ANALYSE D’emploi

Une analyse d’emploi est une spécification étape par étape des exigences, des fonctions et des procédures d’un poste d’emploi. Tout comme une graine ne peut pas se transformer en fleur à moins que le sol ne soit correctement préparé, de nombreuses pratiques de gestion des ressources humaines (GRH) ne peuvent pas devenir un avantage concurrentiel à moins d’être fondées sur une analyse adéquate des emplois.

Des pratiques de GRH réussies peuvent aboutir à des résultats qui créent un avantage concurrentiel. Les analyses de travail, correctement effectuées, améliorent le succès de ces pratiques de GRH en jetant les bases. Les informations sur l’analyse des tâches peuvent être appliquées à diverses pratiques de GRH. Nous examinons maintenant brièvement certains d’entre eux.

ÉTABLIR DES PRATIQUES D’EMBAUCHE ÉQUITABLES ET EFFICACES

Les pratiques de recrutement et de sélection d’un employeur visent à identifier et à embaucher les candidats les plus appropriés. Les informations sur l’analyse des emplois aident les employeurs à atteindre cet objectif en identifiant des critères de sélection, tels que les connaissances, les compétences et les capacités nécessaires pour réussir un emploi. Les gestionnaires et les professionnels des ressources humaines (RH) d’une entreprise peuvent ensuite utiliser ces informations pour choisir ou développer les dispositifs de sélection appropriés (p. ex., questions d’entrevue, tests). Cette approche de la sélection est légalement requise.

Un employeur accusé de discrimination doit démontrer aux tribunaux que ses critères de sélection sont liés à l’emploi. Pour appuyer ce type de réclamation, une entreprise doit démontrer que la pratique de sélection contestée a été élaborée sur la base de données d’analyse des emplois. Comme l’a noté un juge lors d’une audience sur la discrimination, sans une analyse de l’emploi sur laquelle fonder les pratiques de sélection, un employeur « vise dans l’obscurité et ne peut espérer atteindre le lien avec l’emploi que par une chance aveugle. »

Dans les années 1990, la nécessité pour les entreprises de baser les critères de sélection sur les informations d’analyse de l’emploi est devenue encore plus importante en raison de l’adoption de la Loi sur les Américains handicapés. Cette loi stipule que les décisions d’emploi concernant les candidats handicapés doivent être fondées sur leur capacité à remplir les fonctions essentielles de l’emploi. Par exemple, si la lecture de rapports était une fonction d’emploi essentielle, les candidats dont le handicap les empêchait de lire pouvaient se voir refuser légalement un emploi (en supposant qu’il n’y avait aucun moyen de les accommoder). Si, toutefois, la lecture des rapports n’était pas une fonction essentielle, l’incapacité de lire ne pouvait légalement servir de base au refus. La détermination des fonctions essentielles du poste est effectuée lors d’une analyse du poste.

ÉLABORER DES PROGRAMMES DE FORMATION ET D’ÉVALUATION

Les entreprises peuvent également utiliser les données d’analyse des emplois pour évaluer les besoins en formation et pour élaborer et évaluer des programmes de formation. Les analyses de tâches peuvent identifier les tâches qu’un travailleur doit effectuer. Ensuite, grâce au processus d’évaluation du rendement, les superviseurs peuvent identifier les tâches qui sont exécutées correctement ou incorrectement. Le superviseur peut ensuite déterminer si un travail mal exécuté peut être corrigé par une formation.

Les professionnels des RH utilisent également les informations d’analyse des emplois pour élaborer des programmes de formation pertinents. L’analyse des tâches précise la façon dont chaque tâche est effectuée, étape par étape, permettant aux professionnels des ressources humaines de développer du matériel de formation pour apprendre aux stagiaires à effectuer chaque tâche. Pour évaluer l’efficacité d’un programme de formation, l’organisation doit d’abord préciser les objectifs de formation ou le niveau de performance attendu des stagiaires à la fin du programme. Le succès d’un programme de formation est jugé en fonction de la mesure dans laquelle ces niveaux de performance ont été atteints. Les niveaux de performance attendus sont souvent spécifiés lors d’une analyse de travail.

