Comment Améliorer La Collaboration Entre Équipes: 13 Experts Pèsent

Le travail d’équipe fait le travail de rêve est un dicton populaire. Mais c’est un sentiment qui est souvent plus facile à dire qu’à faire, surtout en ce qui concerne la collaboration entre équipes.

Lorsque les équipes travaillent sur plusieurs fonctions, ou avec des partenaires ou des clients, il est plus complexe de traiter avec des personnes extérieures à votre équipe normale. Il y a souvent des façons de travailler contradictoires et des niveaux de connaissances différents avec une collaboration croisée. Ceux-ci testent rapidement les limites des outils et processus de collaboration standard utilisés au sein de votre équipe.

Alors, comment améliorer la collaboration entre les équipes ? Nous avons contacté plusieurs experts de la collaboration dans un certain nombre d’industries pour répondre à cette question brûlante. Lisez la suite pour voir les conseils intéressants qu’ils ont partagés sur le sujet.

Améliorer La Collaboration Inter-Équipes : Conseils D’Experts

Créer Des indicateurs de performance clés.

« En tant que directeur marketing, je me suis un jour senti comme en partie responsable de la façon dont les prospects que j’aidais à générer étaient abandonnés par l’équipe de vente. La stratégie visant à être plus constructive sur le problème s’est avérée être des indicateurs clés de performance clairs, ou des indicateurs de performance clés, sur lesquels les deux équipes pouvaient s’entendre et qui nous tenaient tous les deux responsables de notre côté de la rue.’

 » De cette façon, chaque mois, les deux équipes vérifiaient et rapportaient la poignée de numéros dont elles étaient responsables. Parfois, nous avons dû reconnaître que nos chiffres n’étaient pas si bons, et parfois ils ont dû reconnaître que les leurs ne l’étaient pas.Avec une clarté sur qui est responsable de quoi, des horaires d’enregistrement clairs et des objectifs spécifiques, la collaboration entre équipes est beaucoup plus productive. »

Tim Brown, Directeur marketing chez Hook Agency
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Établissez une méthode de communication centralisée.

 » Mon conseil numéro un pour améliorer la collaboration entre équipes est de m’assurer qu’il existe un moyen centralisé pour les équipes de communiquer. La communication est l’une des parties les plus importantes de tout type d’interaction entre équipes. Sans une bonne communication inter-équipes, la collaboration s’effondre. Par exemple, pouvoir partager des mises à jour en temps réel sur les progrès de l’équipe est inestimable. Cela permet finalement aux projets de se dérouler sans problème. Un logiciel qui permet aux membres de l’équipe de poser des questions et de poster des messages est une nécessité dans ce type d’entreprise. »

Andrew Rawson, Chief Learning Officer chez Traliant

Soyez clair sur les tâches nécessitant une collaboration (et celles qui ne le sont pas).

« Mon conseil est simple et beaucoup d’équipes manquent étonnamment — soyez très clair sur les tâches ou les initiatives qui nécessitent une collaboration d’équipe. Avant tout le renforcement de la confiance et les conversations sur les façons de travailler, sachez exactement où vous souhaitez concentrer vos efforts de collaboration. Et, par extension, précisez quelles tâches ne nécessitent pas de collaboration ou de travail d’équipe; confiez ces tâches à des personnes compétentes et laissez-les se mettre au travail.

 » La collaboration est plus longue, coûteuse et désordonnée que le travail individuel. Conservez-le pour les travaux à fort effet de levier dont vous êtes certain qu’ils profiteront à vous et à vos partenaires. Ensuite, déterminez les détails de votre collaboration — des choses comme qui sera impliqué, à quelle fréquence vous devez vous connecter, qui sera propriétaire des éléments de la tâche, etc. »

Carlos Valdes-Dapena, Directeur général de Corporate Collaboration Resources

Apporte la technologie à l’image.

