Types of business reports in business communication

Types of Business Reports in Business Communication

de business reports worden op vele basis geclassificeerd. Dergelijke soorten zakelijke rapporten worden kort uitgelegd.

rapporten op basis van belang of frequentie

de Rapporten worden in twee typen ingedeeld. Het zijn gewone of routinematige rapporten en speciale rapporten.

1. Gewoon of routinematig rapport

gewone rapporten worden opgesteld en gepresenteerd aan de directeur met specifieke tussenpozen of aan de volgende bevoegde persoon in de bedrijfsroutine. De verslagen worden dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks, tweejaarlijks of jaarlijks ingediend. Dit soort rapporten bevat louter een gedetailleerde uiteenzetting van feiten zonder enig advies of aanbeveling van de verslaggever.

voorbeelden van routinematige rapporten zijn verslag van bestuurders aan de jaarlijkse Algemene Vergadering, accountantsrapport aan de jaarlijkse Algemene Vergadering, verkoopverslag, Productieverslag en dergelijke.

2. Speciaal rapport

dit type rapport wordt opgesteld en op specifiek verzoek aan het hoogste management voorgelegd. Het bevat meestal de meningen of aanbevelingen van de verslaggever met behulp van feiten en argumenten. Voorbeelden van speciale rapporten zijn de opening van een filiaal, de introductie van een nieuw product, het verbeteren van de kwaliteit of het veranderen van de vorm of grootte van het product en dergelijke.

rapporten op basis van wettelijke formaliteiten

de Rapporten worden in twee typen ingedeeld. Het zijn formele en informele verslagen.

1. Formeel verslag

formeel verslag wordt in een voorgeschreven vorm opgesteld en volgens een vastgestelde procedure aan de bevoegde autoriteit voorgelegd. Verslagen ingediend door ambtenaren of Comités van opgerichte organen (bijvoorbeeld: vennootschappen, coöperatieve verenigingen, plaatselijke organen, enz.) zijn meestal formeel verslag.

2. Informeel rapport

informeel rapport wordt opgesteld in een formaat dat Voor de verslaggever geschikt is en direct voor de vereiste persoon gepresenteerd wanneer dat wordt gevraagd. Een informeel rapport wordt gepresenteerd in de vorm van een brief of memorandum. Over het algemeen neemt het de vorm aan van een persoon tot persoon communicatie.

de formele rapporten worden in twee typen ingedeeld. Ze zijn wettelijk en niet-statutair.

rapporten op basis van functie

de Rapporten worden ingedeeld op basis van functie in twee typen. Ze zijn informatief en interpretatief.

1. Informatief rapport

een informatief rapport wordt opgesteld en gepresenteerd met behulp van maximaal beschikbare informatie over een probleem of situatie.

2. Interpretatief rapport

een interpretatief rapport bevat niet alleen de feiten, standpunten en meningen van verslaggevers en anderen, maar bevat ook de oorzaken van een probleem of een gebeurtenis en vereiste corrigerende maatregelen met aanbevelingen.

rapporteert op basis van vergaderingen

wanneer in een bedrijfsorganisatie een vergadering wordt georganiseerd, wordt door de secretaris of een ander persoon een verslag opgesteld over het verloop van de vergadering. Dergelijke rapporten worden in twee soorten ingedeeld. Ze zijn Verbation Report en samengevat verslag.

1. Verbation Reports

een verbation report is een volledig woord voor woord verslag van alle discussies tijdens een vergadering. Bijvoorbeeld de benoeming van een Auditor. In de vergadering wordt een resolutie aangenomen. Op dezelfde manier worden bestuurders benoemd en worden de beloning en voorwaarden van sleutelpersoneel vastgesteld door middel van een resolutie. In dit geval wordt een verslag opgesteld met vermelding van de verbatering van de aangenomen resoluties met de namen van de indieners en seconders, de wijze van stemming en de resultaten.

Het verslag van de verbatering mag echter niet worden verward met de notulen van de vergadering, die het officiële verslag van de beraadslagingen en de besluiten van de vergadering zijn.

2. Samenvattend rapport

Een samengevat rapport wordt opgesteld aan de hand van de essentiële details die tijdens de vergadering zijn besproken. Dit soort rapporten wordt opgesteld voor toezending aan de pers of aan aandeelhouders van de Vennootschap of leden van de instelling.

verslagen op basis van de aard van het behandelde onderwerp

de volgende verslagen zijn in het verslag opgenomen en worden ingedeeld op basis van de aard van het behandelde onderwerp.

