jak poprawić współpracę między zespołami: 13 ekspertów waży w

praca zespołowa sprawia, że praca marzeń jest popularnym powiedzeniem. Ale często łatwiej powiedzieć niż zrobić, zwłaszcza jeśli chodzi o współpracę między zespołami.

Kiedy zespoły pracują w różnych funkcjach lub z partnerami lub klientami, kontakt z ludźmi spoza normalnego zespołu jest bardziej skomplikowany. Często istnieją sprzeczne sposoby pracy i różne poziomy wiedzy przy wzajemnej współpracy. Szybko sprawdzają one granice standardowych narzędzi i procesów współpracy stosowanych w zespole.

Jak więc usprawnić współpracę między zespołami? Skontaktowaliśmy się z kilkoma ekspertami ds. współpracy w wielu branżach, aby odpowiedzieć na to palące pytanie. Czytaj dalej, aby zobaczyć ciekawe wskazówki, które podzielili się na ten temat.

poprawa współpracy między zespołami: porady ekspertów

Tworzenie kluczowych wskaźników wydajności.

„jako dyrektor marketingu czułem się kiedyś, jakbym był częściowo odpowiedzialny za to, jak leady, które pomagałem wygenerować, były odrzucane przez zespół sprzedaży. Strategia bardziej konstruktywnego podejścia do problemu okazała się jasnymi wskaźnikami KPI lub kluczowymi wskaźnikami wydajności, co do których obie drużyny mogły się zgodzić, co wiązało nas z odpowiedzialnością za ” naszą stronę ulicy.”

” w ten sposób, każdego miesiąca, obie drużyny meldowały się i donosiły o garstce numerów, za które były odpowiedzialne. Czasami musieliśmy przyznać, że nasze liczby nie były tak wspaniałe, a czasami musieli przyznać, że ich nie było. dzięki jasnemu określeniu, kto jest odpowiedzialny za co, jasnym czasom zameldowania i określonym celom współpraca między zespołami jest o wiele bardziej produktywna.”

Tim Brown, dyrektor marketingu w agencji Hook
Follow @timbrownmpls

„moja wskazówka numer jeden dla poprawy współpracy między zespołami jest upewnienie się, że istnieje scentralizowany sposób komunikacji dla zespołów. Komunikacja jest jednym z najważniejszych elementów każdego rodzaju interakcji między zespołami. Bez dobrej komunikacji między zespołami współpraca rozpada się. Na przykład możliwość udostępniania w czasie rzeczywistym informacji o postępach zespołu jest nieoceniona. Dzięki temu projekty mogą działać płynnie. Oprogramowanie umożliwiające członkom zespołu zadawanie pytań i wysyłanie wiadomości jest koniecznością w tego typu przedsięwzięciach.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer w Traliant

wyjaśnij, które zadania wymagają współpracy (a które nie).

„moja wskazówka jest prosta i zaskakująco brakuje wielu zespołów—jasno określ, które zadania lub inicjatywy wymagają współpracy zespołowej. Zanim zaczniesz budować zaufanie i rozmawiać o sposobach pracy, dowiedz się dokładnie, na czym chcesz skoncentrować swoje wspólne wysiłki. Dzięki temu dowiesz się, które zadania nie wymagają współpracy ani pracy zespołowej; oddaj te zadania w ręce zdolnych osób i pozwól im pracować.

„współpraca jest bardziej czasochłonna, kosztowna i niechlujna niż praca indywidualna. Zapisz go na najwyższej dźwigni kawałki pracy, że jesteś pewien, że przyniesie korzyści Tobie i Twoim partnerom. Następnie opracuj szczegóły współpracy-takie jak kto będzie zaangażowany, jak często musisz się połączyć, kto będzie właścicielem, które elementy zadania itp.”

