JOB ANALYSIS

een job analysis is een stapsgewijze specificatie van de vereisten, functies en procedures van een vacature. Net zoals een zaadje niet kan bloeien tot een bloem tenzij de grond goed is voorbereid, kunnen veel human resource management (HRM) praktijken niet bloeien tot concurrentievoordeel tenzij gebaseerd op een adequate job analyse.

succesvolle HRM-praktijken kunnen leiden tot resultaten die concurrentievoordeel opleveren. Job analyses, goed uitgevoerd, verbeteren het succes van deze hrm praktijken door het leggen van de basis. Job analyse informatie kan worden toegepast op een verscheidenheid van HRM praktijken. We nemen nu een korte blik op een aantal van hen.

eerlijke en effectieve aanwervingspraktijken

de wervings-en selectiepraktijken van een werkgever zijn erop gericht de meest geschikte sollicitanten te identificeren en in dienst te nemen. Job analysis informatie helpt werkgevers dit doel te bereiken door het identificeren van selectiecriteria, zoals de kennis, vaardigheden en vaardigheden (KSA ‘ s) die nodig zijn om een baan met succes uit te voeren. Managers en HR-professionals van een bedrijf kunnen deze informatie vervolgens gebruiken om de juiste selectieapparatuur te kiezen of te ontwikkelen (bijv. interviewvragen, tests). Deze benadering van de selectie is wettelijk vereist.

een werkgever die wordt geconfronteerd met discriminatie moet de rechter aantonen dat zijn selectiecriteria werkgerelateerd zijn. Om dit soort claim-relatedness te ondersteunen, moet een bedrijf aantonen dat de uitgedaagde selectiepraktijk is ontwikkeld op basis van functieanalyse-informatie. Zoals een rechter tijdens een hoorzitting over discriminatie opmerkte, richt een werkgever zonder een functieanalyse waarop selectiepraktijken kunnen worden gebaseerd, “in het donker en kan hij alleen maar hopen dat hij door blind geluk een verband met zijn werk kan bereiken. In de jaren negentig werd de noodzaak voor bedrijven om selectiecriteria te baseren op informatie over functieanalyse nog belangrijker door de invoering van de Americans with Disabilities Act. Deze wet bepaalt dat arbeidsbeslissingen met betrekking tot gehandicapte kandidaten gebaseerd moeten zijn op hun vermogen om de essentiële functies van de baan te vervullen. Als bijvoorbeeld het lezen van rapporten een essentiële functie was, dan zouden sollicitanten van wie een handicap hen verhinderde om te lezen rechtmatig werk kunnen worden geweigerd (ervan uitgaande dat er geen manier was om hen te accommoderen). Als het lezen van een verslag echter geen essentiële functie zou zijn, zou het onvermogen om te lezen niet rechtmatig als basis voor ontkenning kunnen dienen. Tijdens een taakanalyse wordt bepaald welke functies essentieel zijn.

ontwikkeling van opleidings – en beoordelingsprogramma ’s

bedrijven kunnen ook gebruik maken van informatie over functieanalyse om opleidingsbehoeften te beoordelen en opleidingsprogramma’ s te ontwikkelen en te evalueren. Taakanalyses kunnen taken identificeren die een werknemer moet uitvoeren. Vervolgens kunnen toezichthouders via het prestatiebeoordelingsproces bepalen welke taken correct of onjuist worden uitgevoerd. De supervisor kan vervolgens bepalen of onjuist uitgevoerd werk kan worden gecorrigeerd door middel van training.

HR-professionals maken ook gebruik van job analysis-informatie om relevante opleidingsprogramma ‘ s te ontwikkelen. De functieanalyse geeft aan hoe elke taak stap voor stap wordt uitgevoerd, waardoor HR-professionals trainingsmateriaal kunnen ontwikkelen om stagiairs te leren hoe ze elke taak moeten uitvoeren. Om de effectiviteit van een trainingsprogramma te evalueren, moet de organisatie eerst trainingsdoelstellingen of het prestatieniveau van de stagiairs specificeren wanneer zij het programma beëindigen. Het succes van een trainingsprogramma wordt beoordeeld op basis van de mate waarin deze prestatieniveaus zijn bereikt. De verwachte prestatieniveaus worden vaak gespecificeerd tijdens een functieanalyse.

informatie verkregen uit een functieanalyse kan worden gebruikt om prestatiebeoordelingsformulieren te ontwikkelen. Een voorbeeld van een functieanalyse-gebaseerde vorm zou er een zijn die de taken of het gedrag van de taak weergeeft en het verwachte prestatieniveau voor elke taak specificeert. De rol van de functieanalyse is hierbij van cruciaal belang. Zonder informatie over functieanalyse gebruiken organisaties doorgaans één algemene vorm waarin alle werknemers worden beoordeeld op basis van een gemeenschappelijke reeks kenmerken of eigenschappen die voor alle banen nodig worden geacht (bijv. samenwerking, betrouwbaarheid, leiderschap).

