Comment créer un Manuel de l’Employé pour Votre Petite Entreprise: Le Guide Ultime

Dans « Ressources pour vous aider à créer un Manuel de l’employé Efficace », nous avons identifié les ressources clés pour vous aider à créer un manuel de l’employé. Maintenant, nous couvrons pourquoi vous en avez besoin et comment le créer.

Que votre petite entreprise compte deux employés ou 20 employés, vous aurez certainement créé des politiques, des procédures ou des attentes en milieu de travail, de manière formelle ou informelle. Il est essentiel que vos employés connaissent et comprennent ces politiques — parce que vous dirigerez une organisation plus efficace si elles le font et parce que vous ne voulez pas risquer que votre entreprise enfreigne les lois fédérales ou étatiques.

Pourquoi Avez-Vous Besoin D’un Manuel De L’Employé?

Un manuel de l’employé est une compilation de toutes les politiques et protocoles de votre entreprise, ainsi que des droits et obligations légaux des employés. Avoir un manuel de l’employé vous permet de communiquer facilement les règles et les responsabilités aux employés, il n’y a donc aucun doute sur ce que l’on attend d’eux — ou de vous, en tant que propriétaire de petite entreprise.

De plus, un manuel complet des employés aide à protéger votre entreprise légalement si quelqu’un se demande si vous avez clairement communiqué vos politiques.

Exemple : Si un employé vous poursuit en justice, affirmant qu’il a été harcelé par un collègue, vous pouvez indiquer dans le manuel de l’employé que vous avez clairement énoncé les politiques anti-harcèlement en place. (Gardez à l’esprit qu’il est également important d’avoir une assurance comp du travailleur pour protéger votre entreprise en cas de poursuite d’un employé ou d’un client.)

Qu’Est-Ce Qui Entre Dans un Manuel de L’Employé?

Comme chaque entreprise, chaque manuel de l’employé est différent. Vous ne pouvez pas simplement photocopier le manuel d’une autre entreprise et le distribuer à vos employés. Un bon manuel de l’employé définit vos règles et pratiques uniques en milieu de travail et doit être rédigé d’une manière qui reflète votre vision et la culture que vous avez construite — ou que vous souhaitez construire.

Cela dit, la plupart des manuels des employés incluent des sujets et des types d’informations similaires. Vous trouverez ci-dessous huit sections courantes des manuels des employés.

1. Valeurs et énoncé de mission de l’entreprise

Pour réussir, vos employés doivent être en phase avec les valeurs, les missions et les objectifs de votre entreprise. C’est pourquoi vous devez exposer ces objectifs au début de votre manuel de l’employé. Tout ce que vous devez faire est de fournir une déclaration qui englobe ce qui compte le plus pour vous en tant qu’entreprise. Par exemple, le détaillant de chaussures en ligne à succès Zappos nomme 10 valeurs fondamentales de la famille Zappos auxquelles il s’attend à ce que les employés aspirent, y compris « Embrasser et conduire le changement » et « Être Passionné et Déterminé. »

2. Informations générales sur l’emploi

Un élément essentiel de votre manuel de l’employé est l’information générale sur l’emploi dans votre entreprise. Cela inclura des sujets qui intéressent les employés, tels que:

• Politiques d’embauche
• Calendrier de paiement (et méthodes de paiement disponibles)
• Temps plein vs. heures à temps partiel
• Rémunération des heures supplémentaires
• Pauses repas et repos
• Congés
• Procédures d’examen du rendement
• Procédures de sûreté et de sécurité
• Procédures de démission et de licenciement

Gardez à l’esprit que certains de ces éléments, tels que les règles de rémunération des heures supplémentaires et la couverture des accidents du travail, sont au moins quelque peu dictés par les lois fédérales et étatiques ou même locales.

3. Lois anti-discrimination et Anti-harcèlement

Il est important d’énumérer toutes les lois fédérales, étatiques et locales en vigueur qui sont pertinentes pour votre main-d’œuvre. Il peut s’agir de lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi, de lutte contre le harcèlement et de lutte contre la discrimination.

4. Normes de conduite

Au-delà des exigences de la loi, vous avez probablement vos propres attentes quant à la façon dont les employés se comporteront au travail et vous aurez donc besoin de politiques adaptées à une conduite spécifique au travail. Ces politiques peuvent inclure:

• Code vestimentaire
• Politique de consommation de drogues et d’alcool
• Politiques éthiques
• Utilisation de la technologie personnelle
• Politique sur les médias sociaux
• Données et confidentialité des clients
• Règles entourant l’acceptation des cadeaux des clients
• Politique de résolution des conflits

5. Avantages sociaux des employés

Comme cela ne devrait pas vous surprendre, la section Avantages sociaux des employés est l’une des sections les plus fréquemment mentionnées de votre manuel des employés.

Votre manuel ne décrira probablement pas toutes les spécificités de votre régime d’assurance maladie, par exemple, car celles-ci peuvent être assez détaillées (et ces informations peuvent être fournies séparément). Mais vous voulez probablement donner les bases: Quand un employé peut-il s’inscrire au plan santé de l’entreprise et combien d’options proposez-vous: types de plans, couverture familiale? Quand la période d’inscription annuelle est-elle ouverte?

