Analiza pracy

Analiza pracy to krok po kroku Specyfikacja wymagań, funkcji i procedur stanowiska pracy. Tak jak ziarno nie może rozkwitnąć w kwiat, jeśli ziemia nie jest odpowiednio przygotowana, wiele praktyk zarządzania zasobami ludzkimi (HRM) nie może rozkwitnąć w przewagę konkurencyjną, chyba że opiera się na odpowiedniej analizie pracy.

skuteczne praktyki HRM mogą prowadzić do wyników, które tworzą przewagę konkurencyjną. Prawidłowo przeprowadzone analizy stanowisk zwiększają sukces tych praktyk HRM, kładąc podwaliny. Informacje dotyczące analizy pracy mogą być stosowane w różnych praktykach HRM. Przyjrzyjmy się teraz niektórym z nich.

ustanowienie uczciwych i skutecznych praktyk rekrutacyjnych

praktyki rekrutacyjne i selekcyjne pracodawcy mają na celu zidentyfikowanie i zatrudnienie najbardziej odpowiednich kandydatów. Informacje dotyczące analizy pracy pomagają pracodawcom osiągnąć ten cel, identyfikując kryteria wyboru, takie jak wiedza, umiejętności i umiejętności (KSAs) potrzebne do skutecznego wykonywania pracy. Menedżerowie firmy i specjaliści ds. zasobów ludzkich (HR) mogą następnie wykorzystać te informacje do wyboru lub opracowania odpowiednich urządzeń do selekcji (np. pytania na rozmowę kwalifikacyjną, testy). Takie podejście do selekcji jest prawnie wymagane.

pracodawca, któremu postawiono zarzuty dyskryminacji, musi wykazać przed sądami, że jego kryteria wyboru są związane z pracą. Aby wspierać tego typu roszczenia-relatedness, firma musi wykazać, że kwestionowana praktyka selekcyjna została opracowana na podstawie informacji analizy pracy. Jak zauważył jeden z sędziów podczas przesłuchania dyskryminacyjnego, bez analizy pracy, na której można oprzeć praktyki selekcji, pracodawca „dąży w ciemności i może tylko mieć nadzieję na osiągnięcie relacji z pracą przez ślepe szczęście.”

w latach 90., potrzeba firm do oparcia kryteriów wyboru na Informacji analizy pracy stała się jeszcze ważniejsza ze względu na przejście Americans with Disabilities Act. Ustawa ta stanowi, że decyzje o zatrudnieniu dotyczące kandydatów niepełnosprawnych muszą opierać się na ich zdolności do wykonywania podstawowych funkcji pracy. Na przykład, jeśli czytanie raportów było istotną funkcją pracy, to kandydatom, których niepełnosprawność uniemożliwiła im czytanie, można było zgodnie z prawem odmówić zatrudnienia (zakładając, że nie było możliwości ich dostosowania). Jeśli jednak odczyt raportu nie był istotną funkcją, niemożność odczytu nie mogła zgodnie z prawem służyć jako podstawa do zaprzeczenia. Określenie, które funkcje pracy są niezbędne, jest dokonywane podczas analizy pracy.

opracowywanie programów szkoleniowych i oceny

firmy mogą również wykorzystywać informacje z analizy pracy do oceny potrzeb szkoleniowych oraz opracowywania i oceny programów szkoleniowych. Analizy pracy mogą zidentyfikować zadania, które pracownik musi wykonać. Następnie, poprzez proces oceny wydajności, nadzorcy mogą określić, które zadania są wykonywane prawidłowo lub niewłaściwie. Przełożony może następnie ustalić, czy nieprawidłowo wykonana praca może zostać skorygowana poprzez szkolenie.

specjaliści HR wykorzystują również informacje z analizy pracy do opracowania odpowiednich programów szkoleniowych. Analiza pracy określa krok po kroku, w jaki sposób każde zadanie jest wykonywane, umożliwiając specjalistom HR opracowanie materiałów szkoleniowych, aby nauczyć stażystów, jak wykonywać każde zadanie. Aby ocenić skuteczność programu szkoleniowego, organizacja musi najpierw określić cele szkoleniowe lub poziom wydajności oczekiwanej od uczestników po zakończeniu programu. Sukces programu szkoleniowego jest oceniany na podstawie stopnia, w jakim te poziomy wydajności zostały osiągnięte. Oczekiwane poziomy wydajności są często określane podczas analizy pracy.