Op taakanalyse gebaseerde beoordelingsformulieren zijn superieur aan de veralgemeende formulieren omdat ze beter werk leveren van het communiceren van prestatieverwachtingen en omdat ze een betere basis bieden voor het geven van feedback en voor het nemen van HRM-beslissingen.

De meeste bedrijven baseren de beloning voor een deel op de relatieve waarde of het belang van elke baan voor de organisatie. De waarde van de baan wordt meestal bepaald door het evalueren of beoordelen van banen op basis van belangrijke factoren zoals vaardigheidsniveau, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. De informatie die door een functieanalyse wordt verstrekt, dient als basis voor een functiewaardebeoordeling.

functieanalyse speelt ook een belangrijke rol bij de ontwikkeling van programma ‘ s ter verbetering van de productiviteit. Verschillende pay-for-performance programma ‘ s bieden beloningen aan werknemers die hun werk uit te voeren op of boven een gewenst niveau. Functieanalyse wordt gebruikt om dat prestatieniveau te identificeren.

remediërende toepassingen

Managers moeten werknemers soms disciplineren omdat zij hun taken niet naar behoren uitvoeren. Werknemers kunnen bijvoorbeeld worden gedisciplineerd omdat zij weigeren taken uit te voeren waarvan zij denken dat ze geen deel uitmaken van hun werk. Als de verantwoordelijkheden en beperkingen van het gezag van een baan worden afgebakend in een functieanalyse, kan deze informatie worden gebruikt om dergelijke problemen op te lossen.

informatie over taakanalyse kan ook nuttig zijn uit het oogpunt van veiligheid en gezondheid. Tijdens het uitvoeren van een job analyse, een werkgever kan potentiële gevaren of gevaren van een baan bloot te leggen. De functieanalyse kan ook onveilige praktijken identificeren, zoals taken die worden uitgevoerd op een manier die letsel kan veroorzaken.

bepalen van het soort informatie dat moet worden verzameld

tijdens een taakanalyse kan een schat aan informatie worden verzameld. Job analyse informatie kan worden onderverdeeld in drie categorieën: job content, job context, en werknemer eisen. Job content verwijst naar werkactiviteiten van werknemers of wat werknemers eigenlijk doen op het werk. Functiecontext verwijst naar de omstandigheden waaronder het werk wordt uitgevoerd en de eisen die dergelijke banen aan de werknemer stellen. De eisen van de werknemer verwijzen naar de kwalificaties van de werknemer die nodig zijn om de baan met succes uit te voeren. De specifieke informatie die binnen elke categorie valt, wordt hierna beschreven.

inhoud.

bij het verzamelen van informatie over taken tracht de functieanalist te bepalen wat de werknemer doet, het doel van de actie en de gereedschappen, apparatuur of machines die in het proces worden gebruikt. De analist kan ook aanvullende informatie verzamelen over taken, zoals hun relatieve belang, de verwachte prestatieniveaus en het type opleiding dat een nieuwe werknemer nodig heeft om taken naar behoren uit te voeren. Job content kan op een aantal manieren worden beschreven, afhankelijk van hoe specifiek men wil (of moet) zijn. De verschillende soorten informatie over taakinhoud worden beschreven in bijlage 1.

CONTEXT.

