voor. Soms moesten we erkennen dat onze cijfers niet zo geweldig waren, en soms moesten ze erkennen dat die van hen dat niet waren. met duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, duidelijke inchecktijden en specifieke doelen, is samenwerking tussen teams veel productiever.”

Tim Brown, Marketing Director bij Hook Agency
volg @timbrownmpls

Stel een gecentraliseerde communicatiemethode op.

” mijn belangrijkste tip voor het verbeteren van samenwerking tussen teams is ervoor te zorgen dat er een gecentraliseerde manier is voor teams om te communiceren. Communicatie is een van de belangrijkste onderdelen van elke vorm van cross-team interactie. Zonder goede teamoverstijgende communicatie valt de samenwerking uit elkaar. Bijvoorbeeld, in staat zijn om real-time updates te delen over team vooruitgang is van onschatbare waarde. Dit maakt het uiteindelijk mogelijk om projecten soepel te laten verlopen. Software die teamleden in staat stelt om vragen te stellen en berichten te plaatsen is een noodzaak in dit soort inspanning.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer bij Traliant

wees duidelijk over welke taken samenwerking vereisen (en welke niet).

” mijn tip is eenvoudig en een veel teams verrassend missen-wees super duidelijk over specifiek welke taken of initiatieven teamsamenwerking vereisen. Voordat u begint met het opbouwen van vertrouwen en gesprekken over manieren van werken, weet u precies waar u uw gezamenlijke inspanningen wilt richten. En, bij uitbreiding, krijgen duidelijk over welke taken geen samenwerking of teamwerk vereisen; zet deze taken in de handen van Bekwame individuen en laat ze aan het werk.

“samenwerking is tijdrovender, duurder en rommeliger dan individueel werk. Bewaar het voor de hoogste hefboomwerking stukken van het werk dat u zeker weet zal profiteren u en uw partners. Werk vervolgens de details van uw samenwerking uit-dingen zoals wie er bij betrokken zal zijn, hoe vaak u verbinding moet maken, wie welke stukken van de taak zal bezitten, enz.”

Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal bij Corporate Collaboration Resources

breng technologie in beeld.

” Het integreren van samenwerkingssoftware om te fungeren als een centrale hub tijdens de levenscyclus van een teamoverschrijdend project is een geweldige manier om de communicatie te verbeteren en het projectbeheer en de productiviteit te verbeteren. Gecentraliseerde informatie biedt real-time zichtbaarheid voor projectmanagers. Het maakt het ook mogelijk om de vooruitgang te volgen zonder om updates te vragen, en maakt het mogelijk om problemen vroegtijdig op te sporen. Werken vanuit één systeem maakt teams ook efficiënter en versnelt de resultaten door rework te verminderen, onnodige vergaderingen te verwijderen en de planningstijd te verkorten.”

Paul Jardine, Technical Lead at English Blind

Can ‘ t seem to get your teams in sync? Zorg ervoor dat ze een centrale hub hebben voor al hun samenwerkingsactiviteiten met Glasscubes, een uitgebreide SaaS-oplossing op maat voor kleine en middelgrote bedrijven.

” om onze samenwerking met onze klanten te verbeteren, zorgen we er altijd voor dat er aan beide zijden maar één contactpersoon is. Dit voorkomt verwarring op verschillende richtingen van de klant, elimineert overlapping van taken, en helpt bij het beheren van verwachtingen. Natuurlijk, beide contactpersonen worden verwacht dat berichten van hun respectieve organisaties of teams te consolideren om de setup effectief te maken.”

Jomel Alos, Online PR Lead bij Spiralytics
Follow @jomelalos

Create a team charter.

” een van de beste tips voor het verbeteren van teamoverschrijdende samenwerking in uw bedrijf is het creëren van wat algemeen bekend staat als een team charter, dat in principe een blauwdruk is voor hoe het team zal samenwerken om zijn doelen te bereiken.

” een teamcharter van hoge kwaliteit omvat zaken als het basisdoel van de vorming van het team, zijn doelstellingen, missie en algemene doelstellingen, en de verantwoordelijkheden van elk teamlid. Het zal ook de verwachtingen van de cross-team samenwerking, en een schema voor wanneer de teams zullen voldoen. Het extra voordeel van deze aanpak is dat de totstandkoming van het Handvest ook fungeert als een eerste teambuilding-inspanning.”

Andrew Schrage, CEO van Money Crashers
Follow @MoneyCrashers

informeer het team wanneer het werk is voltooid.

