PPM 101: Hoe Maak je Een Succesvolle Werk-Intake Proces

Werk Inname – De voordeur

heeft uw organisatie een “single entry” voor het nieuwe project aanvragen? Of liever gezegd, heeft uw organisatie een voordeur, een zijdeur, een achterdeur, en vele andere manieren om verzoeken te ontvangen? Het hebben van meerdere manieren om aanvragen in te dienen is een veel voorkomend probleem voor veel bedrijven en benadrukt de noodzaak van een standaard werk intake proces. Zonder een gemeenschappelijk werk intake proces, kan het bijna onmogelijk zijn om al het werk dat wordt gedaan te volgen omdat er geen “enige bron van waarheid”. Erger nog, er kan veel schaduwwerk aan de hand zijn in de organisatie die waardevolle resources tijd verbruikt van projecten met een hogere prioriteit.

wanneer projectorganisaties (PMO ‘ s) worden opgericht, is een van de eerste taken om te verduidelijken hoe nieuwe projectaanvragen zullen worden ingediend en beoordeeld. Werk intake verwijst naar het proces voor het maken van projectvoorstellen en het krijgen van een go/no-go beslissing. Dit proces werkt vaak samen met een ideatieproces en een volledig portefeuillebesluitkader, maar kan ook onafhankelijk zijn. Work intake is een cruciaal onderdeel voor het definiëren van de projectportefeuille en valt daarom binnen de levenscyclus van “Definieer de portefeuille”. Onderstaand diagram geeft een overzicht van de werkinvoer in de context van de levenscyclus van de portefeuille.

de voordelen van werkopname

Er zijn verschillende voordelen voor het creëren van een werkinvoerproces, hieronder samengevat:organisatorische duidelijkheid-werknemers helpen begrijpen hoe projectvoorstellen naar voren worden gebracht zal resulteren in een hogere participatie van de organisatie—een duidelijk inzicht in het werkinvoerproces zal resulteren in een grotere efficiëntie bij het opstellen en goedkeuren van voorstellen en de tijd die nodig is om voorstellen te maken verkorten.

hogere kwaliteit-verduidelijken welke informatie in het voorstel nodig is (en waarom) zal resulteren in voorstellen van hogere kwaliteit. Het zal ook voorkomen dat mensen informatie verzamelen die niet zal worden gebruikt.

grotere consistentie-gemeenschappelijke instrumenten en templates zullen consistentere voorstellen opleveren, waardoor het voor besluitvormers gemakkelijker wordt om voorstellen te vergelijken en te herzien.

controle work in progress (WIP) – het hebben van Work intake processen helpt de PMO en het governance team de hoeveelheid werk die de portfolio binnenkomt te controleren.

werkopname is een fundamenteel PMO/PPM-proces dat organisaties zo snel mogelijk moeten voltooien. Organisaties met een goede work intake processen hebben inzicht in hun hele pijplijn en hogere kwaliteit projecten met hogere indieningspercentages.

wilt u een aangepaste demo? Klik hier

stappen voor het creëren van een Work Intake proces

het ontwikkelen van een kwaliteit intake proces kost wat moeite, maar is een essentieel onderdeel voor portfolio management. Enkele van de fundamentele stappen voor het creëren van een werk intake proces worden hieronder beschreven.