informacje uzyskane z analizy pracy mogą być wykorzystane do opracowania formularzy oceny wydajności. Przykładem formularza opartego na analizie zadania będzie taki, który wymienia zadania lub zachowania zadania i określa oczekiwany poziom wydajności dla każdego z nich. Kluczowa jest tutaj rola analizy pracy. Bez informacji analizy pracy, organizacje zazwyczaj używają jednej, uogólnionej formy, w której wszyscy pracownicy są oceniane na podstawie wspólnego zestawu cech lub cech, które są uważane za potrzebne do wszystkich zadań (np. współpraca, niezawodność, przywództwo).

formularze oceny oparte na analizie pracy są lepsze od formularzy uogólnionych, ponieważ lepiej komunikują oczekiwania dotyczące wydajności i zapewniają lepszą podstawę do przekazywania informacji zwrotnych i podejmowania decyzji HRM.

większość firm opiera stawki płac częściowo na względnej wartości lub znaczeniu każdej pracy dla organizacji. Wartość pracy jest zazwyczaj określana przez ocenę lub ocenę pracy w oparciu o ważne czynniki, takie jak poziom umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Informacje dostarczane przez analizę pracy służy jako podstawa do oceny wartości pracy.

Analiza pracy odgrywa również ważną rolę w rozwoju programów poprawy wydajności. Różne programy wynagradzania za wydajność zapewniają nagrody pracownikom, którzy wykonują pracę na pożądanym poziomie lub powyżej niego. Analiza pracy służy do identyfikacji tego poziomu wydajności.

zastosowania naprawcze

menedżerowie muszą czasami dyscyplinować pracowników za brak należytego wykonywania obowiązków służbowych. Na przykład pracownicy mogą zostać ukarani za odmowę wykonywania zadań, które ich zdaniem nie są częścią ich pracy. Jeśli obowiązki i granice władzy w pracy są określone w analizie pracy, informacje te mogą być wykorzystane w celu rozwiązania takich problemów.

informacje dotyczące analizy pracy mogą być również przydatne z punktu widzenia bezpieczeństwa i zdrowia. Podczas przeprowadzania analizy pracy pracodawca może odkryć potencjalne zagrożenia lub zagrożenia związane z pracą. Analiza pracy może również zidentyfikować niebezpieczne praktyki, takie jak zadania, które są wykonywane w sposób, który może spowodować obrażenia.

określanie rodzaju informacji, które mają być zbierane

podczas analizy pracy można gromadzić wiele informacji. Informacje dotyczące analizy pracy można podzielić na trzy kategorie: treść pracy, kontekst pracy i wymagania pracowników. Treść oferty pracy odnosi się do pracy pracowników lub tego, co pracownicy faktycznie robią w pracy. Kontekst pracy odnosi się do warunków, w jakich praca jest wykonywana i wymagań, jakie takie zadania nakładają na pracownika. Wymagania pracowników odnoszą się do kwalifikacji pracowników potrzebnych do pomyślnego wykonywania pracy. Szczegółowe informacje należące do każdej kategorii są opisane dalej.

treść.

zbierając informacje o zadaniach, analityk pracy stara się określić, co robi pracownik, cel działania oraz narzędzia, sprzęt lub maszyny używane w procesie. Analityk może również zbierać dodatkowe informacje o zadaniach, takie jak ich względne znaczenie, oczekiwany poziom wydajności i rodzaj szkolenia potrzebnego nowemu pracownikowi do zadowalającego wykonywania zadań. Treść zadania można opisać na wiele sposobów, w zależności od tego, jak konkretny chce (lub potrzebuje) być. Różne rodzaje informacji o treści pracy są opisane w załączniku 1.

kontekst pracy odnosi się do warunków, w jakich wykonywana jest praca oraz wymagań, jakie praca ta nakłada na pracowników. Konkretne rodzaje informacji kontekstu pracy zazwyczaj zidentyfikowane podczas analizy pracy obejmują relacje raportowania, Nadzór otrzymany, wyrok, autorytet, kontakty osobiste, warunki pracy, a wymagania fizyczne i psychiczne na pracownika.

wymagania.

wymagania pracowników odnoszą się do wiedzy, umiejętności, zdolności, cech osobistych i poświadczeń potrzebnych do efektywnego wykonywania pracy. Pojęcia te definiuje się jako:

• wiedza-zbiór informacji potrzebnych do wykonania zadania.
• Skill-umiejętność wykonywania wyuczonych zadań motorycznych, takich jak umiejętność obsługi wózka widłowego i umiejętność edytowania tekstu.
• zdolność-zdolność potrzebna do wykonywania zadań niezmotoryzowanych, takich jak zdolności komunikacyjne, zdolności matematyczne, rozumowanie lub umiejętność rozwiązywania problemów.
• cechy osobiste-cechy jednostki (np. takt, asertywność, troska o innych, obiektywizm, etyka pracy) lub ich chęć/zdolność do adaptacji do okoliczności w otoczeniu (np. zdolność do wytrzymywania nudy, chęć pracy w godzinach nadliczbowych, chęć traktowania innych serdecznie).
• poświadczenia-dowód lub dokumentacja, że dana osoba posiada pewne kompetencje, takie jak dyplomy, certyfikaty i licencje.

sama ilość informacji, które można odkryć podczas analizy zadania, może być przytłaczająca, ale zwykle nie ma potrzeby gromadzenia wszystkich możliwych danych. Cel lub zamierzone wykorzystanie analizy pracy dyktuje konkretne informacje, które mają być zebrane. W związku z tym, analityk musi zdecydować, w jaki sposób Analiza pracy będą wykorzystywane przed podjęciem decyzji, jakie informacje szukać.

na przykład, jeśli Analiza pracy miały być wykorzystane do opracowania programu szkolenia technicznego dla nowych pracowników, analityk powinien skupić się na informacjach o podzadaniach (opis krok po kroku, w jaki sposób praca jest wykonywana) i konkretnej wiedzy, umiejętności i zdolności (KSAs) trzeba zrobić dobrze w tej pracy. Jeśli celem było opracowanie pisemnego testu zatrudnienia w celu oceny wiedzy kandydatów na temat pracy, analityk powinien kierować informacje o konkretnych zadaniach pracy i wiedzy wymaganej do wykonania każdego zadania (tj. fakty, teorie, zasady itp., trzeba wiedzieć, aby móc wykonywać zadania w sposób zadowalający).

określanie sposobu zbierania informacji

specjaliści HR często zbierają informacje dotyczące analizy pracy. Jednak ponieważ osoby te nie mają wystarczającej wiedzy w analizowanych miejscach pracy, muszą pozyskać faktycznych zasiedziałych miejsc pracy i ich przełożonych, aby zebrać i zinterpretować istotne informacje. Informacje analizy pracy mogą być gromadzone przez wywiady z tymi osobami, obserwując je w pracy, i/lub o ich kompletne kwestionariusze analizy pracy. Adekwatność każdego podejścia zależy częściowo od rodzaju poszukiwanych informacji.

wywiady.

rozmowy kwalifikacyjne to ustrukturyzowane rozmowy między analitykiem pracy a jednym lub kilkoma ekspertami przedmiotowymi. Rozmowy kwalifikacyjne odbywają się zazwyczaj zarówno z zasiedziałych pracy i ich przełożonych. Wywiady z zasiedziałymi zazwyczaj koncentrują się na treści pracy i informacji o kontekście pracy. Oznacza to, że operatorzy są proszeni o opisanie tego, co robią, jak to robią i warunków, w jakich wykonują swoją pracę.

typową rolą przełożonego jest przegląd i weryfikacja poprawności odpowiedzi zasiedziałych oraz dostarczanie dalszych informacji dotyczących znaczenia zadań, oczekiwanych poziomów wydajności, potrzeb szkoleniowych nowych pracowników i wymagań pracowników.

jako najczęściej stosowana metoda analizy pracy, wywiady zapewniają potencjalne bogactwo informacji. Jednak rozmowy indywidualne mogą być dość czasochłonne. Rozmowa kwalifikacyjna trwa zwykle od jednej do ośmiu godzin, w zależności od ilości i głębokości poszukiwanych informacji. Tak więc wywiad może zająć dużo czasu, zwłaszcza gdy analityk musi przeprowadzić wywiad z kilkoma osobami. Gdy ograniczenia czasowe stanowią problem, najlepszą alternatywą jest przeprowadzenie wywiadu grupowego, w którym jednocześnie przeprowadza się wywiady z kilkoma ekspertami.