Functiecontext verwijst naar de omstandigheden waaronder werk wordt uitgevoerd en de eisen die dergelijk werk aan werknemers stelt. Specifieke soorten functiecontextinformatie die typisch tijdens een functieanalyse worden geïdentificeerd, zijn onder meer rapportagerelaties, ontvangen supervisie, oordeel, gezag, persoonlijke contacten, arbeidsomstandigheden en de fysieke en mentale eisen van de werknemer.

vereisten.

eisen van de werknemer hebben betrekking op de kennis, vaardigheid, bekwaamheid, persoonlijke kenmerken en referenties die nodig zijn voor effectieve werkprestaties. Deze termen worden gedefinieerd als:

• kennis—de verzameling informatie die men nodig heeft om de taak uit te voeren.
• vaardigheid-het vermogen om een aangeleerde motorische taak uit te voeren, zoals vaardigheden voor het bedienen van vorkheftrucks en vaardigheden voor tekstverwerking.
• bekwaamheid-de bekwaamheid die nodig is om een niet-motorische taak uit te voeren, zoals communicatievaardigheden, wiskundige vaardigheden en redeneer-of probleemoplossende vaardigheden.
• persoonlijke kenmerken-eigenschappen van een individu (bijv. tact, assertiviteit, zorg voor anderen, objectiviteit, arbeidsethos) of hun bereidheid/vermogen om zich aan te passen aan de omstandigheden in de omgeving (bijv. vermogen om verveling te weerstaan, bereidheid om overuren te maken, bereidheid om anderen hartelijk te behandelen).
• referenties-bewijs of Documentatie dat een individu bepaalde competenties bezit, zoals diploma ‘ s, certificeringen en licenties.

de enorme hoeveelheid informatie die tijdens een taakanalyse kan worden ontdekt kan overweldigend zijn, maar het is meestal niet nodig om alle mogelijke gegevens te verzamelen. Het doel of het beoogde gebruik van de functieanalyse bepaalt welke specifieke informatie moet worden verzameld. Daarom moet de analist beslissen hoe de functieanalyse zal worden gebruikt alvorens te beslissen welke informatie te zoeken.

bijvoorbeeld, als een functieanalyse zou worden gebruikt om een technisch opleidingsprogramma voor nieuwe werknemers te ontwikkelen, zou de analist zich moeten concentreren op informatie over subtaken (een stap-voor-stap beschrijving van hoe het werk wordt uitgevoerd) en de specifieke kennis, vaardigheden en vaardigheden (KSA ‘ s) die men nodig zou hebben om goed te doen op dat werk. Als het doel was om een schriftelijke tewerkstellingstest te ontwikkelen om de kennis van sollicitanten over de functie te beoordelen, moet de analist zich richten op informatie over de specifieke taken van de functie en de kennis die nodig is om elke taak uit te voeren (d.w.z. de feiten, theorieën, principes, enz., men moet weten om in staat zijn om taken naar tevredenheid uit te voeren).

bepalen hoe de informatie moet worden verzameld

HR-professionals verzamelen vaak informatie over taakanalyse. Omdat deze personen echter niet over voldoende expertise beschikken in de banen die worden geanalyseerd, moeten zij de bestaande werknemers en hun toezichthouders inschakelen om de relevante informatie te verzamelen en te interpreteren. Job analyse informatie kan worden verzameld door deze personen te interviewen, hen te observeren op het werk, en/of hen volledige job analyse vragenlijsten. De geschiktheid van elke benadering hangt gedeeltelijk af van het soort informatie dat wordt gevraagd.

INTERVIEWS. interviews met Functieanalyses zijn gestructureerde gesprekken tussen de functieanalist en een of meer vakdeskundigen. Interviews worden meestal gehouden met zowel de gevestigde werknemers als hun toezichthouders. Interviews met gevestigde bedrijven richten zich meestal op taakinhoud en taakcontextinformatie. Dat wil zeggen, de gevestigde exploitanten wordt gevraagd om te beschrijven wat ze doen, hoe ze dat doen, en de omstandigheden waaronder ze hun werk uitvoeren.

de typische rol van de toezichthouder bestaat erin de juistheid van de antwoorden van de gevestigde exploitanten te beoordelen en te verifiëren en nadere informatie te verstrekken over het belang van de taak, de verwachte prestatieniveaus, de opleidingsbehoeften van nieuwe werknemers en de eisen van werknemers.

als de meest gebruikte functieanalysemethode bieden interviews een potentiële schat aan informatie. Een-op-een-interviews kunnen echter vrij tijdrovend zijn. Een interview duurt meestal tussen de een en acht uur, afhankelijk van de hoeveelheid en de diepte van de gevraagde informatie. Zo kan interviewen veel tijd in beslag nemen, vooral wanneer de analist meerdere mensen moet interviewen. Wanneer tijdsbeperkingen een probleem vormen, is het beste alternatief om een groepsgesprek te voeren, waarbij meerdere vakdeskundigen tegelijkertijd worden geïnterviewd.