Les informations obtenues à partir d’une analyse d’emploi peuvent être utilisées pour élaborer des formulaires d’évaluation du rendement. Un exemple de formulaire basé sur l’analyse d’un travail serait celui qui répertorie les tâches ou les comportements du travail et spécifie le niveau de performance attendu pour chacun. Le rôle de l’analyse des emplois est ici crucial. Sans information sur l’analyse des emplois, les organisations utilisent généralement une forme unique et généralisée dans laquelle tous les travailleurs sont évalués sur la base d’un ensemble commun de caractéristiques ou de traits qui sont présumés nécessaires pour tous les emplois (par exemple, coopération, fiabilité, leadership).

Les formulaires d’évaluation basés sur l’analyse des emplois sont supérieurs aux formulaires généralisés parce qu’ils permettent de mieux communiquer les attentes en matière de rendement et qu’ils fournissent une meilleure base pour donner une rétroaction et prendre des décisions en matière de GRH.

La plupart des entreprises basent les taux de rémunération, en partie, sur la valeur relative ou l’importance de chaque emploi pour l’organisation. La valeur d’un emploi est généralement déterminée en évaluant ou en évaluant les emplois en fonction de facteurs importants tels que le niveau de compétence, l’effort, la responsabilité et les conditions de travail. Les informations fournies par une analyse d’emploi servent de base aux évaluations de valeur d’emploi.

L’analyse des emplois joue également un rôle important dans le développement de programmes d’amélioration de la productivité. Divers programmes de rémunération au rendement offrent des récompenses aux employés qui accomplissent leur travail au niveau souhaité ou au-dessus de celui-ci. L’analyse des tâches est utilisée pour identifier ce niveau de performance.

UTILISATIONS CORRECTIVES

Les gestionnaires doivent parfois discipliner les employés pour leur incapacité à s’acquitter correctement de leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, les travailleurs peuvent être sanctionnés pour avoir refusé d’effectuer des tâches qui, selon eux, ne font pas partie de leur travail. Si les responsabilités et les limites d’autorité d’un emploi sont définies dans une analyse d’emploi, ces informations peuvent être utilisées pour aider à résoudre de tels problèmes.

Les informations sur l’analyse des tâches peuvent également être utiles du point de vue de la sécurité et de la santé. Lors de l’analyse d’un emploi, un employeur peut découvrir les dangers potentiels ou les dangers d’un emploi. L’analyse des tâches peut également identifier des pratiques dangereuses, telles que des tâches qui sont exécutées d’une manière qui pourrait causer des blessures.

DÉTERMINATION DU TYPE D’INFORMATIONS À COLLECTER

Une mine d’informations peut être recueillie lors d’une analyse de travail. Les informations d’analyse d’emploi peuvent être divisées en trois catégories: le contenu de l’emploi, le contexte de l’emploi et les exigences du travailleur. Le contenu du travail fait référence aux activités professionnelles des travailleurs ou à ce que les travailleurs font réellement au travail. Le contexte d’emploi fait référence aux conditions dans lesquelles le travail est effectué et aux exigences que ces emplois imposent au travailleur. Les exigences du travailleur font référence aux qualifications du travailleur nécessaires pour effectuer le travail avec succès. Les informations spécifiques entrant dans chaque catégorie sont décrites ci-après.

CONTENU.

Lors de la collecte d’informations sur les tâches, l’analyste du travail cherche à déterminer ce que fait le travailleur, le but de l’action et les outils, équipements ou machines utilisés dans le processus. L’analyste peut également recueillir des informations supplémentaires sur les tâches, telles que leur importance relative, les niveaux de performance attendus et le type de formation dont un nouveau travailleur a besoin pour effectuer des tâches de manière satisfaisante. Le contenu du travail peut être décrit de plusieurs manières, en fonction de la spécificité que l’on souhaite (ou des besoins). Les différents types d’information sur le contenu des emplois sont décrits à la pièce 1.

CONTEXTE.

Le contexte d’emploi fait référence aux conditions dans lesquelles le travail est effectué et aux exigences que ce travail impose aux employés. Les types spécifiques d’informations sur le contexte du travail généralement identifiés au cours d’une analyse du travail comprennent les relations hiérarchiques, la supervision reçue, le jugement, l’autorité, les contacts personnels, les conditions de travail et les exigences physiques et mentales du travailleur.

EXIGENCES.