czasami analityk pracy uzupełnia wywiady z obserwacji analizy pracy. Jak sama nazwa wskazuje, obserwacja oznacza obserwowanie, jak osoba zasiedzona wykonuje pracę. Obserwacja jest najbardziej przydatna, gdy zadania są złożone i trudne do dokładnego opisu. Analizując takie zadania, analityk obserwuje lub nagrywa pracę, a następnie przeprowadza wywiady z pracownikiem w celu wyjaśnienia lub wyjaśnienia. Obserwacja pozwala analitykowi lepiej zrozumieć, w jaki sposób praca jest wykonywana i KSAs potrzebne do jej wykonania.

podczas gdy obserwacja jest zwykle używana jako uzupełnienie rozmowy kwalifikacyjnej, specjaliści HR czasami opierają analizę pracy wyłącznie na obserwacji. To, czy obserwacja daje wystarczające dane do analizy, zależy od rodzaju gromadzonych informacji.

na przykład jest to doskonała metoda identyfikacji podzadań wykonywanych w rutynowych/powtarzalnych rodzajach zadań, takich jak praca na linii montażowej. Stosując takie podejście, analitycy powinni jednak zwracać uwagę na możliwość, że niektórzy pracownicy mogą zachowywać się nietypowo, gdy są obserwowani. Na przykład mogą zwiększyć prędkość, aby zaimponować obserwatorowi, lub zwolnić, aby pokazać, jak trudna jest ich praca.

kwestionariusze analizy pracy poproś ekspertów-pracowników i / lub przełożonych—o zapisanie informacji o pracy na piśmie. Kwestionariusze analizy pracy zawierają pytania otwarte lub zamknięte. Pytania otwarte poproś respondentów o udzielenie własnych odpowiedzi na pytania. Pytania zamknięte poproś respondentów o wybranie odpowiedzi z listy zamieszczonej w kwestionariuszu. Pytania zamknięte są częściej stosowane, ponieważ zapewniają większą jednolitość odpowiedzi i są łatwiej punktowane.

kwestionariusz analizy pracy zawierający tylko pytania zamknięte nazywa się inwentaryzacją analizy pracy. Spis zawierający listę zestawień zadań nazywany jest spisem zadań; jeden zawierający listę wymagań dotyczących zdolności pracownika nazywa się inwentaryzacją zdolności. Inwentarze Analiza pracy poprosić respondentów do oceny każdego elementu pod względem jego znaczenia dla pracy. Inwentaryzacje zadań wymagają również informacji dotyczących częstotliwości lub czasu spędzonego na wykonywaniu każdego zadania.

firmy wykorzystują inwentaryzacje analizy pracy, gdy potrzebne są informacje od kilku osób (np. gdy wiele osób ma ten sam tytuł pracy). W porównaniu z wywiadami, Informacje mogą być zbierane znacznie szybciej przy użyciu tego podejścia. Przedsiębiorstwa wykorzystują również zapasy jako sposób grupowania miejsc pracy. Grupowanie odnosi się do kategoryzacji miejsc pracy w oparciu o podobieństwo wykonywanych zadań lub potrzebnych umiejętności; Grupa składałaby się z miejsc pracy, w których wszyscy pracownicy wykonywali podobne zadania lub potrzebowali podobnych umiejętności.

Po utworzeniu grup organizacja może określić kryteria wyboru, potrzeby szkoleniowe i kryteria oceny mające zastosowanie do wszystkich zadań w grupie. Inwentaryzacje analizy pracy są również wykorzystywane do określenia potrzeb szkoleniowych pracowników. Pracownicy otrzymują listę zadań lub umiejętności i są proszeni o wskazanie tych, do których potrzebują szkolenia. Zazwyczaj stosuje się pięciopunktową skalę ocen, od „wielkiej potrzeby” do „braku potrzeby”.

określenie, w jaki sposób Analiza pracy ainformacje będą rejestrowane

gdy specjaliści HR zebrali informacje o analizie pracy, należy je zapisać w jakiś systematyczny sposób, aby stworzyć opis pracy (np. podsumowanie wyników analizy pracy). Format opisów stanowisk może być ogólnego przeznaczenia lub specjalnego przeznaczenia.

Opis stanowiska ogólnego przeznaczenia.