De même, vous voudrez exposer brièvement les autres avantages que vous offrez, tels que:

• Vacances ou congés payés (prise de force)
• Tous les régimes de retraite que vous offrez et qui est admissible
• Couverture d’assurance que vous offrez, y compris l’assurance-vie et l’invalidité de courte et / ou de longue durée
• Avantages de formation, y compris le remboursement des frais de scolarité
• Tous les avantages « souples » que vous pouvez fournir, qu’il s’agisse d’horaires flexibles, de cours de yoga sur place ou de déjeuners gratuits le vendredi

Parce que vos employés feront souvent référence à cette section – qui n’aime pas découvrir les avantages au travail? – utilisez-le à votre avantage et aidez-les à bien comprendre tout ce qu’ils obtiennent en travaillant pour votre entreprise.

6. Accord de confidentialité / Non-divulgation / Conflit d’intérêts

Toutes les entreprises ne comprennent pas cette section, mais les entreprises qui travaillent dans des industries hautement concurrentielles avec des secrets commerciaux et qui se préoccupent de voir leurs employés sauter le navire pour un concurrent peuvent vouloir faire signer un accord de non-divulgation ou au moins inclure une politique sur les conflits d’intérêts dans le manuel de l’employé.

7. Politiques disciplinaires

Il est important que vos employés comprennent les risques de ne pas suivre les politiques, les lois et les procédures que vous exposez dans le manuel de l’employé.

Pensez à avoir une section qui explique qu’ils seront tenus responsables de leurs actions et de leur comportement. Vous voulez que les employés voient qu’ils reçoivent un traitement équitable et que tous les employés sont soumis au même processus disciplinaire.

8. Avertissement

Il est important que vos employés ne traitent pas votre manuel de l’employé comme un accord contractuel entre vous et eux — ce qui signifierait qu’ils pourraient vous poursuivre en justice si les politiques et procédures contenues dans le manuel ne sont pas respectées. Ainsi, assurez-vous d’inclure une clause de non-responsabilité qui stipule que le manuel de l’employé n’est pas un contrat, pour vous protéger contre de telles préoccupations.

En le rassemblant

Lorsque vous commencez à réfléchir et à planifier votre manuel de l’employé, vous réalisez peut-être que vous n’avez pas formalisé un grand nombre de vos politiques ou que vous devez toujours réfléchir de manière plus réfléchie à ce que certaines de vos politiques devraient être.

Ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait naturel. Beaucoup de petites entreprises ne pensent pas concrètement à leurs politiques avant d’avoir à les expliquer par écrit.

Voici quatre étapes que vous pouvez suivre pour commencer le processus de création de votre manuel de l’employé.

1. Commencez par votre culture et vos valeurs

Un bon point de départ lorsque vous réfléchissez aux politiques de vos employés — qu’elles soient spécifiques à vos règles de présence, à votre code vestimentaire ou à votre processus d’évaluation du rendement — consiste à réfléchir à la culture et aux valeurs de votre entreprise.

En tant que propriétaire de petite entreprise, réfléchissez à vos valeurs personnelles et à ce que vous souhaitez souligner. Considérez également comment vous pouvez créer un système de valeurs et une culture qui motiveront vos employés à faire de leur mieux et à rester avec votre entreprise à long terme.

La culture que vous souhaitez créer doit guider vos politiques et procédures — il est donc logique de rédiger au moins un énoncé de mission de base avant de concevoir les politiques et procédures des employés de votre entreprise.

2. Développez vos politiques

Avec vos valeurs clairement identifiées, puis pensez à créer des politiques que vos employés adopteront. Par exemple, les entreprises qui cherchent à attirer des travailleurs plus jeunes ne veulent souvent pas donner l’impression d’être trop strictes ou dominantes — car cela peut décourager les travailleurs de la génération Y qui recherchent des lieux de travail favorisant la flexibilité et l’ouverture.

Cela dit, vous pourriez — par nécessité – devoir être strict sur certaines politiques. Par exemple, si vous dirigez une entreprise telle qu’un magasin de détail où il est de la plus haute importance de se présenter au travail à temps, vous devrez bien sûr spécifier vos règles de présence et peut-être votre code vestimentaire.

Vous pourriez alors être plus accommodant ou généreux dans d’autres parties de vos pratiques de travail, par exemple en offrant à vos employés plus de temps de vacances.

3. Connaître les lois applicables

Bien que le manuel de l’employé ne soit pas un contrat avec vos employés, il définit leurs attentes, vous devez donc suivre les lois fédérales, étatiques et locales lors de la préparation de certaines parties de votre manuel de l’employé.

Par exemple, de nombreux États ont adopté des « lois sur les congés » qui régissent la façon dont les employeurs doivent gérer certains types de congés, qu’il s’agisse d’un congé de maladie ou d’un devoir de jury. Ils peuvent même avoir un langage standard que les entreprises peuvent utiliser pour décrire ces lois à leurs employés. Vous devriez pouvoir trouver des descriptions des lois de votre État en ligne.

Vous devriez pouvoir trouver des descriptions détaillées des lois de votre État sur le site Web du gouvernement de votre État. Le Manuel de droit du travail du Groupe Lunt fournit également des liens vers une grande variété de ressources juridiques fédérales et étatiques, y compris une ventilation État par état des lois sur l’emploi et le travail.

4. Regardez les manuels des employés d’autres entreprises

Bien que vous ne devriez pas copier mot à mot les politiques et les manuels des employés d’autres entreprises, cela vaut la peine de passer en revue certains d’entre eux pour trouver de l’inspiration ou des idées.

Vous avez peut-être déjà accès aux manuels d’autres entreprises par l’intermédiaire d’amis ou de parents. Profitez des occasions de consulter au moins quelques autres manuels lorsque vous planifiez vos politiques et procédures. Vous pouvez également trouver des exemples de manuels d’employés via une recherche Google de base.