Comment mener une entrevue de sortie

Quelqu’un a mis son avis de démission. Hoo garçon. Voici comment mener une entrevue de sortie utile, gracieuse et franche.

« Comment mener une entrevue de sortie? »Récemment, un cadre qui est un de mes clients en coaching de leadership 1:1 m’a demandé cela. Il était devenu le PDG de son entreprise il y a seulement un mois, et c’était la première fois que quelqu’un démissionnait depuis qu’il avait pris ses nouvelles fonctions.

« Félicitations » a été la première chose que je lui ai dite. Et non, je n’étais pas facétieuse. Bien que quelqu’un qui démissionne puisse ne pas sembler un moment digne de « félicitations », c’est une étape importante à prendre en compte. Lorsque quelqu’un part, vous envoyez un message sur la façon dont vous souhaitez traiter tout le monde dans votre entreprise – pas seulement les personnes qui y adhèrent.

De plus, un entretien de sortie est une chance unique de comprendre de plus près votre équipe et votre entreprise: Qui sait mieux ce qui peut être amélioré dans votre organisation à part une personne qui choisit de la quitter?

La question est: Comment mener une entrevue de sortie qui suscite réellement une perspective franche de la part de la personne qui part? Celui qui est en fait imprégné d’une réflexion profonde, et ne vient pas d’une peur réactionnaire de « dire la mauvaise chose » ou de brûler des ponts.

Sur la base de conversations avec des centaines de gestionnaires et de cadres que j’ai coachés de manière formelle et informelle, et des recherches que nous avons effectuées spécifiquement sur les meilleures pratiques en matière d’entretien de sortie, voici comment mener un entretien de sortie.

Connaissez le but – pour vous et pour votre entreprise.

Un entretien de sortie n’est pas un interrogatoire. Ce n’est pas non plus une séance de ventilation. C’est l’occasion d’obtenir une image précise de l’expérience de quelqu’un au sein de votre équipe et de ce que vous et l’entreprise pourriez faire de mieux. Ce n’est pas le moment de les prendre en charge personnellement. C’est un moment de réflexion et de compréhension de la façon dont les choses pourraient être meilleures.

Configurez-le correctement: à l’avance et avec clarté.

Une fois que la personne a démissionné, faites-lui savoir que vous souhaitez tenir un entretien de sortie avec autant de temps à l’avance. Expliquez le but à l’avance, clairement: La discussion porte sur l’apprentissage de leur expérience dans l’entreprise, afin que l’entreprise puisse devenir meilleure à l’avenir, pour les employés actuels et futurs. Partagez que vous prévoyez d’intégrer leurs commentaires dans l’évolution des choses à l’avenir. Soulignez que vous êtes incroyablement reconnaissant qu’ils sont prêts à prendre le temps d’être ouverts avec vous et de vous donner de leur temps. Je recommande de réserver au moins une heure et jusqu’à 90 minutes pour la conversation afin qu’elle ne se sente pas précipitée.

Tenez l’entretien de sortie en tête-à-tête.

Lorsque vous envisagez de mener une entrevue de sortie, il est essentiel de la tenir en tête-à-tête. Bien que vous souhaitiez peut-être un membre des ressources humaines et / ou un membre de l’équipe de direction, une entrevue de sortie de type panel est intimidante. De plus, il est idéal de mener l’entretien de sortie en personne ou par téléphone. Un entretien de sortie en personne aidera à créer un rapport car ils peuvent voir votre langage corporel et vous regarder dans les yeux. Mais parler par téléphone peut rendre les choses plus faciles pour quelqu’un d’être honnête et soulager la pression d’avoir à donner une réponse « parfaite », car certaines personnes deviennent plus nerveuses lors d’une conversation en personne. Les deux sont des facteurs à peser au moment de décider du format précis du tête-à-tête.

Choisissez une personne qui sera la plus juste et la plus efficace pour la mener.

La plupart des entreprises ont leur service des ressources humaines pour mener l’entretien de sortie, mais cela est généralement vrai pour les grandes entreprises. Pour les petites entreprises, la personne qui mène l’entretien de sortie devrait être deux choses: (1) Ils doivent être sur la même longueur d’onde avec vous et l’équipe de direction sur les objectifs de l’entretien de sortie, les questions à poser et le ton à établir pendant la conversation. (2) Plus important encore, la personne qui mène l’entrevue de sortie devrait être perçue par la personne qui quitte comme la personne la plus juste et la plus efficace pour mener l’entrevue. Vous essayez de maximiser l’honnêteté et la franchise – et cela ne se produit que si la personne qui mène l’entrevue est une personne en qui la personne interrogée a confiance, et une personne en qui vous avez confiance pour bien relayer l’information. Pour cette raison, vous ne voulez généralement pas que le superviseur direct de la personne mène l’entrevue de sortie, mais la personne qui est un cran au-dessus de son superviseur direct. Cela permet à la personne interrogée de parler plus librement de sa relation avec son superviseur. De plus, cela montre également que vous prenez la conversation au sérieux et que vous souhaitez agir et assurer un suivi efficace (ce qui est plus difficile à croire si la personne qui mène l’entrevue de sortie est, par exemple, un autre contributeur individuel ou le superviseur direct de la personne).

