How to Create an Employee Handbook for Your Small Business: the Ultimate Guide

In “Resources to Help You Create an Effective Employee Handbook” hebben we belangrijke resources geïdentificeerd om u te helpen een werknemershandboek te maken. Nu, we behandelen waarom je er een nodig hebt en hoe het te maken.

of uw kleine onderneming nu twee of 20 werknemers heeft, u zult zeker formeel of informeel beleid, procedures of verwachtingen op de werkplek hebben gecreëerd. Het is van essentieel belang dat uw medewerkers weten en begrijpen van dit Beleid — omdat je een meer effectieve organisatie als ze dat doen en omdat je niet wilt dat het risico dat uw bedrijf te breken federale of staatswetten.

Waarom hebt u een werknemershandboek nodig?

een werknemershandboek is een compilatie van al het beleid en de protocollen van uw bedrijf, evenals de wettelijke rechten en plichten van werknemers. Het hebben van een employee handbook maakt het gemakkelijk voor u om regels en verantwoordelijkheden te communiceren aan werknemers, dus er is geen twijfel over wat er van hen wordt verwacht — of Van U, als de eigenaar van een klein bedrijf.

bovendien helpt een uitgebreid werknemershandboek uw bedrijf wettelijk te beschermen als iemand zich ooit afvraagt of u uw beleid duidelijk hebt gecommuniceerd.

voorbeeld: als een werknemer u aanklaagt en beweert dat hij door een collega is lastiggevallen, kunt u het werknemershandboek als bewijs gebruiken dat u duidelijk het anti-intimidatie beleid heeft uiteengezet. (Houd er rekening mee dat het hebben van werknemer comp verzekering is ook belangrijk voor het beschermen van uw bedrijf in het geval een werknemer of klant klaagt.)

wat gaat er in een werknemershandboek?

net als elk bedrijf is elk werknemershandboek anders. Je kunt het handboek van een ander bedrijf niet zomaar kopiëren en verspreiden onder je werknemers. Een goed werknemershandboek definieert uw unieke werkplek regels en praktijken, en moet worden geschreven in een stem die uw visie en de cultuur die u hebt opgebouwd weerspiegelt — of wilt bouwen.

Dat gezegd heeft de meeste werknemershandboeken bevatten vergelijkbare onderwerpen en soorten informatie. Hieronder is een blik op acht gemeenschappelijke secties in werknemershandboeken.

1. Bedrijfswaarden en Mission Statement

om succesvol te zijn, moeten uw medewerkers in lijn zijn met de waarden, missies en doelen van uw bedrijf. Dat is de reden waarom je nodig hebt om de lay-out die doelen aan het begin van uw werknemer handboek. Het enige wat u hoeft te doen is een verklaring die omvat wat het belangrijkste voor u als bedrijf. Bijvoorbeeld, succesvolle online shoe retailer Zappos namen 10 Zappos familie kernwaarden die het verwacht werknemers te streven naar, met inbegrip van” omarmen en rijden verandering “en” gepassioneerd en vastberaden.”

2. Algemene Arbeidsinformatie

een essentieel onderdeel van uw werknemershandboek is de Algemene informatie over het werken met uw bedrijf. Dit zal onderwerpen omvatten waar werknemers om geven, zoals:

• wervingsbeleid
• betalingsschema (en betalingsmethoden beschikbaar)
• fulltime vs. part-time hours
• Overwerkloon
• maaltijd – en rustpauzes
• afwezigheid
• Prestatiebeoordelingsprocedures
• veiligheidsprocedures
• ontslag-en beëindigingsprocedures

houd er rekening mee dat sommige van dit materiaal, zoals regels voor overwerkloon en de dekking van de beloning van werknemers, op zijn minst enigszins worden gedicteerd door federale en staats-of zelfs lokale wetten.

3. Anti-Discriminatie en anti-intimidatie wetten

het is belangrijk om alle van de huidige federale, staat, en lokale wetten die relevant zijn voor uw personeel op te sommen. Deze kunnen onder meer gelijke kansen op werk, anti-intimidatie, en anti-discriminatie wetten.

4. Gedragsnormen

naast de vereisten van de wet, heeft u waarschijnlijk uw eigen verwachtingen over hoe werknemers zich op het werk zullen gedragen en dus hebt u beleid nodig dat is afgestemd op specifiek gedrag op het werk. Dit beleid kan:

• dresscode
• drugs – en alcoholgebruiksbeleid
• Ethisch beleid
• persoonlijk technologiegebruik
• sociaal mediabeleid
• gegevens en privacy van klanten
• regels rond het accepteren van geschenken van cliënten
• Conflictoplossingsbeleid

5. Personeelsbeloningen

zoals u niet zal verbazen, is de sectie personeelsbeloningen een van de meest gerefereerde secties van uw werknemershandboek.

uw handboek beschrijft waarschijnlijk niet alle bijzonderheden van bijvoorbeeld uw ziektekostenverzekering, aangezien deze vrij gedetailleerd kunnen zijn (en die informatie kan afzonderlijk worden verstrekt). Maar je wilt waarschijnlijk de basis te geven: wanneer komt een werknemer in aanmerking om in te schrijven in het bedrijf gezondheidsplan en hoeveel opties biedt u: soorten plannen, familie dekking? Wanneer is de jaarlijkse open inschrijvingsperiode?

