Przeprowadzka biura może być koszmarem dla niektórych firm. W jaki sposób będziesz nadal prowadzić interesy podczas przeprowadzki? Jak spakować, przenieść i rozładować wszystkie materiały biurowe? Kluczem do udanej przeprowadzki biura jest posiadanie planu od początku do końca.
Większość przeprowadzek biurowych jest planowana z sześciomiesięcznym lub dwuletnim wyprzedzeniem, dlatego ważne jest, aby jak najszybciej rozpocząć opracowywanie planu przeprowadzek. Stworzenie szczegółowego planu projektu może być bardzo pomocne w usprawnieniu procesu przeprowadzki. Jeśli nie wiesz, jak rozpocząć tworzenie planu przeprowadzki, wykonaj poniższe czynności, aby ci pomóc.
Krok pierwszy: zdecyduj, kto jest odpowiedzialny
powierz jednej osobie obowiązki koordynatora ruchu w biurze.”Może to być bardzo korzystne w informowaniu pracowników o aktualizacjach i nadzorowaniu każdego aspektu przeprowadzki. Ta osoba powinna być kimś o wyjątkowych umiejętnościach organizacyjnych i autorytecie do podejmowania decyzji i zarządzania decyzjami, które pochodzą z przeprowadzki.
Krok drugi: Wybierz zespół
zespół przeprowadzkowy pomoże koordynatorowi przeprowadzki, aby upewnić się, że wszystko zostanie zrealizowane i nic nie zostanie zapomniane. Zespół powinien być odpowiedzialny za wykaz zadań ruchomych, przypisanie obowiązków i ustalenie docelowych terminów przeprowadzki.
Krok trzeci: Stwórz oś czasu
gdy Twoja firma wybierze datę przeprowadzki, możesz zacząć prasować wszystkie szczegóły, które muszą się wydarzyć, aby przenieść się do nowego biura. Za każdym razem, gdy tworzysz oś czasu, upewnij się, że masz czas na pozbycie się bałaganu w biurze i skonfigurowanie wszystkiego w nowym biurze. Dodaj Czas bufora dla wszelkich trudności technicznych, które mogą spowolnić proces przenoszenia.
Krok czwarty: Utwórz budżet
Twój budżet relokacji będzie zależał od modernizacji sprzętu, mebli, ogólnej wielkości nowego biura i ubezpieczenia przeprowadzki.
krok piąty: Zaplanuj nowe biuro
w tym miejscu zaczniesz planować, jak będzie wyglądało Twoje biuro i jak zostanie skonfigurowane. Będziesz musiał zaplanować liczbę pracowników, ile będziesz miał sprzętu i każdy inny dodatek do nowego biura, który planujesz wdrożyć.
krok szósty: powiadom swoich obecnych usługodawców
bardzo ważne jest, aby poinformować swoich usługodawców, że planujesz przeprowadzkę. Obejmuje to:
- Poczta i usługi spedycyjne (dla nowego adresu)
- wszelkie usługi subskrypcyjne, które otrzymujesz (czasopisma, biuletyny, gazety)
- odpowiednie departamenty rządowe
- dostawcy telefonów i danych
- dostawcy usług komunalnych
- firmy poligraficzne
krok siódmy: powiadom swoich klientów i klientów
Jeśli Twoi klienci odwiedzą Twoją lokalizację, Poinformuj swoich klientów o przeprowadzce. Jeśli klienci zwykle nie przychodzą do Twojego biura, nadal mogą potrzebować wiedzieć, że przeprowadzasz się z powodu możliwych opóźnień w obsłudze lub komunikacji.
skuteczny plan przeprowadzki jest kluczem do utrzymania biura w organizacji i aktualizacji podczas przeprowadzki. Jeśli potrzebujesz pomocy w wysyłce produktów do nowej lokalizacji biura, skontaktuj się z GoShip.com za cytat już dziś!