Carlos Valdes-Dapena, Dyrektor Zarządzający w Corporate Collaboration Resources

„integracja oprogramowania do współpracy, które pełni rolę centralnego centrum w cyklu życia projektu między zespołami, to świetny sposób na poprawę komunikacji oraz zwiększenie zarządzania projektem i produktywności. Scentralizowane informacje zapewniają kierownikom projektów widoczność w czasie rzeczywistym. Umożliwia również monitorowanie postępów bez konieczności aktualizacji i wczesne wykrywanie problemów. Praca z jednego systemu zwiększa również wydajność zespołów i przyspiesza wyniki poprzez zmniejszenie liczby przeróbek, usunięcie niepotrzebnych spotkań i skrócenie czasu planowania.”

Paul Jardine, Technical Lead at English Blind

nie możesz zsynchronizować swoich zespołów? Upewnij się, że mają scentralizowane centrum dla wszystkich działań związanych ze współpracą z Glasscubes, kompleksowym rozwiązaniem SaaS dostosowanym do małych i średnich firm.

„aby usprawnić współpracę z naszymi klientami, zawsze zapewniamy, że po obu stronach jest tylko jedna osoba kontaktowa. Pozwala to uniknąć nieporozumień w różnych kierunkach od klienta, eliminuje nakładanie się zadań i pomaga w zarządzaniu oczekiwaniami. Oczywiście oczekuje się, że obie osoby kontaktowe skonsolidują wiadomości od swoich organizacji lub zespołów, aby konfiguracja była skuteczna.”

Jomel Alos, PR Online Lead at Spiralytics
Follow @jomelalos

Utwórz kartę zespołu.

„jedną z najlepszych wskazówek dotyczących poprawy współpracy między zespołami w Twojej firmie jest stworzenie czegoś, co jest powszechnie znane jako karta zespołu, która jest zasadniczo planem tego, w jaki sposób zespół będzie współpracować w celu osiągnięcia swoich celów.

„wysokiej jakości karta zespołu obejmuje takie rzeczy, jak podstawowy cel formacji zespołu; jego cele, misja i ogólne cele; oraz obowiązki każdego członka zespołu. Określi również oczekiwania dotyczące współpracy między zespołami oraz harmonogram spotkań zespołów. Dodatkową zaletą takiego podejścia jest to, że stworzenie karty działa również jako początkowy wysiłek budowania zespołu.”

Andrew Schrage, CEO w Moneycrashers
śledź @MoneyCrashers

poinformuj zespół o zakończeniu pracy.

„czasami, kiedy współpracujemy z innymi, zapominamy o prostych rzeczach, takich jak informowanie innych, że wykonałeś swoją pracę. Ustalenie, kto robi co dalej, staje się bardziej skomplikowane, gdy ludzie nie są świadomi, że poprzednia praca została zakończona.

„upewnij się więc, że twój zespół wie, że musi przekazać pałeczkę—niezależnie od tego, czy oznacza to aktualizację zadania w oprogramowaniu do zarządzania projektami, wysłanie wiadomości czatu do kolegi z zespołu, czy dotknięcie go po ramieniu. Proste powiedzenie kolegi z zespołu „jesteś następny” promuje odpowiedzialność, wyjaśnia kierunek i zmniejsza stres zespołu.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager w CleverTap

niech członkowie zespołu dzielą się swoją pracą.

„możesz poprawić współpracę między zespołami, udostępniając im swoją pracę. Zespoły lepiej współpracują, gdy się rozumieją i mają lepsze wyobrażenie o tym, co właściwie robią. Wszyscy mamy tendencję do lekceważenia tego, jak wiele wysiłku wiąże się z pracą poza Naszą domeną!

„świetnym sposobem na dzielenie się pracą jest uczynienie codziennej listy działań każdego członka zespołu przejrzystą dla wszystkich zespołów. Aby to osiągnąć, możesz użyć tablicy, systemu czatu lub wyznaczonego narzędzia produktywności. Regularne spotkania w toku są również świetnym forum, w którym członkowie zespołu dzielą się swoją pracą z resztą zespołu. Kiedy wszyscy widzą, jak inni pracują nad wspólnym celem, o wiele łatwiej jest efektywnie współpracować. Sprawia to również, że każdy członek zespołu jest odpowiedzialny i motywuje go do działania.”

Fiona Adler, założycielka Actioned

skup się na pozytywach podczas konfliktu.