” soms, wanneer we samenwerken met anderen, vergeten we de eenvoudige dingen, zoals het informeren van anderen dat je je werk hebt voltooid. Uitzoeken wie wat doet wordt ingewikkelder als mensen zich niet bewust zijn dat het voorgaande werk is voltooid.

” zorg er dus voor dat je team weet dat ze het stokje moeten doorgeven—of dat nu betekent dat ze een taak in de project management software moeten updaten, hun teamgenoot een chatbericht moeten sturen of op de schouder moeten tikken. De eenvoudige daad van het vertellen van een teamgenoot ‘je bent de volgende’ bevordert verantwoording, verduidelijkt richting, en vermindert teamstress.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager bij CleverTap

laat teamleden hun werk delen.

” u kunt de samenwerking tussen teams verbeteren door ze hun werk met elkaar te laten delen. Teams werken beter samen als ze elkaar begrijpen en een beter idee hebben van wat iedereen eigenlijk doet. We hebben allemaal de neiging om te onderschatten hoeveel inspanning is betrokken bij het werk buiten ons domein!

” een geweldige manier om werk te delen is om de dagelijkse actielijst van elk teamlid transparant te maken tussen teams. U kunt gebruik maken van een whiteboard, chat-systeem, of een aangewezen productiviteitstool om dit te bereiken. Regelmatige work-in-progress vergaderingen zijn ook een geweldig forum om teamleden hun werk te delen met de rest van het team. Wanneer iedereen kan zien hoe anderen werken aan een gedeeld doel, is het veel gemakkelijker om effectief samen te werken. Dit maakt ook elk teamlid verantwoordelijk en motiveert hen om dingen gedaan te krijgen.”

Fiona Adler, oprichter van Actioned

Focus op het positieve tijdens een conflict.

“Conflict is onvermijdelijk met cross-functionele projectteams. Mensen zijn gewend om in hun silo ‘ s te werken en samen te komen met een andere functie kan een uitdaging zijn, vooral wanneer die functies anders werken. Daarom richt ons kantoor zich voortdurend op cross-collaboration.

“een van onze conflictstrategieën is mijn 3p methode—pauzeren om te draaien naar een positief. We realiseerden ons dat we teveel tijd en energie besteedden aan de negatieven van de situatie, wat niet hielp bij het oplossen. Nu erkennen we dat er een conflict bestaat en draaien we snel om naar een positieve mogelijkheid of een les die we geleerd hebben, wat ons weer op het goede spoor zet. We hebben deze strategie behoorlijk succesvol gevonden en ook binnen de organisaties van onze klanten geïmplementeerd.”

Kerry Wekelo, Managing Director of HR & Operations at Actualize Consulting
Follow @kerrywekelo

deel de voortgang met stakeholders.

“Er is niets ergers dan het einde van een project te bereiken en de belangrijkste stakeholders te laten zeggen:’ zo zou ik het niet gedaan hebben!”Dit is een herinnering dat samenwerking niet alleen met teamleden maar ook met teamsponsors en andere stakeholders moet plaatsvinden.

“Het is belangrijk om de resultaten regelmatig buiten het kernteam te delen, vooral bij grotere projecten. Wanneer een project maanden duurt om te voltooien, moet je stakeholders op de hoogte houden en hen de mogelijkheid geven om af te wegen op de voortgang. Zo nemen we bijvoorbeeld grote, cross-functionele producten op in onze wekelijkse vergaderingen met een showcase. Op deze manier zorgen we ervoor dat deze projecten gefundeerd blijven en volledig geaccepteerd worden.”

Jennifer McDermott, Hoofd Communicatie bij Finder

zorg ervoor dat alle teamleden weten hoe en waar ze thuishoren.

” om een project of programma succesvol te laten zijn, moet iedereen begrijpen hoe zijn inspanningen bijdragen aan het einddoel. Weten hoe ze passen in stelt elk teamlid om een duidelijke visie op hun individuele inspanningen.

bovendien moeten zij het belang of het gewicht van hun inspanningen voelen. Soms denkt één team of functie, zoals verkoop of ontwikkeling, dat hun inspanningen het belangrijkst zijn. Er moet echter duidelijk worden gemaakt dat alle inspanningen van invloed zijn op de vraag of en hoe het doel wordt bereikt. Je moet deze egobarrières afbreken zodat alle functies hun unieke waarde begrijpen. Zo creëer je de beste teamoverstijgende samenwerking.”

