Jak stworzyć Podręcznik dla pracowników dla Twojej małej firmy: najlepszy przewodnik

w „zasobach, które pomogą Ci stworzyć skuteczny Podręcznik dla pracowników” zidentyfikowaliśmy kluczowe zasoby, które pomogą Ci stworzyć podręcznik dla pracowników. Teraz omówimy, dlaczego go potrzebujesz i jak go stworzyć.

niezależnie od tego, czy Twoja mała firma ma dwóch pracowników, czy 20, z pewnością stworzysz politykę, procedury lub oczekiwania w miejscu pracy, formalnie lub nieformalnie. Ważne jest, aby Twoi pracownicy znali i rozumieli te zasady — ponieważ będziesz prowadzić bardziej skuteczną organizację, jeśli to zrobią, i ponieważ nie chcesz ryzykować, że Twoja firma złamie prawo federalne lub stanowe.

po co Ci Podręcznik pracownika?

podręcznik dla pracowników to zestawienie wszystkich zasad i protokołów Twojej firmy, a także praw i obowiązków pracowników. Posiadanie podręcznika dla pracowników ułatwia przekazywanie pracownikom zasad i obowiązków, więc nie ma wątpliwości, czego oczekuje się od nich-ani od Ciebie, jako właściciela małej firmy.

Co więcej, obszerny podręcznik dla pracowników pomaga legalnie chronić Twoją firmę, jeśli ktoś kiedykolwiek zapyta, czy jasno przekazałeś swoje zasady.

przykład: jeśli pracownik pozwie Cię, twierdząc, że był nękany przez współpracownika, możesz wskazać podręcznik pracownika jako dowód na to, że wyraźnie napisałeś obowiązujące zasady przeciwdziałania nękaniu. (Należy pamiętać, że posiadanie ubezpieczenia Comp pracownika jest również ważne dla ochrony firmy w przypadku pozwu pracownika lub klienta.

co wchodzi w skład podręcznika pracownika?

jak każda firma, każdy pracownik jest inny. Nie możesz po prostu skopiować podręcznika innej firmy i rozpowszechnić go wśród swoich pracowników. Dobry podręcznik dla pracowników definiuje Twoje unikalne zasady i praktyki w miejscu pracy i powinien być napisany głosem, który odzwierciedla Twoją wizję i kulturę, którą zbudowałeś lub chcesz zbudować.

większość podręczników dla pracowników zawiera podobne tematy i rodzaje informacji. Poniżej znajduje się spojrzenie na osiem wspólnych sekcji w podręcznikach pracowników.

1. Wartości i Misja firmy

aby odnieść sukces, Twoi pracownicy muszą być zgodni z wartościami, misjami i celami Twojej firmy. Dlatego te cele należy przedstawić na początku podręcznika dla pracowników. Wszystko, co musisz zrobić, to dostarczyć oświadczenie, które obejmuje to, co najważniejsze dla Ciebie jako firmy. Na przykład, odnoszący sukcesy internetowy sklep obuwniczy Zappos wymienia 10 podstawowych wartości rodziny Zappos, do których oczekuje się, że pracownicy będą dążyć, w tym ” przyjmować i napędzać zmiany „i” być pasjonatem i zdeterminowanym.”

2. Ogólne informacje o zatrudnieniu

kluczowym elementem Twojego podręcznika dla pracowników są ogólne informacje o zatrudnieniu w Twojej firmie. Będą to tematy, na które pracownicy się troszczą, takie jak:

• Zasady zatrudniania
• harmonogram płatności (i dostępne metody płatności)
• Pełny etat vs. godziny pracy w niepełnym wymiarze godzin
• wynagrodzenie za nadgodziny
• przerwy na posiłek i odpoczynek
• zwolnienia z pracy
• procedury kontroli wydajności
• procedury bezpieczeństwa i OCHRONY
• procedury rezygnacji i wypowiedzenia

należy pamiętać, że niektóre z tych materiałów, takie jak zasady wynagradzania za nadgodziny i ubezpieczenie pracowników, są co najmniej w pewnym stopniu podyktowane przepisami federalnymi i stanowymi, a nawet lokalnymi.