Op dezelfde manier zult u kort de andere voordelen die u biedt, zoals:

• Vakantie of betaald verlof (PTO)
• Alle pensioenplannen u bieden en wie komen er in aanmerking
• de dekking van de Verzekering u biedt, met inbegrip van levensverzekeringen en op korte en/of lange termijn handicap
• Training voordelen, zoals schoolgeld terugbetaling
• Een “zachte” voordelen u kan bieden, of dat een flexibele planning, een eigen yoga-lessen, of gratis lunches op vrijdag

Omdat uw medewerkers vaak een verwijzing naar dit hoofdstuk — die niet graag meer weten over het on-the-job perks? – gebruik het in uw voordeel en hen helpen volledig begrijpen alles wat ze krijgen als onderdeel van het werken voor uw bedrijf.

6. Vertrouwelijkheid / geheimhoudingsovereenkomst / belangenconflict

niet elk bedrijf omvat deze sectie, maar bedrijven die werken in zeer concurrerende industrieën met bedrijfsgeheimen en bezorgdheid over werknemers die het schip verlaten voor een concurrent, willen mogelijk dat werknemers een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen of ten minste een beleid inzake belangenconflicten opnemen in het werknemershandboek.

7. Het is belangrijk dat uw medewerkers de risico ‘ s begrijpen van het niet volgen van het beleid, de wetten en de procedures die u in het werknemershandboek hebt uiteengezet.

overweeg een sectie te hebben die uitlegt dat zij verantwoordelijk zullen worden gehouden voor hun acties en gedrag. Je wilt dat werknemers zien dat ze een eerlijke behandeling krijgen en dat alle werknemers onderworpen zijn aan dezelfde disciplinaire procedure.

8. Disclaimer

het is belangrijk dat uw werknemers uw werknemershandboek niet behandelen als een contractuele overeenkomst tussen u en hen — wat zou betekenen dat ze u kunnen aanklagen als het beleid en de procedures in het handboek niet worden nageleefd. Dus, zorg ervoor dat u een disclaimer die stelt dat de werknemer handboek is geen contract, om u te beschermen tegen dergelijke zorgen op te nemen.

het samenvoegen

Als u begint na te denken over en het plannen van uw werknemershandboek, realiseert u zich misschien dat u veel van uw beleid nog niet geformaliseerd hebt of dat u nog steeds beter moet nadenken over wat sommige van uw beleid zouden moeten zijn.

maak je geen zorgen — dit is volledig natuurlijk. Veel kleine bedrijven denken niet concreet na over hun beleid totdat ze dit schriftelijk moeten uitleggen.

Hier zijn vier stappen die u kunt nemen om het proces van het maken van uw werknemershandboek te beginnen.

1. Begin met uw cultuur en waarden

een goede plek om te beginnen bij het denken over uw werknemersbeleid — of het nu specifiek is voor uw aanwezigheidsregels, uw dresscode of uw prestatiebeoordelingsproces — is om na te denken over de cultuur en waarden van uw bedrijf.

als eigenaar van een klein bedrijf, denk na over uw persoonlijke waarden en wat u wilt benadrukken. Overweeg ook hoe u een waardesysteem en een cultuur kunt creëren die uw medewerkers zal motiveren om hun best te doen en op lange termijn bij uw bedrijf te blijven.

de cultuur die u wilt creëren zou uw beleid en procedures moeten leiden — dus is het zinvol om op zijn minst een basis mission statement op te stellen voordat u het werknemersbeleid en de procedures van uw bedrijf ontwerpt.

2. Ontwikkel uw beleid

met uw waarden duidelijk geïdentificeerd, dan denken over het creëren van beleid dat uw medewerkers zullen omarmen. Bedrijven die bijvoorbeeld jongere werknemers willen aantrekken, willen vaak niet de indruk wekken dat ze te streng of te dominant zijn, omdat het de duizendjarige werknemers die werk zoeken die flexibiliteit en openheid bevorderen, uitschakelt.

dat zei dat je misschien — uit noodzaak-strikt moet zijn over bepaalde beleidsregels. Bijvoorbeeld, als u een bedrijf, zoals winkel waar opdagen om te werken op tijd is van het grootste belang, u zult, natuurlijk, moet uw aanwezigheid regels en misschien uw dress code op te geven.

u kunt dan in andere delen van uw werkpraktijk meer meegaand of genereus zijn, bijvoorbeeld door uw werknemers meer vakantietijd te geven.

3. Ken de toepasselijke wetten

hoewel het werknemershandboek geen contract is met uw werknemers, stelt het wel hun verwachtingen, dus moet u federale, staats-en lokale wetten volgen bij het opstellen van bepaalde delen van uw werknemershandboek.

bijvoorbeeld, veel staten hebben “verlof wetten” die bepalen hoe werkgevers moeten omgaan met bepaalde soorten verlof, of dat nu ziekteverlof of juryplicht. Ze kunnen zelfs boilerplate taal die bedrijven kunnen gebruiken om deze wetten te beschrijven aan hun werknemers. U moet in staat zijn om beschrijvingen van de wetten van uw staat online te vinden.

u zou gedetailleerde beschrijvingen van de wetten van uw staat moeten kunnen vinden op de website van uw deelstaatoverheid. Het Employment Law Handbook van de Lunt Group biedt ook links naar een breed scala van zowel federale en staat juridische middelen, met inbegrip van een state-by-state uitsplitsing van werkgelegenheid en arbeidswetgeving.

4. Kijk naar de werknemershandboeken van andere bedrijven

hoewel u het beleid en de werknemershandboeken van andere bedrijven niet woord-voor-woord moet kopiëren, is het de moeite waard om een aantal van hen te bekijken voor inspiratie of ideeën.

u hebt mogelijk al toegang tot de handboeken van andere bedrijven via vrienden of familieleden. Profiteer van de mogelijkheden om te controleren op zijn minst een paar andere handboeken als je van plan bent uw beleid en procedures. U kunt ook sample werknemer handboeken vinden via een eenvoudige Google-zoekopdracht.