Cet article a été mis à jour le 2 février 2016
En tant qu’administrateur, il vous incombe généralement de faire fonctionner le bureau aussi efficacement que possible. Mais lorsque vous combinez une équipe de personnes aux personnalités différentes, divers équipements de bureau et outils logiciels, et une liste interminable de distractions, la gestion du bureau peut parfois devenir un peu délicate. Mais tout ce chaos ne devrait pas vous arrêter. En fait, cela devrait être une motivation pour obtenir et garder votre bureau en forme!
Si vous voulez être un meilleur gestionnaire de bureau et développer vos compétences en gestion et en leadership, voici quelques conseils de gestion de bureau pour que les choses se passent bien.
1. Aiguisez vos compétences en communication. Être un communicateur efficace est essentiel à tout ce que vous faites en tant qu’assistant, et cela se développe lorsque vous entrez dans un rôle de gestion. Vous devez être capable de diriger des réunions, d’intervenir pour votre gestionnaire et de représenter votre exécutif lors de fonctions publiques. Vous devez également développer et perfectionner vos compétences orales en public. Si vous n’êtes pas à l’aise de faire l’une de ces choses, perfectionnez vos compétences! Assistez à des événements de réseautage, accompagnez-le à sa prochaine conférence ou conférence et faites du bénévolat pour présenter quelque chose lors de la prochaine réunion du bureau. Trouvez des moyens de pratiquer chaque chance que vous avez. Toutes ces choses vous aideront à devenir un meilleur communicateur!
2. Travaillez sur vos compétences en gestion des personnes. Apprendre à gérer des personnes est très différent de la gestion de projets ou de tâches. Cela demande plus de patience et de compréhension. Et cela aide si vous connaissez un peu les types de personnalité et leur impact sur la façon dont les gens travaillent et communiquent. Si vous n’êtes pas un networker naturel, faites un point pour apprendre une nouvelle chose sur chaque personne avec laquelle vous interagissez quotidiennement. Cela vous aidera à établir des relations et à mieux comprendre les capacités et les contributions uniques de chaque personne à l’équipe.
3. Soyez un penseur innovant. Être un gestionnaire de bureau efficace nécessite une réflexion novatrice, en particulier lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes. En tant que gestionnaire, il va y avoir des situations (et parfois des personnes) que vous ne pouvez pas contrôler, ainsi que des défis que vous devez surmonter. Bien qu’il soit facile d’être stressé et frustré dans ces situations, la meilleure option est de les aborder avec un état d’esprit innovant. Vous n’avez pas besoin d’être un « type créatif » pour développer vos capacités de réflexion innovantes. Entourez-vous de penseurs innovants. Lisez autant que vous le pouvez – articles, livres, newsletters! Écoutez des podcasts ou des cours audio pendant votre trajet. En tant que chef de bureau, il est important de nous exposer constamment à de nouvelles idées, méthodes et tendances de l’industrie si nous voulons exceller. Les nouvelles idées et concepts que vous apportez à votre esprit auront un impact positif sur votre façon de faire votre travail!
4. Développez votre sens des affaires. En tant que responsable de bureau, il est essentiel que vous compreniez le fonctionnement de chaque aspect de votre entreprise et votre rôle dans celui-ci. Vous devez comprendre comment votre entreprise gagne de l’argent et où vous pouvez avoir un impact sur les résultats. Être averti des affaires aide à améliorer votre capacité à porter de bons jugements et à prendre des décisions rapides chaque jour. En tant que personne responsable de la bonne marche des opérations de bureau, il est de votre devoir de faire en sorte que les informations circulent et que les projets avancent. Plus vous en saurez sur le fonctionnement d’une entreprise, et les subtilités de votre entreprise en particulier, plus vous réussirez dans votre rôle!
5. Poursuivez vos études et votre développement professionnel. Les meilleurs gestionnaires de bureau n’arrêtent jamais d’apprendre, de développer et d’élargir leur base de connaissances. Restez au top de la technologie. Intégrez le développement professionnel à votre plan de carrière stratégique mensuel afin qu’il soit cohérent et planifié longtemps à l’avance. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire qui sont gratuites et peu coûteuses si vous les recherchez. Continuez à apprendre — cela fait partie de votre responsabilité en tant que gestionnaire!
Que vous soyez le chef de bureau non officiel ou que cela fasse partie de votre titre, le polissage de vos compétences en gestion vous aidera à réussir et à être efficace dans toutes les facettes de votre carrière d’administrateur. Vos collègues le remarqueront. Votre exécutif l’appréciera. Et vous serez reconnu comme le chef de bureau complet, compétent et innovant que vous êtes!
©2016 Julie Perrine International, LLC
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Julie Perrine, CAP-OM, est la fondatrice et PDG de All Things Admin, offrant des formations, du mentorat et des ressources aux professionnels de l’administration du monde entier. Julie applique son expertise administrative et sa passion pour l’apprentissage tout au long de la vie pour servir de mentor, de conférencière et d’auteure enthousiaste qui éduque les administrateurs du monde entier sur la façon d’être plus efficaces chaque jour. En savoir plus sur les livres de Julie — L’Administrateur Innovant: Libérez le Pouvoir de l’Innovation dans Votre Carrière Administrative et L’Administrateur Organisé: Exploitez Votre Style d’Organisation Unique pour Créer des Systèmes, Réduire les Surcharges et Augmenter la Productivité. Et demandez votre exemplaire gratuit de notre rapport spécial « De Réactif à Proactif: Créer votre Plan de Carrière Administratif Stratégique » sur www.AllThingsAdmin.com .