1. Document taken en verantwoordelijkheden: de rollen en verantwoordelijkheden van elke deelnemer aan het proces moeten worden gedocumenteerd en gecommuniceerd. Enkele vragen die beantwoord moeten worden zijn: wie zal het voorstel schrijven (projectmanager, business analist, executive sponsor)? Welke informatie is nodig? Welke sjablonen moeten worden ingevuld? Welk formaat moet de informatie worden gepresenteerd? Wie zal de voorstellen herzien? Hoe zullen de beslissingen worden genomen?
2. drempelwaarden voor projectvoorstellen bepalen: in de meeste gevallen moeten organisaties beginnen met zich te concentreren op projectaanvragen (in tegenstelling tot alle IT-aanvragen die gewoonlijk kunnen worden behandeld door een standaard it-ticketing systeem). Dit vereist enige definitie van een project (bijvoorbeeld boven een dollardrempel? Boven een drempelwaarde voor hulpbronneninspanning? Etc.). Het creëren van deze definities zal helpen ervoor te zorgen dat alle aanvragen overeenkomen met de definitie van een project.
3. Document workflow: het werkinvoerproces hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar er moet wel een standaardproces worden gedefinieerd. De mate van gedetailleerdheid kan in de loop van de tijd toenemen, maar het helpen van de deelnemers begrijpen hoe een voorstel te maken, hoe het voorstel in te dienen, en wie het voorstel beoordeelt (en wanneer) zijn allemaal belangrijke processen die moeten worden gedocumenteerd.
4. Identificeer tools voor het maken van voorstellen: deelnemers moeten weten of er sjablonen beschikbaar zijn (sterk aanbevolen) voor het maken van een voorstel. Zijn er IT-systemen die moeten worden gebruikt? (bijvoorbeeld SharePoint, portal, portfolio management systeem)? Speciale systemen zoals Acuity PPM helpen het intakeproces van het projectwerk te automatiseren.

succesfactoren voor werkopname

Er zijn verschillende succesfactoren die organisaties in gedachten moeten houden bij het invoeren van een proces voor werkopname.

• Met één “voordeur naar de organisatie”. Elke dubbelzinnigheid hier zal het gehele werkinvoerproces ondermijnen.
• hebben duidelijke rollen en verantwoordelijkheden van alle deelnemers aan het werkinvoerproces. Hoewel het proces niet ingewikkeld hoeft te zijn, moeten deelnemers hun rol in het proces begrijpen. Een lichte training wordt aanbevolen.
• verduidelijken welke informatie moet worden ingediend. Mensen zijn gepassioneerd over hun nieuwe ideeën en willen er alles aan doen om ze goedgekeurd te zien, zelfs als dit betekent dat ze veel tijd besteden aan het verzamelen van informatie die niet relevant is voor het proces. Door deelnemers te helpen begrijpen welke informatie ze moeten verzamelen en hoe deze zal worden gebruikt, wordt het proces gestroomlijnd en consistent gemaakt.
• proceseigenaar wissen. Een PMO of ander team moet eigenaar zijn van het proces, ervoor zorgen dat het werkt, training bieden en ervoor zorgen dat het correct wordt gebruikt
• duidelijke communicatie. Het team dat eigenaar is van het proces moet over-communiceren hoe het proces werkt, evenals de gemaakte beslissingen, anders, het proces is in gevaar van mislukking. Work intake processen (net als alle portfolio management processen) hebben zorg en voeding nodig.
• duidelijke tijdschema ‘ s voor het indienen van aanvragen en het maken van presentaties. Consistentie is hierbij belangrijk. Is er een dag en tijdstip van de week waarop voorstellen ter herziening moeten worden ingediend? Is er een permanente evaluatievergadering waar besluitvormers voorstellen zullen beoordelen? Deze informatie moet worden gedeeld om het proces efficiënter te maken.

work Intake Metrics

organisaties zouden moeten overwegen om een paar belangrijke metrics voor het Work intake proces vast te leggen:

• hoeveel projectaanvragen afkomstig zijn van een bepaalde organisatie (bijvoorbeeld Finance, Operations, Marketing, enz.). Wanneer de organisatie begrijpt waar haar verzoeken vandaan komen, kan zij actie ondernemen om beter te voldoen aan de behoeften van die interne organisaties.
• hoeveel voorstellen zijn onvolledig?
• hoeveel voorstellen komen er per week? Per maand? Per kwartaal? Deze informatie kan informeren hoe vaak besluitvormers elkaar moeten ontmoeten en hoe lang; het kan ook jaarlijkse planningsprocessen ondersteunen.

