EHR implementeringsplan: din 8-trins tjekliste

“ting senior practice management vil spørge, når præsenteret med regningen.”

svaret er alt. Og potentielt intet. Det er ikke evnerne hos en EHR-konsulent, der betyder noget, det er hvordan du bruger dem til at hjælpe med enhver kombination af…

• projektplanlægning og roadmapping
• data migration og rensning
• brugeruddannelse og forandringsledelse
• test og go-live aktiviteter
• sikkerhedsvurdering

…bare ikke sætte dem udelukkende ansvaret for budgettet (deres lønseddel).

Forudsig dine EHR-implementeringsomkostninger og definer et budget

nu har du et team og en opgaveliste, du er i stand til at spørge…

hvad er omkostningerne ved EHR-implementering?

det eneste svar man kan give med en vis sikkerhed på dette stadium er …

… cirka $6.000 mere end du forventede.

når det er sagt, bør et veldefineret budget med følgende elementer sikre, at der ikke kommer uventede omkostninger ud af træværket:

• opgradering af udstyr og netværk
• Øv personale overarbejde og midlertidigt personale
• produktivitetstab (nogle estimerer så højt som 50% reduktion i patientgennemstrømning)
• tilpasningskonsulent fra EHR-sælgeren
• Leverandøruddannelsesgebyrer
• Konsulentomkostninger
• sikkerhedskopier og lagring af Data (ofte samlet med cloud-EHR-omkostninger)

en nylig EHR-rapport viste, at de fleste praksis kan forvente at bruge omkring $6.200 pr.bruger af deres program, så husk dette tal i hånden med elementerne ovenfor, når du overvejer dit forventede budget.

Hvis du leder efter oplysninger om forhåndsomkostningerne ved køb af EHR-programmer, kan du hente vores EHR-prissætnings guide her.

Planlæg din EHR implementering

Dette er ofte den første ting praksis arbejde på. Problemet med denne tilgang er klart, når du overvejer, hvad der påvirker en tidsplan:

• projektomfang
• Projekthold
• projektbudgetter

heldigvis for dig Har du nu defineret alle tre og kan begynde at tilføje tidsplaner til din køreplan skitseret i trin et. Så spørgsmålet er:

hvor lang tid tager en EPJ-implementering?

611 timer er det enkle svar.

det komplicerede svar er en analyse af vores hellige treenighed af projektattributter beskrevet ovenfor.

Migration af patientdata og praksisdata

Dette er det punkt, hvor alle skal holde deres næse til slibesten. Eller deres rensede patientdata til den velformaterede EHR-database, hvis du vil være bogstavelig.

nøglefaser i EHR-Datamigrering inkluderer:

• konvertering af papirposter til elektroniske poster
• datarensning og verifikation
• EHR-databaseopsætning
• kortlægning af ældre data til nye databasefelter
• dataoverførsel til det nye system
• test og verifikation af ældre data
• test og verifikation af nye datainput

få denne proces rigtig, og belønningerne er store… en 10% reduktion i datafejl, der skal bruges til at præcis.

for at afklare denne proces er det nyttigt at fremstille et kort over dine praksisdata som vist ovenfor (kilde: Advance Healthcare netværk)

Opret et use-træningsprogram

Med $70.000 i årlige besparelser og en stigning i produktiviteten på 10% på spil har dit EHR-træningsprogram en enorm indflydelse på det endelige ROI for dit system.

succesfulde træningsprogrammer omfatter:

• superbrugere som system-og programforkæmpere
• Ryd kommunikationskanaler med leverandørstøttehold
• rollebaseret træning for at sikre relevans
• Feedback loops for at holde brugerne i dialog med projektledelse

disse trin bør ikke ses som sølvkugler, da en af de primære årsager til EHR-implementeringsfejl er dårlig brugeradoption af systemet.

Definer klart go-live-aktiviteter

Hvis der nogensinde er en dag til at have en plan, er det go-live-dag. Første dag. Starten på resten af dit liv.

med det i tankerne er det klogt at oprette en version af din køreplan specifikt for dagene (eller ugerne) omkring din go-live-Dato. Denne køreplan kan omfatte:

• Systemtestprocesser (pre – og post-go-live)
• retningslinjer for patientkommunikation (inklusive forventet nedetid)
• personaleplanlægning inklusive påkrævet overarbejde eller midlertidigt personale
• ændring af aftaler og planlægning
• rapporteringsprocesser til system-og projektevaluering (se trin 8)
• kommunikation i praksis (skilte på opslagstavler osv.)
• netværk hastighed og pålidelighed kontrol
• data backup processer

Definer kritiske succesfaktorer og evalueringsstrategier

Tillykke, du gjorde det gennem go-live. Eller i det mindste planlægningsprocessen.

nu skal du spørge …

Hvordan kan du evaluere din EHR-implementering?

evaluering af EHR-implementering kan tage mange former, og den bedste til din praksis afhænger af dine projektmål:

• Udfør ROI-beregninger for at vurdere rentabiliteten
• Optag patientgennemstrømning for at vurdere effektivitet
• undersøgelse patienttilfredshed for at vurdere kvaliteten af plejen
• undersøgelse lægetilfredshed for at vurdere brugeradoption og træning
• analyser datafejlfrekvenser for at vurdere datainput og kvalitet