PPM 101: Jak stworzyć pomyślny proces przyjmowania pracy

wlot do pracy – drzwi wejściowe

czy Twoja organizacja ma „pojedynczy wpis” dla nowych wniosków o projekt? Czy raczej, czy Twoja organizacja ma drzwi wejściowe, boczne, tylne i wiele innych sposobów otrzymywania próśb? Posiadanie wielu sposobów składania wniosków jest powszechnym problemem dla wielu firm i podkreśla potrzebę standardowego procesu przyjmowania pracy. Bez wspólnego procesu przyjmowania pracy może być prawie niemożliwe śledzenie całej wykonywanej pracy, ponieważ nie ma „jednego źródła prawdy”. Co gorsza, w organizacji może być dużo pracy w cieniu, która zużywa cenny czas zasobów z projektów o wyższym priorytecie.

przy tworzeniu organizacji projektowych (PMO) jednym z pierwszych zadań jest wyjaśnienie, w jaki sposób nowe wnioski projektowe będą przesyłane i weryfikowane. Nabór prac odnosi się do procesu tworzenia propozycji projektów i uzyskiwania decyzji go/no-go. Proces ten często działa w połączeniu z procesem ideacji i pełnym portfolio RAM decyzyjnych, ale może być również Niezależny. Zapotrzebowanie na prace jest kluczowym elementem definiowania portfela projektów i dlatego wchodzi w etap cyklu życia „Zdefiniuj Portfel”. Poniższy diagram podkreśla nakład pracy w kontekście cyklu życia portfela.

korzyści z nakładu pracy

istnieje kilka korzyści z tworzenia procesu poboru pracy, podsumowane poniżej:

• przejrzystość organizacji—pomoc pracownikom w zrozumieniu, w jaki sposób wnioski projektowe są przedstawiane, spowoduje większy udział organizacji
• większa wydajność—jasne zrozumienie procesu przyjmowania pracy spowoduje większą wydajność w tworzeniu i zatwierdzaniu wniosków oraz skrócenie czasu potrzebnego do tworzenia wniosków.
• wyższa jakość—wyjaśnienie, jakie informacje są potrzebne we wniosku (i dlaczego), przełoży się na wnioski o wyższej jakości. Uniemożliwi to również ludziom zbieranie informacji, które nie będą wykorzystywane.
• większa spójność—wspólne narzędzia i szablony zapewnią bardziej spójne propozycje, ułatwiając decydentom porównywanie i przeglądanie propozycji.
• Control work in progress (WIP) – posiadanie procesów przyjmowania pracy pomaga PMO i zespołowi ds. zarządzania kontrolować ilość pracy wchodzącą do portfela.

spożycie pracy jest podstawowym procesem PMO / PPM, który organizacje muszą wykonać tak szybko, jak to możliwe. Organizacje z dobrymi procesami przyjmowania pracy mają wgląd w cały rurociąg i wyższą jakość projektów z wyższym wskaźnikiem przesyłania.

chcesz niestandardowe demo? Kliknij tutaj

kroki tworzenia procesu przyjmowania pracy

opracowanie procesu przyjmowania jakości wymaga trochę wysiłku, ale jest kluczowym elementem zarządzania portfelem. Niektóre z podstawowych kroków do tworzenia procesu przyjmowania pracy są przedstawione poniżej.