„konflikt jest nieunikniony z cross-funkcjonalnych zespołów projektowych. Ludzie są przyzwyczajeni do pracy w swoich silosach, a połączenie z inną funkcją może być trudne, zwłaszcza gdy te funkcje działają inaczej. Dlatego nasza firma nieustannie koncentruje się na wzajemnej współpracy.

„jedną z naszych strategii konfliktowych jest moja metoda 3P—pauzowanie, aby przejść do pozytywu. Zdaliśmy sobie sprawę, że spędzamy zbyt dużo czasu i energii skupiając się na negatywach sytuacji, co nie pomogło w rozwiązaniu problemu. Teraz przyznajemy, że istnieje konflikt i szybko kierujemy się ku pozytywnej możliwości lub wyciągniętej lekcji, która stawia nas z powrotem na dobrej drodze. Strategia ta okazała się sukcesem i wdrożyliśmy ją również w organizacjach naszych klientów.”

Kerry Wekelo, Dyrektor zarządzający HR& operacje w Actualize Consulting
Follow @kerrywekelo

dziel się postępami z interesariuszami.

„nie ma nic gorszego niż dotarcie do końca projektu i powiedzenie kluczowych interesariuszy:” nie zrobiłbym tego w ten sposób!”Przypomina to, że współpraca musi odbywać się nie tylko z członkami zespołu, ale także ze sponsorami zespołu i innymi zainteresowanymi stronami.

„ważne jest, aby regularnie dzielić się wynikami poza głównym zespołem, szczególnie w przypadku większych projektów. Gdy realizacja projektu trwa miesiące, musisz informować interesariuszy i dawać im możliwość ważenia postępów. Na przykład w naszych cotygodniowych spotkaniach uwzględniamy Duże, wielofunkcyjne produkty z wizytówką. W ten sposób upewniamy się, że projekty te pozostają ugruntowane i są w pełni akceptowane.”

Jennifer McDermott, Dyrektor ds. komunikacji w Finder

„aby każdy projekt lub program odniósł sukces, Każdy musi zrozumieć, w jaki sposób ich wysiłki przyczyniają się do osiągnięcia celu końcowego. Wiedza o ich dopasowaniu pozwala każdemu członkowi zespołu mieć jasną wizję swoich indywidualnych wysiłków.

ponadto powinni odczuwać wagę lub wagę swoich wysiłków. Czasami jeden zespół lub funkcja, taka jak sprzedaż lub rozwój, uważa, że ich wysiłki są najważniejsze. Należy jednak jasno stwierdzić, że wszystkie wysiłki mają wpływ na to, czy i w jaki sposób cel został osiągnięty. Musicie przełamać bariery ego, aby wszystkie funkcje zrozumiały ich wyjątkową wartość. W ten sposób nawiązujesz najlepszą współpracę między zespołami.”

Andrew de Bray, Dyrektor Zarządzający Factum Sp. z o. o.

daj zespołom czas i zasoby na burzę mózgów, eksperymentowanie i porażkę.

„Współpraca Krzyżowa jest często najlepsza przy odrobinie innowacji. Członkowie zespołu potrzebują czasu, aby ich pomysły zostały wysłuchane przez grupę. Zbyt często słyszymy dobry pomysł, skupiamy się na nim i wcielamy go w życie. Problem w tym, że wiele innych dobrych pomysłów—a nawet lepszych-jest niewypowiedzianych, ponieważ zespół nie miał wystarczająco dużo czasu, aby wyrazić i przeanalizować inne pomysły. Na przykład niektórzy członkowie zespołu są cichsi od innych, a więcej czasu na współpracę daje im czas na prezentowanie pomysłów, gdy będą gotowi.

„zespoły mogą również potrzebować zasobów do eksperymentowania. Zasoby te mogą być więcej pieniędzy na zakup oprogramowania, zasobów fizycznych, a nawet żywności i napojów dla bardziej komfortowych spotkań. Zasobami może być również dostęp do personelu i liderów spoza podstawowego zespołu, aby uzyskać porady i dodatkowe informacje zwrotne z różnych perspektyw. Zapewnienie zarówno czasu, jak i zasobów sprawi, że członkowie Twojego zespołu poczują się doceniani i słuchani oraz pozwolą im lepiej współpracować ze sobą.”