Donnez-lui 30 ou 90 jours pour avoir une perspective honnête.

Les experts vont et viennent pour savoir quand mener l’entretien de sortie. Certaines personnes recommandent de le faire environ un mois ou quelques semaines avant le départ de la personne parce que la personne est toujours engagée dans son rôle. J’ai tendance à penser le contraire (et j’ai trouvé avec les clients de Know Your Team avec qui nous travaillons le cas): Essayez de tenir l’entretien de sortie un mois environ après que la personne a quitté le poste, donc il y a moins de pression pour donner des réponses enrobées de sucre. Un mois après, ils sont plus détendus et ils sont plus susceptibles d’être francs avec vous sur les raisons de leur départ et sur la façon dont votre entreprise peut s’améliorer.

Posez des questions au-delà des attentes :  » Pourquoi êtes-vous parti ? »

Essayez de poser ces questions que la plupart des managers négligent lors de votre entretien de sortie :

• Quelle est, selon vous, la principale raison qui a contribué à votre départ de l’entreprise?
• Pendant que vous décidiez de rester ou de quitter l’entreprise, quels ont été les principaux facteurs que vous avez pesés dans votre décision?
• Qu’avez-vous le plus apprécié en travaillant dans l’entreprise?
• Quels ont été vos plus grands points de frustration lorsque vous étiez dans l’entreprise?
• Si vous avez recommencé à travailler dans l’entreprise, quelle pourrait être une chose que vous auriez souhaité que l’entreprise gère différemment ?
• En quoi la relation avec votre manager a-t-elle été utile ?
• En quoi la relation avec votre manager a-t-elle été frustrante ou ennuyeuse?
• Avec qui êtes-vous le plus reconnaissant d’avoir travaillé au sein de l’entreprise ?
• Quels conseils donneriez-vous à l’équipe de direction pour améliorer l’entreprise?
• Quel était le plus grand écart entre ce que vous avez observé était l’intention de l’entreprise, par rapport à ce qui était exposé dans la réalité?
• Où pensez-vous que l’entreprise a la plus grande opportunité de s’améliorer?
• Que devons-nous rechercher dans la prochaine personne que nous embauchons pour votre rôle?
• En tant qu' » alun  » de l’entreprise, que peut faire l’entreprise – le cas échéant – pour soutenir votre progression de carrière ?
• Y a-t-il autre chose que vous pensez que nous devrions savoir, afin d’améliorer l’entreprise pour les employés actuels et futurs?

Calibrez votre réaction lors de l’entretien de sortie.

Ne défendez pas. Ne dévie pas. N’essayez pas de résoudre le problème sur le moment. Écoutez, soyez reconnaissants et remerciez-les pour leur franchise. Votre objectif est de créer un environnement qui le rend aussi sûr que possible pour eux d’être honnêtes. Plus ils sont honnêtes, plus vous apprendrez ce qui sera bénéfique pour l’entreprise.

Créer une cohérence.

Plus votre équipe grossira, plus il y aura de chances que des entretiens de sortie se produisent. C’est un sous-produit naturel de l’échelle. Par conséquent, je recommanderais de créer un processus cohérent pour la conduite des entretiens de sortie. Lorsque vous avez une série uniforme de questions à poser et une structure délibérée des entretiens, si / quand quelqu’un repart, vous avez un ensemble de données similaire à comparer les notes.

Bien sûr, il n’y a pas d’approche magique qui fonctionne pour tout le monde pour mener une entrevue de sortie. En fait, ils peuvent se retourner massivement contre eux si vous vous asseyez simplement sur les informations que vous recevez d’eux, ou si vous devenez trop défensif pendant celles-ci. Au contraire, voir une entrevue de sortie comme un outil, lorsqu’il est utilisé correctement, peut marquer une transition paisible et gracieuse pour vous et la personne qui quitte.

Rappelez-vous: Félicitations. Quelqu’un qui part est une opportunité, si vous choisissez de le voir comme tel.

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