3. Prawo antydyskryminacyjne i anty-molestowanie

ważne jest, aby wymienić wszystkie aktualne przepisy federalne, stanowe i lokalne, które są istotne dla pracowników. Mogą one obejmować równe szanse zatrudnienia, przeciwdziałanie molestowaniu i przepisy antydyskryminacyjne.

4. Standardy postępowania

poza wymogami prawa, prawdopodobnie masz własne oczekiwania co do tego, jak pracownicy będą się zachowywać w pracy, więc potrzebujesz polityk dostosowanych do konkretnych zachowań w pracy. Takie zasady mogą obejmować:

• Dress code
• Zasady korzystania z narkotyków i alkoholu
• zasady etyki
• wykorzystanie technologii osobistych
• Polityka mediów społecznościowych
• Ochrona danych i prywatności klientów
• zasady przyjmowania prezentów od klientów
• Polityka rozwiązywania konfliktów

5. Świadczenia pracownicze

nie powinno cię dziwić, że sekcja świadczeń pracowniczych jest jedną z najczęściej cytowanych sekcji twojego podręcznika dla pracowników.

Twój podręcznik prawdopodobnie nie będzie opisywał wszystkich szczegółów, powiedzmy, twojego planu ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ mogą one być dość szczegółowe (i te informacje można dostarczyć osobno). Ale prawdopodobnie chcesz podać podstawy: kiedy pracownik może zapisać się do zakładowego planu zdrowotnego i ile opcji oferujesz: rodzaje planów, ubezpieczenie rodzinne? Kiedy trwa roczny otwarty okres rekrutacji?

podobnie, będziesz chciał krótko przedstawić inne korzyści, które oferujesz, takie jak:

• urlop lub płatny czas wolny (pot)
• wszelkie oferowane przez Ciebie Plany emerytalne i kto jest uprawniony
• oferowane przez Ciebie ubezpieczenie, w tym ubezpieczenie na życie i krótko – i/lub długoterminowe inwalidztwo
• świadczenia szkoleniowe, w tym zwrot czesnego
• wszelkie „miękkie” świadczenia, które możesz zapewnić, niezależnie od tego, czy jest to elastyczne planowanie, zajęcia jogi na miejscu, czy bezpłatne obiady w piątek

ponieważ Twoi pracownicy często odnoszą się do tego sekcja-kto nie lubi dowiadywać się o korzyściach z pracy? – wykorzystaj to na swoją korzyść i pomóż im w pełni zrozumieć wszystko, co otrzymują w ramach pracy dla Twojej firmy.

6. Umowa o poufności / nieujawnianiu informacji/konflikt interesów

nie każda firma zawiera tę sekcję, ale firmy, które pracują w wysoce konkurencyjnych branżach z tajemnicami handlowymi i obawą, że pracownicy skoczą na statek dla konkurenta, mogą chcieć, aby pracownicy podpisali umowę o zachowaniu poufności lub przynajmniej uwzględnili politykę konfliktu interesów w podręczniku dla pracowników.

7. Zasady dyscyplinarne

ważne jest, aby Twoi pracownicy rozumieli ryzyko nieprzestrzegania zasad, przepisów i procedur określonych w podręczniku dla pracowników.

zastanów się nad sekcją, która wyjaśnia, że zostaną pociągnięci do odpowiedzialności za swoje działania i zachowanie. Chcesz, aby pracownicy widzieli, że są traktowani sprawiedliwie i że wszyscy pracownicy podlegają tej samej procedurze dyscyplinarnej.