« L’intégration d’un logiciel de collaboration pour agir comme un hub central pendant le cycle de vie d’un projet inter-équipe est un excellent moyen d’améliorer la communication et d’améliorer la gestion de projet et la productivité. Les informations centralisées offrent une visibilité en temps réel aux chefs de projet. Il permet également de suivre les progrès sans demander de mises à jour, et permet d’identifier les problèmes dès le début. Travailler à partir d’un seul système rend également les équipes plus efficaces et accélère les résultats en réduisant les reprises, en supprimant les réunions inutiles et en raccourcissant le temps de planification. »

Paul Jardine, Responsable technique chez English Blind

Vous n’arrivez pas à synchroniser vos équipes ? Assurez-vous qu’ils disposent d’un hub centralisé pour toutes leurs activités de collaboration avec Glasscubes, une solution SaaS complète adaptée aux petites et moyennes entreprises.

 » Pour améliorer notre collaboration avec nos clients, nous veillons toujours à ce qu’il n’y ait qu’une seule personne de contact des deux côtés. Cela évite la confusion sur les différentes directions du client, élimine le chevauchement des tâches et aide à gérer les attentes. Bien sûr, les deux personnes de contact doivent consolider les messages de leurs organisations ou équipes respectives pour rendre la configuration efficace. »

Jomel Alos, Responsable des relations publiques en ligne chez Spiralytics
Suivez @jomelalos

Créez une charte d’équipe.

« L’un des meilleurs conseils pour améliorer la collaboration inter-équipes dans votre entreprise est de créer ce que l’on appelle communément une charte d’équipe, qui est essentiellement un modèle de la façon dont l’équipe travaillera ensemble pour atteindre ses objectifs.

« Une charte d’équipe de haute qualité comprend des éléments tels que l’objectif de base de la formation de l’équipe; ses objectifs, sa mission et ses objectifs généraux; et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Il indiquera également les attentes de la collaboration inter-équipes et un calendrier pour la réunion des équipes. L’avantage supplémentaire de cette approche est que la création de la charte agit également comme un effort initial de consolidation d’équipe. »

Andrew Schrage, PDG de Money Crashers
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Informez l’équipe lorsque le travail est terminé.

« Parfois, lorsque nous collaborons avec les autres, nous oublions les choses simples, comme informer les autres que vous avez terminé votre travail. Déterminer qui fait quoi ensuite devient plus compliqué lorsque les gens ne sont pas conscients que le travail précédent est terminé.

 » Assurez-vous donc que votre équipe sait qu’elle doit passer le relais, que ce soit pour mettre à jour une tâche dans le logiciel de gestion de projet, envoyer un message de chat à son coéquipier ou le taper sur l’épaule. Le simple fait de dire à un coéquipier « Vous êtes le prochain » favorise la responsabilité, clarifie la direction et réduit le stress de l’équipe. »

Lionel Valdellon, Responsable Marketing de contenu chez CleverTap

Demandez aux membres de l’équipe de partager leur travail.

 » Vous pouvez améliorer la collaboration entre les équipes en leur faisant partager leur travail entre elles. Les équipes collaborent mieux lorsqu’elles se comprennent et ont une meilleure idée de ce que tout le monde fait réellement. Nous avons tous tendance à sous-estimer l’effort que représente le travail en dehors de notre domaine!

 » Un excellent moyen de partager le travail est de rendre la liste d’actions quotidiennes de chaque membre de l’équipe transparente entre les équipes. Vous pouvez utiliser un tableau blanc, un système de chat ou un outil de productivité désigné pour y parvenir. Les réunions régulières de travail en cours sont également un excellent forum pour que les membres de l’équipe partagent leur travail avec le reste de l’équipe. Lorsque tout le monde peut voir comment les autres travaillent vers un objectif commun, il est beaucoup plus facile de collaborer efficacement. Cela rend également chaque membre de l’équipe responsable et le motive à faire avancer les choses. »

Fiona Adler, fondatrice de Actioned

Se concentre sur le positif pendant le conflit.