Opis stanowiska ogólnego przeznaczenia to taki, który zawiera wiele informacji, które mogą być wykorzystane do kilku celów, takich jak przekazywanie obowiązków zawodowych pracownikom i określanie minimalnych wymagań dotyczących pracy. Na przykład menedżer wyciągnie Opis stanowiska, aby przejrzeć podstawowe funkcje i wymagania pracowników przed opracowaniem pytań na rozmowę kwalifikacyjną dla osoby ubiegającej się o pracę.

szczegółowe informacje zawarte w opisie stanowiska różnią się w zależności od preferencji firmy i zamierzonego zastosowania instrumentu. Typowy ogólny opis stanowiska zawiera następujące sekcje: identyfikacja stanowiska, podsumowanie stanowiska, podstawowe funkcje i wymagania pracowników.

ogólne opisy stanowisk używane przez większość firm zawierają tylko krótkie podsumowanie informacji dotyczących analizy pracy, a tym samym brak wystarczających szczegółów dla niektórych aplikacji HRM. Na przykład wiele z nich nie wskazuje podzadań, standardów wydajności i kontekstu pracy. Informacje o podzadaniach mogą służyć jako podstawa do opracowywania programów szkoleniowych; standardy wydajności mogą służyć jako podstawa do opracowania niektórych rodzajów formularzy oceny wyników, a informacje o kontekście pracy mogą służyć jako podstawa do sporządzania ocen pracy, które są potrzebne do ustalenia stawek płac.

metoda opisu stanowiska, która zapewnia bardziej szczegółowe informacje, nazywa się Versatile Job Analysis System (VERJAS), który zawiera listę obowiązków, zadań, ocen zadań ze względu na znaczenie i potrzebne szkolenie, opisy kontekstu pracy i listę kompetencji potrzebnych do pracy.

opisy zadań specjalnych.

kilka opisów stanowisk specjalnych zostało opracowanych przez różnych ekspertów HRM w ciągu ostatnich 30 lat. Kluczową różnicą między opisami zadań ogólnego i specjalnego przeznaczenia jest ilość szczegółów, które obejmują. Formaty specjalnego przeznaczenia obejmują mniej tematów, ale omawiane tematy są analizowane bardziej dogłębnie. Niektóre z bardziej powszechnie stosowanych metod specjalnego przeznaczenia są opisane dalej.

Functional job analysis (FJA) koncentruje się przede wszystkim na rejestrowaniu informacji o treści pracy. Każde zadanie jest analizowane oddzielnie na arkuszu roboczym, który zawiera instrukcję zadania (określającą, co robi pracownik, jak to się robi oraz wyniki lub produkt końcowy działań pracownika), standardy wydajności i potrzeby szkoleniowe związane z zadaniem oraz siedem skal ocen. Trzy skale są znane jako wagi funkcji pracownika, wskazujące poziom zaangażowania pracownika w dane, ludzi i rzeczy. Pozostałe cztery skale wskazują poziom umiejętności potrzebnych w obszarach rozumowania, matematyki, języka i przestrzegania instrukcji.

inną metodą analizy zadań specjalnego przeznaczenia jest Critical incident technique (CIT). Powstał w wojsku podczas ii Wojny Światowej i był używany do identyfikacji krytycznych czynników wydajności człowieka w różnych sytuacjach wojskowych. Krytycznymi czynnikami są te, które okazały się decydować o sukcesie i porażce w wykonywaniu pracy.

technika krytycznych incydentów wymaga od analityka pracy zbierania krytycznych incydentów od osób zaznajomionych z pracą. Incydenty są zwykle gromadzone w formie opowieści lub anegdot, które przedstawiają udane i nieudane zachowania zawodowe. Historie są następnie skondensowane do jednego oświadczenia, które oddaje istotę historii. CIT ma kilka przydatnych aplikacji HRM. Na przykład jest to dobre narzędzie do określania kryteriów wyboru i potrzeb szkoleniowych oraz do opracowywania formularzy oceny wyników.

Analiza pracy jest kluczowym elementem procesu HRM. Podczas gdy wykonywanie kompleksowych analiz pracy może być czasochłonne, ostatecznie pracodawcy skorzystają z wielu zastosowań, które dokładna analiza pracy może zapewnić. Od zatrudniania i szkolenia do wynagrodzenia uzasadnienia do zastosowań naprawczych, Analiza pracy ułatwi pracę menedżera HR, chroni organizację przed roszczeniami dyskryminacji i może dać całej organizacji przewagę konkurencyjną.