Wat is Advanced Ship Notice (ASN) 856 transactieset?

(laatst bijgewerkt op: 16 juni 2020)

Dit bericht is bijgewerkt om de huidige trends en informatie weer te geven.een Advanced Ship Notice (ASN) is een X12 electronic document EDI (electronic data interchange).

in verschillende EDI-standaarden kan dit elektronische document verschillende namen hebben, bijvoorbeeld in ANSI-standaard wordt dit elektronische document ASN of “Advanced Ship Notice” of 856 transactie genoemd. In EDIFACT is hetzelfde document DESADV “Dispatch Advice”. Toch maakt het niet uit hoe dit document wordt genoemd: Verzendadvies, 856-Schipkennisgeving, geavanceerde Schipkennisgeving, vooraf verschepend bericht, 856 transactieset, 856-Schipkennisgeving/Manifest, ASN, ASN-bericht, EDI 856, ANSI x12 856, het heeft dezelfde missie en heeft dezelfde zakelijke betekenis.

Een 856 Scheepskennisbericht bedoeld om het proces van ontvangst van goederen, gedetailleerde informatie over de lading, overdracht van informatie over de zending en het volgen van de aflevering te vereenvoudigen en te versnellen. Deze informatie wordt gebruikt voor ontvangst-en inventariscontroledoeleinden.

856 Scheepskennisgeving / Manifest vergezelt een zending niet fysiek, maar wordt gebruikt om de ontvanger vooraf te informeren over de inhoud van de zending.

gebruikers van ASN-berichten kunnen winkelketens en fabrikanten zijn. EDI 856 wordt vaak uitgewisseld document, zelfs in Drop-ship fulfillment en e-commerce.

voor meer informatie over Drop-Ship, kunt u onze blog lezen: 4 uitdagingen van EDI en Drop-Ship in e-commerce

in principe is de afzender van Advanced Ship Notice het magazijn, de grondstoffenleverancier en de vervoerders die verantwoordelijk zijn voor het specificeren en communiceren van de inhoud van een zending.

het bericht/Manifest van het schip 856 kan het meest ingewikkelde document zijn om te implementeren omdat verschillende handelspartners hun eisen kunnen aanpassen aan EDI 856. Daarnaast beschikt ASN over een grote hoeveelheid informatie en een grote hoeveelheid data.

hiërarchische informatieniveaus van 856 Scheepskennisgeving/Manifest

een belangrijk kenmerk van de Scheepskennisgeving / Manifest is het hiërarchische gegevensniveau. De leverancier kan de details van een zending beschrijven vanwege een veelheid aan gegevensniveaus. Elk niveau in de Scheepskennisgeving/ – Manifest beschrijft de bijbehorende details over een fysieke zending. Gewoonlijk zijn er in de detailhandel zes gedefinieerde niveaus in een EDI 856 (ASN):

• zending-informatie over de overbrenging van een zending van een leverancier (plaats van herkomst) naar een ontvangende locatie (klant), zoals een cognossementnummer, schip naar, schip van, enz. Er is slechts één verzendingsniveau in elke transactie ingesteld.
• eenheidslading-informatie over een fysiek verzendingsitem gemarkeerd met een seriële Containercode en bestaat uit transportpakketten gemarkeerd voor meerdere eindbestemmingen.
• Order – informatie met betrekking tot de oorspronkelijke inkooporder van de cliënt (EDI 850) zoals inkoopordernummer, inkoopplaats, afdelingsnummer, enz.
• Tarra-informatie over de pallets. Dit niveau kan worden overgeslagen als er geen herkenbare pallets zijn.
• Pack-informatie over het verzendpakket (dozen, rekken, zakken, enz.,) zoals kartonserienummer. Als er geen herkenbare packs zijn, kan dit niveau worden overgeslagen.
• Item-informatie over de verzonden goederen, zoals SKU-identificatie, hoeveelheid verzonden, enz.

Ship Notice/Manifest business flow

hieronder geven we u een eenvoudig voorbeeld van bedrijfsprocessen die de Ship Notice/Manifest veroorzaken.

het bestelproces begint met een EDI 850 inkooporder van de klant. Om de ontvangst van een inkooporder te bevestigen, genereert de leverancier een Inkooporderbevestiging of x12 855 transactieset. Vervolgens moet de leverancier de orderverwerkingsprocedure starten.

wanneer de bestelling klaar is voor levering, verzamelt de leverancier alle relevante gegevens met betrekking tot de zending. Aan de hand van deze informatie maakt de leverancier een Scheepskennisgeving/Manifest. De leverancier moet het bericht van het schip genereren en deze onmiddellijk na het sluiten van de truck aan de klant doorgeven. De klant moet de gegevens van ASN 856 ontvangen en integreren in zijn bedrijfssystemen voordat de goederen fysiek aankomen.

Advanced Shipping Notice (ASN)voorbeeld

Deze twee voorbeelden van Advanced Shipping Notice (ASN) 856 hieronder tonen het XML-bestand en hetzelfde bestand dat naar EDI is geconverteerd.

Deze twee voorbeelden hieronder beschrijven hoe een Advanced Shipping Notice (ASN) 856 transactieset eruit ziet in xml-formaat en vervolgens dezelfde informatie weergeeft in X12-formaat nadat deze door onze edi2xml vertaal-en communicatiedienst naar EDI is geconverteerd.

856 ASN (xml) voorbeeld:

EDI 856 voorbeeld bestand:

Wat zijn de voordelen van de implementatie van de Scheepskennisgeving / Manifest voor het distributienetwerk?

• verkort de lostijd bij het ontvangstdock. Versnelling van de goederenacceptatie, als gevolg van eerder ontvangen informatie over de samenstelling en structuur (zoals verpakt) van de levering.
• verminder menselijke fouten bij de aankomst van goederen, als gevolg van de gedeeltelijke uitsluiting van handmatige verwerking.
• automatische voorlopige generatie van acceptatiecertificaten en discrepanties.
• de EDI 856 (ASN) wordt verbonden met streepjescode-etiketten op vervoerde pallets, dozen of kartons, zodat het mogelijk is om de RFID-scanner en het SSCC (transport package sequence number) te gebruiken bij het accepteren van goederen.
• een bijkomend voordeel van het gebruik van het 856-document is dat klanten van tevoren informatie over zendingen ontvangen, zodat ze hun voorraaddekking beter kunnen beheren.

voordelen van implementatie Geavanceerd schip

implementatie van het ASN-document verlaagt de ontvangstkosten aanzienlijk en biedt de mogelijkheid van magazijnautomatisering.

• elimineert de noodzaak van op papier gebaseerde communicatie
• optimalisatie van het proces van goederenacceptatie.
• geen gegevensinvoerfouten.
• verlaag de administratieve kosten door de nauwkeurigheid van de forecasting orders te vergroten.

hoe aan de slag met Ship Notice/Manifest Transactieset (856)?

Vereenvoudig uw bedrijfsprocessen met de implementatie van EDI. Wij bieden up-to-date geïntegreerde oplossingen tegen een betaalbare prijs aan bedrijven voor alle groottes. Of u nu een leverancier of retailer bent, neem contact met ons op voor een kosteneffectieve Edi-implementatie.