 » Les conflits sont inévitables avec les équipes de projet interfonctionnelles. Les gens sont habitués à travailler dans leurs silos, et se réunir avec une autre fonction peut être difficile, surtout lorsque ces fonctions fonctionnent différemment. C’est pourquoi notre cabinet se concentre continuellement sur la collaboration croisée.

« L’une de nos stratégies de conflit est ma méthode 3P — faire une pause pour basculer vers un positif. Nous avons réalisé que nous passions trop de temps et d’énergie à nous concentrer sur les aspects négatifs de la situation, ce qui n’a pas aidé à la résolution. Maintenant, nous reconnaissons qu’un conflit existe et basculons rapidement vers une possibilité positive ou une leçon apprise, ce qui nous remet sur la bonne voie. Nous avons trouvé cette stratégie très réussie et l’avons également mise en œuvre au sein des organisations de nos clients. »

Kerry Wekelo, Directeur général des ressources humaines &Opérations chez Actualize Consulting
Suivez @kerrywekelo

Partagez les progrès avec les parties prenantes.

 » Il n’y a rien de pire que d’arriver à la fin d’un projet et de faire dire aux principaux intervenants :  » Je ne l’aurais pas fait de cette façon ! » Cela nous rappelle que la collaboration doit se faire non seulement avec les membres de l’équipe, mais aussi avec les sponsors de l’équipe et les autres parties prenantes.

 » Il est important de partager régulièrement les résultats en dehors de l’équipe principale, en particulier sur les projets de plus grande envergure. Lorsqu’un projet prend des mois, vous devez tenir les parties prenantes au courant et leur donner l’occasion de peser sur les progrès. Par exemple, nous incluons de grands produits multifonctionnels dans nos réunions hebdomadaires avec une vitrine. De cette façon, nous veillons à ce que ces projets restent ancrés et soient pleinement acceptés. »

Jennifer McDermott, responsable des communications chez Finder

S’assure que tous les membres de l’équipe savent comment et où ils s’intègrent.

« Pour qu’un projet ou un programme réussisse, chacun doit comprendre comment ses efforts contribuent à l’objectif final. Savoir comment ils s’intègrent permet à chaque membre de l’équipe d’avoir une vision claire de ses efforts individuels.

En outre, ils devraient ressentir l’importance ou le poids de leurs efforts. Parfois, une équipe ou une fonction, comme les ventes ou le développement, pense que leurs efforts sont les plus importants. Cependant, il convient de préciser que tous les efforts ont une incidence sur la question de savoir si l’objectif est atteint et sur la manière dont il est atteint. Vous devez briser ces barrières de l’ego afin que toutes les fonctions comprennent leur valeur unique. C’est ainsi que vous établissez la meilleure collaboration inter-équipes. »

Andrew de Bray, Directeur général de Factum Ltd.

Donnez aux équipes le temps et les ressources nécessaires pour réfléchir, expérimenter et échouer.

 » La collaboration croisée se fait souvent mieux avec un peu d’innovation. Les membres de l’équipe ont besoin de temps pour faire entendre leurs idées par le groupe. Trop souvent, nous entendons une bonne idée, nous nous concentrons dessus et la mettons en jeu. Le problème avec cela est que beaucoup d’autres bonnes idées — ou même de meilleures idées — ne sont pas dites parce que l’équipe n’a pas eu assez de temps pour exprimer et disséquer d’autres idées. Par exemple, certains membres de l’équipe sont plus silencieux que d’autres, et avoir plus de temps pour collaborer leur donne le temps de présenter des idées lorsqu’ils sont prêts.