8. Zrzeczenie się odpowiedzialności

ważne jest, aby Twoi pracownicy nie traktowali twojego podręcznika pracowniczego jak umowy między tobą a nimi — co oznacza, że mogą Cię pozwać, jeśli zasady i procedury zawarte w podręczniku nie będą przestrzegane. Dlatego pamiętaj, aby dołączyć zastrzeżenie, które stanowi, że podręcznik pracownika nie jest umową, aby chronić Cię przed takimi obawami.

zbierając to do kupy

Kiedy zaczynasz myśleć i planować swój podręcznik dla pracowników, możesz zdać sobie sprawę, że nie sformalizowałeś wielu swoich zasad lub że nadal musisz zastanowić się, jakie powinny być niektóre z zasad.

nie martw się — to zupełnie naturalne. Wiele małych firm nie myśli konkretnie o swojej polityce, dopóki nie będą musiały wyjaśnić jej na piśmie.

oto cztery kroki, które możesz podjąć, aby rozpocząć proces tworzenia podręcznika dla pracowników.

1. Zacznij od swojej kultury i wartości

dobrym miejscem na rozpoczęcie myślenia o polityce pracowników — czy to w odniesieniu do zasad obecności, ubioru, czy procesu oceny wyników — jest myślenie o kulturze i wartościach Twojej firmy.

jako właściciel małej firmy, pomyśl o swoich osobistych wartościach i tym, co chcesz podkreślić. Zastanów się również, w jaki sposób możesz stworzyć system wartości i kulturę, która zmotywuje Twoich pracowników do tego, aby starali się jak najlepiej i długo pozostali w Twojej firmie.

kultura, którą chcesz stworzyć, powinna kierować twoimi zasadami i procedurami — dlatego warto przynajmniej opracować podstawową misję przed zaprojektowaniem zasad i procedur pracowniczych Twojej firmy.

2. Opracuj swoje zasady

z jasno określonymi wartościami, a następnie pomyśl o stworzeniu zasad, które zaakceptują Twoi pracownicy. Na przykład firmy, które chcą przyciągnąć młodszych pracowników, często nie chcą sprawiać wrażenia zbyt surowej lub apodyktycznej – ponieważ może to wyłączyć pracowników z tysiącletnich poszukujących miejsc pracy, które promują elastyczność i otwartość.

To mówi, że możesz-z konieczności-musisz być surowy w odniesieniu do niektórych polityk. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę, taką jak sklep detaliczny, w którym pojawianie się w pracy na czas jest sprawą najwyższej wagi, będziesz oczywiście musiał określić zasady obecności i być może twój dress code.

wtedy możesz być bardziej przychylny lub Hojny w innych częściach swoich praktyk w miejscu pracy, takich jak zapewnienie pracownikom więcej czasu na wakacje.

3. Poznaj obowiązujące przepisy

chociaż podręcznik dla pracowników nie jest umową z Twoimi pracownikami, określa ich oczekiwania, dlatego przygotowując niektóre części podręcznika dla pracowników, musisz przestrzegać przepisów federalnych, stanowych i lokalnych.

na przykład wiele stanów przyjęło „ustawy o urlopach”, które regulują sposób, w jaki pracodawcy muszą radzić sobie z pewnymi rodzajami urlopów, niezależnie od tego, czy jest to zwolnienie lekarskie, czy obowiązek ławy przysięgłych. Mogą nawet mieć język boilerplate, którego firmy mogą używać do opisywania tych przepisów swoim pracownikom. Powinieneś być w stanie znaleźć opisy praw państwa w Internecie.

szczegółowe opisy praw państwa powinny znaleźć się na stronie internetowej Państwa. Podręcznik prawa pracy grupy Lunt zawiera również linki do szerokiej gamy federalnych i stanowych zasobów prawnych, w tym podziału na państwa prawa pracy i prawa pracy.

4. Spójrz na podręczniki pracownicze innych firm

chociaż nie powinieneś kopiować polityki innych firm i podręczników pracowniczych słowo w słowo, warto zajrzeć do niektórych z nich w poszukiwaniu inspiracji lub pomysłów.

możesz już mieć dostęp do podręczników innych firm za pośrednictwem przyjaciół lub krewnych. Skorzystaj z okazji, aby sprawdzić co najmniej kilka innych podręczników, jak planujesz swoje zasady i procedury. Możesz również znaleźć przykładowe podręczniki pracowników za pomocą podstawowej wyszukiwarki Google.