Robert Kienzle, Starszy Konsultant w Knowmium

użyj działań budowania zespołu, aby zbudować jedność.

„kluczem do świetnej współpracy jest zapewnienie jedności wszystkich członków zespołu. Działania Team-building są świetnym sposobem na wzmocnienie tego uczucia; wzmacniają relacje i zmniejszają bariery komunikacyjne.

” nawet jeśli masz zdalne zespoły, możesz wykonywać wirtualne działania budowania zespołu, aby wszyscy byli w kontakcie. Od Q&sesji A do udziału w grach wieloosobowych, istnieje mnóstwo opcji, które mogą pomóc w zebraniu zespołu. Następnie możesz skorzystać z lepszej komunikacji między zespołami, zwiększonej produktywności i nie tylko.”

Simon Elkjær, Chief Marketing Officer w avXperten

3 sposoby poprawy współpracy przy użyciu narzędzi Online

technologia jest kluczowym elementem współpracy w nowoczesnym miejscu pracy. Poniżej znajduje się kilka sposobów wykorzystania rozwiązań online w celu poprawy praktyki.

Włącz narzędzia do swojego obiegu pracy.

jeszcze lepiej, Dostosuj swój przepływ pracy, aby skorzystać z narzędzi. Narzędzia te mają nie tylko łączyć członków zespołu, ale także zwiększać ich produktywność. Integracja ich z codziennym przepływem pracy Twojego zespołu zapewni Ci oczekiwaną wartość.

na przykład możesz wprowadzić narzędzie do czatu, takie jak Slack, do codziennej komunikacji między członkami zespołu. Może to działać zarówno w przypadku czatu w czasie rzeczywistym, jak i wiadomości asynchronicznych, na przykład gdy dwóch członków zespołu nie ma nakładających się godzin pracy. Ponadto narzędzie do wideokonferencji, takie jak Zoom, może działać w przypadku zaplanowanych spotkań.

Dysk Google to popularna usługa udostępniania plików dla wielu firm, zarówno małych, jak i dużych. Możesz zapewnić swojemu zespołowi i stronom zewnętrznym różny poziom dostępu do plików i folderów, a także łączyć się bezpośrednio z plikami podczas komunikacji za pośrednictwem Slack. Współpraca nad plikami na dysku zapewnia, że twój zespół zawsze pracuje nad najnowszą wersją.

narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana i Trello, mogą pomóc Twojemu zespołowi w śledzeniu projektów. Zamiast sprawdzać postępy każdego członka zespołu, możesz użyć tych narzędzi do sprawdzania postępów przydzielonych zadań. Skraca to czas raportowania zarówno dla Ciebie, jak i Twojego zespołu i zapewnia, że jesteś zawsze na bieżąco. Szybki rzut oka na pulpit nawigacyjny poinformuje Cię, jakie obszary projektu mogą wymagać twojej uwagi.

Możesz również zwrócić się do Glasscubes, aby uzyskać kompleksowe rozwiązanie, które zaspokaja wiele potrzeb współpracy, w tym komunikację, udostępnianie plików i przechowywanie danych oraz zarządzanie projektami. Jest to bezpieczne narzędzie, które pozwala nawet tworzyć nieograniczoną liczbę spersonalizowanych obszarów roboczych dla różnych działów, indywidualnych projektów lub dowolnej liczby przypadków użycia.

zachęcaj do korzystania z narzędzi online, które wdrażasz.

narzędzie jest cenne tylko wtedy, gdy jest używane. Często ludzie opierają się zmianom i wybierają narzędzia, które znają najlepiej, takie jak poczta e-mail. Chociaż wciąż jest miejsce na pocztę e-mail, narzędzia do współpracy online ułatwiają życie każdemu członkowi zespołu, zwłaszcza zdalnemu.

dodatkowo, chcesz uniknąć problemów, które zainspirowały cię do poszukiwania tych narzędzi współpracy w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że informacje łatwo giną lub zapominają, gdy nie są przechowywane w scentralizowanej lokalizacji.

