kontorflytning kan være et mareridt for nogle virksomheder. Hvordan vil du fortsætte med at gøre forretninger, mens du flytter? Hvordan vil du pakke, flytte og losse alle kontormaterialer? Nøglen til et vellykket kontorflyt er at have en plan fra start til slut.
de fleste kontorflytninger er planlagt seks måneder til to år i forvejen, så det er vigtigt at begynde at udvikle en flytteplan, så snart du kan. Oprettelse af en detaljeret projektplan kan være meget nyttigt for at hjælpe med at udjævne bevægelsesprocessen. Hvis du ikke er sikker på, hvordan du kommer i gang med at oprette en plan for dit træk, skal du følge nedenstående trin for at hjælpe dig.
trin et: Beslut hvem der har ansvaret
Giv en person ansvaret for at fungere som “in-office move coordinator.”Dette kan være meget gavnligt i at kommunikere opdateringer til medarbejderne og føre tilsyn med alle aspekter af flytningen. Denne person skal være en person med ekstraordinære organisatoriske færdigheder og autoriteten til at træffe beslutninger og styre beslutninger, der følger med flytningen.
trin To: Vælg et hold
flytteholdet hjælper med at hjælpe flyttekoordinatoren for at sikre, at alt bliver gennemført, og intet bliver glemt. Holdet skal være ansvarlig for at liste bevægelige opgaver, tildele ansvar og indstille måldatoer for flytningen.
trin tre: udvikle en tidslinje
Når din virksomhed vælger en flyttedato, kan du begynde at stryge alle de detaljer, der skal ske for at flytte til dit nye kontor. Når du opretter en tidslinje, skal du sørge for at medtage tid til at fjerne rodet på kontoret og få alt oprettet på det nye kontor. Tilføj buffertid for eventuelle tekniske vanskeligheder, der kan bremse flytningsprocessen.
Trin fire: Opret et Budget
dit flytningsbudget afhænger af opgraderinger til udstyr, møbler, den samlede størrelse på det nye kontor og flytteforsikring.
trin fem: Planlæg dit nye kontor
det er her, du begynder at planlægge, hvordan dit kontor vil se ud, og hvordan det vil blive oprettet. Du skal planlægge for, hvor mange medarbejdere du vil have, hvor meget udstyr du vil have og enhver anden tilføjelse til det nye kontor, du planlægger at implementere.
Trin seks: Underret dine nuværende tjenesteudbydere
det er meget vigtigt at fortælle dine tjenesteudbydere, at du planlægger at flytte. Dette omfatter:
- postkontor og forsendelsesservice (til din nye adresse)
- alle abonnementstjenester, du modtager (magasiner, nyhedsbreve, aviser)
- relevante offentlige afdelinger
- telefon-og dataleverandører
- Utilities
- trykkerier
trin syv: Underret dine kunder og klienter
Hvis dine kunder besøger din placering, skal du sørge for at fortælle dine kunder, at du er i stand til at flytning. Hvis kunder normalt ikke kommer til dit kontor, skal de muligvis stadig vide, at du flytter på grund af mulige forsinkelser i service eller kommunikation.
en effektiv flytningsplan er en nøgle til at holde dit kontor organiseret og opdateret i hele et kontorbevægelse. Hvis du har brug for hjælp til at sende dine varer til din nye kontorlokation, kontakt GoShip.com for et tilbud i dag!