Le contrat a été signé il y a des éons et le processus de planification s’est déroulé sans heurts, mais maintenant je dois signer une énorme pile de quelque chose appelé BeOS? N’avons-nous pas couvert tout cela dans le contrat?
Les réponses sont oui, vous devez signer les BeOS et non, tout n’était pas couvert dans le contrat. De manière générale, le contrat que vous avez signé tient la place qui vous convient et comprend tout le jargon juridique requis dans les contrats. Il n’inclut pas les détails très spécifiques sur chaque fonction, comme la façon dont la salle doit être réglée (style de théâtre, réception, salle de classe, etc.), le menu exact que vous servirez, l’équipement audiovisuel spécifique que vous souhaitez dans une salle particulière, la demande spéciale d’eau en bouteille au lieu de pichets d’eau dans une salle de réunion, etc. Tous ces détails ultra-spécifiques sont maintenant inclus dans l’Ordre d’événement de Banquet (BEO) ou parfois dans l’Ordre d’événement, pour faire court.
Une certaine forme de commande BEO ou d’événement est utilisée par tous les hôtels, mais certains établissements ou lieux de restauration auront un format différent car ils fonctionnent très différemment d’un hôtel. Votre BEO doit inclure tout ce que vous devez savoir sur une fonction particulière, comme:
- Nom de la chambre, avec les frais de location clairement indiqués (le cas échéant)
- Nom de la fonction (c.-à-d. Réunion du Conseil exécutif du client)
- Date et heure
- Nombre de personnes attendues et comment la salle doit être réglée (c.-à-d. salle de conférence pour 20 personnes)
- Nombre de personnes garanti (s’il s’agit d’une fonction repas)
- Menu à servir, avec un prix clairement indiqué
- Équipement audiovisuel commandé, avec un prix clairement indiqué
- Demandes spéciales que vous pourriez avoir (c’est-à-dire placer un pichet d’eau et un verre à chaque siège)
Les cinq choses clés que vous devez savoir sur BeOS sont:
1. Un BEO est un contrat contraignant – examinez très attentivement chaque lettre d’un BEO pour vous assurer que vous comprenez parfaitement ce à quoi vous acceptez lorsque vous vous connectez (à la fois en termes de coût et d’exécution du service).
2. Portez une attention particulière aux chiffres indiqués pour attendu, défini et garanti. Le nombre attendu est assez simple; c’est le nombre de personnes que vous attendez à assister à une fonction. Le nombre défini signifie le nombre de chaises ou de sièges que vous souhaitez qu’une installation fournisse. La garantie est le nombre minimum de personnes pour lesquelles vous devez vous attendre à payer.
- Par exemple, vous pouvez attendre 185 personnes pour le déjeuner, vous pouvez prévoir 200 personnes pour donner un peu de répit aux tables et vous pouvez garantir 180 personnes car vous avez généralement quelques non-présentations. À la fin du déjeuner, si votre compte final était de 176 personnes, votre facture reflétera toujours le déjeuner pour 180 personnes, car c’était votre garantie. Cependant, à la fin du déjeuner, si votre nombre final de personnes servies est de 200, vous devez vous attendre à payer pour 200 car c’est le nombre de personnes réellement servies par l’hôtel / le lieu, même si vous n’avez garanti que 180 personnes.
3. Le BEO est ce que le personnel de l’hôtel / du lieu vit pendant que votre événement se déroule. Vous devez examiner attentivement (voir la première puce ci-dessus) et vous assurer que l’hôtel ou le lieu a bien traduit tous vos besoins. S’il y a des divergences, le sera réglé sur la base du (vous l’avez deviné!), le BEO. Assurez-vous que tout ce que le personnel de l’hôtel doit savoir sur chaque fonction est répertorié sur le BEO.
4. Aussi fastidieux que cela puisse paraître, assurez-vous d’avoir prévu du temps lors de votre pré-conférence pour examiner chaque BEO. En détail. Peu importe avec quelle attention vous les avez examinés, il y a toujours des changements de dernière minute qui doivent être communiqués. Prenez le temps de les examiner avec les services hôteliers appropriés pour vous assurer que toutes les attentes sont conformes.
5. Alors que les BeOS sont des mini-contrats avec l’hôtel ou le lieu, ne manquez PAS de mettre des choses dans le contrat général que vous supposez pouvoir être mis dans le BEO. Les BEOS ne doivent être utilisés que dans le cadre de votre utilisation des espaces de réunion et des services de banquet.
Oui, nous savons que le fichier PDF de 220 pages de BEO est écrasant. Oui, nous savons que cela vous prendra des heures à passer au peigne fin. Oui, nous savons qu’il faudra du temps pour appeler les changements que vous devez apporter. La chose clé à retenir est que les BeOS sont ce qui fera que votre événement se produira réellement dans votre établissement. Ils méritent tout le temps qu’il faut pour les corriger.