La politique et les procédures de conformité des soins de santé sont le fondement de tout programme de conformité, tant en termes d’organisation que de gestion du programme. La rédaction de politiques et de procédures fournit des conseils qui facilitent la conformité aux lois, réglementations et normes applicables. La politique et les procédures de conformité des soins de santé ne se limitent pas au Bureau de conformité. Ils sont également essentiels pour assurer la conformité dans les domaines opérationnels à haut risque.
Les États-Unis. Ministère de la Santé et des Services sociaux Le Bureau de l’inspecteur général (OIG) a publié un certain nombre de documents d’orientation sur le programme de conformité, qui soulignent tous l’importance des politiques et procédures écrites de conformité en matière de soins de santé pour les employés. Le BIG note qu’un programme de conformité minimal et exhaustif devrait comprendre development l’élaboration et la diffusion de normes de conduite écrites, ainsi que des politiques et des procédures écrites qui favorisent l’engagement à l’égard de la conformité et qui traitent de domaines spécifiques de fraude potentielle, tels que les processus d’élaboration et de soumission de demandes de règlement, les jeux de codes et les relations financières avec les médecins et autres professionnels de la santé. »En outre, les notes des Lignes directrices fédérales sur la détermination de la peine de la Commission de détermination de la peine des États-Unis » ont un programme efficace de conformité et d’éthique.., une organisation doit establish établir des normes et des procédures pour prévenir et détecter les comportements criminels. »
Le fait de ne pas développer, diffuser et former correctement les personnes couvertes sur la politique et les procédures de conformité aux soins de santé peut s’avérer être une énorme erreur qui peut entraîner une variété de responsabilités, une perte de revenus et de réputation. Le fait est que des dizaines, voire des centaines, de documents de politique sont nécessaires pour être conformes aux normes réglementaires et de soins.
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Des politiques et procédures de conformité en matière de soins de santé sont nécessaires pour établir la structure et le fonctionnement du programme de conformité et celles-ci se comptent par dizaines. De nombreuses politiques et procédures de conformité nécessaires en matière de soins de santé sont identifiées dans les documents d’orientation du programme de conformité du BIG, tels que l’obligation de signaler, la non-représailles et la confidentialité en ce qui concerne les canaux de communication confidentiels. D’autres sujets de politiques spécifiquement mentionnés incluent la Loi Anti-Rebond, le Traitement Médical d’urgence et le Droit du Travail Actif, la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie, la Loi Stark, le système de traitement des réclamations, la recherche clinique, les rapports de coûts, les services de laboratoire et les médecins dans les hôpitaux d’enseignement.
L’élaboration et la rédaction de politiques et de procédures peuvent coûter en moyenne des milliers de dollars pour une seule politique, qu’elle soit élaborée par un consultant externe ou un cabinet d’avocats ou en interne par un comité. Si des précautions ne sont pas prises, cela peut devenir une entreprise coûteuse et longue. Par conséquent, il n’est pas surprenant que beaucoup recherchent des raccourcis, tels que l’utilisation de politiques préparées par une autre organisation, lors de l’élaboration de politiques et de procédures de conformité aux soins de santé.
Cependant, des précautions doivent être prises lors de l’utilisation de cette approche. Il se peut que vous découvriez une différence significative entre votre organisation et l’organisation qui a élaboré la politique, ce qui affecterait les procédures de la politique. De plus, vous ne savez peut-être pas comment la politique a été élaborée, si les lois et règlements cités sont à jour et interprétés correctement pour la politique.
Il existe des sources légitimes et faisant autorité pour aider à la rédaction de politiques et de procédures qui fournissent une citation et un référencement appropriés. Cela peut s’avérer une solution efficiente, efficace et peu coûteuse à l’élaboration des politiques. Le Policy Resource Center est une ressource majeure pour les politiques et procédures de conformité des soins de santé et peut être une ressource précieuse pour ajouter des politiques et procédures de conformité des soins de santé à jour et personnalisables à votre programme de conformité.
Voici plusieurs conseils et bonnes pratiques pour rédiger une politique et des procédures.
- Normalisez les politiques sous forme et format pour éviter toute confusion.
- Assurez-vous que tous les énoncés de politique sont courts, déclaratifs et spécifiques à un seul problème.
- Écrivez le document dans la voix active.
- Rendre les documents conviviaux pour ceux qui doivent en vivre.
- Assurez-vous que la stratégie n’entre pas en conflit avec d’autres stratégies.
- Renvoient toutes les stratégies à des stratégies similaires.
- Définit tous les termes clés utilisés dans le document.
- Ancrez le document dans l’autorité citée.
À propos de l’auteur
Richard P. Kusserow a créé Strategic Management Services, LLC, après avoir pris sa retraite de l’inspecteur général du DHHS, et a aidé plus de 2 000 organisations et entités de soins de santé à élaborer, mettre en œuvre et évaluer des programmes de conformité.