Les exigences du travailleur désignent les connaissances, les compétences, les capacités, les caractéristiques personnelles et les titres de compétences nécessaires à une performance professionnelle efficace. Ces termes sont définis comme suit:

• Connaissances — le corps d’informations dont on a besoin pour effectuer le travail.
• Compétence – la capacité d’effectuer une tâche motrice apprise, telle que des compétences d’utilisation de chariots élévateurs et des compétences en traitement de texte.
• Capacité – la capacité nécessaire pour effectuer une tâche non motrice, telle que des capacités de communication, des capacités mathématiques et des capacités de raisonnement ou de résolution de problèmes.
• Caractéristiques personnelles — les traits d’un individu (par exemple, tact, affirmation de soi, souci d’autrui, objectivité, éthique de travail) ou sa volonté / capacité à s’adapter aux circonstances de l’environnement (par exemple, capacité à résister à l’ennui, volonté de faire des heures supplémentaires, volonté de traiter les autres cordialement).
• Titres de compétences — preuve ou documentation qu’une personne possède certaines compétences, telles que des diplômes, des certifications et des licences.

La quantité d’informations qui peuvent être découvertes lors d’une analyse de travail peut être écrasante, mais il est généralement inutile de rassembler toutes les données possibles. Le but ou l’utilisation prévue de l’analyse du travail dicte les informations particulières à recueillir. Par conséquent, l’analyste doit décider comment l’analyse du travail sera utilisée avant de décider des informations à rechercher.

Par exemple, si une analyse d’emploi devait être utilisée pour élaborer un programme de formation technique pour les nouveaux employés, l’analyste devrait se concentrer sur les informations sur les sous-tâches (une description étape par étape de la façon dont le travail est exécuté) et les connaissances, compétences et capacités spécifiques (KSAS) dont on aurait besoin pour bien faire ce travail. Si le but était d’élaborer un test d’emploi écrit pour évaluer les connaissances des candidats sur l’emploi, l’analyste devrait cibler les informations sur les tâches spécifiques de l’emploi et les connaissances requises pour effectuer chaque tâche (c.-à-d. les faits, les théories, les principes, etc., il faut savoir pour pouvoir effectuer des tâches de manière satisfaisante).

DÉTERMINER COMMENT COLLECTER LES INFORMATIONS

Les professionnels des RESSOURCES humaines recueillent souvent des informations sur l’analyse des tâches. Cependant, comme ces personnes n’ont pas suffisamment d’expertise dans les emplois analysés, elles doivent faire appel aux titulaires d’emplois réels et à leurs superviseurs pour recueillir et interpréter les informations pertinentes. L’information sur l’analyse de l’emploi peut être recueillie en interrogeant ces personnes, en les observant au travail et/ou en leur demandant de remplir des questionnaires d’analyse de l’emploi. La pertinence de chaque approche dépend en partie du type d’information recherchée.

ENTRETIENS.

Les entretiens d’analyse d’emploi sont des conversations structurées entre l’analyste d’emploi et un ou plusieurs experts en la matière. Les entrevues ont généralement lieu avec les titulaires de poste et leurs superviseurs. Les entrevues avec les titulaires ont tendance à se concentrer sur le contenu de l’emploi et l’information sur le contexte de l’emploi. C’est-à-dire que les titulaires sont invités à décrire ce qu’ils font, comment ils le font et les conditions dans lesquelles ils effectuent leur travail.

Le rôle typique du superviseur est d’examiner et de vérifier l’exactitude des réponses des titulaires et de fournir de plus amples informations sur l’importance des tâches, les niveaux de rendement attendus, les besoins de formation des nouveaux travailleurs et les exigences des travailleurs.

En tant que méthode d’analyse des emplois la plus fréquemment utilisée, les entretiens fournissent une mine potentielle d’informations. Cependant, les entretiens individuels peuvent prendre beaucoup de temps. Une entrevue dure généralement entre une et huit heures, selon la quantité et la profondeur des informations recherchées. Ainsi, l’entrevue peut prendre beaucoup de temps, surtout lorsque l’analyste doit interviewer plusieurs personnes. Lorsque les contraintes de temps posent problème, la meilleure alternative est de mener un entretien de groupe, où plusieurs experts en la matière sont interviewés simultanément.

OBSERVATIONS.

