od czasu do czasu będziesz popełniać błędy księgowe, więc umiejętność wykrywania tych problemów jest ważną umiejętnością do rozwijania niezależnie od tego, jakiego oprogramowania księgowego używasz w swojej małej firmie. Będziesz w stanie wykryć wiele błędów, przeglądając saldo prób swojej firmy.
jednak przekonasz się, że nie wszystkie błędy księgowe wpływają na saldo prób. Z tego powodu ważne jest, aby dowiedzieć się o tego typu błędach księgowych, abyś mógł je znaleźć i poprawić. Należy pamiętać, że tego typu błędy są najtrudniejsze do zidentyfikowania i rozwiązania.
pominięcie
błąd pominięcia występuje, gdy transakcja jest całkowicie pominięta w księgach Twojej firmy. Możesz zapomnieć o zawarciu transakcji kosztowej lub sprzedaży Produktu lub usługi. Transakcje te są trudne do wykrycia. Dlatego musisz upewnić się, że masz solidną rutynę wprowadzania tych transakcji na czas.
najczęstszym powodem, dla którego te transakcje nie są wprowadzane, jest utrata dokumentacji (takiej jak Faktura dostawcy). Istnieje mniejsze prawdopodobieństwo utraty lub zgubienia tych dokumentów uzupełniających, jeśli wprowadzisz je w odpowiednim czasie do systemu oprogramowania księgowego tak szybko, jak to możliwe.
odwrócenie
błąd odwrócenia występuje, gdy transakcja, która powinna być zaksięgowana jako debet, jest zaksięgowana jako kredyt. Na przykład możesz wprowadzić fakturę jako płatność lub zwrot pieniędzy. Nie zauważysz tego błędu w saldzie próbnym, ponieważ saldo próbne nadal będzie w równowadze.
zasada
błąd zasad występuje, gdy ty lub twój księgowy błędnie stosujesz zasadę rachunkowości. Możesz kosztować aktywa, które powinny być rejestrowane jako aktywa. Aktywa i wydatki są rejestrowane w księgach jako obciążenia, więc jest to błąd techniczny.
prowizja
pojawia się błąd prowizji wprowadzasz transakcję do właściwej klasy, ale do niewłaściwej księgi głównej. Na przykład popełnisz ten błąd, jeśli zastosujesz płatność do niewłaściwej faktury. Saldo próbne pokaże prawidłową kwotę należną od klienta, ale księgi pomocnicze klienta indywidualnego będą nieprawidłowe.
wpis zależny
błąd wpisu zależnego występuje, gdy podczas wprowadzania transakcji został popełniony błąd. Na przykład, jeśli pożyczysz klientowi 5000 USD, ale wprowadzisz tylko 500 usd jako pożyczkę i wypłatę 500 USD z konta gotówkowego, okaże się, że ten błąd zostanie przeniesiony do salda próbnego. Twój bilans próbny będzie prawidłowy.
najczęstszą metodą wykrywania tych błędów jest prowadzenie rozliczeń księgowych. Kontynuując poprzedni przykład, zauważysz ten błąd podczas uzgadniania rachunków bankowych. Okaże się, że będzie krótki $4,500 gotówki na koncie bankowym, a następnie będzie w stanie poprawić błąd.
zapobieganie
będziesz musiał opracować dobre wewnętrzne kontrole i procesy wykrywania błędów. Na przykład, będziesz chciał upewnić się, że wszystkie formularze są spójne, tak że pracownicy będą dostać się do rutynowych podczas wprowadzania informacji do oprogramowania księgowego. Będziesz również chciał upewnić się, że masz wystarczającą liczbę pracowników, aby móc obsłużyć obciążenie pracą. Niedobór personelu doprowadzi do zmęczenia pracowników, co spowoduje zmęczenie pracowników, pośpieszną pracę i więcej błędów księgowych.
wykrywanie
chociaż będziesz chciał opracować metody zapobiegania błędom, jeśli to możliwe, błędy wymienione powyżej będą się zdarzać od czasu do czasu. Nie można zapobiec wystąpieniu wszystkich błędów. Należy przeprowadzić różne uzgodnienia na koniec miesiąca i roku, aby wykryć wiele błędów, aby można je było poprawić.
uzgodnienia bankowe, na przykład, powinny być wykonywane co miesiąc. Środki trwałe mogą być uzgadniane tylko raz w roku, dzięki czemu możesz upewnić się, że zaksięgowałeś prawidłową kwotę kosztów amortyzacji.
przekonasz się, że jeśli szukasz sposobów zapobiegania błędom i masz rutynowe przeprowadzanie przeglądów i uzgadniania zapisów księgowych, Twoja firma będzie działać sprawnie i zmniejszysz liczbę błędów księgowych.