Andrew de Bray, Managing Director Factum Ltd.

geef teams de tijd en middelen om te brainstormen, te experimenteren en te falen.

“Cross-collaboration is vaak het beste te doen met een beetje innovatie. Teamleden hebben tijd nodig om hun ideeën te laten horen door de groep. Te vaak horen we een goed idee, richten we ons erop en zetten we het in het spel. Het probleem hiermee is dat veel andere goede ideeën—of zelfs betere ideeën-onuitgesproken zijn omdat het team niet genoeg tijd had om andere ideeën uit te drukken en te ontleden. Bijvoorbeeld, sommige teamleden zijn stiller dan anderen, en met meer tijd om samen te werken geeft hen de tijd om ideeën te presenteren wanneer ze klaar zijn.

” Teams kunnen ook middelen nodig hebben om mee te experimenteren. Deze middelen kunnen meer geld om software te kopen, fysieke middelen, of zelfs eten en drinken voor meer comfortabele vergaderingen. Middelen zouden ook toegang kunnen zijn tot medewerkers en leiders buiten het kernteam om vanuit verschillende perspectieven advies en aanvullende feedback te krijgen. Het verstrekken van zowel tijd en middelen zal ervoor zorgen dat uw teamleden voelen gewaardeerd en geluisterd naar, en hen in staat stellen om beter met elkaar te gaan.”

Robert Kienzle, Senior Consultant bij Knowmium

gebruik teambuilding activiteiten om eenheid op te bouwen.

” de sleutel tot een goede samenwerking is ervoor te zorgen dat alle teamleden verenigd zijn. Teambuilding activiteiten zijn een geweldige manier om dit gevoel te bevorderen; ze stimuleren de verstandhouding en verminderen communicatiebarrières.

” zelfs als u externe teams hebt, kunt u virtuele teambuilding-activiteiten uitvoeren om iedereen verbonden te houden. Van Q&a sessies tot deelname aan multiplayer spellen, er zijn een heleboel opties die je team bij elkaar kunnen brengen. Dan kunt u profiteren van betere communicatie tussen teams, verbeterde productiviteit en meer.”

Simon Elkjær, Chief Marketing Officer bij avXperten

3 manieren om samenwerking te verbeteren met behulp van Online Tools

technologie is een belangrijk onderdeel van samenwerking op de moderne werkplek. Hieronder staan een paar manieren waarop u online oplossingen kunt gebruiken om de praktijk te verbeteren.

neem de tools op in uw workflow.

nog beter, pas uw workflow aan om gebruik te maken van de tools. Deze tools zijn bedoeld om niet alleen teamleden te verbinden, maar ze ook productiever te maken. Dus door ze te integreren in de dagelijkse workflow van uw team, krijgt u de beoogde waarde.

u kunt bijvoorbeeld een chat-tool als Slack gebruiken voor dagelijkse communicatie tussen teamleden. Dit kan werken voor zowel real-time chatten en asynchrone berichten, zoals wanneer twee teamleden hebben geen overlappende werkuren. Bovendien, een video-conferentie tool zoals Zoom zou kunnen werken voor geplande vergaderingen.

Google Drive is een populaire dienst voor het delen van bestanden voor veel bedrijven, zowel kleine als grote. U kunt uw team en externe partijen verschillende niveaus van toegang tot bestanden en mappen te bieden, evenals link rechtstreeks naar bestanden bij het communiceren via Slack. En samenwerken aan bestanden in Drive zorgt ervoor dat uw team altijd werkt met de nieuwste versie.

projectbeheertools zoals Asana en Trello kunnen uw team helpen om projecten op schema te houden. In plaats van in te checken bij elk teamlid om hun voortgang te zien, kunt u deze tools gebruiken om de voortgang van toegewezen taken te controleren. Dit verkort de rapportagetijd voor zowel u als uw team en zorgt ervoor dat u altijd up-to-date bent. Een snelle blik op het dashboard zal u laten weten welke gebieden van het project uw aandacht kan vereisen.