Parfois, un analyste d’emploi complétera les entretiens avec des observations d’analyse d’emploi. Comme son nom l’indique, l’observation signifie regarder le titulaire effectuer le travail. L’observation est plus utile lorsque les emplois sont complexes et difficiles à décrire avec précision. Lors de l’analyse de ces emplois, l’analyste observe ou enregistre le travail sur bande vidéo, puis interroge le travailleur pour obtenir des éclaircissements ou des explications. L’observation permet à l’analyste de mieux comprendre comment le travail est effectué et les KSAS nécessaires pour l’exécuter.

Alors que l’observation est généralement utilisée en complément de l’entretien, les professionnels des RH basent parfois l’analyse des tâches uniquement sur l’observation. Le fait que l’observation produise ou non des données suffisantes pour l’analyse dépend du type d’information recueillie.

Par exemple, c’est une excellente méthode pour identifier les sous-tâches effectuées dans des types de tâches routinières / répétitives, telles que le travail à la chaîne de montage. Cependant, lorsqu’ils utilisent cette approche, les analystes doivent être attentifs à la possibilité que certains travailleurs se comportent de manière atypique lorsqu’ils sont observés. Par exemple, ils peuvent augmenter leur vitesse pour impressionner l’observateur ou ralentir dans le but de démontrer à quel point leur travail est difficile.

QUESTIONNAIRES.

Les questionnaires d’analyse de l’emploi demandent aux experts en la matière — travailleurs et/ ou superviseurs — d’enregistrer les informations sur l’emploi par écrit. Les questionnaires d’analyse des emplois contiennent des questions ouvertes ou fermées. Les questions ouvertes demandent aux répondants de fournir leurs propres réponses aux questions. Les questions fermées demandent aux répondants de choisir une réponse dans une liste fournie sur le questionnaire. Les questions fermées sont plus couramment utilisées parce qu’elles offrent une plus grande uniformité des réponses et sont plus facilement notées.

Un questionnaire d’analyse d’emploi contenant uniquement des questions fermées est appelé inventaire d’analyse d’emploi. Un inventaire contenant une liste d’instructions de tâches est appelé inventaire de tâches; l’un contenant une liste des exigences en matière de capacités des travailleurs est appelé inventaire des capacités. Les inventaires d’analyse des emplois demandent aux répondants d’évaluer chaque élément en fonction de son importance pour l’emploi. Les inventaires de tâches demandent également des informations sur la fréquence ou le temps consacré à l’exécution de chaque tâche.

Les entreprises utilisent des inventaires d’analyse des emplois lorsque des informations sont nécessaires auprès de plusieurs personnes (par exemple, lorsque plusieurs personnes détiennent le même titre d’emploi). Par rapport aux entretiens, l’information peut être recueillie beaucoup plus rapidement en utilisant cette approche. Les entreprises utilisent également les stocks comme moyen de regrouper les emplois. Le regroupement fait référence à la catégorisation des emplois en fonction de la similitude des tâches effectuées ou des compétences requises; un groupe serait composé d’emplois dans lesquels tous les travailleurs effectuaient des tâches similaires ou avaient besoin de compétences similaires.

Une fois les groupes établis, l’organisation peut déterminer les critères de sélection, les besoins en formation et les critères d’évaluation applicables à tous les emplois au sein d’un groupe. Les inventaires d’analyse des emplois sont également utilisés pour déterminer les besoins de formation des travailleurs. On présente aux travailleurs une liste de tâches ou de capacités et on leur demande d’indiquer celles pour lesquelles ils ont besoin d’une formation. Une échelle de notation en cinq points, allant de « grand besoin » à « pas besoin », est généralement utilisée.

DÉTERMINER COMMENT LES informations SUR L’ANALYSE DES EMPLOIS SERONT ENREGISTRÉES

Une fois que les professionnels des RH ont recueilli des informations sur l’analyse des emplois, elles doivent être enregistrées de manière systématique pour produire une description de poste (c.-à-d. un résumé des résultats de l’analyse des emplois). Le format des descriptions de poste peut être à usage général ou à usage spécial.

DESCRIPTION DE POSTE À USAGE GÉNÉRAL.

