Virginia Wesleyan University

komunikacja jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu w biznesie. Niezależnie od wielkości i branży, organizacje zależą od skutecznej komunikacji. Choć wydaje się to proste, proces ułatwiania skutecznej komunikacji może być złożony. Ponieważ komunikacja promuje lepszą pracę zespołową i współpracę, przyczynia się do pomyślnego zakończenia wielu rodzajów projektów, a nawet ogólnych celów organizacji.

Definiowanie elementów procesu komunikacji

pomyślna komunikacja obejmuje kilka elementów, które przenoszą wiadomość przez proces Od początku do końca, w tym następujące elementy:

• nadawca: odnosi się to do osób z pomysłem, prośbą lub informacjami, którymi chcą się podzielić. Nadawca musi wziąć pod uwagę odbiorców i wybrać metodę, która skutecznie przekazuje informacje.
• odbiornik: odbiornik jest osobą, dla której wiadomość jest przeznaczona. Osoby te są odpowiedzialne za zrozumienie i przetwarzanie podanych informacji.
• wiadomość: odnosi się do treści wiadomości, którą nadawca chce usłyszeć od odbiorcy.
• medium: medium jest urządzeniem lub okolicznościami, przez które przesyłane są wiadomości. Może to być telefon komórkowy (wiadomość tekstowa) lub komputer (Komunikator Internetowy).
• sprzężenie zwrotne: proces komunikacji zazwyczaj kończy się, gdy wiadomość opuszcza jedną osobę i z powodzeniem dociera do innej osoby lub grupy. Wiąże się to z przekazywaniem, odbieraniem i, co najważniejsze, zrozumieniem. Odbiorca powinien również przekazać informację zwrotną, która wskazuje na zrozumienie podczas odpowiadania na wiadomość.
• czynniki zewnętrzne: proces komunikacji często idzie nie tak, a czynniki zewnętrzne są zwykle winowajcą. Przykładem może być „szum” zakłócający transmisję lub coś bardziej skomplikowanego, np. brak kontekstu.

skuteczne strategie komunikacji w miejscu pracy

istnieje kilka sposobów zachęcania do skutecznej komunikacji w miejscu pracy, z których wiele polega na pracy od góry do dołu. Entrepreneur magazine sugeruje, że liderzy biznesu włączają strategie takie jak:

Zdefiniuj, czym jest odpowiednia komunikacja

pierwszym krokiem w ustalaniu najlepszych praktyk komunikacji jest podjęcie decyzji, co jest, a co nie. Przedsiębiorca zauważa, że możesz zadać następujące pytania, aby zacząć: „w jakim stopniu komunikacja powinna być formalna i kiedy? Czy swobodna komunikacja jest zachęcana i dozwolona, czy też potrzebujesz podejścia wyłącznie biznesowego? Jaki jest właściwy sposób zwracania się do przełożonych, współpracowników i klientów?”

eliminacja słabego języka

jednym z najważniejszych sposobów budowania skutecznych strategii komunikacyjnych jest eliminacja słabego języka. Liderzy biznesu powinni pracować, aby zapewnić, że przekazują ważne punkty z jasnością, a to zaczyna się od samoświadomości i wprowadzania subtelnych zmian w swoich własnych nawykach mówienia. Jednym z przykładów jest unikanie używania słowa „ale”, ponieważ” można to zinterpretować w celu unieważnienia roszczeń lub pomysłów innych”, wyjaśnia przedsiębiorca.

skoncentruj się na przejrzystości w komunikacji

ważne jest również, aby być precyzyjnym w swoim języku, zawsze mówiąc, co masz na myśli i pytając odbiorcę, czy Twoja wiadomość jest jasna. Gdy twój język jest niejednoznaczny, trudno jest określić jasne oczekiwania i dobrze współpracować z innymi przy projektach, prezentacjach i nie tylko.