U kunt zich ook wenden tot Glasscubes voor een alles-in-één oplossing die meerdere samenwerkingsbehoeften aanpast, waaronder communicatie, bestandsdeling en opslag, en projectbeheer. Het is een veilige tool waarmee u zelfs een onbeperkt aantal op maat gemaakte werkruimten kunt creëren voor verschillende afdelingen, individuele projecten of een willekeurig aantal use cases.

stimuleer het gebruik van de online tools die u implementeert.

een hulpmiddel is alleen waardevol als het wordt gebruikt. Vaak verzetten mensen zich tegen verandering en kiezen ze ervoor om de tools te gebruiken die ze het beste kennen, zoals e-mail. En hoewel er nog plaats is voor e-mail, maken online samenwerkingstools het leven makkelijker voor elk lid van het team, vooral voor degenen op afstand.

bovendien wilt u de problemen vermijden die u inspireerden om deze samenwerkingstools in de eerste plaats te zoeken. Vergeet niet dat informatie gemakkelijk verloren gaat of vergeten wanneer niet bewaard in een gecentraliseerde locatie.

daarom is het noodzakelijk dat je aanmoedigt (of zelfs eist) dat alle teamleden de tools gebruiken die je hebt geselecteerd. Hier is een handige lijn die je kunt gebruiken om iedereen aan boord te krijgen: “onthoud, team: Informatie buiten deze tools bestaat niet.”

ook hebben de meeste online samenwerkingstools weinig tot geen training nodig, wat een minder belemmering is voor de acceptatie door de gebruiker. Dus als een teamlid nog steeds teruggaat naar oudere tools, vraag ze dan waar ze problemen mee hebben en stuur ze links naar hulpbronnen of geef ze een één-op-één opfriscursus.

gebruik uw samenwerkingstools voor leuke activiteiten.

soms heeft je team gewoon een mentale pauze nodig van de serieuze dingen. En je hebt de tools om dat te laten gebeuren zonder iedereen op twee weken vakantie te sturen.

probeer bijvoorbeeld uw communicatie -, bestandsdeling-en projectbeheertools te gebruiken voor het plannen van een leuk werkevenement (d.w.z. het “project”), zoals een kantoorfeest. Voor volledig remote teams kun je een meetup organiseren.

met behulp van de gereedschappen die we eerder hebben genoemd, kunt u een kanaal in Slack maken om te brainstormen en te praten over feestthema ‘ s. Google Drive kan bijbehorende bestanden georganiseerd te houden. En je zou Asana of Trello kunnen gebruiken om taken toe te wijzen aan mensen, zoals het krijgen van voorraden, het bestellen van eten en drinken, en het selecteren van een locatie.

Deze aanpak heeft drie voordelen:

• Het geeft teamleden een broodnodige afleiding om zich te concentreren op tussendoor meer serieuze werkactiviteiten.
• het moedigt het team aan om de tools te gebruiken voor persoonlijk voordeel (dat wil zeggen, ze voelen zich niet als “gedwongen”), waardoor hun vertrouwdheid met hen toeneemt.
• Het bevordert samenwerking in de richting van een doel dat het hele team ten goede komt, dat zal worden overgedragen naar andere samenwerkingsactiviteiten.

maakt samenwerking tussen afdelingen, teams en andere belanghebbenden met glasblazen mogelijk.

Glasscubes is een robuuste oplossing voor teamoverschrijdende samenwerking die ervoor zorgt dat uw hele organisatie op de hoogte wordt gehouden van projectupdates, herzien beleid, bedrijfsmededelingen en alles wat u belangrijk vindt om te delen met uw personeel.

onze oplossing geeft teams zoals de uwe de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van de laatste updates, en te delen wat het belangrijkste is—en dat alles terwijl het werk efficiënt verloopt. Van Taakbeheer tot communicatie tot het delen van bestanden, ons platform helpt u contact te houden en op de top van dingen allemaal op één plek.

gebruik discussies met schroefdraad om gesprekken in context te houden, of discussies nu betrekking hebben op clienttaken of belangrijke projectbestanden. En over bestanden gesproken, deel ze naar hartenlust—met teamleden, uw klanten, uw leveranciers, enzovoort.

met Glasscubes kunt u:

• bestanden opslaan en delen op een veilige locatie, compleet met automatisch versiebeheer. U kunt zelfs goedkeuringsworkflows maken en duidelijke audittrails van gebruikersacties weergeven.
• toewijzen en beheren van taken voor verschillende leden van het team, en volgen ze tot voltooiing.
• Maak aangepaste werkruimten voor elk projectteam in uw portfolio. Teamleden kunnen resources delen en met elkaar communiceren in hun specifieke werkruimte, en u kunt ze allemaal openen voor eenvoudig overzicht.

wilt u zien hoe organisaties zoals de uwe hun cross-functionele samenwerking hebben verbeterd met behulp van onze oplossing? Bekijk deze Glasscubes casestudy ‘ s.