Une description de poste à usage général est une description qui contient une variété d’informations pouvant être utilisées à plusieurs fins, telles que la communication des responsabilités du poste aux employés et la spécification des exigences minimales du poste. Par exemple, un gestionnaire sortirait une description de poste pour examiner les fonctions essentielles et les exigences des travailleurs avant d’élaborer des questions d’entrevue pour un demandeur d’emploi.

Les informations particulières contenues dans la description de poste varient en fonction des préférences de l’entreprise et de l’utilisation prévue de l’instrument. Une description de poste à usage général typique contient les sections suivantes: identification de l’emploi, résumé de l’emploi, fonctions essentielles et exigences du travailleur.

Les descriptions de poste à usage général utilisées par la plupart des entreprises ne fournissent qu’un bref résumé des informations sur l’analyse des emplois et manquent donc de détails pour certaines applications de GRH. Par exemple, beaucoup omettent d’indiquer les sous-tâches, les normes de performance et le contexte du travail. Les informations sur les sous-tâches peuvent servir de base à l’élaboration de programmes de formation; les normes de rendement peuvent servir de base à l’élaboration de certains types de formulaires d’évaluation du rendement; et les renseignements sur le contexte de l’emploi peuvent servir de base à l’établissement des cotes d’évaluation des emplois nécessaires pour établir les taux de rémunération.

Une méthode de description de poste qui fournit des informations plus détaillées s’appelle le Système d’analyse de poste polyvalent (VERJAS), qui contient une liste des tâches, des tâches, des évaluations de l’importance des tâches et de la formation nécessaire, des descriptions du contexte de travail et une liste des compétences nécessaires pour le poste.

DESCRIPTIONS DE POSTE À USAGE SPÉCIAL.

Au cours des 30 dernières années, de nombreux experts en GRH ont élaboré plusieurs descriptions de poste à des fins spéciales. L’une des principales différences entre les descriptions de travail générales et les descriptions de travail spéciales réside dans la quantité de détails qu’elles contiennent. Les formats spéciaux couvrent moins de sujets, mais les sujets abordés sont analysés plus en profondeur. Certaines des approches à usage spécial les plus couramment utilisées sont décrites ci-après.

L’analyse fonctionnelle des emplois (CMF) se concentre principalement sur l’enregistrement de l’information sur le contenu des emplois. Chaque tâche est analysée séparément sur une feuille de travail qui contient un énoncé de tâche (spécifiant ce que fait le travailleur, comment il le fait et les résultats ou le produit final des actions du travailleur), les normes de performance et les besoins de formation associés à la tâche, et sept échelles de notation. Trois des échelles sont connues sous le nom d’échelles de fonction des travailleurs, indiquant le niveau d’implication des travailleurs avec les données, les personnes et les choses. Les quatre autres échelles indiquent le niveau de capacité nécessaire dans les domaines du raisonnement, des mathématiques, du langage et du suivi des instructions.

Une autre méthode spéciale d’analyse des tâches est appelée technique d’incident critique (CIT). Il est né dans l’armée pendant la Seconde Guerre mondiale et a été utilisé pour identifier les facteurs critiques de la performance humaine dans diverses situations militaires. Les facteurs critiques sont ceux dont il a été démontré qu’ils font la différence entre le succès et l’échec dans l’exécution d’un travail.

La technique d’incident critique exige que l’analyste du travail recueille les incidents critiques de personnes familières avec le travail. Les incidents sont généralement recueillis sous la forme d’histoires ou d’anecdotes qui décrivent des comportements professionnels réussis et infructueux. Les histoires sont ensuite condensées en une seule déclaration qui capture l’essence de l’histoire. Le CIT a plusieurs applications de GRH utiles. Par exemple, c’est un bon outil pour identifier les critères de sélection et les besoins de formation et pour élaborer des formulaires d’évaluation du comportement professionnel.

L’analyse des tâches est un élément clé du processus de GRH. Bien que la réalisation d’analyses d’emploi complètes puisse prendre du temps, les employeurs bénéficieront en fin de compte des nombreuses utilisations qu’une analyse d’emploi approfondie peut fournir. De l’embauche et de la formation à la justification du salaire en passant par les utilisations correctives, l’analyse des emplois facilitera le travail du responsable des ressources humaines, protégera une organisation contre les allégations de discrimination et peut donner à l’organisation un avantage concurrentiel.