bądź zamierzony dzięki komunikacji cyfrowej

ponieważ wiadomości e-mail i komunikatory stają się coraz bardziej centralne w komunikacji w miejscu pracy, liderzy powinni określić oczekiwania dotyczące sposobu korzystania z tych narzędzi przez pracowników. Omów, jakie rodzaje komunikacji można przeprowadzić cyfrowo, takie jak szybkie pytania lub wyjaśnienia, i jakie rodzaje rozmów wymagają interakcji twarzą w twarz.

inne skuteczne strategie komunikacyjne to:

• zachęcaj odbiorcę do zadawania pytań. Pozwoli to nadawcy sprawdzić, czy odbiorca prawidłowo zinterpretował wiadomość i pozwoli na wszelkie wymagane wyjaśnienia.
• Wybierz nieagresywne frazowanie. Kiedy nadawca daje informacje zwrotne, takie jak:” nie komunikuję się dobrze”, vs. „Nie rozumiesz, co mówię”, odciąża odbiorcę.
• stań się hiper-świadomy niewerbalnych sygnałów. Ton i mowa ciała mogą zakłócić wiadomość nadawcy. Zwróć uwagę na to, jak język ciała może przyczyniać się do słabych wyników komunikacji i pracuj nad pojawianiem się otwartym i czujnym.
• zrozum swoich odbiorców. Terminologia, której używa nadawca, powinna zależeć od odbiorców. Grupa księgowych może rozumieć prognozy kwartalne, podczas gdy zespoły technologiczne mają inną wiedzę.

podjęcie takich kroków w celu ułatwienia skutecznej komunikacji jest kluczowe dla skutecznego zarządzania, a także rozwoju kariery. Liderzy biznesu i menedżerowie potrzebują silnych umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej, które pozwalają im komunikować się zarówno z pracownikami, jak i przełożonymi.

pułapki komunikacyjne

Jeśli strategie takie jak wyżej nie zostaną wdrożone, mogą pojawić się pułapki i blokady. Jednym z przykładów jest zmniejszona produktywność, ponieważ słaba komunikacja może powodować opóźnienia i nieefektywną pracę. Inną konsekwencją złej komunikacji jest niskie morale. Ponieważ dobra komunikacja stawia jasne oczekiwania wobec pracowników, jej brak może przyczynić się do złej jakości pracy, ponieważ pracownicy nie rozumieją swoich obowiązków. Może również powodować błędy, których można było łatwo uniknąć.

oto kilka innych pułapek komunikacyjnych, na które należy zwrócić uwagę, zgodnie ze strategiami komunikacji biznesowej:

• Różnice w perspektywie: gdy nadawca i odbiorca mają różne zadania lub cele, często mają różne punkty widzenia. Może to prowadzić do nieporozumień lub negatywnych opinii.
• Różnice w poziomie wiedzy: liderzy biznesu i menedżerowie mają dostęp do informacji, których pracownicy niższego szczebla nie są świadomi. W takim przypadku ważne jest, aby udostępnić wszystkie istotne informacje z góry, aby wszystkie strony miały wystarczający kontekst do kontynuowania.
• brak wspólnego języka: jeśli więcej niż jeden dział pracuje razem nad projektem, mogą pracować w różnych parametrach i używać innego żargonu, aby przekazać, co mają na myśli. Często ma to miejsce w przypadku pracy z zespołami informatycznymi.

MBA Online, który przygotowuje cię do sukcesu

dla wielu profesjonalistów MBA jest idealnym sposobem na budowanie umiejętności, takich jak komunikacja, które przygotowują ich do ciągłego sukcesu w świecie biznesu. Program MBA online Virginia Wesleyan University daje studentom praktyczne doświadczenie w zaawansowanych koncepcjach biznesowych, których potrzebują, aby w pełni wykorzystać swoją edukację, jednocześnie budując umiejętności miękkie, takie jak komunikacja i praca zespołowa, które są niezbędne w globalnym środowisku biznesowym. Jeśli jesteś innowatorem, który jest gotowy do profesjonalnego rozwoju, VWU online MBA może być właśnie dla ciebie. Dowiedz się więcej o tym, co VWU MBA może oznaczać dla twojej kariery.