Work Intake Process Flow

het onderstaande diagram belicht een basis work intake process flow diagram met drie basisstappen:

1. Create the proposal-dit zijn de stappen die een project Initiator neemt om een concept te onderzoeken en een intake formulier in te vullen.
2. herzie het voorstel-de initiatiefnemer van het Project moet het voorstel mogelijk met zijn manager herzien (indien van toepassing). Anders zal een portefeuillebeheerder/beheerder voorstellen beoordelen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de projectrichtlijnen voor het intakeproces. Op dit moment kunnen andere cross-functionele teamleden worden gevraagd om het voorstel te beoordelen en commentaar te geven voordat het naar een bestuursteam gaat.
3. besluit over het voorstel-een governanceteam zal het voorstel beoordelen en een van de drie besluiten nemen:
   * Het voorstel goedkeuren – hiermee wordt het voorstel naar de volgende fase van de levenscyclus van het project verplaatst
   • Het voorstel uitstellen – het voorstel komt op dit moment niet vooruit, maar blijft op een aandachtslijst voor mogelijke toekomstige uitvoering.annuleer het voorstel – het voorstel gaat niet verder en er wordt niet meer gewerkt.

alle beslissingen van het bestuursteam moeten worden meegedeeld aan de initiatiefnemer van het Project en worden geregistreerd in een centraal log-of portfoliobeheersoftware.

het ontwikkelen van een projectvoorstel (werk Intake Form)

Er dient zorgvuldig te worden nagedacht over het creëren van een goed intake form. De verleiding is om veel informatie in te vullen voordat het voorstel wordt herzien. Elke organisatie moet de minimale hoeveelheid belangrijke informatie bepalen om een beslissing te nemen anders kan onnodige tijd worden besteed aan het verzamelen van gegevens die niet worden gebruikt. (Vergeet niet: informatie verzameld maar niet gebruikt is een organisatorische drain op resources). De onderstaande voorbeelden geven de soorten informatie weer die verzameld kunnen worden op een werkinnameformulier (we pleiten er niet voor om ze allemaal te gebruiken, tenzij dat nodig is). Interne projecten hebben vaak een digitaal / IT component of procesverbetering verzoek. De voorbeeldinformatie voor externe projecten is productgericht.

Voorbeelden van Gegevens die zijn Verzameld voor Interne Projecten

• naam van Initiator
• Sponsor de naam
• Mogelijkheid/probleem
• Huidige Staat/achtergrond
• Voorstel
• Doelstellingen/target
• Risico ‘ s
• Geschatte kosten en de voordelen
• Datum nodig
• Beïnvloed Belanghebbenden

Voorbeelden van Gegevens die zijn Verzameld voor Extern Gerichte Projecten

• Zakelijke doelstelling
• Market definitie
• Markt-ontwikkelingen/inzichten
• Concurrentie
• Doelgroep
• Klant
• Concurrerende producten
• productbeschrijving
• productpositionering
• benodigde middelen
• haalbaarheid/risico ‘ s
• financiële kosten/baten

werkopname en Agile

Er is een veel voorkomende misvatting dat Agile praktijken niet goed werken met portefeuillebeheer. Wij zijn van mening dat de Agile methodologie nog steeds kan werken met standaard portefeuillebeheerprocessen. Het feit is dat het portfolio governance team, voordat het project begint, projectaanvragen moet evalueren en projecten moet goedkeuren die in overeenstemming zijn met strategische doelen. Of een organisatie nu waterval, agile of hybride beoefent, projectaanvragen moeten nog worden geëvalueerd voordat het werk begint. Agile is gewoon een methodologie voor het iteratief leveren van waarde (tijdens de uitvoering van het project); het is niet in strijd met standaard portfolio management processen.

samenvatting

werkopname is een fundamenteel PMO / PPM-proces dat organisaties zo snel mogelijk moeten voltooien. Organisaties met een goed intake goedkeuringsproces hebben een betere zichtbaarheid van hun gehele pijplijn en projecten van hogere kwaliteit met hogere indieningspercentages. Dit alles vertaalt zich in een gezonde projectportfolio, die vervolgens een goede prioritering vereist. Zodra dit proces is opgezet en goed functioneert, moet een volledig kader voor portefeuillebeheer worden overwogen. Acuity PPM biedt een werk intake module voor organisaties om hun werk intake proces beter te beheren.

Als u vragen hebt over het ontwikkelen van een werk Intake proces of hulp van deskundigen nodig hebt, neem dan vandaag nog contact met ons op.