u zult van tijd tot tijd boekhoudfouten maken, dus weten hoe deze problemen op te sporen is een belangrijke vaardigheid om te ontwikkelen, ongeacht welke boekhoudsoftware u gebruikt in uw kleine bedrijf. U zult in staat zijn om veel fouten te detecteren door het beoordelen van uw bedrijf proefbalans.
u zult echter zien dat niet alle boekhoudfouten de proefbalans beïnvloeden. Om deze reden is het belangrijk om te leren over dit soort boekhoudfouten, zodat u ze kunt vinden en corrigeren. U moet er rekening mee dat dit soort fouten zijn het moeilijkst te identificeren en op te lossen.
weglating
een fout van weglating treedt op wanneer een transactie volledig wordt weggelaten uit de boeken van uw bedrijf. U kunt vergeten een onkostentransactie in te voeren of de verkoop van een product of dienst in te voeren. Deze transacties zijn moeilijk op te sporen. Daarom, je nodig hebt om ervoor te zorgen dat u een solide routine voor het invoeren van deze transacties tijdig.
de meest voorkomende reden dat deze transacties niet worden ingevoerd is dat de documentatie (zoals de factuur van een leverancier) verloren gaat. Het is minder waarschijnlijk dat u deze ondersteunende documenten verliest of kwijtraakt als u ze zo snel mogelijk tijdig invoert in uw boekhoudsoftware.
Reversal
een fout bij reversal treedt op wanneer een transactie die als debet had moeten worden gepost, als credit wordt gepost. U kunt bijvoorbeeld een factuur invoeren als betaling of terugbetaling. U zult deze fout niet merken in uw proefbalans omdat de proefbalans nog steeds in evenwicht is.
beginsel
een principefout treedt op wanneer u of uw boekhouder een boekhoudbeginsel ten onrechte toepast. U kunt activa die moeten worden geregistreerd als activa kosten. Activa en uitgaven worden in de boeken geregistreerd als afschrijvingen, dus dit is een technische fout.
Commissie
een fout van Commissie treedt op u voert een transactie in naar de juiste klasse, maar het verkeerde dochterboek. U zult bijvoorbeeld deze fout begaan als u een betaling toepast op de verkeerde factuur. Uw proefsaldo toont het juiste bedrag dat een klant verschuldigd is, maar de grootboeken van uw individuele klant zijn onjuist.
dochteronderneming Entry
een fout bij dochteronderneming entry treedt op wanneer een fout wordt gemaakt bij het invoeren van een transactie. Bijvoorbeeld, als je lening een klant $ 5.000, maar voer slechts $500 als een lening en $500 opname van uw cash account, dan zult u merken dat deze fout wordt uitgevoerd om uw proefsaldo. Uw proefbalans zal correct zijn.
de meest gebruikte methode om deze fouten op te sporen is het uitvoeren van boekhoudkundige aansluitingen. Verdergaand met het vorige voorbeeld, zou u deze fout detecteren wanneer u uw bank reconciliaties uitvoerde. Je zou vinden dat je zou kort $4.500 van contant geld op uw bankrekening, en dan in staat zou zijn om de fout te corrigeren.
preventie
u zult goede interne controles en processen moeten ontwikkelen om fouten op te sporen. U wilt er bijvoorbeeld voor zorgen dat al uw formulieren consistent zijn, zodat medewerkers een routine krijgen bij het invoeren van informatie in uw boekhoudsoftware. U zult er ook voor willen zorgen dat u voldoende personeel hebt om de werkdruk aan te kunnen. Onderbezetting zal leiden tot vermoeidheid van de werknemer, wat zal resulteren in vermoeidheid van de werknemer, gehaast werk, en meer boekhoudkundige fouten.
detectie
hoewel u methoden wilt ontwikkelen om fouten waar mogelijk te voorkomen, zullen de hierboven vermelde fouten van tijd tot tijd voorkomen. U kunt niet voorkomen dat alle fouten gebeuren. Je moet verschillende aansluitingen op maand en einde jaar uit te voeren om veel fouten op te sporen, zodat ze kunnen worden gecorrigeerd.
bank aansluitingen moeten bijvoorbeeld maandelijks worden uitgevoerd. Vaste activa kunnen slechts jaarlijks worden verzoend, zodat u ervoor kunt zorgen dat u het juiste bedrag van de afschrijvingskosten hebt geboekt.
u zult merken dat als u op zoek bent naar manieren om fouten te voorkomen en een routine hebt van het uitvoeren van reviews en aansluitingen van uw accounting records, uw bedrijf soepel zal verlopen en u het aantal van uw accounting fouten zult verminderen.