1. Probleemoplossend rapport

een probleem kan zich voordoen in een van de afdelingen of in de hele organisatie. Vandaar, de top management kan een rapport voor het oplossen van het probleem te zoeken. Wanneer, de verslaggever verzamelt verschillende informatie om de oorzaken voor een dergelijk probleem te vinden. Bovendien wordt het verslag afgesloten met de manieren om het probleem op te lossen. Een dergelijk type rapport wordt probleemoplossend rapport genoemd.

2. Fact Finding Report

een machine kan defect zijn in de fabriek. Soms kan er een rivaliteit zijn tussen de twee groepen arbeiders. Nu wil het management weten wat de echte reden is voor het afbreken van machines en groepsconflicten tussen de arbeiders. In dit geval analyseert de verslaggever het incident door middel van gedetailleerd onderzoek en vindt de waarheid. Tot slot presenteert de verslaggever de feiten in het rapportformulier aan het topmanagement.

3. Prestatierapport

de bedrijfsorganisatie wil de prestaties van elke afdeling periodiek of de prestaties van een filiaal of de prestaties van nieuw aangestelde werknemers of de prestaties van bestaande werknemers voor promotie, overplaatsing en dergelijke weten. Het management is niet in staat om een beslissing te nemen zonder de prestaties te kennen. Daarom wordt een verslaggever gevraagd om het prestatierapport op te stellen voor een van de bovengenoemde redenen.

4. Technisch rapport

er zijn veel veranderingen aangebracht in de technologie. Wanneer een bedrijf gaat om mechanische proces in plaats van handmatige proces te introduceren, het niveau van de vereiste technologie beoordeeld. Soms kan een ontwerp worden gewijzigd in het bestaande product, als dat zo is, moet de nieuwste technologie worden aangenomen. In dit geval is een gedetailleerd rapport essentieel voor het topmanagement om een beslissing te nemen. Een dergelijk rapport wordt technisch rapport genoemd.

verslagen van comités of subcomités

comités of subcomités worden gevormd door de hoogste leiding om het verslag over een van de onderwerpen op te stellen. Het volgende is opgenomen in de verslagen van de Commissie of Subcommissie.

1. Permanent Comité Rapport
2. Adhoc Comité Rapport
3. Minority Report
4. Meerderheid Rapport

1. Verslag van het Permanent Comité

permanente Comités zijn van permanente aard en worden belast met een aantal voortdurende aspecten van de bedrijfsorganisatie.

bijvoorbeeld: Financiën, prestaties van werknemers, prestaties van afdelingen enz. Deze zaken worden voortdurend in de gaten gehouden door het Permanent Comité en dienen regelmatig verslag uit.

2. Speciaal of adhoc-Comité rapport

speciale of adhoc-comités worden aangesteld om speciaal onderzoek te behandelen en worden ontbonden zodra het rapport wordt ingediend. Daarom is het leven van de speciale commissie tijdelijk.

bijvoorbeeld: brand of ongeval in de fabriek. De oorzaken van brand of ongeval worden ontdekt door een speciaal comité te vormen.

3. Minority Report

commissies of subcomités worden aangesteld om het rapport in te dienen dat gebaseerd is op het onderzoek van een speciaal onderwerp. In het algemeen worden drie leden geselecteerd om een comité of Subcommissie te vormen. Eén lid is de voorzitter van deze commissie of Subcommissie.

indien de leden een andere mening of mening hebben over het behandelde onderwerp, kan het afwijkende lid de nota ‘ s van afwijkende meningen toevoegen of een afzonderlijk verslag indienen. Een dergelijk verslag wordt minderheidsrapport genoemd. Ook al moeten de leden die het niet eens zijn, het verslag van de meerderheid met een afwijkende noot ondertekenen.

4. Meerderheidsrapport

over het algemeen hebben alle leden van het Comité of subcomité, inclusief de voorzitter, een unaniem advies. Zo ja, dan wordt slechts één verslag opgesteld en aan de verantwoordelijke instantie voorgelegd. Zo niet, dan hebben de meerderheidsleden van de Commissie of Subcommissie een andere mening dan de minderheidsleden. In dit geval zullen de leden van de meerderheid een verslag indienen bij de verantwoordelijke instantie. Een dergelijk verslag wordt een meerderheidsverslag genoemd.