1. role i obowiązki dokumentów: role i obowiązki każdego uczestnika procesu muszą zostać udokumentowane i przekazane. Oto kilka pytań, na które należy odpowiedzieć: kto napisze propozycję (kierownik projektu, analityk biznesowy, sponsor wykonawczy)? Jakie informacje są potrzebne? Jakie szablony należy wypełnić? W jakim formacie należy przedstawić informacje? Kto dokona przeglądu wniosków? Jak będą podejmowane decyzje?
2. Określ progi propozycji projektu: w większości przypadków organizacje muszą zacząć od skupienia się na żądaniach projektu (w przeciwieństwie do wszystkich żądań IT, które mogą być zwykle obsługiwane przez standardowy system zgłoszeń IT). Wymaga to pewnej definicji projektu(np. powyżej progu dolara? Powyżej progu nakładu zasobów? Itd.). Tworzenie tych definicji pomoże zapewnić, że wszystkie żądania odpowiadają definicji projektu.
3. obieg dokumentów: proces przyjmowania pracy nie musi być skomplikowany, ale musi zostać zdefiniowany standardowy proces. Poziom szczegółowości może wzrastać z czasem, ale pomoc uczestnikom w zrozumieniu, jak stworzyć propozycję, jak ją złożyć i kto ją przegląda (i kiedy), to wszystkie ważne procesy, które należy udokumentować.
4. Zidentyfikuj narzędzia do tworzenia propozycji: uczestnicy muszą wiedzieć, czy są dostępne szablony (wysoce zalecane) do tworzenia propozycji. Czy są jakieś systemy informatyczne, które należy wykorzystać? (np. SharePoint, portal, system zarządzania portfelem)? Dedykowane systemy, takie jak acuity PPM, pomagają zautomatyzować proces przyjmowania prac projektowych.

czynniki sukcesu spożycie pracy

istnieje kilka czynników sukcesu, że organizacje muszą pamiętać przy wprowadzaniu procesu spożycie pracy.

• Wszelkie niejasności podważą cały proces przyjmowania prac.
• mają jasne role i obowiązki wszystkich uczestników procesu rekrutacji. Chociaż proces nie musi być skomplikowany, uczestnicy muszą zrozumieć swoją rolę w procesie. Zalecane jest lekkie szkolenie.
• wyjaśnij, jakie informacje należy przesłać. Ludzie są pasjonatami swoich nowych pomysłów i chcą zrobić wszystko, aby je zatwierdzić, nawet jeśli oznacza To Spędzanie dużo czasu na zbieraniu informacji, które nie są istotne dla procesu. Pomaganie uczestnikom w zrozumieniu, jakie informacje muszą zebrać i jak będą one wykorzystywane, usprawni proces i uczyni go spójnym.
• Wyczyść własność procesu. PMO lub inny zespół musi posiadać proces, upewnić się, że działa, zapewnić szkolenie i upewnić się, że jest prawidłowo używany
• przejrzysta komunikacja. Zespół, który jest właścicielem procesu, musi nadmiernie komunikować sposób działania procesu, a także podejmowane decyzje, w przeciwnym razie proces jest zagrożony niepowodzeniem. Procesy przyjmowania pracy (podobnie jak wszystkie procesy zarządzania portfelem) wymagają opieki i karmienia.
• Wyczyść harmonogram składania wniosków i prezentacji. Ważna jest tutaj konsekwencja. Czy istnieje dzień i pora tygodnia, w którym wnioski muszą zostać poddane przeglądowi? Czy istnieje Stałe spotkanie przeglądowe, na którym decydenci będą dokonywać przeglądu wniosków? Informacje te muszą być udostępniane, aby proces był bardziej wydajny.

wskaźniki przyjmowania prac

organizacje powinny rozważyć przechwycenie kilku kluczowych wskaźników dla procesu przyjmowania prac:

• ile wniosków projektowych pochodzi od danej organizacji (np. Finanse, operacje, Marketing itp.). Gdy organizacja rozumie, skąd pochodzą jej żądania, może podjąć działania, aby lepiej zaspokoić potrzeby tych organizacji wewnętrznych.
• ile propozycji jest niepełnych?
• ile propozycji przychodzi tygodniowo? Miesięcznie? Na kwartał? Informacje te mogą informować, jak często decydenci muszą się spotykać i jak długo; może również wspierać roczne procesy planowania.

przepływ procesu przyjmowania prac

poniższy diagram przedstawia podstawowy schemat przepływu procesu przyjmowania prac z trzema podstawowymi krokami:

1. Utwórz propozycję – są to kroki, które inicjator projektu podejmuje, aby zbadać koncepcję i wypełnić formularz przyjmowania.
2. przejrzyj wniosek – inicjator projektu może wymagać przeglądu wniosku ze swoim menedżerem (jeśli dotyczy). W przeciwnym razie zarządzający portfelem/Administrator dokona przeglądu propozycji, aby upewnić się, że są one zgodne z wytycznymi projektu dla procesu przyjmowania. W tym czasie inni członkowie zespołu mogą zostać poproszeni o dokonanie przeglądu i skomentowanie wniosku, zanim trafi on do zespołu ds. zarządzania.
3. decyzja w sprawie wniosku – zespół ds. zarządzania dokona przeglądu wniosku i podejmie jedną z trzech decyzji:
   • zatwierdzi wniosek – to przesunie wniosek do następnego etapu cyklu życia projektu
   • odroczy wniosek – wniosek nie posunie się do przodu w chwili obecnej, ale pozostanie na liście obserwacyjnej pod kątem potencjalnego przyszłego wdrożenia.
   • Anuluj wniosek – wniosek nie posuwa się do przodu i nie są prowadzone dalsze prace.

wszystkie decyzje podjęte przez zespół zarządzający powinny być przekazywane inicjatorowi projektu i rejestrowane w centralnym dzienniku lub oprogramowaniu do zarządzania portfelem.

opracowanie propozycji projektu (formularz przyjmowania prac)

należy uważnie rozważyć stworzenie dobrej formy przyjmowania. Pokusa polega na tym, aby przed rozpatrzeniem wniosku wypełnić wiele informacji. Każda organizacja musi określić minimalną ilość ważnych informacji, aby podjąć decyzję, w przeciwnym razie niepotrzebny czas można poświęcić na zbieranie danych, które nie są używane. (Pamiętaj: informacje zebrane, ale nie wykorzystane, są organizacyjnym drenażem zasobów). Poniższe przykłady przedstawiają rodzaje informacji, które mogą być gromadzone na formularzu poboru pracy (nie zalecamy korzystania z nich wszystkich, chyba że jest to konieczne). Projekty wewnętrzne często mają komponent cyfrowy / IT lub żądanie poprawy procesu. Przykładowe informacje dla projektów zewnętrznych są zorientowane na produkt.

przykłady informacji zebranych dla projektów wewnętrznych

• nazwa inicjatora
• nazwa sponsora
• szansa/problem
• stan obecny/tło
• propozycja
• cele/cel
• ryzyko
• szacowany koszt i korzyści
• data potrzebna
• wpływ na interesariuszy

przykłady informacji gromadzonych dla projektów zewnętrznych

• cel biznesowy
• definicja rynku
• trendy rynkowe/spostrzeżenia
• krajobraz konkurencyjny
• klient docelowy
• potrzeby klientów
• konkurowanie produkty
• opis produktu
• pozycjonowanie produktu
• potrzebne zasoby
• wykonalność/ryzyko
• koszty finansowe/korzyści

spożycie pracy i zwinność

istnieje powszechne błędne przekonanie, że praktyki zwinne nie sprawdzają się dobrze w zarządzaniu portfelem. Uważamy, że metodologia Agile może nadal współpracować ze standardowymi procesami zarządzania portfelem. Faktem jest, że przed rozpoczęciem prac nad projektem zespół ds. zarządzania portfelem powinien ocenić wnioski o projekt i zatwierdzić projekty zgodne z celami strategicznymi. Niezależnie od tego, czy organizacja stosuje metody kaskadowe, zwinne czy hybrydowe, wnioski projektowe powinny być nadal oceniane przed rozpoczęciem prac. Agile jest po prostu metodologią iteracyjnego dostarczania wartości (podczas realizacji projektu); nie koliduje ze standardowymi procesami zarządzania portfelem.

podsumowanie

work intake to podstawowy proces PMO/PPM, który organizacje muszą wykonać tak szybko, jak to możliwe. Organizacje z dobrym procesem zatwierdzania przyjęcia mają lepszą widoczność całego rurociągu i wyższą jakość projektów z wyższym wskaźnikiem zgłoszeń. Wszystko to przekłada się na zdrowe portfolio projektów, które następnie wymaga dobrego priorytetyzacji. Po ustanowieniu tego procesu i jego dobrym funkcjonowaniu należy rozważyć wprowadzenie pełnych ram zarządzania portfelem. Acuity PPM oferuje moduł przyjmowania pracy dla organizacji, aby lepiej zarządzać procesem przyjmowania pracy.

Jeśli masz pytania dotyczące rozwoju procesu rekrutacji lub potrzebujesz pomocy eksperta, skontaktuj się z nami już dziś.