waarnemingen.

soms vult een functieanalist interviews aan met functieanalysewaarnemingen. Zoals de naam al doet vermoeden, houdt observatie in dat de zittende de taak uitvoert. Observatie is het nuttigst wanneer taken complex en moeilijk nauwkeurig te beschrijven zijn. Bij het analyseren van dergelijke banen, de analist observeert of videobanden van de baan en vervolgens interviewt de werknemer voor verduidelijking of uitleg. De observatie stelt de analist in staat om een beter begrip te krijgen van hoe het werk wordt gedaan en de KSA ‘ s die nodig zijn om het uit te voeren.

terwijl observatie gewoonlijk als aanvulling op het interview wordt gebruikt, baseren HR-professionals soms de taakanalyse uitsluitend op observatie. Of observatie voldoende gegevens oplevert voor de analyse hangt af van het soort informatie dat wordt verzameld.

bijvoorbeeld, het is een uitstekende methode voor het identificeren van subtaken uitgevoerd in routine/repetitieve soorten taken, zoals assemblagelijn werk. Bij het gebruik van deze benadering moeten analisten echter alert zijn op de mogelijkheid dat sommige werknemers zich atypisch kunnen gedragen wanneer ze worden waargenomen. Ze kunnen bijvoorbeeld hun snelheid verhogen om indruk te maken op de waarnemer, of vertragen om aan te tonen hoe moeilijk hun werk is.

vragenlijsten.

Taakanalysevragenlijsten vragen vakdeskundigen-werknemers en / of toezichthouders—om werkinformatie schriftelijk op te nemen. Vacatureanalysevragenlijsten bevatten ofwel open-end of closed-end vragen. Vragen met een Open einde vragen respondenten om hun eigen antwoorden op de vragen te geven. Vragen met een gesloten einde vragen respondenten om een antwoord te selecteren uit een lijst op de vragenlijst. Vragen met een gesloten einde worden vaker gebruikt omdat ze een grotere uniformiteit van de antwoorden bieden en gemakkelijker kunnen worden gescoord.

een job analysis questionnaire die alleen gesloten vragen bevat, wordt een job analysis inventory genoemd. Een inventaris met een lijst van taakverklaringen wordt een taakinventaris genoemd; een met een lijst van de vaardigheden van de werknemer eisen wordt een bekwaamheid inventaris genoemd. Job analysis inventarisaties vragen respondenten om elk item te beoordelen in termen van het belang ervan voor de baan. Taakinventarissen vragen ook informatie over de frequentie of de tijd die wordt besteed aan het uitvoeren van elke taak.

bedrijven gebruiken job analysis inventory ‘ s wanneer informatie nodig is van meerdere personen (bijvoorbeeld wanneer veel mensen dezelfde functie hebben). In vergelijking met interviews kan met deze aanpak veel sneller informatie worden verzameld. Bedrijven gebruiken ook voorraden als een middel om banen te groeperen. Groeperen verwijst naar het categoriseren van banen op basis van de gelijkenis van uitgevoerde taken of vereiste vaardigheden; een groep zou bestaan uit banen waarin alle werknemers soortgelijke taken uitvoeren of vergelijkbare vaardigheden nodig hadden.

zodra groepen zijn opgericht, kan de organisatie selectiecriteria, opleidingsbehoeften en evaluatiecriteria vaststellen die van toepassing zijn op alle banen binnen een groep. Ook worden de inventarissen van de functieanalyse gebruikt om de opleidingsbehoeften van de werknemers te bepalen. De werknemers krijgen een lijst met taken of vaardigheden voorgelegd en worden gevraagd aan te geven voor welke taken zij een opleiding nodig hebben. Een vijf-punts ratingschaal, variërend van “grote behoefte” tot “geen behoefte,” wordt meestal gebruikt.

bepalen hoe functieanalyse a-informatie zal worden geregistreerd

zodra HR-professionals informatie over functieanalyse hebben verzameld, moet deze op een of andere systematische manier worden geregistreerd om een functiebeschrijving (d.w.z. een samenvatting van de bevindingen van functieanalyse) te produceren. Het formaat van de functiebeschrijvingen kan algemeen of bijzonder zijn.

algemene functieomschrijving.