 » Les équipes peuvent également avoir besoin de ressources pour expérimenter. Ces ressources pourraient être plus d’argent pour acheter des logiciels, des ressources physiques ou même de la nourriture et des boissons pour des réunions plus confortables. Les ressources pourraient également être l’accès au personnel et aux dirigeants en dehors de l’équipe principale pour obtenir des conseils et des commentaires supplémentaires de différents points de vue. En fournissant à la fois du temps et des ressources, les membres de votre équipe se sentiront valorisés et écoutés, et leur permettront de mieux s’engager les uns avec les autres. »

Robert Kienzle, Consultant senior chez Knowmium

Utilisez des activités de team-building pour construire l’unité.

« La clé d’une grande collaboration est de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont unis. Les activités de consolidation d’équipe sont un excellent moyen de favoriser ce sentiment; elles stimulent les relations et réduisent les obstacles à la communication.

« Même si vous avez des équipes distantes, vous pouvez faire des activités de team-building virtuelles pour garder tout le monde connecté. Des sessions Q&A à la participation à des jeux multijoueurs, il existe une tonne d’options qui pourraient aider à rassembler votre équipe. Vous pouvez alors bénéficier d’une meilleure communication entre les équipes, d’une productivité accrue et bien plus encore. »

Simon Elkjær, Chief Marketing Officer chez avXperten

3 Façons d’Améliorer la collaboration À l’aide d’Outils en ligne

La technologie est un élément clé de la collaboration sur le lieu de travail moderne. Voici quelques façons d’utiliser des solutions en ligne pour améliorer la pratique.

Intégrez les outils à votre flux de travail.

Mieux encore, ajustez votre flux de travail pour tirer parti des outils. Ces outils sont destinés non seulement à connecter les membres de l’équipe, mais aussi à les rendre plus productifs. Ainsi, en les intégrant au flux de travail quotidien de votre équipe, vous obtiendrez la valeur souhaitée.

Par exemple, vous pouvez utiliser un outil de chat comme Slack pour les communications quotidiennes entre les membres de l’équipe. Cela pourrait fonctionner à la fois pour le chat en temps réel et les messages asynchrones, par exemple lorsque deux membres de l’équipe n’ont pas d’heures de travail qui se chevauchent. De plus, un outil de vidéoconférence comme Zoom pourrait fonctionner pour les réunions programmées.

Google Drive est un service de partage de fichiers populaire pour de nombreuses entreprises, petites et grandes. Vous pouvez fournir à votre équipe et à des parties externes différents niveaux d’accès aux fichiers et dossiers, ainsi qu’un lien direct vers les fichiers lors de la communication via Slack. Et en collaborant sur des fichiers dans Drive, votre équipe travaille toujours avec la dernière version.

Des outils de gestion de projet comme Asana et Trello peuvent aider votre équipe à maintenir les projets sur la bonne voie. Au lieu de consulter chaque membre de l’équipe pour voir sa progression, vous pouvez utiliser ces outils pour vérifier la progression des tâches assignées. Cela réduit le temps de reporting pour vous et votre équipe et garantit que vous êtes toujours tenu à jour. Un rapide coup d’œil au tableau de bord vous permettra de savoir quels domaines du projet peuvent nécessiter votre attention.

Vous pouvez également vous tourner vers Glasscubes pour une solution tout-en-un qui répond à de multiples besoins de collaboration, notamment en matière de communication, de partage et de stockage de fichiers et de gestion de projet. C’est un outil sécurisé qui vous permet même de créer un nombre illimité d’espaces de travail personnalisés pour différents départements, des projets individuels ou un nombre illimité de cas d’utilisation.

Encourager l’utilisation des outils en ligne que vous déployez.

Un outil n’a de valeur que s’il est utilisé. Souvent, les gens résistent au changement et choisissent d’utiliser les outils qu’ils connaissent le mieux, tels que le courrier électronique. Et bien qu’il y ait encore une place pour le courrier électronique, les outils de collaboration en ligne facilitent la vie de tous les membres de l’équipe, en particulier ceux à distance.

De plus, vous voulez éviter les problèmes qui vous ont incité à rechercher ces outils de collaboration en premier lieu. N’oubliez pas que les informations sont facilement perdues ou oubliées lorsqu’elles ne sont pas conservées dans un emplacement centralisé.

