de juiste opstelling van de grafiek van rekeningen voor non-profitorganisaties is de cruciale eerste stap in het aan de slag gaan met uw non-profitfonds boekhoudsysteem.
voordelen van het rekeningstelsel voor Non-profitorganisaties
in alle boekhoudsystemen is het primaire doel de rapportage te vergemakkelijken. Wat Non-profits onderscheidt van boekhoudsystemen voor winst is segmenteren per fonds.
het belangrijkste doel van het rekeningstelsel voor non-profitorganisaties is om alle financiële transacties voor uw organisatie te categoriseren. Dit maakt het rapporteren en genereren van jaarrekeningen eenvoudiger. Het correct instellen van uw rekeningschema is essentieel voor het creëren van zinvolle en relevante interne controles en externe rapporten aan externe financieringsbronnen.
aangezien accountants doorgaans zeer nauwkeurig zijn over getallen, is het rekeningenschema numeriek en volgt het een logische volgorde. Dit maakt het makkelijker om accounts te sorteren op hun toegewezen categorieën voor rapporten en bij het lokaliseren van specifieke accounts.
vijf categorieën van rekeningen zonder winstoogmerk
- activa zijn wat u bezit, zoals contanten, vorderingen, Investeringen, vooruitbetaalde kosten, inventaris en vaste activa.
- verplichtingen zijn wat u verschuldigd bent, zoals schulden, lopende kosten, te betalen notes en uitgestelde inkomsten.
- nettoactiva of fondssaldi vertegenwoordigen de nettowaarde van uw organisatie.
- inkomsten zijn geld afkomstig van donaties, programmadiensten, subsidies, inkomsten uit fondsenwerving en inkomsten uit beleggingen.
- kosten zijn geld dat wordt uitgegeven voor salarissen, loonbelasting, professionele diensten, huur, nutsvoorzieningen, reizen, enzovoort.
in Accounting 101 werd ons geleerd om de volgende logische volgorde te volgen:
- lopende activa 1000-1999
- passiva 2000-2999
- Nettoactiva3000-3999
- Inkomsten4000-4999
- Uitgaven5000-9999
gewoonlijk kan de lengte van uw rekeningnummers variëren van drie tot vijf cijfers, afhankelijk van het aantal rekeningen dat u nodig hebt.
salarissen kunnen rekeningnummer 500 of 5000 zijn.
non-profit organisaties hebben meer nodig dan een eenvoudig rekeningenschema. Ze moeten de activiteit scheiden door ten minste twee lagen.
- Identificeer uw nettoactiva of fondsen.
- Identificeer uw functionele gebied voor programma-en ondersteuningsdiensten.
- vermeld de rekening voor activa, passiva, nettoactiva, inkomsten en uitgaven.
sommige non-profitorganisaties hebben extra lagen nodig om financieringsbronnen, subsidies of projecten binnen Programma ‘ s te identificeren.
het minimum rekeningnummer formaat om effectief te rapporteren over alle financiële aspecten van een non – profit organisatie zou drie segmenten:
- Fondssegment – identificeert uw fondsen-onbeperkt, Tijdelijk en permanent beperkt.
- Kostencenter Segment-identificeert het functionele gebied, afdeling, subsidie, financieringsbron, programma.
- rekeningnummer: identificeert de individuele rekening. Contant geld, schulden, inkomsten en uitgaven.
het rekeningenschema van een non-profitorganisatie is als een zeer efficiënt bestandssysteem. U hebt aparte archiefkasten voor elk van uw fondsen, onbeperkt, tijdelijk beperkt en permanent beperkt. Elke lade van de archiefkast is uw functionele ruimte voor programma ‘ s en ondersteunende diensten. Bestanden in elke lade vertegenwoordigen uw rekeningen voor activa, passiva, inkomsten en uitgaven. Een efficiënt archiveringssysteem zal het gemakkelijker maken om accurate en zinvolle financiële overzichten te genereren.
bij het opzetten van het boekhoudsysteem van uw non-profit, zorg ervoor dat u een software systeem gebruikt waarmee u eenvoudig uw archiefsysteem kunt instellen met alle juiste laden en bestanden die u nodig hebt om uw financiële activiteit te rapporteren.