een algemene functieomschrijving is een omschrijving die een verscheidenheid aan informatie bevat die voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt, zoals het communiceren van verantwoordelijkheden aan werknemers en het specificeren van minimale functievereisten. Bijvoorbeeld, een manager zou trekken uit een functieomschrijving om essentiële functies en werknemer eisen te beoordelen voorafgaand aan het ontwikkelen van interview Vragen voor een sollicitant.

de specifieke informatie in de functieomschrijving varieert afhankelijk van de voorkeur van het bedrijf en het beoogde gebruik van het instrument. Een typische algemene functieomschrijving bevat de volgende secties: job identificatie, job samenvatting, essentiële functies, en werknemer eisen.

algemene functiebeschrijvingen die door de meeste bedrijven worden gebruikt, geven slechts een korte samenvatting van de informatie over de functieanalyse, en zijn dus onvoldoende gedetailleerd voor sommige HRM-toepassingen. Bijvoorbeeld, veel verzuimen om subtaken, prestatienormen en taakcontext aan te geven. Subtaakinformatie kan dienen als basis voor het ontwikkelen van trainingsprogramma ‘ s; prestatienormen kunnen dienen als basis voor het ontwikkelen van bepaalde soorten prestatiebeoordelingsformulieren; en job context informatie kan dienen als basis voor het maken van functie evaluatie ratings die nodig zijn om de lonen vast te stellen.

een functieomschrijvingsmethode die meer diepgaande informatie verschaft wordt het Versatile Job Analysis System (VERJAS) genoemd, dat een lijst bevat van taken, taken, taakwaarderingen voor belang en benodigde opleiding, functiecontextbeschrijvingen en een lijst van competenties die nodig zijn voor de baan.

functiebeschrijvingen voor speciale doeleinden.

De afgelopen 30 jaar zijn door verschillende HRM-deskundigen verschillende functiebeschrijvingen ontwikkeld. Een belangrijk verschil tussen algemene en speciale functiebeschrijvingen ligt in de hoeveelheid detail die ze bevatten. Formaten voor speciale doeleinden bestrijken minder onderwerpen, maar de behandelde onderwerpen worden dieper geanalyseerd. Enkele van de meer algemeen gebruikte special purpose benaderingen worden hierna beschreven.

functionele taakanalyse (FJA) richt zich voornamelijk op het vastleggen van informatie over taakinhoud. Elke taak wordt afzonderlijk geanalyseerd op een werkblad dat een taak statement bevat (met vermelding van wat de werknemer doet, hoe het wordt gedaan, en de resultaten of het eindproduct van de acties van de werknemer), de prestatienormen en opleidingsbehoeften in verband met de taak, en zeven beoordelingsschalen. Drie van de schalen staan bekend als worker function schalen, die het niveau van betrokkenheid van de werknemer met gegevens, mensen, en dingen aangeeft. De andere vier schalen geven het niveau aan van het vermogen dat nodig is op het gebied van redeneren, wiskunde, taal, en het volgen van instructies.

een andere speciale methode voor taakanalyse wordt de critical incident technique (CIT) genoemd. Het is ontstaan in het leger tijdens de Tweede Wereldoorlog en werd gebruikt om kritische factoren in de menselijke prestaties in een verscheidenheid van militaire situaties te identificeren. Kritische factoren zijn die waarvan is aangetoond dat ze het verschil maken tussen succes en falen bij het uitvoeren van een taak.

de techniek van kritieke incidenten vereist dat de job analist kritieke incidenten verzamelt van mensen die vertrouwd zijn met de job. De incidenten worden gewoonlijk verzameld in de vorm van verhalen of anekdotes die succesvolle en onsuccesvolle baangedrag verbeelden. De verhalen worden vervolgens gecondenseerd tot een enkele uitspraak die de essentie van het verhaal vangt. Het CIT heeft verschillende nuttige HRM-toepassingen. Het is bijvoorbeeld een goed instrument voor het identificeren van selectiecriteria en opleidingsbehoeften en voor het ontwikkelen van prestatiebeoordelingsformulieren.

taakanalyse is een belangrijk onderdeel van het HRM-proces. Hoewel het uitvoeren van uitgebreide functieanalyses tijdrovend kan zijn, zullen werkgevers uiteindelijk profiteren van de vele toepassingen die een grondige functieanalyse kan bieden. Van werving en training tot salaris rechtvaardiging tot remediërende toepassingen, job analyse zal het werk van de HR manager gemakkelijker te maken, een organisatie te beschermen tegen claims van discriminatie, en kan de algehele organisatie een concurrentievoordeel te geven.