C’est pourquoi il est impératif que vous encouragiez (voire exigiez) que tous les membres de l’équipe utilisent les outils que vous avez sélectionnés. Voici une ligne utile que vous pouvez utiliser pour amener tout le monde à bord: « Rappelez-vous, équipe: Les informations en dehors de ces outils n’existent pas. »

De plus, la plupart des outils de collaboration en ligne nécessitent peu ou pas de formation, ce qui constitue un obstacle de moins à l’adoption par les utilisateurs. Donc, si un membre de l’équipe revient toujours à des outils plus anciens, demandez-lui ce qui lui pose problème et envoyez-lui des liens pour aider les ressources ou donnez-lui un rappel individuel.

Utilisez vos outils de collaboration pour des activités amusantes.

Parfois, votre équipe a juste besoin d’une pause mentale par rapport aux choses sérieuses. Et vous avez les outils pour y arriver sans avoir à envoyer tout le monde en vacances de deux semaines.

Par exemple, essayez d’utiliser vos outils de communication, de partage de fichiers et de gestion de projet pour planifier un événement de travail amusant (c’est-à-dire le « projet »), comme une fête de bureau. Pour les équipes entièrement distantes, vous pouvez organiser un meetup.

En utilisant les outils que nous avons appelés plus tôt, vous pouvez créer une chaîne dans Slack pour réfléchir et parler de thèmes de fête. Google Drive pourrait organiser les fichiers associés. Et vous pouvez utiliser Asana ou Trello pour assigner des tâches aux gens, comme obtenir des fournitures, commander de la nourriture et des boissons et choisir un lieu.

Cette approche présente trois avantages:

• Cela donne aux membres de l’équipe une distraction indispensable sur laquelle se concentrer entre des activités de travail plus sérieuses.
• Cela encourage l’équipe à utiliser les outils à des fins personnelles (c’est-à-dire qu’ils ne se sentent pas « forcés »), ce qui augmente leur familiarité avec eux.
• Il favorise la collaboration vers un objectif qui profite à toute l’équipe, qui se poursuivra dans d’autres activités de collaboration.

Permet une collaboration croisée entre les départements, les équipes et les autres parties prenantes avec Glasscubes.

Glasscubes est une solution de collaboration inter-équipes robuste qui garantit que toute votre organisation est tenue au courant des mises à jour des projets, des politiques révisées, des annonces de l’entreprise et de tout ce que vous jugez important de partager avec votre personnel.

Notre solution donne aux équipes comme la vôtre la possibilité de rester au courant des dernières mises à jour et de partager ce qui est le plus important, tout en maintenant le travail en mouvement efficacement. De la gestion des tâches à la communication en passant par le partage de fichiers, notre plateforme vous aide à rester en contact et au courant des choses en un seul endroit.

Utilisez des discussions filetées pour garder les conversations en contexte, que les discussions portent sur des tâches client ou des fichiers de projet importants. Et en parlant de fichiers, partagez—les à votre guise – avec les membres de l’équipe, vos clients, vos fournisseurs, etc.

Avec Glasscubes, vous pouvez:

• Stocker et partager des fichiers dans un emplacement sécurisé, avec contrôle de version automatique. Vous pouvez même créer des flux de travail d’approbation et afficher des pistes d’audit claires des actions des utilisateurs.
• Attribuez et gérez des tâches pour différents membres de l’équipe et suivez-les jusqu’à leur achèvement.
• Créez des espaces de travail personnalisés pour chaque équipe de projet de votre portfolio. Les membres de l’équipe peuvent partager des ressources et communiquer entre eux dans leur espace de travail spécifique, et vous pouvez y accéder pour faciliter la surveillance.

Vous voulez voir comment des organisations comme la vôtre ont amélioré leur collaboration interfonctionnelle en utilisant notre solution ? Découvrez ces études de cas Glasscubes.