dlatego konieczne jest zachęcanie (a nawet Wymaganie) wszystkich członków zespołu do korzystania z wybranych narzędzi. Oto przydatna linia, której możesz użyć, aby uzyskać wszystkich na pokładzie: „pamiętaj, zespół: Informacje poza tymi narzędziami nie istnieją.”

ponadto większość narzędzi do współpracy online wymaga niewiele lub nie wymaga żadnego szkolenia, co stanowi o jedną barierę mniej dla przyjęcia użytkowników. Jeśli więc członek zespołu nadal wraca do starszych narzędzi, zapytaj go, z czym ma problem i wyślij mu linki do zasobów pomocy lub daj im jeden-na-jeden odświeżacz.

wykorzystaj narzędzia współpracy do zabawy.

czasami twoja drużyna potrzebuje psychicznej przerwy od poważnych spraw. I masz narzędzia, aby tak się stało, bez konieczności wysyłania wszystkich na dwutygodniowe wakacje.

na przykład spróbuj użyć narzędzi do komunikacji, udostępniania plików i zarządzania projektami, aby zaplanować zabawne wydarzenie robocze (np. „projekt”), takie jak impreza biurowa. Dla zespołów w pełni zdalnych możesz zorganizować spotkanie.

korzystając z narzędzi, które wcześniej przywołaliśmy, możesz stworzyć kanał w Slack, aby stworzyć burzę mózgów i porozmawiać o tematach imprezowych. Dysk Google może organizować powiązane pliki. Możesz używać asany lub Trello do przydzielania ludziom zadań, takich jak zdobywanie zapasów, zamawianie jedzenia i napojów oraz wybór miejsca.

zastosowanie takiego podejścia ma trzy zalety:

• daje członkom zespołu bardzo potrzebne rozproszenie uwagi, aby skupić się na między poważniejszymi działaniami w pracy.
• zachęca zespół do korzystania z narzędzi dla osobistych korzyści (tj. nie czują się „zmuszeni”), zwiększając ich znajomość z nimi.
• wspiera współpracę w kierunku celu, który przynosi korzyści całemu zespołowi, co przełoży się na inne wspólne działania.

umożliwia współpracę między działami, zespołami i innymi interesariuszami za pomocą Glasscubes.

Glasscubes to solidne rozwiązanie do współpracy między zespołami, które zapewnia, że cała organizacja jest na bieżąco informowana o aktualizacjach projektu, zmienionych zasadach, ogłoszeniach firmowych i czymkolwiek innym, co uważasz za ważne, aby podzielić się z pracownikami.

nasze rozwiązanie daje zespołom takim jak Twój możliwość śledzenia najnowszych aktualizacji i dzielenia się tym, co najważniejsze—a wszystko to przy zachowaniu wydajności pracy. Od zarządzania zadaniami po komunikację i udostępnianie plików, nasza platforma pomaga pozostać w kontakcie i być na bieżąco w jednym miejscu.

użyj wątków dyskusji, aby zachować konwersacje w kontekście, niezależnie od tego, czy dyskusje dotyczą zadań klienta, czy ważnych plików projektu. A mówiąc o plikach, udostępniaj je do woli-członkom zespołu, klientom, dostawcom i tak dalej.

dzięki Glasscubes możesz:

• przechowywać i udostępniać pliki w bezpiecznym miejscu, wraz z automatyczną kontrolą wersji. Można nawet tworzyć przepływy pracy zatwierdzania i wyświetlać przejrzyste ścieżki audytu działań użytkownika.
• przypisuj zadania różnym członkom zespołu i zarządzaj nimi oraz śledź je do ich ukończenia.
• twórz spersonalizowane przestrzenie robocze dla każdego zespołu projektowego w swoim portfolio. Członkowie zespołu mogą udostępniać zasoby i komunikować się ze sobą w określonej przestrzeni roboczej, a Ty możesz uzyskać do nich dostęp w celu łatwego nadzoru.

chcesz zobaczyć, jak organizacje takie jak twoja poprawiły współpracę międzyfunkcyjną przy użyciu naszego rozwiązania? Spójrz na te szkiełka.